Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Versie 5.0

Transcriptie

1 Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Versie 5.0 Belangrijk: de instructies in deze handleiding zijn alleen van toepassing als u gebruikmaakt van een Avaya Message Storage Server- (MSS) of Microsoft Exchange-berichtenarchief Installatie 1 Controleer het volgende voordat u begint: Verwijder een eventuele bestaande versie van de Avaya Modular Messaging Outlook Client. Als u dit niet doet, wordt met dit installatiepakket alleen uw bestaande client opgewaardeerd en worden de opties voor MAS-naam/IPadres en taalselectie niet weergegeven. Meld u af bij Microsoft Outlook en sluit het programma af. U moet beschikken over lokale beheerdersrechten of hogere rechten, zodat u de installatie op de desbetreffende computer kunt uitvoeren. Stel Microsoft Outlook in als de standaard- toepassing (kies Start > Instellingen > Configuratiescherm Internetopties tabblad Programma's selecteer Microsoft Outlook uit de keuzelijst ). Vraag de MAS- en MSS-/Microsoft Exchange-namen (of IP-adressen) aan de systeembeheerder. Controleer of u een van de volgende besturingssystemen en clients gebruikt: o Besturingssystemen: Windows Vista (32-bits versie) of 2000 (SP4) of XP (SP2) of XP (N). o clients: Outlook 2000 (SP3) of Outlook 2002 (SP3) of Outlook 2003(SP1) of Outlook Locatie van het installatieprogramma van Modular Messaging Outlook Client (Setup.exe): Vul in de lege vakjes hieronder de benodigde gegevens in: Contactgegevens systeembeheerder: Naam/IP-adres van Messaging Application Server (MAS): Naam of IP-adres voor Microsoft Exchange of Avaya Messaging Storage Server (MSS) Locatie van Release Notes: Locatie van talenpakketten: 2 Installeer Modular Messaging Outlook Client: Opmerking: voor een gelokaliseerde versie van Modular Messaging Outlook Client kopieert u het gewenste taalpakket (MSI-bestand) naar de map waarin het installatieprogramma (Setup.exe) zich bevindt. 1. Voer het bestand Setup.exe uit. 2. Selecteer English (United States) als weergavetaal. U ziet deze vraag alleen als het een nieuwe installatie betreft. (Zie punt 1 in het gedeelte hierboven). 3. Typ de MAS-naam of het IP-adres dat u van uw systeembeheerder hebt ontvangen voor de Message Application Server. 4. Volg de instructies van de installatiewizard om de installatie te voltooien Avaya Inc. August 2008 Pagina 1 van 7

2 3 Configureer de voic accountservice in Outlook: Volg een van de volgende procedures, afhankelijk van uw berichtenarchief: Microsoft Exchange-berichtenarchief: Opmerking: De volgende instructies zijn alleen van toepassing als u een Microsoft Exchange-berichtenarchief gebruikt. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Sluit Microsoft Outlook. 2. Open het Configuratiescherm en selecteer de optie . Het dialoogvenster configuratie Outlook wordt weergegeven. 3. Klik op accounts. 4. Selecteer Een nieuwe account toevoegen. Klik op 5. Selecteer Microsoft Exchange Server. Klik op 6. Typ de naam of het IP-adres voor Microsoft Exchange Server en de gebruikersnaam. 7. Klik op 8. Typ het wachtwoord en klik op OK. 9. Klik op Voltooien. 1. Start Microsoft Outlook Kies Services in het menu Extra. 3. Klik op Toevoegen. 4. Selecteer Microsoft Exchange Server. Klik op 5. Typ de naam of het IP-adres voor Microsoft Exchange Server en de gebruikersnaam. 6. Klik op 7. Typ het wachtwoord en klik op OK. 8. Klik op Voltooien. 1. Sluit Microsoft Outlook. 2. Open het Configuratiescherm en selecteer de optie Klik op accounts. 4. Selecteer Een nieuwe account toevoegen. 5. Klik op 6. Voer uw Naam, adres en Wachtwoord in. 7. Selecteer Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. 8. Klik op 9. Selecteer Microsoft Exchange. 10. Klik op 11. Typ de naam of het IP-adres voor Microsoft Exchange Server en het postbusnummer. 12. Klik op 13. Typ het wachtwoord en klik op OK. 14. Klik op Voltooien. BELANGRIJK: als u afzonderlijke berichtenarchieven gebruikt voor voic berichten en berichten, moet u in Outlook afzonderlijke profielen maken. Avaya MSS-berichtenarchief: Opmerking: de volgende instructies zijn alleen van toepassing als u een MSS-berichtenarchief gebruikt. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Start Microsoft Outlook Kies Services in het menu Extra. 3. Klik op Toevoegen. 4. Selecteer MMberichtenservice. 5. Zie Stap 4 om het dialoogvenster MSPconfiguratie in te vullen. 1. Start Microsoft Outlook 2002/ Outlook Kies accounts in het menu Extra. 3. Selecteer Een nieuwe account toevoegen. Klik op 4. Selecteer Extra servertypen. Klik op 5. Selecteer MM-berichtenservice. Klik op 6. Zie Stap 4 om het dialoogvenster MSP-configuratie in te vullen. 1. Start Microsoft Outlook Kies Accountinstellingen in het menu Extra. 3. Selecteer Een nieuwe account toevoegen. 4. Klik op 5. Voer de informatie over uw Naam, adres en Wachtwoord in. 6. Selecteer Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. 7. Klik op 8. Selecteer Overigeen kies MM-berichtenservice. 9. Klik op 10. Zie Stap 4 om het dialoogvenster MSPconfiguratie in te vullen Avaya Inc. August 2008 Pagina 2 van 7

3 BELANGRIJK: als u een nieuw Outlook-profiel maakt, moet u de voic accountservice opnieuw configureren voor het nieuwe profiel voordat de Modular Messaging-berichten in het Postvak IN verschijnen. 4 Dialoogvenster MSP-configuratie: Opmerking: de volgende instructies zijn alleen van toepassing als u een MSS-berichtenarchief gebruikt. Typ de hieronder vermelde gegevens: Tabblad Verbinding 1. In het vak Berichtopslagserver: typ de volledige naam (Fully Qualified Domain Name, FQDN) of het IP-adres van de Message Storage Server (MSS). 2. In het vak Postbusnummer: typ het nummer van uw Modular Messaging-postbus. (Opmerking: streepjes en spaties zijn NIET toegestaan, alleen nummers) 3. In het vak Wachtwoord: typ uw wachtwoord. OPMERKING: het wachtwoord MOET NUMERIEK ZIJN. Gebruik de cijfertoetsen op het toetsenbord om het wachtwoord in te voeren. Schakel het selectievakje Wachtwoord onthouden in als u niet wilt dat u steeds uw wachtwoord moet invoeren wanneer u zich aanmeldt bij uw Modular Messagingpostbus. Nadat u de configuratie hebt voltooid, ziet u een nieuwe Avaya Account-map. Hierin worden de voic berichten opgeslagen. Tabblad Adreslijstinstellingen Tabblad Algemeen Tabblad Geavanceerd Geef waarden op in de velden voor Modular Messaging-adreslijstservice, Time-out bij zoeken, Zoeklimiet en Zoeken in. (Standaard wordt gezocht in ou=people, dc=avaya). Accepteer de standaardwaarden of neem contact op met de systeembeheerder. Accepteer de standaardwaarden. Alleen voor Outlook 2000: schakel het selectievakje Automatisch verzenden/ontvangen plannen om de: in als u wilt dat verzenden en ontvangen automatisch plaatsvindt in Outlook. Typ in het daarvoor bestemde veld het tijdsinterval waarmee het verzenden en ontvangen moet plaatsvinden. Accepteer de standaardwaarden. Schakel het selectievakje Map Verwijderde items leegmaken bij afsluiten in als u alle Modular Messaging-berichten uit de map Verwijderde items wilt verwijderen telkens wanneer u Outlook afsluit. Klik op OK om alle instellingen toe te passen. BELANGRIJK: u moet Outlook opnieuw starten voordat de wijzigingen van kracht worden Avaya Inc. August 2008 Pagina 3 van 7

4 * Tips, trucs en aanbevelingen: Als het berichtenarchief Avaya MSS wordt gebruikt: als u na de installatie en configuratie de computer EN Microsoft Outlook opnieuw start, ziet u een nieuwe map 'Avaya-account' in het Outlook-profiel. Als u deze map niet ziet, klikt u in de menubalk van Outlook op Beeld > Mappenlijst om alle mappen aan de linkerzijde van het scherm weer te geven. Als het berichtenarchief Avaya MSS wordt gebruikt: als u het nieuwe postvak voor voic berichten wilt zien, klikt u op het +-teken naast de mapnaam van de Avaya-account en klikt u vervolgens op het Postvak IN. Als het berichtenarchief Avaya MSS wordt gebruikt: klik in het menu van Outlook op Beeld > Voorbeeldvenster of klik op Beeld > AutoVoorbeeld om de functies Voorbeeldweergave en AutoVoorbeeld UIT te schakelen voor het Postvak IN van de Avaya-account. Als de functies Voorbeeldweergave en AutoVoorbeeld zijn ingeschakeld, worden spraakberichten naar de computer gedownload waardoor Outlook trager werkt. Dit levert vertragingen op voor pc-gebruikers en grote vertragingen voor externe gebruikers. Gebruik de drie nieuwe pictogrammen die helemaal rechts op de werkbalk van Outlook verschijnen om spraakberichten op te nemen, te verzenden of te beantwoorden. Klik op het telefoonpictogram om een nieuw spraakformulier te openen. Klik op de knop Opnemen (rood gekleurd) om een bericht op te nemen. Standaard verwacht Voice Recorder dat u de multimediaonderdelen van de computer gebruikt om berichten af te spelen en op te nemen. Als u uw telefoon wilt gebruiken, klikt u op Opties op de werkbalk van Voice Form en kiest u Telefoon op het tabblad Media-instellingen. VERGEET NIET om op Toepassen te klikken om de wijzigingen in de instellingen door te voeren. Als u een spraakbericht adresseert, hoeft u slechts een gedeelte van een naam in te vullen in het veld Aan en kunt u op Ctrl K drukken om het adres automatisch aan te laten vullen. Nadat een adres is ingevuld, klikt u met de rechtermuisknop op de naam en kiest u Eigenschappen als u de details wilt weergeven van de bestemming. Outlook 2002 (XP)/2003/2007: stel Outlook in om het verzenden/ontvangen automatisch uit te voeren. Klik in het menu van Outlook op Extra > Instellingen voor verzenden/ontvangen > Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren... (In Outlook 2003/Outlook 2007: klik op Extra > Verzenden/ ontvangen > Instellingen voor verzenden/ontvangen > Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren...). Schakel onder Als Outlook on line is (Voor Outlook 2003: onder Instellingen voor groep Alle accounts), het selectievakje Automatisch verzenden/ontvangen elke in en geef in het vak ernaast het tijdsinterval op voor het herhalen van het verzenden/ontvangen. Stel het tijdsinterval in op 2 of 3 minuten Avaya Inc. August 2008 Pagina 4 van 7

5 Avaya Modular Messaging Eigen Fax-configuratie 1. Vereisten: 1. Controleer of de configuratie van het faxapparaat door Avaya Modular Messaging wordt ondersteund. Ondersteunde configuraties vindt u op 2. Sluit een clientapparaat op de Modular Messaging-faxprinter aan: Volg een van de volgende procedures, afhankelijk van uw Windows-versie: Windows XP 1. Selecteer in het startmenu de optie Instellingen en klik op Printers en faxapparaten. 2. Klik op Printer toevoegen. 3. Klik op 4. Selecteer een Netwerkprinter en klik op 5. Selecteer Verbinding met deze printer maken en voer de naam van de faxprinter als volgt in: \\apparaatnaam\faxprinternaam. Klik op 6. Alleen Modular Messaging voor MSS: voer wanneer u gevraagd wordt met een account verbinding te maken de Windowsaccountnaam van het clientapparaat in (de account waarbij momenteel is aangemeld), evenals het bijbehorende Wachtwoord. 7. Selecteer Nee bij de vraag Wilt u dit als de standaardprinter. 8. Klik op 9. Klik op Voltooien. Windows Vista 1. Selecteer in het startmenu de optie Configuratiescherm en klik op Hardware en geluiden. 2. Klik op Een printer toevoegen. 3. Klik op 4. Selecteer een Netwerkprinter en klik op 5. Voer de naam van de faxprinter als volgt in: \\apparaatnaam\faxprinternaam. Klik op 6. Selecteer Nee bij de vraag Wilt u dit als de standaardprinter. 7. Klik op 8. Klik op Voltooien. 3. Bekijk de Fax Authorization Code (FAC) vanaf het clientapparaat: Opmerking: 1. de faxverificatiecode (FAC) is niet vereist voor gebruikers van de Modular Messaging - Microsoft Exchange-versie. Uw Windows-referenties worden gebruikt om u te verifiëren voor het verzenden van faxen. 2. U kunt de Subscriber Options of Web Subscribers Options gebruiken om de FAC op uw apparaat te downloaden. 1. Bekijk FAC via a. Web Subscriber Option (WSO): klik op de WSO-homepage op Mijn ervaring -> Fax afdrukken -> Faxverificatiecode. b. Subscriber Option (SO): klik op het tabblad Faxtoegang -> Faxverificatiecode. Dit is een eenmalige handeling en de FAC wordt automatisch ingevuld tijdens de eerste keer dat deze pagina/dit tabblad wordt geselecteerd Avaya Inc. August 2008 Pagina 5 van 7

6 4. Verzend/ontvang een fax via het clientapparaat: Volg een van de volgende procedures, afhankelijk van uw Windows-versie: Windows XP 1. Selecteer het te faxen document. 2. Kies in het menu Bestand de opdracht Afdrukken. 3. Selecteer Faxprinter. Het dialoogvenster van de wizard Fax verzenden wordt nu weergegeven. Klik op Afdrukken. 4. Selecteer Het dialoogvenster Gegevens van de geadresseerde wordt nu weergegeven. 5. Voer in het dialoogvenster Gegevens van de geadresseerde de Naam en het Faxnummer van de ontvanger in of klik op Adresboek om een ontvanger te selecteren. 6. Klik op Het dialoogvenster Faxvoorblad wordt nu weergegeven. 7. Als u een voorblad wilt toevoegen aan het faxbericht, geeft u de vereiste informatie op in het dialoogvenster Faxvoorblad. 8. Klik op Het dialoogvenster Gegevens van de afzender wordt nu weergegeven. 9. Typ de gegevens van de afzender en de faxverificatiecode (FAC) in het veld Verrekeningscode. Opmerking: wanneer u voor het eerst een faxbericht wilt verzenden, wordt u gevraagd om de gegevens van de afzender en de faxverificatiecode in te voeren. Deze informatie wordt automatisch gebruikt voor elk volgend faxafdrukverzoek. 10. Klik op Het dialoogvenster voor het faxrooster wordt nu weergegeven. Geef op wanneer u de fax wilt verzenden en stel de prioriteit in. 11. Klik op Volgende om het maken van de fax te voltooien. 12. Klik op Voltooien om de fax te verzenden. Opmerking: u kunt de voortgang van het faxbericht volgen in de Faxconsole. Wanneer u een faxbericht verzendt, verzendt de Modular Messaging Fax Sender Service een statusbericht over de bezorging van het faxbericht (bezorging al dan niet gelukt) naar uw Modular Messaging-postbus. Windows Vista 1. Selecteer het te faxen document. 2. Kies in het menu Bestand de opdracht Afdrukken. 3. Selecteer Faxprinter. Het dialoogvenster van de wizard Faxinstallatie wordt nu weergegeven. 4. Kies Verbinding met een faxserver in het netwerk maken. 5. Voer de naam van de MAS-server in waarop de faxprinter wordt gedeeld. 6. Kies een naam om deze MAS-server te identificeren. 7. Klik op Gereed. 8. Ga naar Extra -> Gegevens van de afzender Fax. 9. Voer de gegevens van de afzender en defaxverificatiecode (FAC) in het veld Verrekeningscode in. Opmerking: wanneer u voor het eerst een faxbericht wilt verzenden, wordt u gevraagd om de gegevens van de afzender en de faxverificatiecode in te voeren. Deze informatie wordt automatisch gebruikt voor elk volgend faxafdrukverzoek. 10. Klik op OK. Het bericht Nieuw faxbericht wordt nu weergegeven met het geselecteerde document als bijlage. Geef de geadresseerde op, geef aan wanneer u de fax wilt verzenden en stel de prioriteit in. 11. Klik op OK om het maken van de fax te voltooien. 12. Klik op Verzenden om de fax te verzenden. Opmerking: u kunt de voortgang van het faxbericht volgen in de Faxconsole. Wanneer u een faxbericht verzendt, verzendt de Modular Messaging Fax Sender Service een statusbericht over de bezorging van het faxbericht (bezorging al dan niet gelukt) naar uw Modular Messaging-postbus Avaya Inc. August 2008 Pagina 6 van 7

7 5. Problemen oplossen: vraag uw systeembeheerder om de volgende controles/handelingen uit te voeren: 1. Zorg dat de Modular Messaging Fax Sender Services beschikbaar is. 2. Controleer of het tabblad Algemeen voor het faxconfiguratieknooppunt in VMSC beschikbaar is. 3. Zorg dat de Modular Messaging Fax Sender Service beschikbaar is om faxberichten te verzenden en ontvangen. 4. Zorg dat de plaatselijke IT-afdeling een eenzijdig vertrouwen heeft ingesteld tussen het privé Windows-domein waarop de MM is geïnstalleerd en het zakelijke Windows-domein waarbij de gebruikers in de organisatie zich aanmelden en dit gebruiken. 5. Wat betreft MSS moet de Class Of Service (COS) van de abonnee het verzenden en ontvangen van faxberichten toestaan. 6. Controleer of de configuratie van het faxapparaat door Avaya Modular Messaging wordt ondersteund. Ondersteunde configuraties vindt u op 7. Om het verzenden van faxberichten vanaf het clientapparaat mogelijk te maken, moeten de volgende procedures zijn voltooid: a. De Modular Messaging Fax Service configureren. b. De Modular Messaging-faxprinter delen. Raadpleeg voor meer instructies de installatie- en upgradehandleiding van uw berichtenarchief Avaya Inc. August 2008 Pagina 7 van 7