CallPilot. Release 2.0. Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Lotus Notes

Transcriptie

1 TM CallPilot. Release 2.0 Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Lotus Notes

2 Updates voor de Desktop Messaging gebruikershandleidingen Business Communications Manager en CallPilot 100/150 Internetclients Pagina 3 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 4 Over deze handleiding Hier volgt een lijst met internetmailclients die worden ondersteund: Microsoft Outlook 98 (Corporate Mode) Microsoft Outlook 2000 Microsoft Outlook 2002 (XP) Lotus Notes - 4.6x Lotus Notes - 5.x Lotus Notes - 6.x GroupWise - 6.x Unified Messaging in de Business Communications Manager ondersteunt ook: Microsoft Outlook Express - 5.x Microsoft Outlook Express - 6.x Microsoft Outlook 98 (Internet Mail Mode) Microsoft Outlook 2000 (Internet Mail Mode) Microsoft Outlook 2002 (XP) (Internet Mail Mode) Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 4.7x Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 6.2x Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 7.0x Qualcomm Eudora Pro - 5.x Pagina 3 Open de webtoepassing My CallPilot om gebruikersinformatie te bekijken en de instellingen van de functie te wijzigen My CallPilot wordt niet ondersteund. Pagina 6 CallPilot-player De knop Call the sender (De afzender bellen) is niet beschikbaar. Pagina 10 Een verbinding met My CallPilot tot stand brengen U kunt geen verbinding met My CallPilot tot stand brengen. Pagina 11 Berichten adresseren Wanneer u berichten vanaf internetmailclients adresseert, wordt de geopende VPIM-berichtindeling die wordt beschreven in de on line help niet ondersteund. Als u berichten adresseert aan externe sites, gebruikt u de volgende indeling: <Extern SMTP/VPIM-voorvoegsel><externe postbus>@localcallpilotserver Bijvoorbeeld: @CallPilot.MyOrg.com Hierbij is het VPIM-voorvoegsel van de externe site, 7171 de postbus op de externe site en CallPilot.MyOrg.com de FQDN van de lokale CallPilot.

3 Desktop Messaging-berichten doorsturen Gebruik niet het snelmenu (met de rechtermuisknop) om een bericht van Desktop Messaging door te sturen. Als u een bericht wilt doorsturen, kunt u het volgende doen: open het bericht en stuur het door via het CallPilot-venster; of (voor Outlook) selecteer het bericht in het Postvak IN van Outlook en stuur het door via de werkbalk van Outlook. Faxberichten bekijken Imaging for Windows, dat kan worden gebruikt voor het bekijken van faxberichten, wordt standaard geïnstalleerd bij de besturingssystemen Windows 95B, Windows 98, Windows NT en Windows Windows XP bevat geen Imaging for Windows, tenzij u dit heeft geïnstalleerd. Vraag de systeembeheerder of Imaging for Windows op uw systeem is geïnstalleerd. Als u met Windows XP werkt en Imaging for Windows niet op uw systeem is geïnstalleerd, kunt u faxberichten bekijken in de standaardviewer voor faxberichten van Windows XP door te dubbelklikken op het faxbericht. Met het stuurprogramma voor faxberichten kunt u één faxafbeelding tegelijk maken. Outlook, Lotus Notes, Groupwise Pagina 3 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 3 Open de webtoepassing My CallPilot om gebruikersinformatie te bekijken en de instellingen van de functie te wijzigen My CallPilot wordt niet ondersteund. Pagina 6 CallPilot-player De knop Call the sender (De afzender bellen) is niet beschikbaar. Pagina 10 Fax- en tekstberichten opstellen In het dialoogvenster Fax samenstellen kunt u het veld Onderwerp gebruiken om extra informatie, bijvoorbeeld de naam van de ontvanger, toe te voegen aan het faxvoorblad wanneer u een fax rechtstreeks naar een faxapparaat verzendt. De maximumlengte voor het veld Onderwerp is 80 tekens. Pagina 11 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 12 Berichtopties instellen Afleveringsbevestiging wordt niet ondersteund. Pagina 14 Persoonlijke distributielijsten Groepslijsten zijn het equivalent van persoonlijke distributielijsten. Groepslijsten kunnen uitsluitend door de systeembeheerder worden gemaakt. Groepslijsten worden in het serveradresboek weergegeven met de letters 'GL' naast de naam van de groepslijst en kunnen niet vanaf het telefoontoestel worden gemaakt. Pagina 19 Een verbinding met My CallPilot tot stand brengen U kunt geen verbinding met My CallPilot tot stand brengen NORTEL Gedrukt in Canada

4 Inhoudsopgave Welkom bij CallPilot Aan de slag Aanmelden Werken met CallPilot-berichten Spraakberichten afspelen Faxberichten weergeven Spraakberichten opstellen Fax- en tekstberichten opstellen De afzender van een spraakbericht bellen Berichten doorsturen en beantwoorden Bijlagen toevoegen aan berichten Berichtopties instellen Berichten adresseren CallPilot-distributielijsten De instellingen van de postbus wijzigen De instellingen voor de bezorging van wijzigen De instellingen van het adresboek wijzigen De geluidsinstellingen wijzigen De koppeling naar My CallPilot volgen Off line werken Documentinformatie

5 Welkom bij CallPilot CallPilot van Nortel Networks is een geavanceerd communicatiesysteem voor bedrijven dat u ongekende flexibiliteit voor het beheer van berichten biedt. U kunt op uw telefoon of op uw computer met CallPilot werken. U hebt met Desktop Messaging toegang tot uw CallPilot-postbus via uw Lotus Notes- . Hier volgen een aantal voorbeelden van de manieren waarop u CallPilot met uw kunt gebruiken: Naar spraakberichten luisteren. Faxberichten weergeven en afdrukken. Spraakberichten opnemen en verzenden. Faxberichten maken en verzenden. Spraak- en faxberichten doorsturen en beantwoorden. De afzender van een spraakbericht bellen. Berichtopties zoals urgent of privé toevoegen. Spraak-, fax- of tekstbestandsbijlagen aan berichten toevoegen. CallPilot-distributielijsten maken. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen. My CallPilot op het Internet openen om gebruikersinformatie weer te geven en de functie-instellingen te wijzigen. Sommige functies die in deze handleiding worden besproken, zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer informatie het onderwerp Beschikbare functies in de on line Help van Desktop Messaging of vraag de beheerder. 3

6 Aan de slag Over deze handleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u CallPilot met uw programma Lotus Notes gebruikt. De aanwijzingen en afbeeldingen in deze handleiding bieden u algemene informatie over het gebruik van CallPilot in combinatie met uw . De specifieke gegevens variëren naar gelang het computerbesturingssysteem dat u gebruikt en de functies die beschikbaar zijn voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer hulp bij het gebruik van CallPilot de on line Help van Desktop Messaging. Wat u nodig hebt Voordat u met CallPilot begint, zal de beheerder ervoor zorgen dat uw account op correcte wijze voor CallPilot is geconfigureerd. Op uw computer dienen de volgende onderdelen te worden geïnstalleerd: CallPilot-speler voor het afspelen en opnemen van spraakberichten Microsoft Imaging for Windows of andere imaging-software voor het weergeven van faxen Nortel-faxstuurprogramma voor het maken van faxen client Lotus Notes 4.6 en 5.x Windows 95 B, Windows 98 SE, Windows 2000 Professional, Windows XP, Windows NT4 SP6a Beeldscherm met 256 kleuren, 800 x 600 dpi 15 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor het installeren van de software Geluidskaart en luidsprekers voor het afspelen van spraakberichten op de computer Een op de computer aangesloten microfoon of een telefoon naast de computer voor het opnemen van spraakberichten Een LAN-verbinding (Ethernet) naar de CallPilot-server ISDN-, ADSL- of inbelmodemverbinding voor toegang tot de CallPilot-berichten Internet Explorer 5.x en 6.x of Netscape 6.2x en hoger voor toegang tot My CallPilot 4

7 Aanmelden Wanneer u zich aanmeldt bij uw , kunt u zich tegelijkertijd aanmelden bij CallPilot. Aanmelden vanuit Lotus Notes 1 Open uw Lotus Notes- . Het dialoogvenster Aanmelding CallPilot wordt direct weergegeven (Lotus Notes 4.xx) of wordt weergegeven wanneer u CallPilot Desktop Messaging opent (Lotus Notes 5.xx). 2 Typ of selecteer uw postbusnummer in Postbus. 3 Typ het wachtwoord voor CallPilot in het vak Wachtwoord. 4 Schakel het selectievakje Wachtwoord opslaan in als u door CallPilot automatisch wilt worden aangemeld. 5 Klik op OK. Opmerking: schakel het selectievakje uit op een computer die gemeenschappelijk wordt gebruikt. Afmelden Wanneer u de toepassing Lotus Notes afsluit, wordt u automatisch bij CallPilot afgemeld. Aanmelden op afstand U kunt u bij uw postbus aanmelden vanaf een computer waarop CallPilot op dezelfde wijze als uw computer op kantoor is geïnstalleerd en geconfigureerd. U kunt bijvoorbeeld een computer instellen voor een gastaccount of uw computer thuis instellen met een inbelverbinding naar de server. 5

8 Werken met CallPilot-berichten Wanneer u uw opent en CallPilot is geïnstalleerd, verschijnen uw CallPilotberichten in de map CallPilot Desktop Messaging. Het Postvak In van CallPilot Privé-bericht Urgent bericht Nieuw bericht Bijgevoegde bestanden (spraak, fax, tekst) Bericht is ontvangen Bericht is door geadresseerde geopend Controleren op nieuwe berichten De indicator voor nieuwe berichten van CallPilot wordt rood wanneer u een nieuw bericht hebt. Als u de indicator aan of uit wilt zetten, raadpleegt u De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 18. Nieuwe berichten worden rood weergegeven. Een bericht openen Als u een CallPilot-bericht wilt openen, dubbelklikt u op de berichtregel. Zie Spraakberichten afspelen op pagina 7 en Faxberichten weergeven op pagina 8. Een bericht verwijderen Als u een bericht voor verwijdering wilt markeren, klikt u op het CallPilot-bericht in het Postvak In om het te selecteren en klikt u vervolgens in de werkbalk op het pictogram Verwijderen. Als u berichten permanent wilt verwijderen, klikt u in het menu Acties op Prullenmand legen. U kunt een bericht rechtstreeks verwijderen door op het pictogram Verwijderen in een geopend CallPilot-bericht te klikken. 6

9 Spraakberichten afspelen Wanneer u een bericht met alleen spraak opent, verschijnt de CallPilot-speler. In berichten met een combinatie van spraak en fax of tekst klikt u op het pictogram Spraak om de CallPilot-speler te openen. De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten U kunt kiezen of u de spraakberichten door de telefoon of door de computer wilt laten afspelen. Als u de ene mogelijkheid of de andere wilt gebruiken of het telefoonnummer dat door CallPilot wordt gebeld wilt wijzigen, raadpleegt u De geluidsinstellingen wijzigen op pagina 20. U kunt tevens klikken op het pictogram Telefoon of Computer op de CallPilot-speler om de instelling te wijzigen. Een bericht via de telefoon afspelen 1 Als u een spraakbericht wilt afspelen wanneer u de telefoon voor het afspelen hebt geselecteerd, dubbelklikt u op het bericht in het Postvak In van CallPilot en neemt u de telefoon op wanneer deze rinkelt. 2 Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen, om vooruit en achteruit te gaan en de afzender te bellen. 3 Wanneer u klaar bent, hangt u op en sluit u het bericht. Een bericht via de computer afspelen 1 Als u een spraakbericht wilt afspelen wanneer u de computer voor afspelen hebt geselecteerd, dubbelklikt u op het bericht in het Postvak In van CallPilot. Het bericht wordt via de luidsprekers van de computer of de hoofdtelefoon afgespeeld. 2 Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen, om vooruit en achteruit te gaan, het volume en de snelheid te regelen en de afzender te bellen. 3 Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Bericht sluiten Positie in bericht Afspelen/Opnieuw afspelen Stoppen Berichten via de telefoon afspelen Berichten via de computer afspelen Volume aanpassen Naar het begin/terug Naar het einde/vooruit Snelheid aanpassen Allen beantwoorden Antwoorden Doorsturen Bericht verwijderen Verbinding verbreken Afzender bellen 7

10 Faxberichten weergeven Als u faxen op de computer wilt weergeven, dient Imaging for Windows of andere imaging-software op de computer te zijn geïnstalleerd. Bovendien moet de beheerder van CallPilot de faxfunctie voor uw postbus inschakelen. Een faxbericht weergeven 1 Dubbelklik op een faxbericht in het Postvak In van CallPilot. Wanneer u een bericht met alleen een fax opent, verschijnt direct de faxafbeelding. In berichten met een combinatie van spraak en fax of tekst klikt u op het pictogram Fax om de fax weer te geven. 2 Wanneer u de fax weergeeft, kunt u de afbeelding vergroten of verkleinen, draaien of verplaatsen, afdrukken, verwijderen, opslaan, doorsturen en beantwoorden. 3 Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Bericht sluiten Afdrukken Bericht verwijderen Allen beantwoorden Antwoorden Doorsturen Deel van afbeelding selecteren Afbeelding slepen/ schuiven Paginaweergaven wijzigen Naar de volgende of de vorige pagina gaan Linksom draaien Rechtsom draaien Inzoomen Uitzoomen Opmerking: als u een andere viewer dan Microsoft Imaging for Windows als uw standaardviewer gebruikt, ziet het faxbericht er mogelijk anders uit dan dit bericht en kunt u sommige functies die hier zijn aangegeven, zoals Inzoomen en Uitzoomen, misschien niet gebruiken. 8

11 Spraakberichten opstellen U kunt een spraakbericht opnemen via de telefoon of de computer en het vervolgens op dezelfde manier als een bericht adresseren en verzenden. Een spraakbericht opnemen en verzenden 1 Klik in het Postvak In van CallPilot op de knop Nieuw CallPilot-bericht. 2 Klik in het nieuwe berichtvenster op het pictogram Telefoon in de werkbalk om de CallPilot-speler te openen. 3 Klik op de CallPilot-speler op de rode knop Opnemen om de opname te beginnen. 4 Als u de opname op de computer maakt, spreekt u het bericht in de microfoon in. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om het bericht te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Als u de opname via de telefoon maakt, neemt u de telefoon op wanneer deze rinkelt. Neem na de toon uw bericht op. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om het bericht te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen of het bericht opnieuw wilt opnemen, zet u de afspeelschuifregelaar in de gewenste stand, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Leg de hoorn op de haak. 5 Klik op Aan om adressen uit het persoonlijke adresboek toe te voegen. Zie Berichten adresseren op pagina 14 of typ een adres met opmaak in het vak Aan. 6 Voeg indien nodig bijlagen en opties toe. Zie Bijlagen toevoegen aan berichten op pagina 13 en Berichtopties instellen op pagina Klik op de werkbalk op het pictogram Bericht verzenden. Bericht verzenden Bericht opslaan Bericht adresseren Opties instellen Bestand bijvoegen Pictogram Telefoon opent CallPilot-speler Afspeelschuifregelaar Afspelen Stoppen Opnemen via telefoon Opnemen via computer Opnemen Volume aanpassen Terug Vooruit Snelheid aanpassen 9

12 Een nieuw spraakbericht als een bestand opslaan 1 Neem in het nieuwe berichtvenster een bericht op en klik in het menu Bestand op Opslaan als Typ in het vak Bestandsnaam de naam voor het bestand, selecteer de map waarin u het bestand wilt bewaren en klik vervolgens op Opslaan. Sla spraakbestanden op als.vbk-bestanden; CallPilot kan automatisch.vbkbestanden converteren in.wav-bestanden wanneer u de bestanden verzendt naar personen die CallPilot niet gebruiken. Zie De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 18. Fax- en tekstberichten opstellen Een faxbericht maken en verzenden Als u een fax wilt maken, moet de faxfunctie voor uw CallPilot-postbus zijn ingeschakeld. Voor de geadresseerden van CallPilot van de fax moet tevens de faxfunctie zijn ingeschakeld om de fax op hun computers te kunnen weergeven. Als de geadresseerden hun berichten via hun telefoon raadplegen, kunnen ze alleen de fax weergeven door deze af te drukken. U kunt ook uw fax naar een faxapparaat verzenden. 1 Open het document dat u wilt faxen. Dit document moet 21,5 cm breed of smaller zijn. 2 Klik in het menu Bestand op Afdrukken. 3 Selecteer Nortel Fax in de lijst met printers en klik vervolgens op Afdrukken of op OK. 4 Het dialoogvenster Fax opstellen wordt weergegeven. Voordat u de fax verzendt, kunt u meer documenten toevoegen, waaronder een voorblad, door de stappen 1 tot en met 3 te herhalen. U kunt tevens de fax weergeven en deze als een bestand opslaan. 5 Een optie voor verzending selecteren. Als u de fax wilt verzenden naar een faxmachine, typt u het faxmachinenummer (of de faxmachinenummers) of CallPilot-postbusnummer ( m gevolgd door het nummer, bijvoorbeeld m7366), typt u een onderwerp en klikt u vervolgens op Verzenden. 10

13 Als u de fax als een bijlage wilt verzenden met een nieuw CallPilot-bericht, selecteert u Verzenden met... en klikt u vervolgens op Verzenden. Bestandsnaam Weergeven voor verzending Verwijderen voor verzending Fax verzenden Volgorde van te faxen bestanden wijzigen Verzenden als bijlage Opslaan en later verzenden 6 Als u Verzenden met... selecteert, wordt een nieuw berichtvenster geopend waarin het faxbestand is bijgevoegd. Adresseer het bericht vanuit uw persoonlijke adresboek. Zie Berichten adresseren op pagina 14. Of typ het adres met opmaak in het vak Aan. 7 Voeg indien nodig bijlagen en opties toe. Zie Bijlagen toevoegen aan berichten op pagina 13 en Berichtopties instellen op pagina Klik op het pictogram Bericht verzenden. Een tekstbericht maken en verzenden Als u een tekstbericht wilt maken, opent u een nieuw CallPilot-berichtvenster en typt u of plakt u de tekst en klikt u vervolgens op het pictogram Bericht verzenden. 11

14 De afzender van een spraakbericht bellen U kunt een bericht beantwoorden met een telefoongesprek in plaats van met een opgenomen bericht. 1 Klik in een geopend bericht op Afzender bellen. 2 Neem de telefoon op wanneer deze rinkelt. CallPilot belt meteen de afzender van het bericht. 3 Wanneer u klaar bent met het gesprek, hangt u op of klikt u op Verbinding verbreken. Berichten doorsturen en beantwoorden U kunt een bericht doorsturen en een inleiding meezenden met het bericht. U kunt tevens een antwoord opstellen voor de afzender van een bericht of voor de afzender en alle geadresseerden van een bericht. Een bericht doorsturen of beantwoorden 1 Klik in een geopend bericht op Doorsturen, Antwoorden of Allen beantwoorden. Spraakberichten opstellen Tekstberichten opstellen Bestand bijvoegen 2 Stel in het nieuwe berichtvenster een spraak-, fax- of tekstbericht samen. 3 Adresseer doorgestuurde berichten op dezelfde manier als een nieuw bericht. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. 4 Voeg bijlagen toe, stel opties in en wijzig de onderwerpregel indien nodig. 5 Klik op het pictogram Bericht verzenden. Opmerking: de beheerder kan berichten blokkeren die aan externe adressen worden doorgestuurd. 12

15 Bijlagen toevoegen aan berichten Voordat u een bericht verzendt, kunt u een spraak-, fax- of tekstbestand bijvoegen. Spraakbestanden kunnen de indeling.vbk of.wav hebben voor geadresseerden van CallPilot; CallPilot kan automatisch.vbk-bestanden converteren in.wav-bestanden wanneer u het bericht verzendt aan personen die CallPilot niet gebruiken. Zie De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 18. Faxbestanden moeten de indeling.tiff hebben. Tekstbestanden moeten de indeling.txt hebben. Een bestand in een bericht bijvoegen 1 Klik in het nieuwe berichtvenster op het pictogram Bestand bijvoegen. 2 Selecteer of typ in het vak Openen de naam van het bestand dat u wilt bijvoegen. 3 Klik op Openen om het bestand bij te voegen en terug te keren naar het nieuwe CallPilot-bericht. Berichtopties instellen Voordat u een bericht verzendt, kunt u de opties voor verwerking en bezorging instellen. Berichtopties instellen 1 Selecteer in een nieuw berichtvenster indien nodig de opties Afgeleverd, Gevoeligheid en Bevestiging. Voor Afgeleverd kunt u Urgent selecteren of de instelling als Normaal laten staan. Voor Gevoeligheid kunt u Privé selecteren of de instelling als Openbaar laten staan. Vergeet niet dat een bericht dat u als Privé hebt gemarkeerd, door de geadresseerde kan worden doorgestuurd. Tevens worden geadresseerden in andere systemen dan CallPilot mogelijk niet op de hoogte gebracht van de instelling Privé. Vertel in uw bericht de geadresseerde dat het bericht Privé is. Schakel Leesbevestiging in om een bevestiging te krijgen dat de geadresseerde het bericht heeft geopend. Schakel Ontvangstbevestiging in als u een bevestiging wilt krijgen dat de geadresseerde het bericht heeft ontvangen. 2 Ga verder met het opstellen, adresseren en verzenden van het bericht. 13

16 Berichten adresseren Een bericht adresseren 1 Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Aan. 2 Selecteer in het Adresboek het adresboek dat u wilt gebruiken. Dit kan het CallPilot- of Lotus Notes-adresboek zijn op de Lotus Notes-server, of uw persoonlijke adresboek. 3 Selecteer de geadresseerde(n) uit de lijst met namen. Groepsnamen staan tussen vierkante haken. U kunt meerdere adressen tegelijk selecteren. 4 Klik op Aan -> (of Cc -> of Bcc ->). 5 Klik op OK om terug te gaan naar het nieuwe CallPilot-bericht. Een bericht met de hand adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het veld Aan van een nieuw bericht. Typ het adres zonder spaties en plaats het tussen aanhalingstekens. Raadpleeg de on line Help voor de correcte adresindelingen. U kunt dit adres opslaan in uw persoonlijke adresboek. CallPilot-adressen downloaden naar uw persoonlijke adresboek U kunt de namen en adressen van CallPilot-gebruikers downloaden naar uw persoonlijke adresboek. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina

17 CallPilot-distributielijsten U kunt voor CallPilot persoonlijke distributielijsten maken in Lotus Notes, in My CallPilot of via uw telefoon. U kunt geen lijsten die in Lotus Notes zijn gemaakt openen via uw telefoon of vanuit My CallPilot. Bestaande persoonlijke distributielijsten voor CallPilot gebruiken U kunt berichten adresseren met persoonlijke distributielijsten voor CallPilot die u in My CallPilot of op de telefoon hebt gemaakt. In Lotus Notes selecteert u deze lijsten in het CallPilot-adresboek of voegt u ze toe aan uw persoonlijke adresboek. Een CallPilot-groep maken U kunt een persoonlijke distributielijst maken van een groep geadresseerden aan wie u vaak berichten verzendt. Nadat u een lijst hebt gemaakt, wordt deze weergegeven in uw persoonlijke adresboek onder Groepen (CallPilot). U kunt een CallPilot-groep maken op dezelfde manier waarop u een groep maakt. De CallPilot-groep kan CallPilot-adressen en adressen bevatten. 1 Klik in het Postvak In van Lotus Notes op het pictogram Adresboek. 2 Selecteer Groepen (CallPilot) en klik vervolgens op de knop Groep toevoegen. 3 Voer een Groepsnaam en een Beschrijving in en klik vervolgens op de pijl naast Leden. 4 Schakel in uw persoonlijke adresboek het selectievakje in naast de namen die u aan de groep wilt toevoegen. Klik op OK om de lijst af te sluiten. 5 Klik op de knop Opslaan en vervolgens op de knop Sluiten. U kunt in Groepen (CallPilot) de lijst bewerken of verwijderen. 15

18 De instellingen van de postbus wijzigen De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaardtoegangsinformatie van CallPilot voor u in. Indien nodig kunt u deze instellingen wijzigen. Raadpleeg de on line Help voor een uitgebreide uitleg. 1 Klik in het Postvak In van Lotus Notes op het menu Acties en vervolgens op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie CallPilot. (Of selecteer Beeld > Opties in de CallPilot-speler.) 2 Klik op het tabblad Algemeen om uw huidige toegangsinstellingen weer te geven. 3 Breng indien nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op OK. 16

19 Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen Dit is hetzelfde wachtwoord als het wachtwoord dat u voor de telefoon gebruikt. 1 Herhaal de bovenstaande stappen 1 en 2 en klik vervolgens op Wachtwoord wijzigen. 2 Typ het huidige wachtwoord in het vak Oud wachtwoord. 3 Typ het nieuwe wachtwoord in het vak Nieuw wachtwoord. 4 Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het vak Opnieuw typen. 5 Klik op OK om de wijziging op te slaan. 6 Klik op OK om de algemene instellingen af te sluiten. 17

20 De instellingen voor de bezorging van wijzigen De instellingen weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaard- instellingen voor u in. Indien nodig kunt u deze wijzigen. Raadpleeg de on line Help voor een uitgebreide uitleg. 1 Klik in het Postvak In van Lotus Notes op het menu Acties en vervolgens op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie CallPilot. 2 Klik op het tabblad Post om de huidige instellingen weer te geven. 3 Behoud of wijzig de volgende instellingen: Berichtmelding u kunt CallPilot zodanig instellen dat uw berichtenlijst automatisch, handmatig of met intervallen, zoals elke 5 minuten, wordt bijgewerkt. (Kies Handmatig om kosten te besparen op interlokale gesprekken of ISDN-verbindingen). Laat bij doorsturen/beantwoorden de berichtheaders staan de koptekstinformatie van het oorspronkelijke bericht verschijnt in een beantwoord of doorgestuurd bericht. Spraakberichten converteren naar WAV voor ontvangers zonder CallPilot uw opgenomen berichten worden automatisch van.vbk- naar.wav-bestanden geconverteerd als u ze verzendt naar ontvangers die CallPilot niet gebruiken. Pictogram voor nieuwe berichten (MWI) weergeven op de taakbalk het CallPilot-telefoonpictogram op de taakbalk van Windows wordt rood wanneer u een nieuw bericht hebt. Verzonden item maken er wordt van ieder verzonden bericht een kopie in de map Verzonden items geplaatst. 4 Klik op OK. 18

21 De instellingen van het adresboek wijzigen De instellingen van het adresboek weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaardadresboekinstellingen voor u in. Indien nodig kunt u deze wijzigen. Raadpleeg de on line Help voor een uitgebreide uitleg. 1 Klik in het Postvak In van Lotus Notes op het menu Acties en vervolgens op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie CallPilot. 2 Klik op het tabblad Adresboek om de huidige instellingen van het adresboek weer te geven. 3 Voer de gewenste wijzigingen door en klik vervolgens op OK of ga verder met het downloaden van het adresboek aan de hand van de navolgende aanwijzingen. Het adresboek naar de computer downloaden U kunt de namen en adressen van CallPilot-gebruikers downloaden naar uw persoonlijke adresboek. 1 Klik in het Postvak In op het menu Acties, klik op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie CallPilot en klik vervolgens op het tabblad Adresboek. 2 Schakel het selectievakje Herinnering voor het ophalen van het adresboek elke... in en geef het aantal dagen tussen de herinneringen op. 3 Klik op Nu ophalen. 4 Klik op OK. 19

22 De geluidsinstellingen wijzigen Het geluidsapparaat en het volume wijzigen U kunt de spraakberichten door de telefoon of door de computer laten afspelen. 1 Klik in het Postvak In van Lotus Notes op het menu Acties en vervolgens op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie CallPilot. (Of selecteer Beeld > Opties in de CallPilot-speler.) 2 Klik op het tabblad Audio om de huidige geluidsinstellingen weer te geven. 3 Klik onder Apparaat op Telefoon als u de spraakberichten via de telefoon wilt afspelen en opnemen. Controleer of het juiste telefoonnummer verschijnt. Of klik op Computer als u de spraakberichten via de luidsprekers en de microfoon van de computer wilt afspelen en opnemen. Opmerking: op de CallPilot-speler kunt u tevens het audioapparaat wijzigen. 4 Schakel onder Volume de twee selectievakjes Volume en Niveau in als u de volume-instellingen van CallPilot wilt overeenstemmen met de volumes van de luidspreker en de microfoon van de computer. 5 Als u een herinnering wenst voor het controleren van de instellingen voor het afspelen of opnemen van spraakberichten, schakelt u het selectievakje Instellingen bevestigen... in. 6 Als u spraakberichten naar de computer wilt downloaden voordat u ze afspeelt, schakelt u het selectievakje Bestand ophalen... in. Deze optie is handig wanneer u een modem gebruikt. 20

23 De koppeling naar My CallPilot volgen In Desktop Messaging zijn koppelingen aanwezig naar webbronnen voor My CallPilot. Als u de URL voor My CallPilot wilt weergeven of wijzigen, raadpleegt u De instellingen van de postbus wijzigen op pagina 16. Voor meer informatie over My CallPilot raadpleegt u de My CallPilot User Guide (alleen Engelstalig). 1 Klik in het Postvak In van Lotus Notes op het menu Acties en vervolgens op CallPilot Desktop Messaging > CallPilot Desktop Messaging Extra > My CallPilot. 2 Selecteer een van de tabbladen. De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1 Klik in My CallPilot op het tabblad CallPilot Features (CallPilot-functies). 2 Selecteer een functie en wijzig de instellingen naar wens. De wijzigingen die u aanbrengt in een functie, treden direct in werking wanneer u CallPilot via de computer of de telefoon gebruikt. Gebruikersinformatie weergeven Klik in My CallPilot op het tabblad Useful Information (Nuttige informatie) als u on line gebruikersinformatie die bij uw postbus hoort wilt bekijken. 21

24 Off line werken Als u off line wilt werken, hebt u een computer nodig waarop CallPilot net zo is geïnstalleerd en geconfigureerd als uw computer op kantoor. U kunt uw berichten en adressen naar deze computer downloaden voordat u off line gaat werken. 1 (Optioneel) U wilt misschien uw CallPilot-berichten downloaden naar de computer die u off line zult gebruiken. Meld u aan bij uw en bij CallPilot en klik vervolgens in het Postvak In op Alle CallPilot-berichten ophalen. Meld u af wanneer u de berichten hebt gedownload. 2 (Optioneel) U wilt misschien het adresboek op de server naar de computer downloaden. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina Open uw wanneer u niet met het netwerk bent verbonden en wacht totdat het venster Aanmelding CallPilot verschijnt. U hoeft het wachtwoord niet in te voeren. 4 Klik op Annuleren. U kunt dan off line werken, uw berichten herzien en nieuwe berichten opnemen en adresseren. U dient de luidsprekers en de microfoon van de computer te gebruiken voor het off line afspelen en opnemen van berichten; voor off line toegang kunt u geen telefoon gebruiken. De opgenomen berichten worden door CallPilot opgeslagen en verzonden wanneer u zich de volgende keer aanmeldt bij de CallPilot-server. 22

25 Documentinformatie CallPilot Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Lotus Notes Copyright 2002 Nortel Networks. Alle rechten voorbehouden. De informatie kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Nortel Networks behoudt zich het recht voor het ontwerp of de componenten te wijzigen wanneer de engineering en productie dit toelaten. Deze gebruikershandleiding wordt alleen als software-exemplaar gedistribueerd. Productrelease: 2.0 Documentuitgave: standaard 1.0 Datum: september