Handleiding Budget TimeTell versie 8 TIMETELL BV www.timetell.nl Balen van Andelplein 2 2273 KH, Voorburg 070-3114811 info@timetell.nl Helpdesk 070-3114810 helpdesk@timetell.nl
Inhoud 1. Inleiding... 3 1.1. Budget module vs Planning module... 4 2. Algemene tips en info... 5 3. Budget... 6 4. Aanmaken van een nieuw budgetplan... 8 4.1. De plandimensie... 8 4.2. Selecteren... 9 4.3. Toevoegen... 10 4.4. Invullen van het budgetplan scherm... 15 4.5. Tips en informatie bij het vullen van een budgetplan... 18 4.5.1. De knoppen... 18 4.5.2. Hulpmiddelen bij het invullen en indelen van een budgetplanscherm... 19 4.5.3. Keuzelijsten... 22 4.6. Vrije periode... 24 4.7. Persoonlijk budgetplan maken... 25 4.8. Budgetteren in geld of aantallen... 27 5. Budgetplannen vergelijken met andere waarden... 28 5.1. Vergelijkingswaarden overnemen... 28 5.2. Verschil kolom... 29 5.3. Budget vs realisatie... 30 5.4. Budget vs roosteruren... 31 5.5. Budget vs contracturen... 32 6. Beschikbaarheid medewerkers... 33 7. Budgetplanning in weekstaat... 37 Handleiding Budget 2/37 Versie 19 oktober 2016
1. Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van de Budget module binnen TimeTell. De handleiding is zo ingedeeld, dat iedere functionaliteit van iedere menuoptie in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf staat. Ieder hoofdstuk begint op een nieuwe pagina; naar keuze kunnen alleen die pagina s worden uitgeprint die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn. Het eerste hoofdstuk van de handleiding bevat algemene tips en informatie die van toepassing is op de meeste van de in deze handleiding beschreven functionaliteiten. Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. Handleiding Budget 3/37 Versie 19 oktober 2016
1.1. Budget module vs Planning module De budget module is bedoeld om budgetten vast te leggen op verschillende dimensies. U kunt bijvoorbeeld budgetten vastleggen per afdeling, per medewerker en hier de realisatie tegen af zetten. De budget module is echter niet ontworpen om projecten en benodigde resources in te plannen in de tijd (ook al is dat tot op zekere hoogte mogelijk binnen de budget module). De planningsmodule van TimeTell is daar wel voor ontworpen en ondersteund een hele workflow: Het hele proces van projectplanning tot het alloceren van resources op zowel projecttaken als reguliere werkzaamheden wordt ondersteund. Waarbij er voortdurend inzicht is in beschikbare capaciteit per medewerker/afdeling/competentie. Zie de handleiding Planning voor meer info. Handleiding Budget 4/37 Versie 19 oktober 2016
2. Algemene tips en info Details Door gebruik te maken van de optie Details kunt u tijdens het bladeren kijken naar de detailgegevens van de huidige regel. Het detailscherm kunt u alleen lezen, niet wijzigen. Bewerken U kunt gegevens bewerken door gebruik te maken van de opties onder het bewerk menu. NB. Met de optie Kopie maken kunt u een kopie maken van een bestaand budgetplan. U kunt deze ook door kopiëren naar een nieuwe periode. Handleiding Budget 5/37 Versie 19 oktober 2016
3. Budget In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de verschillende budgetplan schermen binnen TimeTell eruit zien. In paragraaf 4.5 worden de verschillende functies beschreven. Vanaf hoofdstuk 4 wordt uitgelegd hoe een nieuwe planning kan worden aangemaakt. Deze paragraaf beschrijft de verschillende budgetplan schermen binnen TimeTell. Figuur 1: Maandmatrix Figuur 1 is een maandmatrix, waarbij de maanden naast elkaar worden getoond. Wanneer er wordt gebudgetteerd per maand, is het handig gebruik te maken van het bovenstaande scherm. In dit scherm staan eerst de plankolommen en daarnaast een overzicht van het aantal uren per maand dat gepland is op de betreffende plankolommen. Dit scherm kan alleen worden gebruikt bij een maandplanning. Voor de overige planningen wordt het planningsscherm in Figuur 2 gebruikt. Handleiding Budget 6/37 Versie 19 oktober 2016
Figuur 2: Standaard budgetscherm Figuur 2 laat de budget planning zien waarbij de periode niet naast elkaar maar onder elkaar wordt getoond. Bij deze opzet kan zelf de planperiode (start- en einddatum) worden bepaald. Dit is de standaard weergave voor een planning die niet per maand is opgemaakt (vrije periode of hele planperiode). Handleiding Budget 7/37 Versie 19 oktober 2016
4. Aanmaken van een nieuw budgetplan In dit hoofdstuk wordt stap voor stap aangegeven hoe een nieuw budgetplan wordt samengesteld. In de verschillende paragrafen wordt met voorbeelden uitgelegd hoe verschillende budgetplannen kunnen worden gegenereerd. 4.1. De plandimensie Stap 1: Het is mogelijk budgetplannen te maken voor activiteiten, projecten, klanten, medewerkers of organisatiedelen. Om een nieuw budgetplan aan te maken moet er eerst worden gekozen voor één van deze plandimensies. Dit kan via het menu Budget. Figuur 3: Menu Budget Handleiding Budget 8/37 Versie 19 oktober 2016
4.2. Selecteren Stap 2: Nadat de plandimensie is gekozen komt er een scherm met de naam van de gekozen dimensie. In het scherm staan de verschillende onderwerpen waarop kan worden gepland: Zie Figuur 5. Deze zijn ingevoerd via het beheer menu van TimeTell. Figuur 4: Selecteer planningsonderwerp Om een planning aan te maken of te bewerken moet het onderwerp waarop u wil plannen worden geselecteerd. Na het selecteren van het onderwerp klikt u op de button Bewerk opties en kiest u Bewerk planning. Wanneer het onderwerp geselecteerd is kunt u ook dubbelklikken of op de rechtermuisknop klikken om naar Bewerk planning te gaan. Nu opent het scherm planning voor: Zie Figuur 5. Dit scherm toont alle gevonden planningen voor het geselecteerde onderwerp. In dit scherm kunt u een planning toevoegen, verwijderen of bewerken. Handleiding Budget 9/37 Versie 19 oktober 2016
Figuur 5: Gevonden planningen voor het gekozen onderwerp 4.3. Toevoegen Stap 3: Om een nieuwe budgetplanning te maken kiest u voor de optie Bewerk opties, Toevoegen. Ook kan een budgetplanning gemaakt worden op basis van een reeds bestaande planning. Kies hiervoor Kopie maken. Dit opent een nieuw scherm met de naam Eigenschappen budget. In dit scherm kan worden opgegeven hoe de nieuwe planning er uit moet zien. In tabblad Algemeen kunt u de volgende gegevens invullen: Handleiding Budget 10/37 Versie 19 oktober 2016
Naam: Korte beschrijving van de planning (verplicht) Nummer: Nummer voor de planning Info: Aanvullende informatie over de planning Oude versie: Als een conceptplanning inmiddels is vervangen door een nieuwere (definitieve) versie dan kan door middel van dit vinkje worden aangegeven dat dit een verouderde versie is van deze planning. TimeTell gebruikt die informatie weer op andere punten. Als een nieuwe versie van een planning wordt opgeslagen en er zijn andere planningen voor dezelfde periode, wordt dit vinkje automatisch aangezet voor deze andere (oudere) planningen. Status: Hier kan de status van de planning worden ingevuld. Zo kan een persoonlijke planning worden geaccordeerd en bevroren. Dit kan pas ingesteld worden, nadat de planning opgeslagen is. In het tabblad Planning kunt u aangegeven hoe de planning er uit moet zien: Handleiding Budget 11/37 Versie 19 oktober 2016
Figuur 6: Eigenschappen van de planning Plankolommen: Hier kunt u aangeven op welke kolommen u wilt plannen. Bijvoorbeeld plannen per activiteit en medewerker. NB. Wanneer hier een zelfde type kolom wordt aangevinkt als het type planning dan kan men voor die plankolom alleen uit de onderliggende onderdelen kiezen. In bovenstaand voorbeeld wordt een planning voor organisatiedeel Communicatie Noord gemaakt. Als u in deze planning ook nog de plankolom organisatie aan vinkt, dan kunt u in die plankolom alleen kiezen uit organisatiedelen die onder organisatiedeel Communicatie Noord vallen. Indeling: Hier geeft u aan of u per maand wilt plannen, zelf periodes wilt opgeven of de start- en einddatum van de planning wilt aanhouden. Plannen met een vrije periode betekent iedere planregel een vrije begin- en einddatum heeft. Hele planperiode betekent dat iedere planregel voor de hele periode geldt. U hoeft dan in de planning geen datums op te geven. Dit gebruikt u bijvoorbeeld als u een jaarplan maakt zonder verdere onderverdeling in de tijd. Handleiding Budget 12/37 Versie 19 oktober 2016
Planperiode: Hier geeft u de begin- en einddatum van de planning op. NB. De planeigenschappen zijn niet meer te wijzigen als er al planregels zijn aangemaakt. In het tabblad Instellingen kunt u aangegeven of uren en kosten automatisch berekend moeten worden: Uren berekenen?: Hier kan worden ingesteld of de uren berekend moeten worden: o <Geen uren berekenen> o Aanpassen bij wijziging periode, uren evenredig aanpassen als periode wordt gewijzigd (bv. via planbord) o % van roosteruren, de uren worden berekend als een % van het aantal rooster uren* o % van contracturen, de uren worden berekend als een % van het aantal contract uren* * Bij planregels waar het % niet wordt ingevuld kan men zelf de uren invullen. Kosten berekenen?: Hier kan worden gekozen via welke tariefmethode de kosten automatisch berekend moeten worden (zie ook handleiding Functionele inrichting, beschrijving rekenregels). Handleiding Budget 13/37 Versie 19 oktober 2016
Gebruik 0 als tarief: Hiermee geeft u aan of de waarde 0 ook als een tarief moet worden meegenomen Project/Activiteit: Hiermee geeft u aan of één van de twee plankolommen of beide plankolommen gevuld moeten worden (project of activiteit). Deze optie is alleen beschikbaar indien zowel op project als activiteit wordt gebudgetteerd in het budget. Handleiding Budget 14/37 Versie 19 oktober 2016
4.4. Invullen van het budgetplan scherm Wanneer de eigenschappen zijn ingevuld wordt de button OK aan geklikt en opent het planningsscherm zich: Figuur 7: Leeg budgetplan scherm detailweergave (vrije periode of hele planperiode). Figuur 8: Leeg budgetplan scherm maandweergave Handleiding Budget 15/37 Versie 19 oktober 2016
Stap 4: In dit veld kunnen de plangegevens worden ingevoerd. In paragraaf 4.3 Toevoegen is er voor gekozen om een planning te maken voor een organisatiedeel. Daarbij is bij stap 4 Figuur 5 gekozen voor de plankolommen: Activiteiten en Medewerkers. De gekozen kolommen worden aangegeven in de plankolom. Als er bij stap 4 meerdere plankolommen zijn ingevuld, zullen ook deze zichtbaar zijn in het planveld. Naast Plankolommen staan de Planperiodes. Hierin kan worden bepaald welke activiteit er in welke maand moet worden uitgevoerd. Rechts van de Planperiode staan de Plangegevens. Hier kan worden ingevuld hoeveel uur er aan een bepaalde activiteit moet worden besteed. In de maandmatrix kunnen de gegevens meteen per maand worden ingevoerd. U kunt planregels toevoegen aan het planscherm door middel van de + knop onderin het scherm. Figuur 9: Planningsscherm invullen Om een regel in te kunnen vullen zijn er twee opties. Door te klikken op : met deze button verschijnen de keuze mogelijkheden op alfabetische volgorde. In Figuur 9 is gekozen om te plannen op de plankolommen Activiteit en Medewerker. Als men op de bovenstaande button klikt in de plankolom activiteit ziet men de activiteiten waarop gepland kan worden. De tweede optie is met behulp van : zo kan door de hele activiteiten boom worden gezocht. Handleiding Budget 16/37 Versie 19 oktober 2016
Nadat de plankolom is ingevuld kunnen de planperiode en plangegevens worden ingevuld. Stap 5: Wanneer al de gegevens zijn ingevuld, wordt de planning opgeslagen door middel van de Opslaan knop. Handleiding Budget 17/37 Versie 19 oktober 2016
4.5. Tips en informatie bij het vullen van een budgetplan Dit hoofdstuk geeft wat informatie en tips die van toepassing zijn op het vullen van alle planningsschermen. In latere hoofdstukken wordt nog ingegaan op onderwerpen die specifiek van toepassing zijn op bepaalde soorten planningsschermen. 4.5.1. De knoppen In al de planningsschermen zijn functies opgenomen om bepaalde handelingen gemakkelijk te kunnen uitvoeren. In deze paragraaf staan de betekenissen van de verschillende iconen. Bewerken: met deze functie is het mogelijk de eigenschappen van de planning te bewerken. Zet de groepeerbalk aan/uit. Dit is de groepeer balk, kolommen waarop men wil groeperen worden hier naar toe gesleept. Velden kiezen: haalt verwijderde velden/kolommen op, zodat deze kunnen worden terug geplaatst in het planningsscherm. Default venster instellingen: als bewaar venster instellingen aan staat dan worden de vensterinstellingen van de planningsschermen ook bewaard. Als u weer de standaard planningsweergave wilt hebben gebruikt u deze knop. Inklappen: hiermee kunnen gegevens worden ingeklapt, zodat er een beknopt overzicht over blijft. Uitklappen: met deze button kan het beknopte overzicht worden uitgeklapt. Print planning: print de geselecteerde planning. Exporteer planning naar Excel: de planning wordt overgezet naar Excel. Overigens wordt de lay-out van TimeTell ook overgezet naar Excel. Handleiding Budget 18/37 Versie 19 oktober 2016
4.5.2. Hulpmiddelen bij het invullen en indelen van een budgetplanscherm Toevoegen van meerdere items tegelijk Als een plankolom wordt gevuld kan gebruik worden gemaakt van de knop om meerdere waarden tegelijk te selecteren. Er worden dan automatisch regels aangemaakt. Tip: Als u kolommen groepeert dan wordt automatisch de groepswaarde ingevuld bij het toevoegen. Als u bijvoorbeeld groepeert op activiteit dan kunt u binnen een groep activiteiten meerdere medewerkers in 1x toevoegen met de knop. De activiteit wordt dan automatisch ingevuld. Kopieer menu Door rechts te klikken op de urenkolom krijgt u een kopieermenu: Bovenliggende regels: Kopieer de urenwaarde door naar alle bovenliggende regels. Onderliggende regels: Kopieer de urenwaarde door naar alle onderliggende regels. Alle regels binnen de groep: Kopieer de urenwaarde door naar alle regels binnen de huidige groep (als er op plankolommen is gegroepeerd) Alle regels: Kopieer de urenwaarde naar alle (zichtbare) regels Maak kopieregels aan: De huidige regel met plankolommen en urenwaarde wordt in zijn geheel gekopieerd naar iedere tijdseenheid in de opgegeven periode. Verdeel waarde: Deze optie is hetzelfde als de voorgaande. Het verschil is dat niet de urenwaarde wordt gekopieerd maar wordt verdeeld over de opgegeven periode. Bij een maandplanning wordt de waarde in de urencel dus verdeeld over 12 maanden (iedere regel krijgt 1/12 deel van de geselecteerde urencel). Tip: Door gebruik te maken van groepeer en filter mogelijkheden kunt u het aantal regels waar naartoe wordt gekopieerd beperken. Tip: Als u gebruik maakt van multi-select kunt u de geselecteerde regels kopiëren en plakken met Ctrl + Shift - C en Ctrl + Shift - V. Als u de hele regel selecteert door helemaal links te klikken wordt Multi-select automatisch aangezet. U kunt vervolgens de Ctrl toets ingedrukt houden en meerdere regels selecteren door helemaal links van de regel te klikken: Handleiding Budget 19/37 Versie 19 oktober 2016
Groeperen U kunt groeperen door kolomtitels op de groepeerbalk te slepen. Extra titelmenu Door met de rechter muisknop te klikken op de kolomtitels krijgt u een extra menu met daarop diverse mogelijkheden zoals sorteren, groeperen, kolommen kiezen, etc. De optie Best Passend maakt alle kolommen zo breed dat alle gegevens er in precies in passen. Automatische kolombreedte zorgt dat altijd alle kolommen op het scherm passen. NB. Als u heeft gegroepeerd dan staan de groepen altijd uitgeklapt tenzij u deze optie uit zet. In dat geval worden de in- en uitklappen knoppen beschikbaar. Filter op kolomwaarden In de meeste schermen treft u bovenin de kolommen een filterknop aan die het mogelijk maakt snel de lijst te filteren op een bepaalde waarde. Deze functie is vergelijkbaar met de autofilter optie van Excel. Handleiding Budget 20/37 Versie 19 oktober 2016
Velden selectie Met de veldenselectieknop kunt u velden in het planscherm plaatsen door ze te slepen naar de titelbalk boven de kolommen. U kunt dan aan de groene pijlen zien waar de kolom geplaatst wordt. TimeTell zal zelf de relevante kolommen tonen op basis van de gekozen planningsinstellingen. De volgende kolommen kunnen daar desgewenst nog aan toegevoegd worden: Activiteit (hoger) toont de activiteit die direct boven de huidige activiteit zit (parent). Op die kolom kan men ook desgewenst groeperen. Ditzelfde geldt voor de overige (hoger) kolommen. U kunt naast het aantal planuren ook nog aangeven hoeveel uur u nog denkt nodig te hebben voor de realisatie. Dit wordt gebruikt als de planning uitloopt en planning minus realisatie niet een reëel beeld geeft op het aantal benodigde resturen. xxx Handleiding Budget 21/37 Versie 19 oktober 2016
Printen De planschermen kunnen geprint worden met de printknop. Via de Plannen per rapporten kunnen ook overzichten geprint worden van de planningen. 4.5.3. Keuzelijsten De gegevens die in de keuzelijsten (activiteit, project, klant, medewerker, organisatie) worden getoond zijn afhankelijk van de scope die is ingesteld in de autorisatieprofielen voor de plankeuzelijsten. Naast de scope uit het autorisatieprofiel spelen de volgende criteria een rol: Als wordt gepland op een project en het project heeft vaste projectactiviteiten dan worden hier alleen deze projectactiviteiten getoond. Als dit in uw configuratieprofiel is aangezet dan worden in de medewerker keuzelijst alleen medewerkers getoond die tijd mogen boeken op de hoofddimensie van de planning. Zo zullen bij een afdelingsplan alleen medewerkers getoond worden die tijd mogen boeken op deze afdeling. Bij een activiteiten- of projectenplan worden alleen medewerkers getoond die hier op mogen boeken. Met de optie Beschikbaarheid kunt u de beschikbaarheid van medewerkers opvragen (zie hoofdstuk 6 Beschikbaarheid medewerkers). Vanuit het beschikbaarheid scherm kunt u medewerkers slepen naar de planning. Als u op een uren cel klikt krijgt u het maanden kopieermenu: Huidige maand: Kopieer de urenwaarde in de huidige cel naar regels binnen de huidige maand. Alle maanden: Kopieer de urenwaarde in de huidige cel naar regels voor alle (zichtbare) maanden. Overige maanden: Kopieer de urenwaarde van de huidige maandkolom door naar regels in alle andere (zichtbare) maanden. Verdeel cel over maanden: De waarde van de huidige cel wordt verdeeld over alle (zichtbare) maandkolommen in de huidige regel. Bij een jaarplanning zal bij iedere maand de urenwaarde van de geselecteerde urencel gedeeld door 12 ingevuld worden. Verdeel kolom over maanden: De waarde van alle (zichtbare) regels in de huidige kolom wordt verdeeld over alle (zichtbare) maandkolommen. Bij een jaarplanning zal bij iedere maand de urenwaarde van de 1 e kolom gedeeld door 12 ingevuld worden. Handleiding Budget 22/37 Versie 19 oktober 2016
De eerste 3 opties in het kopieermenu hebben nog een submenu: Huidige regel: Kopieer de urenwaarde alleen binnen de huidige regel. Bovenliggende regels: Kopieer de urenwaarde door naar alle bovenliggende regels. Onderliggende regels: Kopieer de urenwaarde door naar alle onderliggende regels. Alle regels binnen de groep: Kopieer de urenwaarde door naar alle regels binnen de huidige groep (als er op plankolommen is gegroepeerd). Alle regels: Kopieer de urenwaarde naar alle (zichtbare) regels. Tip: Door gebruik te maken van groepeer en filter mogelijkheden kunt u het aantal regels waar naartoe wordt gekopieerd beperken. Door maandkolommen te verwijderen kunt u ook maanden uitsluiten van de kopieer acties. Tip: Als u gebruik maakt van multi-select kunt u de geselecteerde regels kopiëren en plakken met Ctrl-C en Ctrl-V. Handleiding Budget 23/37 Versie 19 oktober 2016
4.6. Vrije periode Als u heeft gekozen voor een planning met een vrije periode dan krijgt u het volgende scherm te zien: In dit voorbeeld is er sprake van een projectplanning waar medewerkers worden ingedeeld op bepaalde werkzaamheden voor het project. Iedere regel heeft een begin- en einddatum. Voor iedere regel wordt het verwachte aantal uren opgegeven. Handleiding Budget 24/37 Versie 19 oktober 2016
4.7. Persoonlijk budgetplan maken De medewerkers kunnen ook een persoonlijke budgetplan maken. Kies menu Budget / Medewerkers Dit scherm toont alleen de medewerkers waar voor u geautoriseerd bent. Selecteer de medewerker en kies bewerk planning. Het scherm met budgetplannen voor deze medewerker verschijnt: Kies de bewerkoptie Toevoegen om een nieuw budgetplan aan te maken. Vul bij de planeigenschappen de naam van de planning in en stel vervolgens de planning in: Handleiding Budget 25/37 Versie 19 oktober 2016
Hier gaat de medewerker per maand het aantal uren plannen per activiteit voor het jaar 2014. Maak regels aan en vul hier projecten en/of activiteiten in. Vul vervolgens de geplande uren per maand in. Handleiding Budget 26/37 Versie 19 oktober 2016
4.8. Budgetteren in geld of aantallen Boven in het planningsscherm is een keuzelijst die aangeeft of er gepland moet worden in tijd, geld of aantallen. Hieronder volgt een voorbeeld waar gepland is in geld. In plaats van tijd kan er dus geld worden ingevuld (of aantallen als daarvoor gekozen was). Het is ook mogelijk om de kosten automatisch te berekenen als een tariefmethode is ingesteld bij de planeigenschappen (zie ook paragraaf 4.3 Toevoegen). Tip: Middels de velden kiezen knop kan de geldkolom naast de urenkolom worden geplaatst. Dit kan niet in de maandmatrix omdat die meerdere urenkolommen heeft. Handleiding Budget 27/37 Versie 19 oktober 2016
5. Budgetplannen vergelijken met andere waarden Binnen TimeTell is het mogelijk een vergelijking te maken tussen een planning en andere waarden. Dit wordt bereikt door middel van het vergelijkingsmenu: Zo kunt u de planning vergelijken met de realisatie en als er sprake is van planning op medewerkers dan kunt u ook vergelijken met rooster- of contracturen. Hier wordt in de volgende paragrafen dieper op ingegaan. 5.1. Vergelijkingswaarden overnemen Als u een vergelijking heeft geselecteerd dan kunt u deze vergelijkingswaarden overnemen in uw eigen planning. U kunt bijvoorbeeld realisatiewaarden overnemen in uw planning en zo een bijgestelde planning maken. Als u in het standaard planningsscherm met de rechtermuisknop op een cel in de vergelijkingskolom klikt dan krijgt u het volgende kopieermenu te zien: Huidige regel: Kopieer de urenwaarde alleen binnen de huidige regel. Bovenliggende regels: Kopieer de urenwaarde door naar alle bovenliggende regels. Onderliggende regels: Kopieer de urenwaarde door naar alle onderliggende regels. Alle regels binnen de groep: Kopieer de urenwaarde door naar alle regels binnen de huidige groep (als er op plankolommen is gegroepeerd). Alle regels: Kopieer de urenwaarde naar alle (zichtbare) regels. Vergelijkwaarde <> 0 Kopieer de urenwaarde alleen bij regels waar de vergelijkwaarde gevuld is (geen nul waarden kopiëren naar planning). Planwaarde = 0 Kopieer de urenwaarde alleen bij regels waar de planwaarde leeg is (niet bestaande planuren overschrijven). Tip: Door gebruik te maken van groepeer en filter mogelijkheden kunt u het aantal regels waar naartoe wordt gekopieerd beperken. Handleiding Budget 28/37 Versie 19 oktober 2016
Als u in een maandplanning rechts klikt op een uren cel in de vergelijkingskolom dan krijgt u dit menu te zien. In dit menu kunt u aangeven of u alleen de actieve maandkolom wil kopiëren of alle (zichtbare) maandkolommen. Het vervolgmenu heeft dezelfde keuzemogelijkheden als het eerder beschreven kopieermenu. Tip: Door maandkolommen tijdelijk te verwijderen kunt u deze maanden uitsluiten van de kopieer acties. U kunt met de veldkiezer kolommen of kolomgroepen verwijderen en weer terughalen door ze te slepen van en naar de veldkiezer. U kunt een maand compleet met vergelijking- en verschilkolommen verwijderen door de bovenste maandbalk te slepen naar het tabblad groepen in de veldkiezer: 5.2. Verschil kolom De verschilkolom laat altijd het verschil zien tussen de vergelijkingskolom minus de planuren kolom. Het verschil heeft dus de volgende waarde, afhankelijk van de vergelijkingssoort: Vergelijkingssoort Berekening verschil Verschil bevat dus Realisatie Planuren - Realisatie De overschrijding van de planning: + : planruimte aanwezig - : planning overschreden Rooster Roosteruren Planuren Het resterend aantal roosteruren: + : planruimte aanwezig - : roosteruren overschreden Contract Contracturen Planuren Het resterend aantal contracturen: + : planruimte aanwezig - : contracturen overschreden Handleiding Budget 29/37 Versie 19 oktober 2016
5.3. Budget vs realisatie Als de planning is geopend kun u in het vergelijkingsmenu kiezen voor vergelijken met realisatie: Eerst wordt gevraagd of alleen de realisatie bij de opgegeven planregels getoond moet worden of dat ook realisatie getoond moet worden op niet ingeplande dimensies (als grijze regels). In het planscherm verschijnt dan naast de uren kolom een kolom met realisatie en een kolom met het verschil (realisatieplanning) zodat direct het verschil tussen planning en realisatie zichtbaar is. TimeTell haalt alle realisatie op die bij de hoofddimensie van de planning hoort. In dit geval alle boekingen die zijn gedaan op organisatiedeel Subafdeling A1 (inclusief onderliggende) in dat jaar. De volgende vraag bepaalt of alleen realisatie gezocht moet worden bij de opgegeven plandimensies of dat alle realisatie voor deze afdeling opgehaald moet worden: Handleiding Budget 30/37 Versie 19 oktober 2016
Als hier Ja is gekozen en er realisatie is gevonden op dimensies die nog niet voorkwamen dan worden deze als grijze vetgedrukte regels toegevoegd. In bovenstaand voorbeeld heeft Pieter van den Bosch 16 uur geboekt op Vakantie. In de planning was dit niet voor hem opgenomen. Deze regels worden automatisch toegevoegd als er realisatie is op onderdelen die nog niet bestonden. Tip: U kunt waarden van de realisatie kopiëren naar de planning. Zie paragraaf 5.1 Vergelijkingswaarden overnemen). 5.4. Budget vs roosteruren Als in de planning op medewerkers wordt gepland, kan in het vergelijkingsmenu worden gekozen voor vergelijken met de roosteruren: In het planscherm verschijnt dan naast de uren kolom een kolom met roosteruren en een kolom met het verschil (roosterplanning). Er is gepland op medewerker en activiteit. De roosteruren zijn beschikbaar op medewerker niveau, niet op activiteitniveau. TimeTell zal daarom automatisch groeperen op medewerker en voor iedere medewerker een extra vergelijkingsregel toevoegen. Dat is een vetgedrukte grijze regel. Deze regel bevat het aantal roosteruren voor de medewerker in die maand. In de medewerker groepstotalen kunt u dan het verschil zien tussen het aantal geplande en roosteruren. Zo heeft Bob Alberts in bovenstaand voorbeeld 8 uren meer ingepland dan er voor januari op zijn rooster stonden. Handleiding Budget 31/37 Versie 19 oktober 2016
5.5. Budget vs contracturen Als in de planning op medewerkers wordt gepland, kan in het vergelijkingsmenu worden gekozen voor vergelijken met de contracturen: In het planscherm verschijnt dan naast de uren kolom een kolom met contracturen en een kolom met het verschil (contractplanning). Er is gepland op medewerker en activiteit. De contracturen zijn beschikbaar op medewerker niveau, niet op activiteitniveau. TimeTell zal daarom automatisch groeperen op medewerker en voor iedere medewerker een extra vergelijkingsregel toevoegen. Dat is een vetgedrukte grijze regel. Deze regel bevat het aantal contracturen voor de medewerker in die maand. In de medewerker groepstotalen kunt u dan het verschil zien tussen het aantal geplande en contracturen. Handleiding Budget 32/37 Versie 19 oktober 2016
6. Beschikbaarheid medewerkers Via menu Budget, Beschikbaarheid voor budget planning kan de beschikbaarheid van medewerkers in een periode worden opgevraagd. Hierbij wordt rekening gehouden met roostergegevens, verlofaanvragen en budgetplannen. Bij het starten van deze optie kunt u eerst selecteren voor welke medewerkers u de beschikbaarheid wil opvragen: Na op de OK knop het hebben gedrukt zal het Beschikbaarheid voor budget planning scherm naar voren komen. Handleiding Budget 33/37 Versie 19 oktober 2016
In dit scherm kunt u de volgende parameters instellen: Beschikbare uren: - Contract uren; beschikbaarheid volgens contract. - Rooster uren; beschikbaarheid volgens rooster. - Roosteruren - % niet inplanbaar; beschikbaarheid volgens rooster minus het % niet inplanbaar volgens de regel in het contract. - Contract uren - % niet inplanbaar; beschikbaarheid volgens contract minus het % niet inplanbaar volgens de regel in het contract. Minus: - Geboekt verlof; moet rekening worden gehouden met reeds geboekt verlof waardoor mensen een verminderde beschikbaarheid hebben. - Afwezigheid in plannen; moet de verlof afwezigheid worden gezocht in de aanwezige planningen in plaats van de weekstaat. Minus: - Ingepland in andere plannen (Activiteit, Project, Klant, Persoonlijk, Afdeling). Interval: - Maand of Vrije periode Handleiding Budget 34/37 Versie 19 oktober 2016
NB. Als er is gepland op maandniveau en de beschikbaarheid wordt per week of dag opgevraagd dan worden de geplande maandgegevens evenredig verdeeld over de weken en dagen. Op basis daarvan wordt de beschikbaarheid per week of dag geschat. Als u de exacte beschikbaarheid per dag(deel) wilt weten kan het beste gebruik gemaakt worden van de resourceplanningsmodule. Van/tot: - Beschikbaarheid vanaf - Beschikbaarheid t/m Wanneer één van deze parameters wordt aangepast moet u op de knop drukken en gaat TimeTell op zoek naar de gevraagde gegevens. Elke keer dat een van de parameters wordt aangepast is het noodzakelijk om deze knop weer aan te klikken. Op deze manier gaat TimeTell niet de hele tijd op zoek wanneer nog niet alle parameters zijn ingericht. Het overzicht toont nu volgens de parameters hoeveel uur de medewerkers in deze periode nog beschikbaar zijn. De medewerkers worden in een groene kleur weergegeven wanneer zij nog een positief aantal uren hebben, een rode kleur voor medewerkers die overpland zijn en een witte kleur voor medewerkers die evenveel uur zijn ingepland als het rooster/contract aangeeft. Het is daarnaast ook mogelijk om de details van een medewerker te bekijken door op de plus voor de naam te klikken. Nu kan ook bekeken worden op welke plannen de medewerker is ingepland. Tip: Als dit scherm vanuit een planning wordt opgevraagd dan kan men de medewerker slepen van het beschikbaarheidscherm naar de planning. Tip: Door te dubbelklikken op een planregel kunt u deze planning openen en eventueel aanpassen. Als u die planning weer sluit komt u terug in het beschikbaarheidsscherm waarin de aangepaste plangegevens zijn verwerkt. Deze optie is alleen beschikbaar als dit is aangezet in het autorisatieprofiel. Handleiding Budget 35/37 Versie 19 oktober 2016
Door te klikken op een groene of rode cel kunnen de plangegevens voor die cel worden getoond. Eerst worden de beschikbaarheids details getoond: Handleiding Budget 36/37 Versie 19 oktober 2016
7. Budgetplanning in weekstaat Vanuit een weekstaat kan er met de knop de planning uit het budget bekeken worden: Dit scherm toont alle budgetplangegevens die geldig zijn in deze week. Default worden gegevens uit alle soorten budgetplannen getoond: persoonlijke plannen, afdelingsplannen, projectplannen, etc. Dit kan desgewenst via de keuzelijst uitgezet worden. (rechts bovenin het scherm) Als er niet per week was gepland dan worden de planuren automatisch omgerekend naar planuren per week. Verder wordt gekeken hoeveel uren er nog gerealiseerd moeten worden. In de kolom resturen/week wordt getoond hoeveel uren er gemiddeld per week moeten worden gemaakt om het geplande aantal uren te realiseren. In het veld Info wordt ook de info-tekst uit de budgetplanregel weergegeven. Handleiding Budget 37/37 Versie 19 oktober 2016