MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

Transcriptie

1 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar Secretariaat-talen Kantoor Guy Willems Martine De Belder Werkgroep Integratie Informatica Handel Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel

2 Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van het VVKSO. Pagina 2 Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS Outlook 2003

3 Inhoud 1 Inleiding Gebruikte programma s Aanmaken startsituatie Het werkgroeppostkantoor opzetten De mailserver installeren Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Het nieuwe werkgroeppostkantoor beheren Gebruikersprofielen Een gebruikersprofiel aanmaken toevoegen Persoonlijke mappen toevoegen Het gegevensbestand selecteren Het standaardbestand verwijderen Gebruik van startsituaties Communicatie tussen pc s Gemeenschappelijk postkantoor Gebruikersprofielen Opties en instellingen van MS Outlook Aanpassen Werkbalken Voorkeuren instellen Agenda-opties Taakopties Opties voor contactpersonen opties Opties voor notities Logboekopties instellen instellingen indeling Spelling Beveiliging Overige opties AutoArchiveren...27

4 Pagina 4 Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS Outlook 2003

5 1 Inleiding 1.1 Gebruikte programma s Het besturingssysteem is Windows XP. Het programma waarmee wordt gewerkt is MS Outlook De leerling maakt voor geïntegreerde oefeningen eveneens gebruik van MS Word, MS Access en MS Excel. Ook het werken met een versie van Winzip komt ter sprake. In de cursus wordt gebruik gemaakt van een intern postkantoor om berichten van de ene gebruiker naar de andere te sturen. Om van deze mogelijkheden gebruik te maken moet er mailserversoftware zijn geïnstalleerd. Deze mailserversoftware is op verschillende manieren beschikbaar. Je kunt b.v. software downloaden van het internet en installeren. Een voorbeeld van gratis mailserversoftware is te vinden op Andere mailserversoftware vind je op de CD-rom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message met als naam wms.exe. Dit zelfde programma vind je met als naam AanmakenPostkantoor.exe ook op de data CD-rom HA-5321 Agendabeheer in het bestand DataOutlook.exe. 1.2 Aanmaken startsituatie In de eerste hoofdstukken worden alle oefeningen lokaal uitgevoerd. Om de resultaten en gegevens van deze oefeningen te groeperen en om te voorkomen dat de gegevens van de oefeningen terecht komen in het standaard adresboek, takenlijst van MS Outlook, maakt de leraar op de lokale harde schijf van iedere computer een persoonlijk postkantoor aan. Pak het bestand DataOutlook.exe van de data-cd HA uit naar de map DataOutlook op de C-schijf. In de klassituatie kun je de klas en het nummer van de leerling opnemen in de mapnaam. 2 Het werkgroeppostkantoor opzetten 2.1 De mailserver installeren Installeer wms.exe. Je krijgt een boodschap dat het uitgevoerde installatiebestand bij Windows 98 hoort. Accepteer de voorwaarden. Start indien nodig de computer opnieuw. In Configuratiescherm vind je een nieuw pictogram. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 5

6 2.2 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Open in het configuratiescherm van Windows XP de wizard Postkantoor van Microsoft Mail. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer Nieuw werkgroeppostkantoor maken en kies Volgende. Ga via Bladeren naar C:\DataOutlook voor de locatie van het nieuwe postkantoor en kies Volgende. Accepteer de voorgestelde naam van het postkantoor (c:\dataoutlook\wgpo0000) en kies Volgende. Het postkantoor heeft een beheerder nodig. Vul de drie eerste gegevens in voor de firma Schrimp en bevestig met OK. Pagina 6 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

7 Klik nogmaals op OK in het bericht over het delen van mappen. Het delen van mappen is nodig als je het werkgroeppostkantoor toegankelijk wilt maken voor andere leden van het werkgroep postkantoor. 2.3 Het nieuwe werkgroeppostkantoor beheren Het gecreëerde postkantoor ga je beheren om gebruikers toe te voegen. Voor deze gebruikers kun je nadien profielen aanmaken. Open de wizard opnieuw via het pictogram Postkantoor van Microsoft Mail. Accepteer de optie Bestaand werkgroeppostkantoor beheren en kies Volgende. Accepteer de voorgestelde locatie van het postkantoor en kies Volgende. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 7

8 Typ als naam van de postbus Schrimp en als wachtwoord schrimp (kleine letters) en kies Volgende. Kies Gebruiker toevoegen en vul de gegevens van Maria Gamba in. Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria (zonder spatie) gambamar (kleine letters) Bevestig met OK. Als je dat wilt, kun je ook op dezelfde manier de gegevens van enkele gebruikers toevoegen. Naam Potvin Johan Postbus PotvinJoha Wachtwoord potvinjo Naam Crabbé Staf Postbus CrabbéStaf Wachtwoord crabbést Sluit het dialoogvenster. 3 Gebruikersprofielen Om gebruikers via één postkantoor met elkaar te laten communiceren moeten berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één PC is geïnstalleerd. In dat postkantoor zijn gebruikers gedefinieerd. Het postkantoor heb je geïnstalleerd. Nu verwijs je in de gebruikersprofielen naar de locatie van het postkantoor. Ook moet je verwijzen naar de persoonlijke mappen van ieder profiel. Als voorbeeld maak je het profiel van Maria Gamba aan. Pagina 8 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

9 3.1 Een gebruikersprofiel aanmaken Gebruikersprofielen maak je aan via de keuze uit het Configuratiescherm. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Kies Profielen weergeven... om de bestaande profielen te zien. Het enige profiel wordt weergegeven. Kies Toevoegen om een nieuw profiel toe te voegen. Vul Gamba Maria in als profielnaam. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 9

10 3.2 toevoegen Eerst ga je de account toevoegen. Kies Een nieuwe account toevoegen. Je kunt kiezen uit 5 verschillende mogelijkheden. De mailsoftware die je hebt geïnstalleerd wordt door MS Windows XP bij de Extra servertypen geplaatst. Kies Extra servertypen Als Extra servertypen kies je Microsoft Mail, de service die je hebt geïnstalleerd. Pagina 10 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

11 Ga indien nodig via Bladeren naar de juiste locatie van het postkantoor. Vul op het tabblad Aanmelden de naam van de postbus in GambaMaria en het wachtwoord gambamar. Duid ook aan, dat het wachtwoord automatisch moet worden opgegeven. Op de overige tabbladen hoef je niets te wijzigen. Sluit het dialoogvenster met OK. Het nieuwe profiel verschijnt in het overzicht van de beschikbare profielen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 11

12 Selecteer indien nodig Te openen profiel opgeven om bij het openen van MS Outlook een profiel te kiezen. 3.3 Persoonlijke mappen toevoegen De gegevens van ieder profiel worden verzameld in persoonlijke mappen. Deze mappen bevinden zich in een bestand met als extensie.pst. Je moet naar het juiste gegevensbestand verwijzen. Selecteer het juiste profiel en open het dialoogvenster configuratie via Eigenschappen. Ga via Gegevensbestanden naar het dialoogvenster Gegevensbestanden van Outlook. De map waar de gegevens standaard in terecht komen zie je hier vermeld bij Bestandsnaam. Je moet de map van Maria Gamba toevoegen via Toevoegen Pagina 12 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

13 Bevestig met OK. Selecteer in het dialoogvenster Outlook gegevensbestand maken of openen het bestand mailboxgamba.pst in de map C:\DataOutlook. Geef de persoonlijke mappen een herkenbare naam, b.v. Mappen Maria Gamba en sluit af met OK. De bestandslocatie wordt toegevoegd aan de bestaande lijst. De standaardmap blijft echter de bezorgingslocatie van de gegevens. Standaardmap voor bezorging van gegevens Je kunt de standaardmap niet verwijderen. Je kunt de locatie voor de bezorging niet wijzigen. De volgende melding verschijnt: VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 13

14 3.4 Het gegevensbestand selecteren Selecteer het profiel van Maria Gamba en vraag de eigenschappen op. Kies accounts en adreslijsten configureren. Kies Bestaande accounts weergeven of wijzigen. Klik het keuzelijstje bij Nieuwe bezorgen op de volgende locatie open. Kies Mappen Maria Gamba. Sluit het dialoogvenster via Voltooien. In de volgende melding staat dat de wijziging wordt toegepast als je MS Outlook opnieuw start. Sluit met OK. Pagina 14 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

15 3.5 Het standaardbestand verwijderen Je moet nu og het standaardbestand Selecteer het profiel van Maria Gamba en vraag de eigenschappen op. Kies Gegevensbestanden. Selecteer de gegevensbestanden Persoonlijke mappen. Kies Verwijderen. Als je nu de eigenschappen van het profiel Maria Gamba gaat controleren zul je merken, dat de standaardlocatie is aangepast, en dat de verwijzing naar de andere map is verwijderd. 3.6 Gebruik van startsituaties Op de CD-rom vind je een map met startsituaties na elk hoofdstuk. Wanneer een leerling afwezig geweest is tijdens bepaalde lessen, heb je de mogelijkheid om de inhoud van een map te kopiëren naar de map DataOutlook op de C-schijf. Zo heeft de leerling een correcte startsituatie om aan een volgend hoofdstuk te beginnen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 15

16 4 Communicatie tussen pc s 4.1 Gemeenschappelijk postkantoor In hoofdstuk 11 van de cursus HA werken de leerlingen in groepen van 5 en nemen ze elk de rol van een medewerker: Maria Gamba, Johan Potvin, Annemie Baers, Staf Crabbé en Paul Snoeck. Ze voeren de opdrachten uit die bij deze rol horen. In hun profiel wordt verwezen naar het gemeenschappelijk postkantoor. Omdat de mailserversoftware al geïnstalleerd is, volstaat het de gegevensbestanden en het postkantoor uit te pakken. Je kunt het postkantoor gebruiken van de CD. Je vindt het in HA met als naam DataOutlookSchrimp.zip. Pak het bestand uit in de map C:\DataOutlookSchrimp. Laat het bestand uitpakken in de map C:\DataOutlookSchrimp op 1 PC per vijf leerlingen. Maak groepjes van vijf PC's en herhaal de werkwijze telkens op 1 PC van de vijf. Door het bovenstaande uit te voeren heb je Postkantoorschrimp gecreëerd met als beheerdersaccountgegevens: Naam: Schrimp - Postbus: Schrimp - Wachtwoord: schrimp met daarin 6 gebruikers met de volgende gegevens: Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria gambamar Potvin Johan PotvinJoha potvinjo Crabbé Staf CrabbéStaf crabbést Baers Annemie BaersAnnem baersann Snoeck Paul SnoeckPaul snoeckpa Fish Jo FishJo fishjo Om de map DataOutlookSchrimp voor andere gebruikers beschikbaar te maken, moet je ze delen. Dat gebeurt in Verkenner. Open in Verkenner het snelmenu van de map C:\DataOutlookSchrimp en kies Delen en beveiliging om het postkantoor beschikbaar te stellen voor gebruikers op andere PC's. Duid aan: Van deze map een gedeelde netwerkmap maken. Geef een Share-naam: b.v. Schrimp-PC01. Pagina 16 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

17 Indien nodig moet je via Machtigingen nog gebruikers bepalen die toegang hebben tot de gedeelde map. Je moet de gebruikers Volledige toegang geven. 4.2 Gebruikersprofielen Op iedere PC van de groepen van 5 creëer je een ander profiel. Verwijder best eerst de bestaande profielen via Configuratiescherm, en fax. Eerst ga je op de eerste pc het profiel van Gamba Maria aanmaken. Ga te werk zoals in 3 om het profiel te creëren en de account toe te voegen. Voor Microsoft Mail moet je verwijzen naar het postkantoor op de pc waar je het postkantoor hebt geïnstalleerd. Ga via Bladeren en Netwerkomgeving naar het postkantoor dat je met het profiel verbindt. Geef ook het juiste wachtwoord in. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 17

18 Voor de persoonlijke mappen moet je eveneens verwijzen naar de pc waar het gemeenschappelijke postkantoor zich bevindt. Ga via Bladeren en Netwerkomgeving naar het bestand dat de gegevens voor het profiel bevat. Op de overige vier PC's maak je het profiel aan van Johan Potvin, Staf Crabbé, Annemie Baers en Paul Snoeck. Naam Gamba Maria Potvin Johan Crabbé Staf Baers Annemie Snoeck Paul Persoonlijke mappen \\PC01\Schrimp-PC01\mailboxgamba.pst \\PC01\Schrimp-PC01\mailboxpotvin.pst \\PC01\Schrimp-PC01\mailboxcrabbé.pst \\PC01\Schrimp-PC01\mailboxbaers.pst \\PC01\Schrimp-PC01\mailboxsnoeck.pst Herhaal de bovenstaande werkwijze voor alle groepen van 5 computers. Pagina 18 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

19 5 Opties en instellingen van MS Outlook 5.1 Aanpassen Zoals in alle MS Office 2003 programma's schakel je via Extra, Aanpassen, Opties in of je altijd alle onderdelen van een geopend menu wilt zien. Alleen de laatst gebruikte menu-items worden getoond. De andere verschijnen automatisch of na klikken. Hiermee herstel je gewijzigde instellingen. 5.2 Werkbalken Standaardwerkbalk In MS Outlook heeft de Standaardwerkbalk een andere weergave naargelang van je keuze uit het Navigatiedeelvenster. Hieronder zie je een afdruk van alle werkbalkweergaven. Agenda Contactpersonen Taken Notities Logboek VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 19

20 Werkbalk Geavanceerd Maak de werkbalk Geavanceerd best altijd zichtbaar via Beeld, Werkbalken, Geavanceerd. Agenda Contactpersonen Taken Notities Logboek 5.3 Voorkeuren instellen Agenda-opties Je wijzigt de opties voor de agenda via Extra, Opties, Voorkeuren, Agendaopties. Opties in verband met de werkweek, eerste werkdag en algemene instellingen. Weeknummers weergeven mogelijk. Standaardantwoord voor vergadertijd: voorlopig, accepteren, weigeren. Tijdzone: andere zone tonen. Planning voor resources: opties voor het automatisch verwerken van vergaderverzoeken. Opties voor beschikbaarheidsinfo over welke periode is informatie voor anderen beschikbaar. Pagina 20 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

21 Voorzieningen zijn vergaderzalen, projectoren, materiaal Planningen in verband met voorzieningen zijn bruikbaar in combinatie met b.v. Microsoft Exchange. Weergaveopties voor de agendagegevens bij het plannen van een vergadering. Weergaveopties voor de agendagegevens van de leden van een groep. Opties in verband met de informatie die anderen mogen zien bij het uitnodigen op een vergadering Taakopties Voor de weergave van de taken kun je via Extra, Opties, Voorkeuren, Taakopties, de kleuren wijzigen. Kleuren instellen voor weergave van taken. Bijkomende opties voor taken. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 21

22 5.3.3 Opties voor contactpersonen Je wijzigt de opties voor de weergave van de gegevens van de contactpersonen via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor contactpersonen Opties voor het opslaan van gegevens van nieuwe contactpersonen opties Je wijzigt de opties voor via Extra, Opties, Voorkeuren, opties Wat er moet gebeuren na een actie? Het oorspronkelijke bericht sluiten wanneer je in een geopend bericht op Beantwoorden of Doorsturen klikt. Een kopie opslaan. Meldingstekst op het scherm. Niet-verzonden berichten worden in de map Concepten opgeslagen. (Standaard elke drie minuten) Manier waarop oorspronkelijke tekst wordt meegestuurd met een antwoord of bij het doorsturen van een bericht. Pagina 22 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

23 Eventueel een andere map voor opgeslagen items. Een kopie van het verzonden bericht opslaan. Ingestelde opties bij nieuwe berichten. Standaard ingestelde urgentie en gevoeligheid. Om geadresseerden te scheiden bij Aan, CC, BCC. Een juiste naam wordt onderstreept. Vergaderverzoek wordt opgenomen in de agenda. Automatisch namen aanvullen. Toevoeging aan meegestuurde bestanden. Stel hier in of je wilt weten op welk tijdstip en op welke datum berichten worden ontvangen en hoe je wilt reageren op verzoeken voor leesbevestigingen. Opties bij Internet als reactie op de vraag om leesbevestiging Opties voor notities Opties voor notities stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor notities. Deze optie komt in de leerlingencursus niet aan bod. Uitzicht van notitieblaadjes bepalen VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 23

24 5.3.6 Logboekopties De opties voor het logboek stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Logboekopties. Welke items moeten automatisch in het logboek worden opgenomen voor welke contactpersonen? Bestanden uit andere Officecomponenten die automatisch worden opgenomen in het logboek 5.4 instellen instellingen Gegevens over de accounts Opties voor verzenden en ontvangen (zie verder) Informatie over de gegevensbestanden Waarschuwen voor wisselen van inbelverbinding of altijd een bestaande verbinding gebruiken Pagina 24 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

25 Via stel je in het dialoogvenster Groepen voor verzenden/ontvangen de opties in. De ingestelde accounts neem je op in een groep met een groepsnaam. Je kunt meerdere groepen maken. Post controleren als je on line bent. Automatisch controleren op geregelde tijden. Al of niet automatisch controleren bij afsluiten indeling Keuze HTML, RTF-indeling of tekst zonder opmaak heeft invloed op gebruik van briefpapier en lettertypen. berichten kunnen opgemaakt worden in MS Word. Standaard lettertype en briefpapier selecteren. Handtekening maken of kiezen om automatisch toe te voegen aan bericht. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 25

26 5.5 Spelling Via Extra, Opties, Spelling kun je opties in verband met spelling aanpassen. Algemene instellingen in verband met spellingcontrole. 5.6 Beveiliging Bijkomende opties voor in verband met beveiliging stel je in via Extra, Opties, Beveiliging. Pagina 26 MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar

27 5.7 Overige opties Via Extra, Opties, Overige, Geavanceerde opties geef je opties op voor herinneringen, gedelegeerde taken en andere algemene instellingen. Opstartmap instellen Invoegtoepassingen komen van andere programma's (b.v. server) en worden geïntegreerd in MS Outlook. Via Extra, Opties, Overige, Opties voor navigatiedeelvenster stel je de opties in voor het uitzicht van het navigatiedeelvenster. Het Navigatiedeelvenster maak je zichtbaar via Beeld, Navigatiedeelvenster. 5.8 AutoArchiveren In MS Outlook kun je oude items handmatig naar een opslagbestand verplaatsen via Bestand, Archief. Je kunt ze automatisch laten verplaatsen door AutoArchiveren te gebruiken. Items worden als oud beschouwd als deze de ouderdom bereiken die je zelf hebt opgegeven. Met behulp van AutoArchiveren kun je oude items verwijderen of verplaatsen. MS Outlook kan alle typen items archiveren, maar het programma vindt alleen bestanden die in een map zijn opgeslagen. AutoArchiveren gebeurt in twee stappen: Eerst schakel je AutoArchiveren in via Extra, Opties, Overige, AutoArchiveren. Vervolgens stel je de AutoArchiveringseigenschappen in voor elke map die je wilt archiveren. Je kunt afzonderlijke mappen, groepen mappen of alle Outlook-mappen automatisch archiveren. De procedure wordt automatisch uitgevoerd wanneer je MS Outlook opent. De AutoArchiveringseigenschappen van elke map worden op datum gecontroleerd en oude items worden naar het archiefbestand verplaatst. Items in de map Verwijderde items worden verwijderd. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS Outlook 2003 Informatie voor de leraar pagina 27