Business Communications Manager

Transcriptie

1

2 Business Communications Manager 3.0 update voor de Naslaggids Desktop Messaging Business Communications Manager Berichten verwijderen in Desktop Messaging Microsoft Outlook en Microsoft Exchange In deze versie van Desktop Messaging worden berichten anders verwijderd. Wanneer u in Microsoft Outlook of Microsoft Exchange een bericht verwijdert, wordt het bericht verplaatst naar de map Verwijderde items. De berichten worden permanent uit het CallPilot-postvak verwijdert wanneer u Outlook afsluit. Wanneer u afsluit, worden de berichten onmiddellijk verwijderd. In eerdere versies van Desktop Messaging worden berichten pas permanent verwijderd als u de berichten uit de map Verwijderde items verwijdert. Lotus Notes Wanneer u in Lotus Notes een bericht verwijdert, wordt het bericht naar de Prullenmand verplaatst. Als u een bericht permanent wilt verwijderen, kiest u Acties en Prullenmand legen. Wilt u een geopend bericht verwijderen, dan klikt u op het pictogram Prullenmand legen in de werkbalk van het geopende bericht. Het bericht wordt niet naar de map Prullenmand verplaatst, maar permanent verwijderd. Novell GroupWise Als u Novell GroupWise gebruikt en een CallPilot-bericht verwijdert, wordt het bericht onmiddellijk verwijderd. Het bericht wordt niet eerst naar een map voor verwijderde items verplaatst. Internet- clients CallPilot-berichten worden in Internet- clients (Netscape Messenger, Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook 98 en Eudora Pro) standaard naar een map voor verwijderde items of de map Prullenbak verplaatst. Hier kunt u berichten herstellen of permanent verwijderen. Berichten in deze map blijven in het CallPilot-postvak op de CallPilot-server aanwezig tot deze permanent worden verwijderd. Leeg deze map om de berichten permanent te verwijderen. Raadpleeg de Help van de client voor meer informatie. Updates voor producten en documentatie van Business Communications Manager Ga naar de website van Nortel Networks ITAS op voor de meest recente informatie over updates voor producten en documentatie van Business Communications Manager.

3 CallPilot Desktop Messaging Naslaggids Productversie 1.07 Standaard 1.0 April 2000

4 Welkom bij CallPilot Desktop Messaging Met CallPilot Desktop Messaging van Nortel Networks hebt u vanaf uw computer toegang tot de CallPilot-postbus. Op die manier kunt u spraak-, fax- en berichten in één grafische interface beheren. U kunt de postbus echter nog steeds op elk gewenst moment vanaf de telefoon openen. In CallPilot Desktop Messaging kunt u berichten verzenden en ontvangen in elke gewenste combinatie van spraak, fax en tekst. Hier volgen enkele van de vele manieren waarop u CallPilot Desktop Messaging kunt gebruiken: Naar spraakberichten luisteren. Faxberichten weergeven en afdrukken. Spraakberichten opnemen en verzenden. Faxberichten maken en verzenden. Spraak- en faxberichten doorsturen en beantwoorden. Opties toevoegen aan berichten, zoals urgent en privé. Spraak-, fax- of tekstbijlagen toevoegen aan berichten. Persoonlijke verspreidingslijsten maken voor Desktop Messaging. Het CallPilot-wachtwoord wijzigen. Raadpleeg de Help bij CallPilot Desktop Messaging voor informatie die u niet in deze handleiding vindt. i

5 Inhoud Welkom bij CallPilot Desktop Messaging... i Aanmelden...iii Het CallPilot-wachtwoord wijzigen...iv Microsoft Exchange/Outlook CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook... 1 Berichten nalopen... 2 Berichten opstellen... 4 Berichten doorsturen en beantwoorden... 6 Bijlagen aan berichten toevoegen... 7 Berichten adresseren... 7 Persoonlijke verspreidingslijsten maken...9 Berichtopties instellen Lotus Notes CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes... 1 Berichten nalopen... 2 Berichten opstellen... 4 Berichten doorsturen en beantwoorden... 7 Bijlagen aan berichten toevoegen... 7 Berichten adresseren... 9 CallPilot-groepslijsten maken Berichtopties instellen Novell GroupWise CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise... 1 Berichten nalopen... 2 Berichten opstellen... 4 Berichten doorsturen en beantwoorden... 7 Bijlagen aan berichten toevoegen... 7 Berichten adresseren... 9 CallPilot-groepslijsten maken Berichtopties instellen Internet Mail Clients CallPilot Desktop Messaging voor Internet Mail-clients... 1 CallPilot-speler gebruiken... 1 Berichten nalopen... 2 Berichten opstellen en ver... 2 Web Messaging CallPilot Web Messaging... 1 Berichten nalopen... 2 ii

6 Aanmelden Aanmelden bij Desktop Messaging vindt plaats met uw CallPilot-wachtwoord. Aanmelden vanuit Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes of Novell GroupWise 1 Open Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes of Novell GroupWise. 2 Typ het CallPil in het vak Wachtwoord van het venster Aanmeldin ot-wachtwoord g CallPilot. 3 Klik op OK. Aanmelden vanuit uw Internet-mailtoepassing 1 Open de Internet-mailtoepassing. Het venster Wachtwoord is vergelijkbaar met het venster dat hiernaast wordt weergegeven. 2 Typ het CallPilot-wachtwoord in het vak Wachtwoord. 3 Klik op OK. Aanmelden bij CallPilot Web Messaging 1 Zoek in uw webbrowser naar het CallPilot Web Messaging-adres. 2 Typ uw postbusnummer in het vak Postbus. Dit is gewoonlijk het toestelnummer van uw telefoon op kantoor. 3 Typ het CallPilot-wachtwoord in het vak Wachtwoord. 4 Klik op Aanmelden Externe aanmelding Aanmelding bij de CallPilot-postbus kan plaatsvinden vanaf elke computer waarop Desktop Messaging is geïnstalleerd en net zo is geconfigureerd als op uw bureaucomputer. U kunt bijvoorbeeld een computer gebruiken die is ingesteld voor gasttoegang of een thuiscomputer met een inbelverbinding naar de server. Mogelijk moet u eerst inspreken om een spraakbericht af te spelen als dit niet meteen gebeurt. iii

7 Het CallPilot-wachtwoord wijzigen U kunt het CallPilot-wachtwoord ook wijzigen vanuit Desktop Messaging of via de telefoon. CallPilot-wachtwoord wijzigen vanuit Microsoft Exchange of Microsoft Outlook 1 Klik op Services in het menu Extra van het Postvak In. 2 Klik op de tab Services en selecteer CallPilot Desktop Messaging. Klik op Eigenschappen en vervolgens op de tab Algemeen. 3 Klik op Wachtwoord wijzigen. CallPilot-wachtwoord wijzigen vanuit Lotus Notes 1 Klik in uw Postbus In op Configuratie CallPilot in het menu Acties en vervolgens op de tab Algemeen. 2 Klik op Wachtwoord wijzigen. CallPilot-wachtwoord wijzigen vanuit Novell GroupWise 1 Kies CallPilot Desktop Messaging in het menu Extra van het Postvak In. Selecteer Opties CallPilot Desktop Messaging en klik op de tab Algemeen. 2 Klik op Wachtwoord wijzigen. CallPilot-wachtwoord wijzigen vanuit Internet-mailtoepassingen De CallPilot-speler moet op uw computer geïnstalleerd zijn. 1 Kies in het menu Start van Windows de opdracht Programma's, selecteer Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging en klik op CallPilot-speler. 2 Kies Opties in het menu Extra en selecteer de tab IMAP Serverconfiguratie. 3 Klik op Wachtwoord wijzigen. CallPilot-wachtwoord wijzigen vanuit Web Messaging De CallPilot-speler moet op uw computer geïnstalleerd zijn. 1 Kies in het menu Start van Windows de opdracht Programma's, selecteer Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging en klik op CallPilot-speler. 2 Kies Opties in het menu Extra en selecteer de tab IMAP Serverconfiguratie. 3 Klik op Wachtwoord wijzigen. Uw wachtwoord wijzigen 1 Typ het huidige wachtwoord in het vak Oud wachtwoord. 2 Typ het nieuwe wachtwoord in het vak Nieuw wachtwoord. 3 Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het vak Wachtwoord bevestigen. 4 Klik op OK. iv

8 CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook Als u Microsoft Exchange of Microsoft Outlook opent, verschijnen de CallPilot-berichten in het Postvak In bij CallPilot-berichtenopslag. Vanuit het Postvak In kunt u berichten openen, verplaatsen, kopiëren, verwijderen, doorsturen en beantwoorden en nieuwe berichten samenstellen. In de taakbalk van Windows wordt het pictogram van CallPilot rood weergegeven wanneer u een nieuw bericht ontvangt. De CallPilotberichtenopslag bevat de ontvangen, verzonden en verwijderde CallPilot-berichten Wanneer u een bericht uit het Postvak IN verwijdert, wordt dat verplaatst naar de map Verwijderde items. Als u berichten voorgoed wilt verwijderen uit uw CallPilot-postbus, moet u de map Verwijderde items leegmaken U kunt een bericht verplaatsen of kopiëren naar een nieuwe map. Zorg dat de nieuwe map in de CallPilotberichtenopslag blijft als u berichten wilt openen vanaf de telefoon Dubbelklik op de berichtregel om een bericht te openen. Uitroepteken geeft aan dat dit bericht urgent is Klik op de knop Nieuw CallPilot-bericht om een nieuw bericht te maken. Paperclip geeft aan dat dit bericht een bestand als bijlage bevat Nieuwe berichten worden vet weergegeven Datum en tijd van ontvangst Onderwerp toont telefoonnummer van afzender en of het om spraak-, fax- of tekstbericht gaat. Spraakberichten tonen duur; faxberichten tonen ID en aantal pagina's. Verzendrapport geeft aan dat uw bericht is ontvangen Bevestiging geeft aan dat uw bericht is geopend door de ontvanger Off line werken Voor off line werken hebt u een computer nodig waarop Desktop Messaging is geïnstalleerd en net zo is geconfigureerd als op uw bureaucomputer. Meld u aan bij Microsoft Exchange of Microsoft Outlook en kies in het menu Extra de optie CallPilot Desktop Messaging. Selecteer daarna Alle CallPilotberichten ophalen. Vervolgens kunt u off line werken, uw berichten nalopen en nieuwe berichten opnemen vanaf uw computer. In CallPilot worden uw nieuwe berichten opgeslagen in het Postvak Uit en automatisch verzonden wanneer u zich weer aanmeldt bij de CallPilot-server. CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook 1

9 Berichten nalopen Een spraakbericht afspelen Dubbelklik op de berichtregel om een spraakbericht te openen. Wanneer u een bericht opent dat alleen spraak bevat, verschijnt de CallPilot-speler onmiddellijk. Klik bij gemengde spraak- en fax- of tekstberichten op het spraakpictogram om de CallPilot-speler te openen. U kunt ervoor kiezen om spraakberichten vanaf de telefoon of vanaf de computer af te spelen door op het desbetreffende pictogram in de CallPilot-speler te klikken. U kunt deze instelling elk moment wijzigen. Als u voor telefoon kiest, gaat de telefoon over wanneer u een bericht opent. Het bericht wordt afgespeeld wanneer u de telefoon opneemt. Als u voor computer kiest, worden de berichten via de luidsprekers van de computer of via de hoofdtelefoon afgespeeld. Klik hierop om het bericht te sluiten. Volgende bericht openen Vorig bericht openen Doorsturen Positie in bericht Lengte van bericht Allen beantwoorden Antwoorden Hele bericht verwijderen Status Afspelen/opnieuw afspelen Stop Volume regelen Ga naar begin van bericht Terug Ga naar einde van bericht Vooruit Snelheid regelen Klik hier om alle berichten af te spelen via de computer. Klik hier om alle berichten af te spelen via de telefoon. Standaardwaarden voor audio-apparaat en telefoonnummer wijzigen U kunt de standaardinstelling voor het audio-apparaat wijzigen door op het telefoon- of het computerpictogram in de CallPilot-speler te klikken. Of klik in het Postvak in van Exchange of Outlook op Opties en vervolgens op Services. Selecteer Profiel en Eigenschappen. Klik op de tab Audio en selecteer Telefoon of Computer. Als u het standaardtelefoonnummer wilt wijzigen dat CallPilot kiest om spraakberichten af te spelen, moet u Telefoon als audio-apparaat selecteren op het tabblad Audio. Vervolgens kunt u het telefoonnummer wijzigen. 2 CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook

10 Berichten nalopen (vervolg) Een faxbericht bekijken Als u faxen in Desktop Messaging wilt bekijken, moet Imaging voor Windows op uw computer zijn geïnstalleerd. Verder moet de CallPilot-beheerder de faxoptie inschakelen voor uw postbus. Dubbelklik op de berichtregel om een faxbericht te openen. Wanneer u een bericht opent dat alleen fax bevat, verschijnt het faxbeeld onmiddellijk. Klik bij gemengde spraak- en fax- of tekstberichten op het faxpictogram om de fax te bekijken. Terwijl u de fax bekijkt, kunt u het beeld vergroten of verkleinen, draaien, verplaatsen, opslaan, doorsturen, beantwoorden, afdrukken en een gesproken opmerking aan het opgeslagen bestand toevoegen. Klik hierop om het bericht te sluiten Volgende Afdrukken bericht openen Hele bericht verwijderen Vorig bericht openen Een deel van het beeld selecteren Afbeelding schuiven/slepen Antwoorden, Allen beantwoorden, Doorsturen Andere paginaweergave Ga naar volgende of vorige pagina Linksom draaien Inzoomen Uitzoomen CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook 3

11 Berichten opstellen U kunt berichten opstellen die uit een combinatie van spraak-, fax- en tekstinformatie bestaan. Een opgesteld bericht kan een nieuw bericht zijn, een antwoord op een ontvangen bericht of een inleiding op een doorgestuurd bericht. Voordat u een bericht verzendt, kunt u bijlagen en opties toevoegen. Een bericht opnemen en verzenden Een spraakbericht maakt u door een nieuw CallPilot-bericht te openen en een bericht van uw computer of telefoon op te nemen. U kunt het bericht meteen verzenden of eerst opslaan en later verzenden. 1 Klik in de werkbalk van Microsoft Exchange of Microsoft Outlook op het pictogram Nieuw CallPilotbericht. 2 Klik in het nieuwe berichtvenster op het telefoonpictogram op de werkbalk om CallPilot-speler te openen. 3 Klik op de rode opnameknop van de CallPilot-speler om de opname te starten. 4 Neem bij opname vanaf de computer het bericht op in de microfoon. Klik op Stop om de opname te beëindigen. Als de opname vanaf de telefoon plaatsvindt, neemt u deze op wanneer het belsignaal klinkt. Neem het bericht op als het signaal klinkt. Klik op Stop om de opname te beëindigen en hang op. 5 Klik op Aan om het CallPilot-adresboek of het persoonlijk adresboek te openen of typ het opgemaakte adres in het veld Aan. Zie pagina 7 voor meer informatie over het adresseren van berichten. 6 Voeg desgewenst bijlagen en opties toe. Zie pagina 6 en 8. 7 Klik op het pictogram Bericht verzenden op de werkbalk. Klik op het telefoonpictogram Bericht om CallPilot-speler verzenden te openen. Neem daarna het bericht Bericht opslaan op Klik om naar het CallPilot-adresboek of het persoonlijk adresboek te gaan. Berichtopties: Urgent of Normaal Bezorging Openbaar of Privé Verzoeken om bevestiging van bezorgen of lezen Stoppen Volume regelen Opnemen Klik op Bijlage om een spraak-, fax- of tekstbestand toe te voegen Klik hier om alle berichten op te nemen via de computer. Klik hier om alle berichten op te nemen via de telefoon. Snelheid regelen 4 CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook

12 Berichten opstellen (vervolg) Een nieuw ontvangen spraakbericht opslaan als een bestand U kunt een spraakbericht opnemen en als bestand opslaan om het later te verzenden. 1 Neem een bericht op in een nieuw CallPilot-bericht en kies Opslaan als in het menu Bestand. 2 Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het bestand. Selecteer een map om het bestand in op te slaan en klik op Opslaan. Sla spraakbestanden op als vbk-bestanden als de ontvangers allemaal CallPilot-gebruikers zijn. Sla ze op als wav-bestanden als er ook niet-callpilot-gebruikers bij zijn. Een faxbericht maken en verzenden Voor het verzenden van een fax moet de CallPilot-postbus over een faxfunctie beschikken. De ontvangers van de fax moeten ook over de faxfunctie beschikken om de fax op hun computer te bekijken. Als de ontvangers hun berichten via de telefoon openen, kunnen ze de fax alleen bekijken door deze af te drukken. Internet Explorer moet als standaardbrowser zijn ingesteld. 1 Open het document dat u wilt faxen. Het mag niet meer dan 21,5 cm (8,5 inch) breed zijn. 2 Klik op Afdrukken in het menu Bestand. 3 Selecteer Nortel Fax in de lijst met printers en klik op Afdrukken of OK. 4 Het dialoogvenster Fax opstellen wordt geopend. Voordat u de fax verzendt, kunt u meer documenten toevoegen, waaronder een omslag, door de stappen 1 tot en met 3 te herhalen. U kunt de fax ook bekijken en opslaan als bestand. 5 Selecteer een optie bij Verzenden. U kunt de fax naar een faxapparaat sturen door de nummers in te voeren en op Verzenden te klikken. Als u de fax naar een CallPilot- of ontvanger wilt sturen, kiest u Verzenden met en klikt u op Verzenden. Bestandsindeling en -naam Selecteer deze optie om de fax naar een faxapparaat te sturen Selecteer deze optie om de fax naar een postbus te sturen Sla de fax op als een bestand van het type tif als u deze later wilt verzenden Geef de geselecteerde afbeelding weer Verwijder de geselecteerde afbeelding Wijzig de volgorde van bestanden in de faxlijst Klik op Verzenden zodra u de gewenste zendopties hebt ingesteld 6 Als u Verzenden met hebt geselecteerd, kunt u een gesproken inleiding aan de fax toevoegen. Klik op Ja in het dialoogvenster Gesproken annotatie en neem vervolgens het spraakbestand op. Klik op Nee als u een gewone fax wilt verzenden. CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook 5

13 Berichten opstellen (vervolg) 7 Er verschijnt een nieuw berichtvenster met het faxbestand als bijlage. Klik op Aan om het CallPilot-adresboek of het persoonlijk adresboek te openen of typ het opgemaakte adres in het veld Aan. Zie pagina 7 voor meer informatie over het adresseren van berichten. 8 Voeg desgewenst bijlagen en opties toe. Zie pagina 6 en 8. 9 Klik op Verzden. Een tekstbericht maken en verzenden Als u een tekstbericht wilt maken, opent u een nieuw CallPilot-bericht en typt of plakt u er tekst in. Klik vervolgens op Bericht verzenden. Wilt u een tekstbericht opslaan als bestand, dan klikt u op Opslaan als in het menu Bestand en slaat u het op als txt-bestand. Berichten doorsturen en beantwoorden U kunt een bericht doorsturen en een inleiding opstellen om mee te sturen. U kunt ook een antwoord aan de verzender van het bericht opstellen, of aan de verzender en alle ontvangers van het bericht. Een bericht doorsturen of beantwoorden 1 Klik in een geopend bericht op Doorsturen, Antwoorden of Allen beantwoorden. 2 Volg de aanwijzingen voor het opstellen van een bericht. Zie pagina 4. 3 Adresseer een door te sturen bericht op dezelfde manier als een nieuw bericht. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. U kunt de onderwerpregel wijzigen voordat u het bericht verzendt. 6 CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook

14 Bijlagen aan berichten toevoegen Voordat u een bericht verzendt, kunt u er een spraak-, fax- of tekstbestand aan toevoegen. Spraakbestanden kunnen de indeling vbk of wav hebben voor CallPilot-ontvangers. Voor anderen moet u de indeling wav kiezen. Faxbestanden moeten van het type tif-f zijn. Tekstbestanden zijn van het type txt. Bijlage Een bestand als bijlage toevoegen aan een bericht 1 Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Bijlage. 2 Selecteer of typ in het venster Openen de naam van het bestand dat u wilt toevoegen. 3 Klik op Openen om het bestand toe te voegen en terug te keren naar het CallPilot-bericht. Berichten adresseren Het CallPilot-adresboek ophalen Het CallPilot-adresboek bevat de namen en adressen van alle gebruikers op de lokale CallPilot-server. U kunt de lijst niet bewerken. Als u het CallPilot-adresboek wilt gebruiken, haalt u het naar uw computer 1 Selecteer in het Postvak In de optie Services in het menu Extra en selecteer CallPilot Desktop Messaging op het tabblad Services. 2 Klik op Eigenschappen en vervolgens op de tab Adresboek. 3 Klik op Nu ophalen. U kunt de lijst regelmatig vernieuwen door de optie Herinnering voor het ophalen van adresboek in te schakelen en het aantal gewenste dagen in te vullen. 4 Klik op OK om terug te keren naar het Postvak In. CallPilot-adressen toevoegen aan het persoonlijk adresboek U kunt CallPilot-adressen toevoegen aan de lijst met adressen in het persoonlijk adresboek. Desgewenst kunt u onderscheid maken tussen CallPilot-adressen en adressen door CallPilot toe te voegen achter de naam van de ontvanger. U kunt ook de namen van een verspreidingslijst toevoegen aan het persoonlijk adresboek. CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook 7

15 Berichten adresseren (vervolg) Als u een adres aan het persoonlijk adresboek wilt toevoegen, dubbelklikt u op een naam in het CallPilot-adresboek. In het eigenschappenvenster klikt u op Toevoegen aan Persoonlijk adresboek. U kunt ook handmatig een adres maken en toevoegen aan het persoonlijk adresboek. 1 Selecteer Adresboek in het menu Extra. 2 Kies Nieuw item in het menu Bestand. Selecteer CallPilot-adres en Adres opnemen in Persoonlijk adresboek. Klik vervolgens op OK. 3 Selecteer in CallPilot - Algemeen het gewenste adrestype in de vervolgkeuzelijst. 4 Voer de vereiste adresgegevens in. Raadpleeg de Help voor de juiste adresnotaties. 5 Klik op OK. Een bericht adresseren vanuit CallPilot of het persoonlijk adresboek 1 Klik op Aan in een nieuw CallPilot-bericht. 2 Selecteer CallPilot-adresboek of Persoonlijk adresboek in de keuzelijst Namen tonen. 3 Selecteer de naam van de ontvanger of verspreidingslijst. 4 Klik op Aan ->. U kunt een of meer adressen selecteren door telkens op Aan -> te klikken. 5 Klik op OK om terug te keren naar het nieuwe CallPilot-bericht. Een bericht handmatig adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het veld Aan van een nieuw bericht. Typ het adres tussen vierkante haken. Raadpleeg de Help voor de juiste adresnotaties. 8 CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook

16 Persoonlijke verspreidingslijsten maken U kunt in Desktop Messaging een persoonlijke verspreidingslijst maken voor een groep ontvangers waaraan u regelmatig berichten stuurt. Nadat u de lijst hebt gemaakt, verschijnt deze in het persoonlijk adresboek. Bij het adresseren van een bericht selecteert u dan deze lijst. U kunt deze lijsten niet gebruiken via de telefoon. Persoonlijke verspreidingslijsten voor CallPilot worden op dezelfde manier gemaakt als persoonlijke verspreidingslijsten van Microsoft Exchange of Outlook. Een persoonlijke verspreidingslijst maken 1 Kies Adresboek in het menu Extra van het Postvak In. 2 Kies Persoonlijk adresboek en klik op Nieuw item in het menu Bestand. 3 Selecteer Persoonlijke verspreidingslijst en klik op OK. 4 Typ de naam van een lijst in het vak Naam van het eigenschappenvenster voor de nieuwe persoonlijke verspreidingslijst. 5 Klik op Leden toevoegen/verwijderen om het venster Samenstelling van nieuwe persoonlijke verspreidingslijst weer te geven. 6 Selecteer CallPilot-adresboek in de keuzelijst. Selecteer de namen die u wilt toevoegen aan de verspreidingslijst door telkens op Leden - te klikken. 7 Klik op OK om de lijst af te sluiten. 8 Klik op OK om de lijst op te slaan. CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook 9

17 Berichtopties instellen In een nieuw CallPilot-bericht kunt u opties instellen voor prioriteit, gevoeligheid en bevestiging. De prioriteit voor berichten instellen Selecteer Urgent of laat de instelling op Normaal staan. De gevoeligheid voor berichten instellen Selecteer Privé of laat de instelling op Openbaar staan. Houd er rekening mee dat berichten die ingesteld zijn als Privé, naar andere ontvangers kunnen worden doorgestuurd. Mogelijk wordt de instelling Privé aan ontvangers uit andere dan CallPilotsystemen niet doorgegeven. Laat de ontvanger ook in het bericht zelf weten dat het om een privébericht gaat. Verzoeken om een lees- of ontvangstbevestiging Schakel Bevestiging in om de ontvanger te laten bevestigen dat het bericht is geopend. Schakel Ontvangstbevestiging in om de ontvanger te laten bevestigen dat het bericht is ontvangen. 10 CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Exchange/Outlook

18 CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes Wanneer u Lotus Notes opent en u aanmeldt bij CallPilot Desktop Messaging, verschijnt het venster Werkruimte op kantoor. Als u het Postvak In wilt openen, klikt u op Post. Klik vervolgens op Mappen en weergaven en CallPilot Desktop Messaging. Het Postvak In bevat de ontvangen, verzonden en verwijderde CallPilot-berichten en de conceptberichten. Vanuit het Postvak In kunt u berichten openen, verplaatsen, kopiëren, verwijderen, doorsturen en beantwoorden en nieuwe berichten samenstellen. In de taakbalk van Windows wordt het pictogram van CallPilot rood weergegeven wanneer u een nieuw bericht ontvangt. Dubbelklik in het venster Werkruimte op kantoor op Post om CallPilot Desktop Messaging te openen Klik op Nieuw CallPilot-bericht om een nieuw bericht te maken. Klik op Verwijderen om het bericht te selecteren voor verwijdering. Als u berichten voorgoed wilt verwijderen uit uw CallPilot-postbus, Klikt u in het menu Acties op Prullenbak leegmaken. U kunt een bericht verplaatsen naar een nieuwe map. Zorg dat de berichten in het Postvak In van CallPilot Desktop Messaging worden opgeslagen, als u berichten wilt openen vanaf de telefoon. Alle CallPilotberichten ophalen Klik op Mappen en weergaven en daarna op CallPilot Desktop Messaging om het Postvak In te openen Dubbelklik op de berichtregel om een bericht te openen. Sterpictogram geeft aan dat bericht nieuw is Uitroepteken geeft aan dat dit bericht urgent is Detectivepictogram geeft aan dat dit bericht privé is Bevestiging geeft aan dat uw bericht is geopend door de ontvanger Onderwerp toont telefoonnummer van afzender en of het om spraak-, fax- of tekstbericht gaat. Spraakberichten tonen duur; faxberichten tonen ID en aantal pagina's. Verzendrapport geeft aan dat uw bericht is ontvangen Off line werken Raadpleeg de aanwijzingen in de Help om Desktop Messaging zo in te stellen dat u off line kunt werken. Als u berichten wilt ophalen voor u off line gaat werken, moet u zich eerst aanmelden bij Lotus Notes; open vervolgens het Postvak In en kies in het menu Acties de optie Alle berichten ophalen. Wanneer u off line wilt werken, stopt u de sessie en start u Lotus Notes opnieuw in de modus Geïsoleerd. Vervolgens kunt u uw berichten nalopen en nieuwe berichten opnemen vanaf uw computer. De berichten die u off line verzendt, worden opgeslagen in Lotus Notes. Deze berichten worden verzonden wanneer u weer verbinding maakt met de CallPilot-server. Aanmelding bij CallPilot kan plaatsvinden vanaf de modus Geïsoleerd. CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes 1

19 Berichten nalopen Een spraakbericht afspelen Dubbelklik op de berichtregel om een spraakbericht te openen. Wanneer u een bericht opent dat alleen spraak bevat, verschijnt de CallPilot-speler onmiddellijk. Klik bij gemengde spraak- en fax- of tekstberichten op het spraakpictogram om de CallPilot-speler te openen. U kunt ervoor kiezen om spraakberichten vanaf de telefoon of vanaf de computer af te spelen door op het desbetreffende pictogram in de CallPilot-speler te klikken. U kunt deze instelling elk moment wijzigen. Als u voor telefoon kiest, gaat de telefoon over wanneer u een bericht opent. Het bericht wordt afgespeeld wanneer u de telefoon opneemt. Als u voor computer kiest, worden de berichten via de luidsprekers van de computer of via de hoofdtelefoon afgespeeld. Klik hierop om het bericht te sluiten Bericht naar prullenbak verplaatsen Allen beantwoorden Antwoorden Positie in bericht Doorsturen Lengte van bericht Status Klik hier om alle berichten af te spelen via de computer. Afspelen/ opnieuw afspelen Stoppen Volume regelen Ga naar begin van bericht Terug Ga naar einde van bericht Vooruit Snelheid regelen Klik hier om alle berichten af te spelen via de telefoon. Standaardwaarden voor audio-apparaat en telefoonnummer wijzigen U kunt de standaardinstelling voor het audio-apparaat wijzigen door op het telefoon- of het computerpictogram in de CallPilot-speler te klikken. Of klik in Lotus Notes in het menu Acties op Configuratie CallPilot. Klik vervolgens op de tab Audio en selecteer Telefoon of Computer. Als u het standaardtelefoonnummer wilt wijzigen dat CallPilot kiest om spraakberichten af te spelen, moet u Telefoon als audio-apparaat selecteren op het tabblad Audio. Vervolgens kunt u het telefoonnummer wijzigen. 2 CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes

20 Berichten nalopen (vervolg) Een faxbericht bekijken Als u faxen in Desktop Messaging wilt bekijken, moet Imaging voor Windows op uw computer zijn geïnstalleerd. Verder moet de CallPilot-beheerder de faxoptie inschakelen voor uw postbus. Dubbelklik op de berichtregel om een faxbericht te openen. Wanneer u een bericht opent dat alleen fax bevat, verschijnt het faxbeeld onmiddellijk. Klik bij gemengde spraak- en fax- of tekstberichten op het faxpictogram om de fax te bekijken. Terwijl u de fax bekijkt, kunt u het beeld vergroten of verkleinen, draaien, verplaatsen, opslaan, doorsturen, beantwoorden en afdrukken. Klik hierop om het bericht te sluiten. Afdrukken Bericht naar prullenbak Een deel van het beeld selecteren Afbeelding schuiven/slepen Allen beantwoorde Antwoorden Doorsturen Andere paginaweergave Ga naar volgende of vorige pagina Linksom draaien Inzoomen Uitzoomen CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes 3

21 Berichten opstellen U kunt berichten opstellen die uit een combinatie van spraak-, fax- en tekstinformatie bestaan. Een opgesteld bericht kan een nieuw bericht zijn, een antwoord op een ontvangen bericht of een inleiding op een doorgestuurd bericht. Voordat u een bericht verzendt, kunt u bijlagen en opties toevoegen. Een bericht opnemen en verzenden Een spraakbericht maakt u door een nieuw CallPilot-bericht te openen en een bericht van uw computer of telefoon op te nemen. U kunt het bericht meteen verzenden of eerst opslaan en later verzenden. 1 Klik in het Postvak In van CallPilot Desktop Messaging op de knop Nieuw CallPilot-bericht. 2 Klik in het nieuwe berichtvenster op het telefoonpictogram op de werkbalk om CallPilot-speler te openen. 3 Klik op de rode opnameknop van de CallPilot-speler om de opname te starten. 4 Neem bij opname vanaf de computer het bericht op in de microfoon. Klik op Stop om de opname te beëindigen. Als de opname vanaf de telefoon plaatsvindt, neemt u deze op wanneer het belsignaal klinkt. Neem het bericht op als het signaal klinkt. Klik op Stop om de opname te beëindigen en hang op. 5 Klik op Aan om het persoonlijk adresboek te openen of typ het opgemaakte adres in het veld Aan. Zie pagina 7 voor meer informatie over het adresseren van berichten. 6 Voeg desgewenst bijlagen en opties toe. Zie pagina 6 en 8. 7 Klik op het pictogram Bericht verzenden op de werkbalk. Bericht verzenden Klik op het telefoonpictogram om CallPilot-speler te openen. Neem daarna het bericht op Opslaan Klik om naar het persoonlijk adresboek te gaan. Gebruik CallPilotadressen, geen e- mailadressen Berichtopties: Urgent of Normaal Bezorging Openbaar of Privé Verzoeken om bevestiging van bezorgen of lezen Stoppen Volume regelen Opnemen Snelheid regelen Klik op Bijlage om een spraak-, fax- of tekstbestand toe te voegen Klik hier om alle berichten op te nemen via de computer. Klik hier om alle berichten op te nemen via de telefoon. 4 CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes

22 Berichten opstellen (vervolg) Een nieuw ontvangen spraakbericht opslaan als een bestand U kunt een spraakbericht opnemen en als bestand opslaan om het later te verzenden. 1 Neem een bericht op in een nieuw CallPilot-bericht en kies Opslaan als in het menu Bestand. 2 Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het bestand. Selecteer een map om het bestand in op te slaan en klik op Opslaan. Sla spraakbestanden op als vbk-bestanden als de ontvangers allemaal CallPilot-gebruikers zijn. Sla ze op als wav-bestanden als er ook niet-callpilot-gebruikers bij zijn. Een faxbericht maken en verzenden Voor het verzenden van een fax moet de faxfunctie in de CallPilot-postbus ingeschakeld zijn. De ontvangers van de fax moeten ook over de faxfunctie beschikken om de fax op hun computer te bekijken. Als de ontvangers hun berichten via de telefoon openen, kunnen ze de fax alleen bekijken door deze af te drukken. U kunt een fax naar een faxapparaat verzenden. 1 Open het document dat u wilt faxen. Het mag niet meer dan 21,5 cm (8,5 inch) breed zijn. 2 Klik op Afdrukken in het menu Bestand. 3 Selecteer Nortel Fax in de lijst met printers en klik op Afdrukken of OK. 4 Het dialoogvenster Fax opstellen wordt geopend. Voordat u de fax verzendt, kunt u meer documenten toevoegen, waaronder een omslag, door de stappen 1 tot en met 3 te herhalen. U kunt de fax ook bekijken en opslaan als bestand. 5 Selecteer een optie bij Verzenden. U kunt de fax naar een faxapparaat sturen door de nummers in te voeren en op Verzenden te klikken. Als u de fax naar een CallPilot-postvak wilt sturen, kiest u Verzenden met en klikt u op Verzenden. Bestandsindeling en -naam Geef de geselecteerde afbeelding weer Selecteer deze optie om de fax naar een faxapparaat te sturen Selecteer deze optie om de fax naar een postbus te sturen Sla de fax op als een bestand van het type tif als u deze later wilt verzenden Verwijder de geselecteerde afbeelding Wijzig de volgorde van bestanden in de faxlijst. Klik op Verzenden zodra u de gewenste zendopties hebt ingesteld CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes 5

23 Berichten opstellen (vervolg) 6 Als u Verzenden met hebt geselecteerd, verschijnt er een nieuw berichtvenster. Klik op Aan om het persoonlijk adresboek te openen of typ het opgemaakte adres in het veld Aan. Zie pagina 7 voor meer informatie over het adresseren van berichten. 7 Voeg desgewenst opties voor berichten toe. Zie pagina 8. 8 Klik op Bericht verzenden. Een tekstbericht maken en verzenden Als u een tekstbericht wilt maken, opent u een nieuw CallPilot-bericht en typt of plakt u er tekst in. Klik vervolgens op Bericht verzenden. Wilt u een tekstbericht opslaan als bestand, dan klikt u op Opslaan als in het menu Bestand en slaat u het op als txt-bestand. 6 CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes

24 Berichten doorsturen en beantwoorden U kunt een bericht doorsturen en een inleiding opstellen om mee te sturen. U kunt ook een antwoord aan de verzender van het bericht opstellen, of aan de verzender en alle ontvangers van het bericht. Een bericht doorsturen of beantwoorden 1 Klik in een geopend bericht op Doorsturen, Antwoorden of Allen beantwoorden. 2 Volg de aanwijzingen voor het opstellen van een bericht. Zie pagina 4. 3 Adresseer een door te sturen bericht op dezelfde manier als een nieuw bericht. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. U kunt de onderwerpregel wijzigen voordat u het bericht verzendt. Bijlagen aan berichten toevoegen Voordat u een bericht verzendt, kunt u er een spraak-, fax- of tekstbestand aan toevoegen. Spraakbestanden kunnen de indeling vbk of wav hebben voor CallPilot-ontvangers. Voor anderen moet u de indeling wav kiezen. Faxbestanden moeten van het type tif-f zijn. Tekstbestanden zijn van het type txt. Bijlage Een bestand als bijlage toevoegen aan een bestand 1 Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Bijlage. 2 Selecteer of typ in het venster Openen de naam van het bestand dat u wilt toevoegen. 3 Klik op Openen om het bestand toe te voegen en terug te keren naar het CallPilot-bericht. CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes 7

25 Berichten adresseren (vervolg) CallPilot-adressen downloaden naar het persoonlijk adresboek U kunt de namen en adressen van alle CallPilot-gebruikers op de Lotus Notes-server naar het persoonlijk adresboek halen. Nadat u de lijst hebt opgehaald, kunt u deze aanvullen en bewerken. 1 Als u de adressen automatisch wilt ophalen, klikt u in uw Postbus In op Configuratie CallPilot in het menu Acties en vervolgens op de tab Adresboek. 2 Schakel Adresboek ophalen bij aanmelding in en klik op OK. Of 1 Als u de adressen handmatig wilt ophalen, klikt u in uw Postbus In op Configuratie CallPilot in het menu Acties en vervolgens op de tab Adresboek. Zorg dat Adresboek ophalen bij aanmelding is uitgeschakeld. 2 Dubbelklik in het venster Werkruimte op kantoor op Adresboek. 3 Klik in het persoonlijk adresboek in het linkergedeelte op Personen (CallPilot). 4 Klik in het menu Acties op CallPilot-adresboek ophalen. Namen toevoegen aan het persoonlijk adresboek U kunt handmatig een CallPilot-adres maken en toevoegen aan het persoonlijk adresboek. 1 Dubbelklik in het venster Werkruimte op kantoor op Adresboek. 2 Selecteer Personen (CallPilot) en klik op Persoon toevoegen. 3 Voer in elk geval een achternaam en voornaam in. 4 Klik op de pijl naast CallPilot-adres om CallPilot-adresassistent te openen. Selecteer het gewenste adrestype. 5 Voer in het dialoogvenster voor adressen de vereiste gegevens in. Raadpleeg de Help voor de juiste adresnotaties. 6 Klik op Adres toevoegen aan Persoonlijk adresboek en op OK. 7 Klik in Persoon (CallPilot) op de knop Opslaan en daarna op Sluiten. 8 CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes

26 Berichten adresseren (vervolg) Een bericht adresseren vanuit het adresboek 1 Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Aan en selecteer de CallPilot-adressenlijst op de Lotus Notes-server of selecteer Personen of Groepen (CallPilot) in het persoonlijk adresboek. 2 Selecteer in de lijst Naam de naam van de ontvanger. Als u een groep wilt selecteren, schakelt u de optie Weergave op groepen in en selecteert u een groepsnaam. 3 Klik op Aan ->. U kunt een of meer adressen selecteren door telkens op Aan -> te klikken. 4 Klik op OK om terug te keren naar het nieuwe CallPilot-bericht. Een bericht handmatig adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het veld Aan van een nieuw bericht. Typ het adres tussen aanhalingstekens. Raadpleeg de Help voor de juiste adresnotaties. CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes 9

27 CallPilot-groepslijsten maken U kunt een verspreidingslijst maken voor een groep ontvangers waaraan u regelmatig berichten stuurt. Nadat u een lijst hebt gemaakt, verschijnt deze in het persoonlijk adresboek in Groepen (CallPilot). Een CallPilot-groep maakt u op dezelfde manier als een Lotus Notes-groep. Het enige verschil is dat de CallPilot-groep alleen CallPilot-adressen mag bevatten, geen adressen. Een CallPilot-groep maken 1 Dubbelklik in het venster Werkruimte op kantoor op Adresboek. 2 Selecteer Groepen (CallPilot) en klik op Groep toevoegen. 3 Geef een groepsnaam en beschrijving op en klik op de pijl naast Leden. 4 Plaats in het persoonlijk adresboek een vinkje naast elke naam die u wilt toevoegen aan de groep. Klik op OK om de lijst af te sluiten. 5 Klik op de knop Opslaan en daarna op Sluiten. U kunt de namen in Groepen (CallPilot) bewerken en verwijderen. Berichtopties instellen In een nieuwe CallPilot-bericht kunt u opties instellen voor prioriteit, gevoeligheid en bevestiging. De prioriteit voor berichten instellen Selecteer Urgent of laat de instelling op Normaal staan. De gevoeligheid voor berichten instellen Selecteer Privé of laat de instelling op Openbaar staan. Houd er rekening mee dat berichten die ingesteld zijn als Privé, naar andere ontvangers kunnen worden doorgestuurd. Mogelijk wordt de instelling Privé aan ontvangers uit andere dan CallPilotsystemen niet doorgegeven. Laat de ontvanger ook in het bericht zelf weten dat het om een privébericht gaat. Verzoeken om een lees- of ontvangstbevestiging Schakel Bevestiging in om de ontvanger te laten bevestigen dat het bericht is geopend. Schakel Ontvangstbevestiging in om de ontvanger te laten bevestigen dat het bericht is ontvangen. 10 CallPilot Desktop Messaging voor Lotus Notes

28 CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise Wanneer u Novell GroupWise opent, verschijnen uw CallPilot-berichten in de map CallPilot Desktop Messaging. U kunt berichten openen, verplaatsen, kopiëren, verwijderen, doorsturen en beantwoorden en nieuwe berichten samenstellen. In de taakbalk van Windows wordt het pictogram van CallPilot rood weergegeven wanneer u een nieuw bericht ontvangt. Dubbelklik op de berichtregel om een bericht te openen Klik op de knop Nieuw CallPilotbericht om een nieuw bericht te maken De map CallPilot Desktop Messaging bevat uw CallPilotberichten U kunt een bericht naar een nieuwe map sturen die u in de map CallPilot maakt Datum en tijd van ontvangst Onderwerp toont telefoonnummer van afzender en of het om spraak-, fax- of tekstbericht gaat. Spraakberichten tonen duur; faxberichten tonen ID en aantal pagina's. Het rode pictogram geeft aan dat dit bericht urgent is Nieuwe berichten worden vet weergegeven Een verzendrapport geeft aan dat uw bericht is ontvangen. Een bevestiging geeft aan dat uw bericht Off line werken Voor off line werken hebt u een computer nodig waarop Desktop Messaging is geïnstalleerd en net zo is geconfigureerd als op uw bureaucomputer. Meld u aan bij Novell GroupWise en kies in het menu Extra de optie CallPilot Desktop Messaging. Kies daarna Alle CallPilot-berichten ophalen. Vervolgens kunt u off line werken, uw berichten nalopen en nieuwe berichten opnemen vanaf uw computer. In CallPilot worden uw nieuwe berichten opgeslagen en automatisch verzonden wanneer u zich weer aanmeldt bij de CallPilot server. CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise 1

29 Berichten nalopen Een spraakbericht afspelen Dubbelklik op de berichtregel om een spraakbericht te openen. Wanneer u een bericht opent dat alleen spraak bevat, verschijnt de CallPilot-speler onmiddellijk. Klik bij gemengde spraak- en fax- of tekstberichten op het spraakpictogram om de CallPilot-speler te openen. U kunt ervoor kiezen om spraakberichten vanaf de telefoon of vanaf de computer af te spelen door op het desbetreffende pictogram in de CallPilot-speler te klikken. U kunt deze instelling elk moment wijzigen. Als u voor telefoon kiest, gaat de telefoon over wanneer u een bericht opent. Het bericht wordt afgespeeld wanneer u de telefoon opneemt. Als u voor computer kiest, worden de berichten via de luidsprekers van de computer of via de hoofdtelefoon afgespeeld. Klik hierop om het bericht te sluiten Volgende bericht openen Vorig bericht openen Antwoorden Positie in bericht Lengte van bericht Doorstur Hele bericht verwijderen Status Klik hier om alle berichten af te spelen via de computer Stop Klik hier om alle berichten af te spelen via de telefoon Afspelen/ opnieuw Ga naar begin van bericht Ga naar einde van bericht Snelheid regelen Volume regelen Terug Vooruit Standaardwaarden voor audio-apparaat en telefoonnummer wijzigen U kunt de standaardinstelling voor het audio-apparaat wijzigen door op het telefoon- of het computerpictogram in de CallPilot-speler te klikken. Of klik in het Postvak In op CallPilot Desktop Messaging en selecteer Opties CallPilot Desktop Messaging. Klik vervolgens op de tab Audio en selecteer Telefoon of Computer. Als u het standaardtelefoonnummer wilt wijzigen dat CallPilot kiest om spraakberichten af te spelen, moet u Telefoon als audio-apparaat selecteren op het tabblad Audio. Vervolgens kunt u het telefoonnummer wijzigen. 2 CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise

30 Berichten nalopen (vervolg) Een faxbericht bekijken Als u faxen in Desktop Messaging wilt bekijken, moet Imaging voor Windows op uw computer zijn geïnstalleerd. Verder moet de CallPilot-beheerder de faxoptie inschakelen voor uw postbus. Dubbelklik op de berichtregel om een faxbericht te openen. Wanneer u een bericht opent dat alleen fax bevat, verschijnt het faxbeeld onmiddellijk. Klik bij gemengde spraak- en fax- of tekstberichten op het faxpictogram om de fax te bekijken. Terwijl u de fax bekijkt, kunt u het beeld vergroten of verkleinen, draaien, verplaatsen, opslaan, doorsturen, beantwoorden, afdrukken en een gesproken opmerking aan het opgeslagen bestand toevoegen. Afdrukken Hele bericht verwijderen Klik hierop om het bericht te sluiten Volgende bericht openen Vorig bericht openen Doorsturen Antwoorden Een deel van het beeld selecteren Afbeelding schuiven/slepen Andere paginaweergave Ga naar volgende of vorige pagina Linksom draaien Rechtsom draaien Inzoomen Uitzoomen CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise 3

31 Berichten opstellen U kunt berichten opstellen die uit een combinatie van spraak-, fax- en tekstinformatie bestaan. Een opgesteld bericht kan een nieuw bericht zijn, een antwoord op een ontvangen bericht of een inleiding op een doorgestuurd bericht. Voordat u een bericht verzendt, kunt u bijlagen en opties toevoegen. Een bericht opnemen en verzenden Een spraakbericht maakt u door een nieuw CallPilot-bericht te openen en een bericht van uw computer of telefoon op te nemen. U kunt het bericht meteen verzenden of eerst opslaan en later verzenden. 1 Klik op de werkbalk van Novell GroupWise op het pictogram Nieuw CallPilot-bericht. 2 Klik in het nieuwe berichtvenster op het telefoonpictogram op de werkbalk om CallPilot-speler te openen. 3 Klik op de rode opnameknop van de CallPilot-speler om de opname te starten. 4 Neem bij opname vanaf de computer het bericht op in de microfoon. Klik op Stop om de opname te beëindigen. Als de opname vanaf de telefoon plaatsvindt, neemt u deze op wanneer het belsignaal klinkt. Neem het bericht op als het signaal klinkt. Klik op Stop om de opname te beëindigen en hang op. 5 Klik op Aan om het adresboek te openen of typ het opgemaakte adres in het veld Aan. Zie pagina 7 voor meer informatie over het adresseren van berichten. 6 Voeg desgewenst bijlagen en opties toe. Zie pagina 6 en 8. 7 Klik op het pictogram Bericht verzenden op de werkbalk. Bericht verzenden Bericht opslaan Klik om naar het adresboek te gaan. Berichtopties: Urgent of Normaal Bezorging Openbaar of Privé Verzoeken om bevestiging van bezorgen of lezen Klik op het telefoonpictogram om CallPilot-speler te openen. Neem daarna het bericht Klik op Bijlage om een spraak-, fax- of tekstbestand toe Klik op de knop om een nieuw bericht te maken. Klik hier om alle berichten op te nemen via de computer. Stoppen Volume regelen Opnemen Snelheid regelen Klik hier om alle berichten op te nemen via de telefoon Een nieuw ontvangen spraakbericht opslaan als een bestand U kunt een spraakbericht opnemen en als bestand opslaan om het later te verzenden. 1 Neem een bericht op in een nieuw CallPilot-bericht en kies Opslaan als in het menu Bestand. 2 Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het bestand. Selecteer een map om het bestand in op te slaan en klik op Opslaan. Sla spraakbestanden op als vbk-bestanden als de ontvangers allemaal CallPilot-gebruikers zijn. Sla ze op als wav-bestanden als er ook niet-callpilot-gebruikers bij zijn. 4 CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise

32 Berichten opstellen (vervolg) Een faxbericht maken en verzenden Voor het verzenden van een fax moet de CallPilot-postbus over een faxfunctie beschikken. De ontvangers van de fax moeten ook over de faxfunctie beschikken om de fax op hun computer te bekijken. Als de ontvangers hun berichten via de telefoon openen, kunnen ze de fax alleen bekijken door deze af te drukken. U kunt een fax naar een faxapparaat verzenden. 1 Open het document dat u wilt faxen. Het mag niet meer dan 21,5 cm (8,5 inch) breed zijn. 2 Klik op Afdrukken in het menu Bestand. 3 Selecteer Nortel Fax in de lijst met printers en klik op Afdrukken of OK. 4 Het dialoogvenster Fax opstellen wordt geopend. Voordat u de fax verzendt, kunt u meer documenten toevoegen, waaronder een omslag, door de stappen 1 tot en met 3 te herhalen. U kunt de fax ook bekijken en opslaan als bestand. 5 Selecteer een optie bij Verzenden. U kunt de fax naar een faxapparaat sturen door de nummers in te voeren en op Verzenden te klikken. Als u de fax naar een CallPilot- of ontvanger wilt sturen, kiest u Verzenden met en klikt u op Verzenden. Bestandsindeling en -naam Selecteer deze optie om de fax naar een faxapparaat te sturen Selecteer deze optie om de fax naar een postbus te sturen Sla de fax op als een bestand van het type tif als u deze later wilt verzenden Geef de geselecteerde Verwijder de geselecteerde afbeelding Wijzig de volgorde van bestanden in de faxlijst Klik op Verzenden zodra u de gewenste zendopties hebt ingesteld 6 Als u Verzenden met selecteert, verschijnt er een nieuw berichtvenster waarin de fax wordt weergegeven. Klik op Aan om het adresboek te openen of typ het opgemaakte adres in het veld Aan. Zie pagina 7 voor meer informatie over het adresseren van berichten. 7 Voeg desgewenst een spraak-, of tekstbijlage toe en stel berichtopties in. Zie pagina 6 en 8. 8 Klik op Bericht verzenden. CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise 5

33 Berichten opstellen (vervolg) Een tekstbericht maken en verzenden Als u een tekstbericht wilt maken, opent u een nieuw CallPilot-bericht en typt of plakt u er tekst in. Klik vervolgens op Bericht verzenden. Wilt u een tekstbericht opslaan als bestand, dan klikt u op Opslaan als in het menu Bestand en slaat u het op als txt-bestand. Berichten doorsturen en beantwoorden U kunt een bericht doorsturen en een inleiding opstellen om mee te sturen. U kunt ook een antwoord aan de verzender van het bericht opstellen, of aan de verzender en alle ontvangers van het bericht. Een bericht doorsturen of beantwoorden 1 Klik in een geopend bericht op Doorsturen of Antwoorden. 2 Volg de aanwijzingen voor het opstellen van een bericht. Zie pagina 4. 3 Adresseer een door te sturen bericht op dezelfde manier als een nieuw bericht. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. U kunt de onderwerpregel wijzigen voordat u het bericht verzendt. Bijlagen aan berichten toevoegen Voordat u een bericht verzendt, kunt u er een spraak-, fax- of tekstbestand aan toevoegen. Spraakbestanden kunnen de indeling vbk of wav hebben voor CallPilot-ontvangers. Voor anderen moet u de indeling wav kiezen. Faxbestanden moeten van het type tif zijn. Tekstbestanden zijn van het type txt. Bijlage Een bestand als bijlage toevoegen aan een bericht 1 Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Bijlage. 2 Selecteer of typ in het venster Openen de naam van het bestand dat u wilt toevoegen. 3 Klik op Openen om het bestand toe te voegen en terug te keren naar het CallPilot-bericht. 6 CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise

34 Berichten adresseren CallPilot-adressen toevoegen aan het persoonlijk adresboek U kunt CallPilot-adressen toevoegen aan de lijst met adressen in het persoonlijk adresboek. Desgewenst kunt u onderscheid maken tussen CallPilot-adressen en adressen door CallPilot toe te voegen achter de naam van de ontvanger. U kunt ook de namen van een verspreidingslijst toevoegen aan het persoonlijk adresboek. U kunt een CallPilot-adres aan het persoonlijk adresboek toevoegen door het te kopiëren. 1 Selecteer een naam en klik hier met de rechtermuisknop op in het CallPilot-adresboek. 2 Klik op Kopiëren naar. 3 Selecteer in Namen tussen adresboeken kopiëren de naam van het persoonlijk adresboek en klik op OK. U kunt ook handmatig een adres maken en toevoegen aan het persoonlijk adresboek. 1 Selecteer Adresboek in het menu Extra. 2 Selecteer Persoonlijk adresboek en klik op Toevoegen. 3 Selecteer Persoon in Nieuw item en klik op OK. 4 Selecteer in CallPilot - Algemeen het gewenste adrestype in de vervolgkeuzelijst. Voer vervolgens de vereiste adresgegevens in. Raadpleeg de Help voor de juiste adresnotaties. Klik op OK. Een bericht adresseren vanuit uw adresboek 1 Klik op Aan in een nieuw CallPilot-bericht. 2 Selecteer CallPilot-adresboek of het persoonlijk adresboek. 3 Selecteer de naam van de ontvanger of verspreidingslijst. 4 Klik op Toevoegen ->. U kunt een of meer adressen selecteren door telkens op Toevoegen -> te klikken. 5 Klik op OK om terug te keren naar het nieuwe CallPilot-bericht. Een bericht handmatig adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het veld Aan van een nieuw bericht. Raadpleeg de Help voor de juiste adresnotaties. CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise 7

35 Persoonlijke verspreidingslijsten maken U kunt in Desktop Messaging een persoonlijke verspreidingslijst maken voor een groep ontvangers waaraan u regelmatig berichten stuurt. Nadat u de lijst hebt gemaakt, verschijnt deze in het persoonlijk adresboek. Bij het adresseren van een bericht selecteert u dan deze lijst. U kunt deze lijsten niet gebruiken via de telefoon. Persoonlijke verspreidingslijsten voor CallPilot worden op dezelfde manier gemaakt als persoonlijke verspreidingslijsten van Novell GroupWise. Een persoonlijke verspreidingslijst maken 1 Selecteer Adresboek in het menu Extra. 2 Selecteer CallPilot-adresboek of het persoonlijk adresboek. 3 Selecteer namen en klik na elke naam op Aan ->. 4 Klik op Groep opslaan. 5 Typ in het dialoogvenster Opslaan als groep een naam voor de lijst en klik op OK. U kunt namen voor deze groep toevoegen of verwijderen. Klik op Informatie en Groep bewerken. Berichtopties instellen In een nieuwe CallPilot-bericht kunt u opties instellen voor prioriteit, gevoeligheid en bevestiging. De prioriteit voor berichten instellen Selecteer Urgent of laat de instelling op Normaal staan. De gevoeligheid voor berichten instellen Selecteer Privé of laat de instelling op Openbaar staan. Houd er rekening mee dat berichten die ingesteld zijn als Privé, naar andere ontvangers kunnen worden doorgestuurd. Mogelijk wordt de instelling Privé aan ontvangers uit andere dan CallPilotsystemen niet doorgegeven. Laat de ontvanger ook in het bericht zelf weten dat het om een privébericht gaat. Verzoeken om een lees- of ontvangstbevestiging Schakel Bevestiging in om de ontvanger te laten bevestigen dat het bericht is geopend. Schakel Ontvangstbevestiging in om de ontvanger te laten bevestigen dat het bericht is ontvangen. 8 CallPilot Desktop Messaging voor Novell GroupWise

36 CallPilot Desktop Messaging voor Internet Mail-clients U kunt de volgende Internet-mailtoepassingen in combinatie met CallPilot Desktop Messaging gebruiken: Netscape Messenger, Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook 98 en Eudora Pro. Vraag de systeembeheerder naar de juiste versies van de ondersteunde toepassingen. Als u de Internet-mailtoepassing opent, verschijnen zowel de CallPilot-berichten als uw berichten. U kunt CallPilot-berichten openen, verplaatsen, kopiëren, verwijderen, doorsturen en beantwoorden en nieuwe CallPilot-berichten samenstellen, op dezelfde manier als uw berichten. Dubbelklik op de berichtregel om een bericht te openen Onderwerp toont gegevens van verzender en bericht Spraakberichten tonen duur; faxberichten tonen ID en aantal pagina's Verwijderde berichten worden onmiddellijk of later verwijderd, afhankelijk van de configuratie CallPilot-speler gebruiken Gebruik de CallPilot-speler voor het afspelen en opnemen van spraakberichten. U opent de CallPilotspeler vanuit het menu Start. Selecteer Programma's, klik op Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging en vervolgens op CallPilot-speler. Raadpleeg de Help bij CallPilot-speler voor configuratiegegevens. Klik hierop om de CallPilotspeler te sluiten Positie in bericht Lengte van bericht Afspelen/ opnieuw afspelen Stop Volume regelen Ga naar begin van bericht Terug Vooruit Ga naar einde van bericht Opnemen Snelheid regelen Klik hier om alle berichten af te spelen via de telefoon Klik hier om alle berichten af te spelen via de computer CallPilot Desktop Messaging voor Internet Mail Clients 1

37 Berichten nalopen Een spraakbericht afspelen Als u een spraakbericht wilt afspelen, klikt u op het bericht om het te openen. Klik vervolgens op het spraakpictogram om de CallPilot-speler te openen. Klik hiervoor op het pictogram Telefoon of Computer van de CallPilot-speler om het audio-apparaat te selecteren voor het afspelen van spraakberichten. U kunt deze instelling elk moment wijzigen. Als u voor telefoon kiest, gaat de telefoon over wanneer u een bericht opent. Het bericht wordt afgespeeld wanneer u de telefoon opneemt. Als u voor computer kiest, worden de berichten via de luidsprekers van de computer of via de hoofdtelefoon afgespeeld. Een faxbericht bekijken Als u een faxbericht wilt bekijken, opent u het bericht en klikt u op het faxpictogram om het faxbeeld weer te geven. Terwijl u de fax bekijkt, kunt u het beeld vergroten of verkleinen, draaien, verplaatsen, kopiëren en afdrukken. Een tekstbericht bekijken Als u een tekstbericht wilt bekijken, opent u het bericht. Wilt u een tekstbijlage bekijken, dan klikt u op het tekstpictogram. Berichten opstellen en ver In CallPilot Desktop Messaging kunt u een spraak- of faxbericht verzenden door een bestand aan een nieuw bericht toe te voegen. Gebruik alleen CallPilot-adressen bij het adresseren van het bericht. Een bericht maken en verzenden Als u een bericht wilt maken, opent u een nieuw berichtvenster en voegt u een spraak- of faxbestand toe. Adresseer en verzend het bericht vervolgens. Mogelijk kunt u opties instellen, zoals urgent of privé. Een bericht doorsturen of beantwoorden Als u een bericht wilt doorsturen of beantwoorden, klikt u op Doorsturen, Antwoorden of Allen beantwoorden. Hiermee wordt een nieuw bericht geopend. Voeg een spraak- of faxbestand toe of typ tekst. Adresseer en verzend het bericht vervolgens. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. Een spraak- of faxbestand maken Als u een spraakbestand wilt maken, opent u de CallPilot-speler en neemt u een spraakbestand op. Klik op Opslaan als in het menu Bestand, geef een naam op voor het bestand en sla het op in de indeling vbk voor CallPilot-ontvangers, of in de indeling wav voor niet-callpilot-ontvangers. Voeg dit bestand toe aan een nieuw bericht. Als u een faxbestand wilt maken, opent u het document dat u wilt faxen en klikt u op Afdrukken. Selecteer in het dialoogvenster Afdrukken als printer Nortel Fax en klik op OK. Selecteer een optie bij Verzenden wanneer het venster Fax opstellen verschijnt. Als u voor verzenden naar een faxapparaat kiest, voert u de nummers in en klikt u op Verzenden. Als u Verzenden met Nortel Desktop Accessories selecteert, klikt u op Verzenden. U kunt eventueel een gesproken annotatie toevoegen; in dat geval verschijnt het faxberichtvenster met het faxbestand als bijlage. Adresseer het bericht en klik op Verzenden. 2 CallPilot Desktop Messaging voor Internet Mail Clients

38 Berichten opstellen en ver (vervolg) Een bestand als bijlage toevoegen aan een bericht Als u een bestand aan een bericht wilt toevoegen, klikt u op het pictogram of de menuoptie Bijlage of Bestand invoegen in het nieuwe berichtvenster. Zoek het bestand dat u wilt toevoegen, selecteer het en klik op Openen of Bijlage. Een bericht adresseren Klik op Aan in een nieuw bericht en selecteer een CallPilot-adres uit het adresboek, of typ een CallPilot-adres in het veld Aan. De CallPilot-server moet zijn ingesteld als de standaard postaccount. Een bericht verzenden Nadat u een nieuw bericht, een antwoord of een doorgestuurd bericht hebt opgesteld en geadresseerd, klikt u op Verzenden. CallPilot Desktop Messaging voor Internet Mail Clients 3

39 CallPilot Web Messaging Gebruik uw webbrowser en CallPilot Web Messaging voor het werken met spraak-, fax- en tekstberichten. Na uw aanmelding verschijnen in de berichtenlijst de CallPilot-berichten. U kunt spraakberichten openen en afspelen en fax- en tekstberichten bekijken. U kunt de berichten bewaren of verwijderen. Een gesloten envelop geeft aan dat een bericht nieuw is, een open envelop dat een bericht gelezen is Klik op Logout om CallPilot Web Messaging te verlaten Zo nodig mediaspelers ophalen Plaats een vinkje naast het bericht dat u wilt verwijderen Als u een bericht permanent uit de CallPilot-postbus wilt verwijderen, klikt u op Verwijderen Selecteer de standaard Windows-mediaspeler of de CallPilot-speler Klik in het onderwerpgedeelte om een bericht te openen De indicator geeft aan of er nieuwe berichten zijn Klik op Bijwerken om te controleren of er nieuwe berichten zijn Spraakberichten tonen duur; faxberichten tonen ID en aantal pagina's Mediaspelers installeren Als u nog geen mediaspelers op uw computer hebt geïnstalleerd, moet u op de knop Downloads klikken om de deze te installeren. Voor het afspelen van spraakberichten hebt u de CallPilot-speler, Microsoft Windows Mediaspeler of een andere wav-compatibele mediaspeler nodig. U hebt Microsoft Imaging voor Windows nodig om faxen te kunnen bekijken. Mediaspelers selecteren Selecteer in het vak Select a media player de optie Standard of CallPilot. Als u de standaardmediaspeler selecteert, worden de spraakberichten met de Mediaspeler van Microsoft Windows of een andere geïnstalleerde wav-compatibele mediaspeler afgespeeld via de luidsprekers van de computer of de hoofdtelefoon. Als u CallPilot als mediaspeler selecteert, worden de spraakberichten afgespeeld op de CallPilot-speler. U kunt ervoor kiezen om spraakberichten vanaf de telefoon of vanaf de computer af te spelen door op het desbetreffende pictogram in de CallPilot-speler te klikken. Als u voor computer kiest, worden de berichten via de luidsprekers van de computer of via de hoofdtelefoon afgespeeld. Als u voor telefoon kiest, gaat de telefoon over wanneer u een bericht opent. Het bericht wordt afgespeeld wanneer u de telefoon opneemt. CallPilot Web Messaging 1

40 Berichten nalopen Een spraakbericht afspelen U kunt een spraakbericht openen door in het onderwerpgedeelte van een bericht in de berichtenlijst te klikken. De geselecteerde mediaspeler wordt geopend en speelt het bericht af. Het geopende bericht toont de berichtgegevens Mediaspeler wordt geopend als u Standaard voor de mediaspeler selecteert Klik in de berichtenlijst om het huidige bericht te sluiten en terug te keren naar de berichtenlijst CallPilot-speler wordt geopend als u CallPilot als mediaspeler selecteert Afspelen/ opnieuw afspelen Stop Volume regelen Ga naar begin van bericht Terug Vooruit Ga naar einde Snelheid regelen Klik hierop om de CallPilot-speler te sluiten Klik hier om alle berichten af te spelen via de Klik hier om alle berichten af te spelen via de computer Een faxbericht bekijken Als u een faxbericht wilt bekijken, klikt u in het onderwerpgedeelte van de berichtenlijst. Klik vervolgens in het geopende bericht op het faxpictogram om het faxbeeld weer te geven. Terwijl u de fax bekijkt, kunt u het beeld vergroten of verkleinen, draaien, verplaatsen, kopiëren en afdrukken. Een tekstbericht bekijken U kunt een tekstbericht bekijken door in het onderwerpgedeelte van een bericht in de berichtenlijst te klikken. Als u een tekstbijlage wilt bekijken, klikt u op het tekstpictogram. 2 CallPilot Web Messaging