VERSIE 5.1/5.2 WINDOWS 16-BITS SNELSTARTKAART

Transcriptie

1 VERSIE 5.1/5.2 WINDOWS 16-BITS SNELSTARTKAART TM

2 GROUPWISE 5.2 SNELSTARTKAART GroupWise is software waarmee u berichten kunt verzenden, planningen kunt maken en uw agenda kunt bijhouden. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de vele mogelijkheden die GroupWise biedt. Berichten verzenden en afspraken plannen Dankzij GroupWise hoeft u zich nooit meer af te vragen of een memo dat u met veel moeite hebt getypt, gekopieerd en gedistribueerd wel is gelezen door de mensen voor wie het bestemd is. Met GroupWise kunt u snel een bericht verzenden naar een groot aantal mensen en daarna precies nagaan wie het bericht heeft geopend, verwijderd, enzovoorts. Met Planning kunt u snel zien wanneer de mensen, de vergaderruimte en de andere faciliteiten die u nodig hebt beschikbaar zijn. Adressen zoeken en sorteren Wanneer u een bericht naar meerdere mensen verzendt, is het erg vervelend om al hun namen in het vak Aan te moeten typen. Met het Adresboek kunt u snel een aantal mensen selecteren naar wie een bericht moet worden verzonden. U kunt de informatie in het Adresboek op verschillende manieren sorteren. Als u uw eigen adressen maakt, hoeft u niet steeds het hele Adresboek te doorzoeken. Uw persoonlijke agenda gebruiken GroupWise helpt u bij het organiseren van uw planning door uw dagelijkse afspraken, taken en notities voor u bij te houden. In Agenda kunt u een dag, een week of een jaar weergeven, of alleen taken, alleen afspraken, enzovoorts. Vanuit uw Agenda kunt u ook afspraken noteren of verzetten. Statusinformatie weergeven Met Informatie kunt u nagaan wat er met de door u verzonden berichten is gebeurd, zodat u zich niet hoeft af te vragen of een geadresseerde uw bericht wel heeft ontvangen en geopend. Het venster Informatie geeft de datum en tijd weer waarop geadresseerden uw bericht hebben ontvangen, geopend, geaccepteerd of verwijderd. Bij de berichten die u zelf hebt ontvangen ziet u in het venster Informatie de namen van de andere geadresseerden. Wat nog meer? GroupWise helpt u sneller en efficiënter te werken. Met het Werkvak opent u snel een gefilterd Venster In of Venster Uit, een veel gebruikt berichtontwerp, een programma dat u vaak start, enzovoorts. Pictogrammen die u in het Werkvak plaatst, kunnen worden gebruikt als snelkoppelingen die altijd beschikbaar zijn wanneer GroupWise is geopend. Notify waarschuwt u wanneer er nieuwe berichten zijn binnengekomen, wanneer iemand een door u verzonden bericht heeft geopend of wanneer u op een afspraak wordt verwacht. Als Notify actief is, kunt u ook signalen instellen om u eraan te herinneren dat u een telefoongesprek moet voeren, een programma moet starten, enzovoorts. Met de Routeringsbrief verzendt u een bericht of taak van het ene naar het andere lid van een groep, waarbij iedereen commentaar kan toevoegen, voordat het bericht naar de volgende persoon wordt gestuurd. U bepaalt zelf de volgorde van de mensen die het bericht ontvangen. Als u zichzelf als laatste op de circulatielijst plaatst, wordt het bericht naar u teruggestuurd.

3 Het hoofdvenster Het hoofdvenster is de "thuisbasis" in GroupWise 5. Vanuit het hoofdvenster kunt u uw Venster In of Venster Uit openen, afspraken plannen, uw agenda weergeven en nog veel meer. Dubbelklik als u verzonden items wilt bekijken. TIn het Werkvak kunt u gemakkelijk veel gebruikte ontwerpen, macro's en toepassingen openen. Dubbelklik als u ontvangen items wilt bekijken. Dubbelklik om te zien welke items u hebt verwijderd. Dubbelklik als u uw afspraken wilt bekijken. Dubbelklik als u een bericht wilt verzenden. Dubbelklik als u een vergadering wilt plannen. Dubbelklik als u een taak wilt toewijzen. Dubbelklik als u een notitie wilt maken. Dubbelklik als u een telefoonnotitie wilt verzenden. De mappen Venster In en Venster uit Uw map Gebruikers (aangeduid met uw naam) stelt uw GroupWise-database voor. Uw map Gebruikers bevat behalve items ook weer andere mappen. In de map Postbus in het Venster In bevinden zich alle items die u hebt ontvangen. In het Venster Uit bevinden zich alle items die u hebt verzonden. In de Agenda worden al uw afspraken, notities en taken in een lijst weergegeven. Uw Archiefkast is een object voor al uw persoonlijke mappen. De werkbalk In elke weergave of in elk venster kunt u op Weergave en vervolgens op Werkbalk klikken als u een balk met snelkoppelingen naar algemene taken wilt weergeven. U kunt elke werkbalk uitbreiden met knoppen voor de taken die u het meest gebruikt, voor het starten van programma's, het afspelen van macro's, enzovoorts. Voor meer informatie over het hoofdvenster Er is een Help-onderwerp waarin wordt uitgelegd wat de pictogrammen naast uw items in Venster In voorstellen. Klik op Help en vervolgens op Zoeken. Typ pictogram en dubbelklik op pictogrammen (Venster In). Er is een Coach die u leert hoe u uw Venster In, Venster Uit of Prullenbak kunt filteren, zodat specifieke items worden weergegeven volgens door u gedefinieerde criteria. Klik achtereenvolgens op Help, Coach, Alleen bepaalde items weergeven en OK. Er is een Help-onderwerp dat u laat zien hoe u uw Werkvak kunt gebruiken. Klik op Help en vervolgens op Zoeken. Typ Werkvak. Klik op Onderwerpen weergeven en vervolgens op Onderwerpen weergeven. In het boek Hoe kan ik kunt u kiezen uit een aantal verschillende onderwerpen over het organiseren van uw Postbus. Klik achtereenvolgens op Help, Hoe kan ik, Postbus organiseren en opruimen, Venster In en Venster Uit organiseren. Klik op een onderwerp. Er is een Help-onderwerp waarin wordt uitgelegd hoe u met Agenda uw planning kunt beheren. Klik op Help en vervolgens op Zoeken. Typ Agenda. Klik op Onderwerpen weergeven en dubbelklik op Agenda.

4 Getting Leren werken Acquainted met het with Adresboek the Address Het Adresboek is het "telefoonboek" van GroupWise. In het Adresboek staan namen, e- mailadressen, telefoonnummers en andere gegevens. U kunt de namen in de lijst sorteren op voornaam, achternaam of gebruikers-id om snel te kunnen zoeken. Met Persoonlijke adressen geeft u de interne namen, externe adressen en groepen weer, die u regelmatig items stuurt. Elk record in Persoonlijke adressen kan worden bewerkt, wanneer u informatie wilt bijwerken zoals naam, adres, telefoonnummer of naam van de organisatie. Veel voorkomende taken Een bericht verzenden 1. Klik op Zenden>Nieuw bericht. 2. Typ een of meer gebruikersnamen in het vak Aan. 3. Typ een onderwerp. 4. Typ een bericht. 5. Klik op Zenden. Een item lezen dat u hebt ontvangen 1. Dubbelklik op Venster In in het hoofdvenster. 2. Dubbelklik op het item dat u wilt lezen. Uw agenda weergeven 1. Klik op Venster>Agenda. Als u een ander agenda-ontwerp wilt weergeven, klikt u in het hoofdvenster op de pop-up lijst Agenda en vervolgens op een ontwerp. Het agenda-ontwerp toevoegen aan uw werkbalk 1. Klik in het hoofdvenster op Ontwerp. Klik eventueel op Werkbalk om de werkbalk weer te geven. 2. Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk en klik vervolgens op Bewerken. 3. Klik in de vervolgkeuzelijst Categorieën op Venstermenu. 4. Klik in de keuzelijst Functies op Agenda. 5. Klik op Toevoegen en vervolgens op OK. Vrije momenten zoeken voor een vergadering 1. Klik op Zenden en vervolgens op Nieuwe afspraak. 2. Typ namen van gebruikers en hulpmiddelen in het vak Aan. Als u de precieze namen niet weet klikt u op Adres. Dubbelklik op de gebruikers en hulpmiddelen die uw wilt plannen en klik vervolgens op OK. 3. Geef de eerst mogelijke dag voor de vergadering op in het vak Begindatum. 4. Geef de duur van de vergadering op. 5. Klik op Tijden zoeken en vervolgens op OK. 6. Sleep het kader totdat u een beschikbaar tijdsblok (niet grijs) vindt in de bovenste rij. Klik vervolgens op OK. 7. Vul de afspraak in en klik op Zenden.

5 On-line Help gebruiken Alle documentatie van de GroupWise-client is on-line beschikbaar. U kunt deze informatie op verschillende manieren raadplegen. Kies dus de methode die u het best uitkomt. In Zoeken worden trefwoorden weergegeven waarmee u gemakkelijk onderwerpen kunt vinden, ongeveer zoals een index in een boek. 1. Klik op Help en vervolgens op Zoeken. Hoe kan ik organiseert Help-onderwerpen over veel voorkomende taken, zodat u gemakkelijk vindt wat u zoekt. 1. Klik op Help en vervolgens op Hoe kan ik. Handige functies Functie Signalen instellen Een bericht terugtrekken Gemachtigde voor andere gebruiker Statusinformatie weergeven Uw persoonlijke agenda gebruiken De planning van anderen controleren op conflicten voordat u een vergadering plant. Waar vindt u meer informatie? Klik op Help en vervolgens op Coach. Dubbelklik op Afspraak-Signaal instellen. Klik achtereenvolgens op Help, Hoe kan ik, Fouten herstellen, Bericht terugtrekken. Klik op Help en vervolgens op Zoeken. Typ gemachtigde, klik op Weergeven en dubbelklik op Gemachtigde. Klik achtereenvolgens op Help, Hoe kan ik, Een bericht zenden, Berichten bezorgen, Controleren of iedereen mijn bericht heeft ontvangen. Klik op Help en vervolgens op Zoeken. Typ persoonlijke planner. Klik op Weergeven en dubbelklik op Agenda. Klik op Help en vervolgens op Coach. Dubbelklik op Planning - Controleren op conflicten.

6 Automatische functies gebruiken Het GroupWise Enhancement Pack bevat optionele geautomatiseerde functies, zoals uw handtekening toevoegen aan berichten die u verzendt, de spelling van berichten controleren, een agenda-ontwerp openen telkens wanneer u een afspraak opent, soortgelijke berichten sorteren in een berichtenoverzicht, uw naam toevoegen aan afspraken die u plant, onbestelbare berichten opnieuw versturen en wat dies meer zij. Het GroupWise Enhancement Pack wordt los van GroupWise geïnstalleerd. Als u het Enhancement Pack wilt installeren, start u SETUP.EXE. U vindt dit bestand in de directory UTILS\GEP van de installatiedirectory van uw client. Steeds dezelfde ontwerpen openen wanneer u GroupWise start Als u steeds dezelfde ontwerpen opent wanneer u GroupWise start, kunt u tijd besparen door deze ontwerpen in een Opstartpictogram in het Werkvak te plaatsen. U kunt dit bijvoorbeeld doen als u altijd wilt beginnen met uw dagplannerontwerp en een gefilterd Venster In zodra u GroupWise opent. 1. Open naar keuze twee of meer vensters of ontwerpen. 2. Rangschik de vensters zoals u ze wilt weergeven wanneer ze worden geopend. 3. Minimaliseer de ontwerpen, zodat ze als pictogrammen worden weergegeven op het bureaublad. 4. Sleep een van de pictogrammen naar het werkvak. 5. Sleep het tweede ontwerppictogram naar het reeds aanwezige pictogram in het Werkvak. 6. Sluit de ontwerppictogrammen op het bureaublad. Wanneer u voor de eerste keer dubbelklikt op het werkvakpictogram, worden de ontwerpen als pictogrammen weergegeven. Dubbelklik op elk pictogram en sluit vervolgens de geopende ontwerpen. Wanneer u nu dubbelklikt op het werkvakpictogram, worden de beide ontwerpen geopend. U vindt deze Snelstartkaart en extra informatie over GroupWise op de introductiepagina Group Wise Cool Solutions op het adres Met vragen over uw Postbus kunt u terecht bij uw systeem- of netwerkbeheerder. Patent aangevraagd Made in U.S.A A PDF