MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar Kantoor

MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar Kantoor Guy Willems Martine De Belder Werkgroep Integratie Informatica Handel http://handel.vvkso-ict.com 2004 Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel

Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van het VVKSO.

Inhoud 1 Inleiding...5 1.1 Gebruikte programma s...5 1.2 Aanmaken startsituatie...5 2 Het werkgroeppostkantoor opzetten...5 2.1 De mailserver installeren...5 2.2 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken...5 2.3 Het nieuwe werkgroeppostkantoor beheren...7 3 Gebruikersprofielen...8 3.1 Een gebruikersprofiel aanmaken...8 3.2 E-mail toevoegen...9 3.3 Persoonlijke mappen toevoegen...12 3.4 Het gegevensbestand selecteren...13 3.5 Het standaardbestand verwijderen...15 3.6 Het gebruik van de startsituaties...15 4 Communicatie tussen pc s...16 4.1 Gemeenschappelijk postkantoor...16 4.2 Gebruikersprofielen...17 5 Opties en instellingen van MS Outlook...19 5.1 Aanpassen...19 5.2 Werkbalken...19 5.3 Voorkeuren instellen...20 5.3.1 Agenda-opties...20 5.3.2 Taakopties...21 5.3.3 Opties voor contactpersonen...22 5.3.4 E-mailopties...22 5.3.5 Opties voor notities...23 5.3.6 Logboekopties...24 5.4 E-mail instellen...24 5.4.1 E-mailinstellingen...24 5.4.2 E-mailindeling...25 5.5 Spelling...25 5.6 Beveiliging...26 5.7 Overige opties...26 5.8 AutoArchiveren...26

1 Inleiding 1.1 Gebruikte programma s Het besturingssysteem is Windows XP. Het programma waarmee wordt gewerkt is MS Outlook 2003. De leerling maakt voor geïntegreerde oefeningen eveneens gebruik van MS Word, MS Access en MS Excel. Ook het werken met een versie van Winzip komt ter sprake. In de cursus wordt gebruik gemaakt van een intern postkantoor om berichten van de ene gebruiker naar de andere te sturen. Om van deze mogelijkheden gebruik te maken moet er mailserversoftware zijn geïnstalleerd. Mailserversoftware kun je b.v. downloaden van het internet en installeren. Andere mailserversoftware vind je op de CD-rom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message met als naam wms.exe. Dit zelfde programma vind je met als naam AanmakenPostkantoor.exe ook op de data CD-rom HA-5322 Agendabeheer. 1.2 Aanmaken startsituatie In de eerste hoofdstukken worden alle oefeningen lokaal uitgevoerd. Om de resultaten en gegevens van deze oefeningen te groeperen en om te voorkomen dat de gegevens van de oefeningen terecht komen in het standaard adresboek, takenlijst van MS Outlook, maakt de leraar op de lokale harde schijf van iedere computer een persoonlijk postkantoor aan. Pak het bestand DataOutlook.exe van de data-cd HA-5321-99 uit naar de map DataOutlook op de C-schijf. In de klassituatie kun je de klas en het nummer van de leerling opnemen in de mapnaam. 2 Het werkgroeppostkantoor opzetten 2.1 De mailserver installeren Installeer wms.exe. Je krijgt een boodschap dat het uitgevoerde installatiebestand bij Windows 98 hoort. Accepteer de voorwaarden. Start indien nodig de computer opnieuw. In Configuratiescherm vind je een nieuw pictogram. 2.2 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Open in het configuratiescherm van Windows XP de wizard Postkantoor van Microsoft Mail. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 5

Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer Nieuw werkgroeppostkantoor maken en kies Volgende. Ga via Bladeren naar C:\DataOutlook voor de locatie van het nieuwe postkantoor en kies Volgende. Accepteer de voorgestelde naam van het postkantoor (c:\dataoutlook\wgpo0000) en kies Volgende. Het postkantoor heeft een beheerder nodig. Vul de drie eerste gegevens in voor de firma Schrimp en bevestig met OK. Pagina 6 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Klik nogmaals op OK in het bericht over het delen van mappen. Het delen van mappen is nodig als je het werkgroeppostkantoor toegankelijk wilt maken voor andere leden van het werkgroep postkantoor. 2.3 Het nieuwe werkgroeppostkantoor beheren Het gecreëerde postkantoor ga je beheren om gebruikers toe te voegen. Voor deze gebruikers kun je nadien profielen aanmaken. Open de wizard opnieuw via het pictogram Postkantoor van Microsoft Mail. Accepteer de optie Bestaand werkgroeppostkantoor beheren en kies Volgende. Accepteer de voorgestelde locatie van het postkantoor en kies Volgende. Typ als naam van de postbus DeGroot en als wachtwoord degroot (kleine letters) en kies Volgende. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 7

Kies Gebruiker toevoegen en vul de gegevens van Karen Klein in. Naam Postbus Wachtwoord Klein Karen KleinKaren (zonder spatie) kleinkar (kleine letters) Bevestig met OK. Voeg op dezelfde manier de gegevens van volgende gebruikers toe: Naam Postbus Wachtwoord Kramers Frank KramersFra kramersf Smits John SmitsJohn smitsjoh Muizen Marion MuizenMari muizenma Pauwels Pieter PauwelsPie pauwelsp Sluit het dialoogvenster. 3 Gebruikersprofielen Om gebruikers via één postkantoor met elkaar te laten communiceren moeten berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één PC is geïnstalleerd. In dat postkantoor zijn gebruikers gedefinieerd. Het postkantoor heb je geïnstalleerd. Nu verwijs je in de gebruikersprofielen naar de locatie van het postkantoor. Ook moet je verwijzen naar de persoonlijke mappen van ieder profiel. Als voorbeeld maak je het profiel van Karen Klein aan. 3.1 Een gebruikersprofiel aanmaken Gebruikersprofielen maak je aan via de keuze E-mail uit het Configuratiescherm. Pagina 8 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Het volgende dialoogvenster verschijnt: Kies Profielen weergeven... om de bestaande profielen te zien. Het enige profiel wordt weergegeven. Kies Toevoegen om een nieuw profiel toe te voegen. Vul Karen Klein in als profielnaam. 3.2 E-mail toevoegen Eerst ga je de e-mailaccount toevoegen. Kies E-mail Een nieuwe e-mailaccount toevoegen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 9

Je kunt kiezen uit 5 mogelijkheden. De mailsoftware die je hebt geïnstalleerd wordt door MS Windows XP bij de Extra servertypen geplaatst. Kies Extra servertypen Als Extra servertypen kies je Microsoft Mail, de service die je hebt geïnstalleerd. Ga indien nodig via Bladeren naar de juiste locatie van het postkantoor. Pagina 10 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Vul op het tabblad Aanmelden de naam van de postbus in KleinKaren en het wachtwoord kleinkar. Duid ook aan, dat het wachtwoord automatisch moet worden opgegeven. Op de overige tabbladen hoef je niets te wijzigen. Sluit het dialoogvenster met OK. Het nieuwe profiel verschijnt in het overzicht van de beschikbare profielen. Selecteer indien nodig Te openen profiel opgeven om bij het openen van MS Outlook een profiel te kiezen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 11

3.3 Persoonlijke mappen toevoegen De gegevens van ieder profiel worden verzameld in persoonlijke mappen. Deze mappen bevinden zich in een bestand met als extensie.pst. Je moet naar het juiste gegevensbestand verwijzen. Selecteer het juiste profiel en open het dialoogvenster E-mailconfiguratie via Eigenschappen. Ga via Gegevensbestanden naar het dialoogvenster Gegevensbestanden van Outlook. De map waar de gegevens standaard in terecht komen zie je hier vermeld bij Bestandsnaam. Je moet de map van Karen Klein toevoegen via Toevoegen Bevestig met OK. Selecteer in het dialoogvenster Outlook gegevensbestand maken of openen de map C:\DataOutlook en geef het bestand de naam KarenKlein.pst. Pagina 12 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Geef de persoonlijke mappen een herkenbare naam, b.v. Mappen Karen Klein en sluit af met OK. De bestandslocatie wordt toegevoegd aan de bestaande lijst. De standaardmap blijft echter de bezorgingslocatie van de gegevens. Standaardmap voor bezorging van gegevens Je kunt de standaardmap niet verwijderen. Je kunt de locatie voor de bezorging niet wijzigen. De volgende melding verschijnt: 3.4 Het gegevensbestand selecteren Selecteer het profiel van Karen Klein en vraag de eigenschappen op. Kies e-mailaccounts en adreslijsten configureren. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 13

Kies Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen. Klik het keuzelijstje bij Nieuwe e- mail bezorgen op de volgende locatie open. Kies Mappen Karen Klein. Sluit het dialoogvenster via Voltooien. In de volgende melding staat dat de wijziging wordt toegepast als je MS Outlook opnieuw start. Sluit met OK. Pagina 14 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

3.5 Het standaardbestand verwijderen Je moet nu nog het standaardbestand verwijderen. Selecteer het profiel van Karen Klein en vraag de eigenschappen op. Kies Gegevensbestanden. Selecteer de gegevensbestanden Persoonlijke mappen. Kies Verwijderen. Als je nu de eigenschappen van het profiel Karen Klein gaat controleren zul je merken, dat de standaardlocatie is aangepast, en dat de verwijzing naar de andere map is verwijderd. 3.6 Het gebruik van de startsituaties Op de CD-rom vind je een map met startsituaties na elk hoofdstuk. Wanneer een leerling afwezig geweest is tijdens bepaalde lessen, heb je de mogelijkheid om de inhoud van een map te kopiëren naar de map DataOutlook op de C-schijf. Zo heeft de leerling een correcte startsituatie om aan een volgend hoofdstuk te beginnen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 15

4 Communicatie tussen pc s 4.1 Gemeenschappelijk postkantoor In hoofdstuk 9 van de cursus HA-5322-01 werken de leerlingen in groepen van 5 en nemen ze elk de rol van een medewerker: Karen Klein, Frank Kramers, John Smits, Marion Muizen en Pieter Pauwels. Ze voeren de opdrachten uit die bij deze rol horen. In hun profiel wordt verwezen naar het gemeenschappelijk postkantoor. Omdat de mailserversoftware al geïnstalleerd is, volstaat het de gegevensbestanden en het postkantoor uit te pakken. Je kunt het postkantoor gebruiken van de CD. Je vindt het in HA-5321-99 met als naam DataOutlookDeGroot.zip. Pak het bestand uit in de map C:\DataOutlookDeGroot. Laat het bestand uitpakken in de map C:\DataOutlookDeGroot op 1 PC per vijf leerlingen. Maak groepjes van vijf PC's en herhaal de werkwijze telkens op 1 PC van de vijf. Door het bovenstaande uit te voeren heb je PostkantoorDeGroot gecreëerd met als beheerdersaccountgegevens: Naam: De Groot - Postbus: DeGroot - Wachtwoord: degroot met daarin 6 gebruikers met de volgende gegevens: Naam Postbus Wachtwoord Klein Karen KleinKaren kleinkar Kramers Frank KramersFra kramersf Smits John SmitsJohn smitsjoh Muizen Marion MuizenMari muizenma Pauwels Pieter PauwelsPie pauwelsp Om de map DataOutlookDeGroot voor andere gebruikers beschikbaar te maken, moet je ze delen. Dat gebeurt in Verkenner. Open in Verkenner het snelmenu van de map C:\DataOutlookDeGroot en kies Delen en beveiliging om het postkantoor beschikbaar te stellen voor gebruikers op andere PC's. Duid aan: Van deze map een gedeelde netwerkmap maken. Geef een Share-naam: b.v. DeGroot-PC01. Pagina 16 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Indien nodig moet je via Machtigingen nog gebruikers bepalen die toegang hebben tot de gedeelde map. Je moet de gebruikers Volledige toegang geven. 4.2 Gebruikersprofielen Op iedere PC van de groepen van 5 creëer je een ander profiel. Verwijder best eerst de bestaande profielen via Configuratiescherm, E-mail en fax. Eerst ga je op de eerste pc het profiel van Karen Klein aanmaken. Ga te werk zoals in 3 om het profiel te creëren en de e-mailaccount toe te voegen. Voor Microsoft Mail moet je verwijzen naar het postkantoor op de pc waar je het postkantoor hebt geïnstalleerd. Ga via Bladeren en Netwerkomgeving naar het postkantoor dat je met het profiel verbindt. Geef ook het juiste wachtwoord in. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 17

Voor de persoonlijke mappen moet je eveneens verwijzen naar de pc waar het gemeenschappelijke postkantoor zich bevindt. Ga via Bladeren en Netwerkomgeving naar het bestand dat de gegevens voor het profiel bevat. Op de overige vier PC's maak je het profiel aan van Frank Kramers, John Smits, Marion Muizen en PieterPauwels. Naam Kramers Frank Smits John Muizen Marion Pauwels Pieters Persoonlijke mappen \\PC01\DeGroot-PC01\FrankKramers.pst \\PC01\DeGroot-PC01\JohnSmits.pst \\PC01\DeGroot-PC01\MarionMuizen.pst \\PC01\DeGroot-PC01\PieterPauwels.pst Herhaal de bovenstaande werkwijze voor alle groepen van 5 computers. Pagina 18 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

5 Opties en instellingen van MS Outlook 5.1 Aanpassen Handleiding 2004-12-01 Zoals in alle MS Office 2003 programma's schakel je via Extra, Aanpassen, Opties in of je altijd alle onderdelen van een geopend menu wilt zien. Alleen de laatst gebruikte menu-items worden getoond. De andere verschijnen automatisch of na klikken. Hiermee herstel je gewijzigde instellingen. 5.2 Werkbalken Standaardwerkbalk In MS Outlook heeft de Standaardwerkbalk een andere weergave naargelang van je keuze uit het Navigatiedeelvenster. Hieronder zie je een afdruk van alle werkbalkweergaven. E-mail Agenda Contactpersonen Taken Notities Logboek VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 19

Werkbalk Geavanceerd Maak de werkbalk Geavanceerd best altijd zichtbaar via Beeld, Werkbalken, Geavanceerd. E-mail Agenda Contactpersonen Taken Notities Logboek 5.3 Voorkeuren instellen 5.3.1 Agenda-opties Je wijzigt de opties voor de agenda via Extra, Opties, Voorkeuren, Agendaopties. Opties in verband met de werkweek, eerste werkdag en algemene instellingen. Weeknummers weergeven mogelijk. Standaardantwoord voor vergadertijd: voorlopig, accepteren, weigeren. Tijdzone: andere zone tonen. Planning voor resources: opties voor het automatisch verwerken van vergaderverzoeken. Opties voor beschikbaarheidsinfo over welke periode is informatie voor anderen beschikbaar. Pagina 20 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Voorzieningen zijn vergaderzalen, projectoren, materiaal Planningen in verband met voorzieningen zijn bruikbaar in combinatie met b.v. Microsoft Exchange. Weergaveopties voor de agendagegevens bij het plannen van een vergadering. Weergaveopties voor de agendagegevens van de leden van een groep. Opties in verband met de informatie die anderen mogen zien bij het uitnodigen op een vergadering. 5.3.2 Taakopties Voor de weergave van de taken kun je via Extra, Opties, Voorkeuren, Taakopties, de kleuren wijzigen. Kleuren instellen voor weergave van taken. Bijkomende opties voor taken. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 21

5.3.3 Opties voor contactpersonen Je wijzigt de opties voor de weergave van de gegevens van de contactpersonen via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor contactpersonen Opties voor het opslaan van gegevens van nieuwe contactpersonen. 5.3.4 E-mailopties Je wijzigt de opties voor e-mail via Extra, Opties, Voorkeuren, E-mailopties Wat er moet gebeuren na een actie? Het oorspronkelijke bericht sluiten wanneer je in een geopend bericht op Beantwoorden of Doorsturen klikt. Een kopie opslaan. Meldingstekst op het scherm. Niet-verzonden berichten worden in de map Concepten opgeslagen. (Standaard elke drie minuten) Manier waarop oorspronkelijke tekst wordt meegestuurd met een antwoord of bij het doorsturen van een bericht. Pagina 22 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Eventueel een andere map voor opgeslagen items. Een kopie van het verzonden bericht opslaan. Ingestelde opties bij nieuwe berichten. Standaard ingestelde urgentie en gevoeligheid. Om geadresseerden te scheiden bij Aan, CC, BCC. Een juiste naam wordt onderstreept. Vergaderverzoek wordt opgenomen in de agenda. Automatisch namen aanvullen. Toevoeging aan meegestuurde bestanden. Stel hier in of je wilt weten op welk tijdstip en op welke datum berichten worden ontvangen en hoe je wilt reageren op verzoeken voor leesbevestigingen. Opties bij Internet e-mail als reactie op de vraag om leesbevestiging 5.3.5 Opties voor notities Opties voor notities stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor notities. Deze optie komt in de leerlingencursus niet aan bod. Uitzicht van notitieblaadjes bepalen VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 23

5.3.6 Logboekopties De opties voor het logboek stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Logboekopties. Welke items moeten automatisch in het logboek worden opgenomen voor welke contactpersonen? Bestanden uit andere Officecomponenten die automatisch worden opgenomen in het logboek 5.4 E-mail instellen 5.4.1 E-mailinstellingen Gegevens over de accounts Opties voor verzenden en ontvangen (zie verder) Informatie over de gegevensbestanden Waarschuwen voor wisselen van inbelverbinding of altijd een bestaande verbinding gebruiken Via stel je in het dialoogvenster Groepen voor verzenden/ontvangen de opties in. Pagina 24 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

De ingestelde accounts neem je op in een groep met een groepsnaam. Je kunt meerdere groepen maken. Post controleren als je on line bent. Automatisch controleren op geregelde tijden. Al of niet automatisch controleren bij afsluiten. 5.4.2 E-mailindeling Keuze HTML, RTF-indeling of tekst zonder opmaak heeft invloed op gebruik van briefpapier en lettertypen. E-mailberichten kunnen opgemaakt worden in MS Word. Standaard lettertype en briefpapier selecteren. Handtekening maken of kiezen om automatisch toe te voegen aan bericht. 5.5 Spelling Via Extra, Opties, Spelling kun je opties in verband met spelling aanpassen. Algemene instellingen in verband met spellingcontrole. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 25

5.6 Beveiliging Bijkomende opties voor e-mail in verband met beveiliging stel je in via Extra, Opties, Beveiliging. 5.7 Overige opties Via Extra, Opties, Overige, Geavanceerde opties geef je opties op voor herinneringen, gedelegeerde taken en andere algemene instellingen. Opstartmap instellen Invoegtoepassingen komen van andere programma's (b.v. server) en worden geïntegreerd in MS Outlook. Via Extra, Opties, Overige, Opties voor navigatiedeelvenster stel je de opties in voor het uitzicht van het navigatiedeelvenster. Het Navigatiedeelvenster maak je zichtbaar via Beeld, Navigatiedeelvenster. 5.8 AutoArchiveren In MS Outlook kun je oude items handmatig naar een opslagbestand verplaatsen via Bestand, Archief. Je kunt ze automatisch laten verplaatsen door AutoArchiveren te gebruiken. Items worden als oud beschouwd als deze de ouderdom bereiken die je zelf hebt opgegeven. Met behulp van AutoArchiveren kun je oude items verwijderen of verplaatsen. MS Outlook kan alle typen items archiveren, maar het programma vindt alleen bestanden die in een e-mailmap zijn opgeslagen. Pagina 26 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

AutoArchiveren gebeurt in twee stappen: Eerst schakel je AutoArchiveren in via Extra, Opties, Overige, AutoArchiveren. Vervolgens stel je de AutoArchiveringseigenschappen in voor elke map die je wilt archiveren. Je kunt afzonderlijke mappen, groepen mappen of alle Outlook-mappen automatisch archiveren. De procedure wordt automatisch uitgevoerd wanneer je MS Outlook opent. De AutoArchiveringseigenschappen van elke map worden op datum gecontroleerd en oude items worden naar het archiefbestand verplaatst. Items in de map Verwijderde items worden verwijderd. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 27