CallPilot. Release 2.0. Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Microsoft Outlook

Transcriptie

1 TM CallPilot. Release 2.0 Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Microsoft Outlook

2 Updates voor de Desktop Messaging gebruikershandleidingen Business Communications Manager en CallPilot 100/150 Internetclients Pagina 3 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 4 Over deze handleiding Hier volgt een lijst met internetmailclients die worden ondersteund: Microsoft Outlook 98 (Corporate Mode) Microsoft Outlook 2000 Microsoft Outlook 2002 (XP) Lotus Notes - 4.6x Lotus Notes - 5.x Lotus Notes - 6.x GroupWise - 6.x Unified Messaging in de Business Communications Manager ondersteunt ook: Microsoft Outlook Express - 5.x Microsoft Outlook Express - 6.x Microsoft Outlook 98 (Internet Mail Mode) Microsoft Outlook 2000 (Internet Mail Mode) Microsoft Outlook 2002 (XP) (Internet Mail Mode) Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 4.7x Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 6.2x Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 7.0x Qualcomm Eudora Pro - 5.x Pagina 3 Open de webtoepassing My CallPilot om gebruikersinformatie te bekijken en de instellingen van de functie te wijzigen My CallPilot wordt niet ondersteund. Pagina 6 CallPilot-player De knop Call the sender (De afzender bellen) is niet beschikbaar. Pagina 10 Een verbinding met My CallPilot tot stand brengen U kunt geen verbinding met My CallPilot tot stand brengen. Pagina 11 Berichten adresseren Wanneer u berichten vanaf internetmailclients adresseert, wordt de geopende VPIM-berichtindeling die wordt beschreven in de on line help niet ondersteund. Als u berichten adresseert aan externe sites, gebruikt u de volgende indeling: <Extern SMTP/VPIM-voorvoegsel><externe postbus>@localcallpilotserver Bijvoorbeeld: @CallPilot.MyOrg.com Hierbij is het VPIM-voorvoegsel van de externe site, 7171 de postbus op de externe site en CallPilot.MyOrg.com de FQDN van de lokale CallPilot.

3 Desktop Messaging-berichten doorsturen Gebruik niet het snelmenu (met de rechtermuisknop) om een bericht van Desktop Messaging door te sturen. Als u een bericht wilt doorsturen, kunt u het volgende doen: open het bericht en stuur het door via het CallPilot-venster; of (voor Outlook) selecteer het bericht in het Postvak IN van Outlook en stuur het door via de werkbalk van Outlook. Faxberichten bekijken Imaging for Windows, dat kan worden gebruikt voor het bekijken van faxberichten, wordt standaard geïnstalleerd bij de besturingssystemen Windows 95B, Windows 98, Windows NT en Windows Windows XP bevat geen Imaging for Windows, tenzij u dit heeft geïnstalleerd. Vraag de systeembeheerder of Imaging for Windows op uw systeem is geïnstalleerd. Als u met Windows XP werkt en Imaging for Windows niet op uw systeem is geïnstalleerd, kunt u faxberichten bekijken in de standaardviewer voor faxberichten van Windows XP door te dubbelklikken op het faxbericht. Met het stuurprogramma voor faxberichten kunt u één faxafbeelding tegelijk maken. Outlook, Lotus Notes, Groupwise Pagina 3 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 3 Open de webtoepassing My CallPilot om gebruikersinformatie te bekijken en de instellingen van de functie te wijzigen My CallPilot wordt niet ondersteund. Pagina 6 CallPilot-player De knop Call the sender (De afzender bellen) is niet beschikbaar. Pagina 10 Fax- en tekstberichten opstellen In het dialoogvenster Fax samenstellen kunt u het veld Onderwerp gebruiken om extra informatie, bijvoorbeeld de naam van de ontvanger, toe te voegen aan het faxvoorblad wanneer u een fax rechtstreeks naar een faxapparaat verzendt. De maximumlengte voor het veld Onderwerp is 80 tekens. Pagina 11 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 12 Berichtopties instellen Afleveringsbevestiging wordt niet ondersteund. Pagina 14 Persoonlijke distributielijsten Groepslijsten zijn het equivalent van persoonlijke distributielijsten. Groepslijsten kunnen uitsluitend door de systeembeheerder worden gemaakt. Groepslijsten worden in het serveradresboek weergegeven met de letters 'GL' naast de naam van de groepslijst en kunnen niet vanaf het telefoontoestel worden gemaakt. Pagina 19 Een verbinding met My CallPilot tot stand brengen U kunt geen verbinding met My CallPilot tot stand brengen NORTEL Gedrukt in Canada

4 Inhoudsopgave3 Welkom bij CallPilot Aan de slag Aanmelden Werken met CallPilot-berichten Spraakberichten afspelen Faxberichten weergeven Spraakberichten opstellen Fax- en tekstberichten opstellen De afzender van een spraakbericht bellen Berichten doorsturen en beantwoorden Bijlagen toevoegen aan berichten Berichtopties instellen Berichten adresseren Persoonlijke distributielijsten De instellingen van de postbus wijzigen De instellingen voor de bezorging van wijzigen De instellingen van het adresboek wijzigen De geluidsinstellingen wijzigen De koppeling naar My CallPilot volgen Off line werken Documentinformatie

5 Welkom bij CallPilot CallPilot van Nortel Networks is een geavanceerd communicatiesysteem voor bedrijven dat u ongekende flexibiliteit voor het beheer van berichten biedt. U kunt op uw telefoon of op uw computer met CallPilot werken. U hebt met Desktop Messaging toegang tot uw CallPilot-postbus via uw toepassing Microsoft Outlook. Hier volgen een aantal voorbeelden van de manieren waarop u CallPilot met uw kunt gebruiken: Naar spraakberichten luisteren. Faxberichten weergeven en afdrukken. Spraakberichten opnemen en verzenden. Faxberichten maken en verzenden. Spraak- en faxberichten doorsturen en beantwoorden. De afzender van een spraakbericht bellen. Berichtopties zoals urgent of privé toevoegen. Spraak-, fax- of tekstbestandsbijlagen aan berichten toevoegen. Persoonlijke distributielijsten maken. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen. My CallPilot op het Internet openen om gebruikersinformatie weer te geven en de functie-instellingen te wijzigen. Sommige functies die in deze handleiding worden besproken, zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer informatie het onderwerp Beschikbare functies in de on line Help van Desktop Messaging of vraag de beheerder. 3

6 Aan de slag Over deze handleiding In deze gebruikershandleiding wordt uitgelegd hoe u CallPilot gebruikt met uw e- mailprogramma Microsoft Outlook. De aanwijzingen en afbeeldingen in deze handleiding bieden u algemene informatie over het gebruik van CallPilot in combinatie met uw . De specifieke gegevens variëren naar gelang het computerbesturingssysteem dat u gebruikt, de versie van Outlook en de functies die beschikbaar zijn voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer hulp bij het gebruik van CallPilot de on line Help van Desktop Messaging. Wat u nodig hebt Voordat u met CallPilot begint, zal de beheerder ervoor zorgen dat uw account op correcte wijze voor CallPilot is geconfigureerd. Op uw computer dienen de volgende onderdelen te worden geïnstalleerd: CallPilot-speler voor het afspelen en opnemen van spraakberichten Microsoft Imaging for Windows of andere imaging-software voor het weergeven van faxen Nortel-faxstuurprogramma voor het maken van faxen Microsoft Outlook 98 of 2000 (SR-2) in bedrijfsmodus of Microsoft Outlook 2002 (SR-1) GroupWare- clients Windows 95 B, Windows 98 SE, Windows 2000 Professional, Windows XP, Windows NT4 SP6a Beeldscherm met 256 kleuren, 800 x 600 dpi 15 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor het installeren van de software Geluidskaart en luidsprekers voor het afspelen van spraakberichten op de computer Een op de computer aangesloten microfoon of een telefoon naast de computer voor het opnemen van spraakberichten Een LAN-verbinding (Ethernet) naar de CallPilot-server ISDN-, ADSL- of inbelmodemverbinding voor toegang tot de CallPilot-berichten Internet Explorer 5.x en 6.x of Netscape 6.2x en hoger voor toegang tot My CallPilot 4

7 Aanmelden Wanneer u zich aanmeldt bij uw , kunt u zich tegelijkertijd aanmelden bij CallPilot. Aanmelden vanuit Microsoft Outlook 1 Open uw programma Microsoft Outlook. Het dialoogvenster Aanmelding CallPilot wordt weergegeven. 2 Typ of selecteer uw postbusnummer in Postbus. 3 Typ het wachtwoord voor CallPilot in het vak Wachtwoord. 4 Schakel het selectievakje Wachtwoord opslaan in als u door CallPilot automatisch wilt worden aangemeld. 5 Klik op OK. Opmerking: schakel het selectievakje uit op een computer die gemeenschappelijk wordt gebruikt. Afmelden Wanneer u Microsoft Outlook afsluit, wordt u automatisch afgemeld bij CallPilot. Aanmelden op afstand U kunt u bij uw postbus aanmelden vanaf een computer waarop CallPilot op dezelfde wijze als uw computer op kantoor is geïnstalleerd en geconfigureerd. U kunt bijvoorbeeld een computer instellen voor een gastaccount of uw computer thuis instellen met een inbelverbinding naar de server. 5

8 Werken met CallPilot-berichten Wanneer u uw opent en CallPilot is geïnstalleerd, verschijnen uw CallPilotberichten in de map CallPilot-berichtenopslag. De Berichtenopslag bevat mappen voor het Postvak In, het Postvak Uit, Verzonden items en Verwijderde items van CallPilot. Het Postvak In van CallPilot CallPilotberichtenopslag Nieuw bericht Urgent bericht Bijgevoegde bestanden (spraak, fax, tekst) De afzender bellen Nieuw bericht opstellen Bericht is door geadresseerde geopend Bericht is ontvangen Controleren op nieuwe berichten De indicator voor nieuwe berichten van CallPilot wordt rood wanneer u een nieuw bericht hebt. Als u de indicator aan of uit wilt zetten, raadpleegt u De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 18. Nieuwe berichten worden vet weergegeven. Een bericht openen Als u een CallPilot-bericht wilt openen, dubbelklikt u op een willekeurige plaats in de berichtregel. Zie Spraakberichten afspelen op pagina 7 en Faxberichten weergeven op pagina 8. Een bericht verwijderen Als u een CallPilot-bericht uit het Postvak In wilt verwijderen, klikt u op het bericht om het te selecteren en klikt u vervolgens in de werkbalk op het pictogram Verwijderen. U kunt tevens klikken op het pictogram Verwijderen in een geopend CallPilot-bericht. Het verwijderde bericht wordt naar de map Verwijderde items verplaatst. Wanneer u zich afmeldt of Outlook afsluit, worden de CallPilotberichten in de map Verwijderde items rechtstreeks zonder bevestiging verwijderd. Berichten indelen Als u de berichten wilt indelen, kunt u nieuwe CallPilot-mappen in de CallPilotberichtenopslag maken en de berichten naar deze mappen verplaatsen of kopiëren. U kunt deze berichten openen wanneer u zich aanmeldt via de telefoon of via My CallPilot. 6

9 Spraakberichten afspelen Wanneer u een bericht met alleen spraak opent, verschijnt de CallPilot-speler. In berichten met een combinatie van spraak en fax of tekst klikt u op het pictogram Spraak om de CallPilot-speler te openen. De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten U kunt kiezen of u de spraakberichten door de telefoon of door de computer wilt laten afspelen. Als u de ene mogelijkheid of de andere wilt gebruiken of het telefoonnummer dat door CallPilot wordt gebeld wilt wijzigen, raadpleegt u De geluidsinstellingen wijzigen op pagina 20. U kunt tevens klikken op het pictogram Telefoon of Computer op de CallPilot-speler om de instelling te wijzigen. Een bericht via de telefoon afspelen 1 Als u een spraakbericht wilt afspelen wanneer u de telefoon voor het afspelen hebt geselecteerd, dubbelklikt u op het bericht in het Postvak In van CallPilot en neemt u de telefoon op wanneer deze rinkelt. 2 Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen, om vooruit en achteruit te gaan en de afzender te bellen. 3 Wanneer u klaar bent, hangt u op en sluit u het bericht. Een bericht via de computer afspelen 1 Als u een spraakbericht wilt afspelen wanneer u de computer voor afspelen hebt geselecteerd, dubbelklikt u op het bericht in het Postvak In van CallPilot. Het bericht wordt via de luidsprekers van de computer of de hoofdtelefoon afgespeeld. 2 Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen, om vooruit en achteruit te gaan, het volume en de snelheid te regelen en de afzender te bellen. 3 Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Bericht sluiten Volgende of Vorige bericht openen Positie in bericht Afspelen/ Opnieuw afspelen Stoppen Berichten via de telefoon afspelen Berichten via de computer afspelen Volume aanpassen Naar het begin/terug Naar het Snelheid einde/vooruit aanpassen Doorsturen Allen beantwoorden Antwoorden Bericht verwijderen Status Verbinding verbreken De afzender bellen 7

10 Faxberichten weergeven Als u faxen op de computer wilt weergeven, dient Imaging for Windows of andere imaging-software op de computer te zijn geïnstalleerd. Bovendien moet de beheerder van CallPilot de faxfunctie voor uw postbus inschakelen. Een faxbericht weergeven 1 Dubbelklik op een faxbericht in het Postvak In van CallPilot. Wanneer u een bericht met alleen een fax opent, verschijnt direct de faxafbeelding. In berichten met een combinatie van spraak en fax of tekst klikt u op het pictogram Fax om de fax weer te geven. 2 Wanneer u de fax weergeeft, kunt u de afbeelding vergroten of verkleinen, roteren of verplaatsen, afdrukken, verwijderen, opslaan, een gesproken annotatie aan het opgeslagen bericht toevoegen, doorsturen en beantwoorden. 3 Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Bericht sluiten Afdrukken Bericht verwijderen Deel van afbeelding selecteren Afbeelding slepen/ schuiven Volgende of Vorige bericht openen Doorsturen Allen beantwoorden Antwoorden Paginaweergaven wijzigen Naar de volgende of de vorige pagina gaan Linksom draaien Rechtsom draaien Inzoomen Uitzoomen Opmerking: als u een andere viewer dan Microsoft Imaging for Windows als uw standaardviewer gebruikt, ziet het faxbericht er mogelijk anders uit dan dit bericht en kunt u sommige functies die hier zijn aangegeven, zoals Inzoomen en Uitzoomen, misschien niet gebruiken. 8

11 Spraakberichten opstellen U kunt een spraakbericht opnemen via de telefoon of de computer en het vervolgens op dezelfde manier als een bericht adresseren en verzenden. Een spraakbericht opnemen en verzenden 1 Klik in het Postvak In van CallPilot op het pictogram Nieuw CallPilot-bericht. 2 Klik in het nieuwe berichtvenster op het pictogram Telefoon in de werkbalk om de CallPilot-speler te openen. 3 Klik op de CallPilot-speler op de rode knop Opnemen om de opname te beginnen. 4 Als u de opname op de computer maakt, spreekt u het bericht in de microfoon in. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om het bericht te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Als u de opname via de telefoon maakt, neemt u de telefoon op wanneer deze rinkelt. Neem na de toon uw bericht op. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om het bericht te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen of het bericht opnieuw wilt opnemen, zet u de afspeelschuifregelaar in de gewenste stand, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Leg de hoorn op de haak. 5 Klik op Aan om adressen uit het CallPilot-, - of het persoonlijke adresboek toe te voegen. Zie Berichten adresseren op pagina 14 of typ een adres met opmaak in het vak Aan. 6 Voeg indien nodig bijlagen en opties toe. Zie Bijlagen toevoegen aan berichten op pagina 13 en Berichtopties instellen op pagina 13. 9

12 7 Klik op de werkbalk op het pictogram Bericht verzenden. Bericht verzenden Bericht opslaan Bericht adresseren Opties instellen Bestand bijvoegen Pictogram Telefoon opent CallPilot-speler Afspeelschuifregelaar Afspelen Stoppen Opnemen via telefoon Opnemen via computer Opnemen Volume aanpassen Naar het begin/terug Naar het einde/vooruit Een nieuw spraakbericht als een bestand opslaan Snelheid aanpassen 1 Neem in het nieuwe berichtvenster een bericht op en klik in het menu Bestand op Opslaan als Typ in het vak Bestandsnaam de naam voor het bestand, selecteer de map waarin u het bestand wilt bewaren en klik vervolgens op Opslaan. Sla spraakbestanden op als.vbk-bestanden; CallPilot kan automatisch.vbkbestanden converteren in.wav-bestanden wanneer u de bestanden verzendt naar personen die CallPilot niet gebruiken. Zie De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina

13 Fax- en tekstberichten opstellen Een faxbericht maken en verzenden Als u een fax wilt maken, moet de faxfunctie voor uw CallPilot-postbus zijn ingeschakeld. Voor de geadresseerden van CallPilot van de fax moet tevens de faxfunctie zijn ingeschakeld om de fax op hun computers te kunnen weergeven. Als de geadresseerden hun berichten via hun telefoon raadplegen, kunnen ze alleen de fax weergeven door deze af te drukken. U kunt ook uw fax naar een faxapparaat verzenden. 1 Open het document dat u wilt faxen. Dit document moet 21,5 cm breed of smaller zijn. 2 Klik in het menu Bestand op Afdrukken. 3 Selecteer Nortel Fax in de lijst met printers en klik vervolgens op Afdrukken of op OK. 4 Het dialoogvenster Fax opstellen wordt weergegeven. Voordat u de fax verzendt, kunt u meer documenten toevoegen, waaronder een voorblad, door de stappen 1 tot en met 3 te herhalen. U kunt tevens de fax weergeven en deze als een bestand opslaan. 5 Een optie voor verzending selecteren. Als u een eenvoudige fax wilt verzenden, typt u het faxmachinenummer (of de faxmachinenummers) of CallPilot-postbusnummer ( m gevolgd door het nummer, bijvoorbeeld m7366), typt u een onderwerp en klikt u vervolgens op Verzenden. Als u de fax als een bijlage wilt verzenden met een nieuw CallPilot-bericht, selecteert u Verzenden met... en klikt u vervolgens op Verzenden. Bestandsnaam Weergeven voor verzending Verwijderen voor verzending Fax verzenden Volgorde van te faxen bestanden wijzigen Verzenden als bijlage Opslaan en later verzenden 6 Als u Verzenden met... selecteert, wordt een nieuw berichtvenster geopend waarin het faxbestand is bijgevoegd. Adresseer het bericht vanuit het CallPilot-, - of persoonlijke adresboek. Zie Berichten adresseren op pagina 14. Of typ het adres met opmaak in het vak Aan. 11

14 7 Voeg indien nodig bijlagen en opties toe. Zie Bijlagen toevoegen aan berichten op pagina 13 en Berichtopties instellen op pagina Klik op Verzenden. Een tekstbericht maken en verzenden Als u een tekstbericht wilt maken, opent u een nieuw CallPilot-berichtvenster en typt u of plakt u de tekst en klikt u vervolgens op het pictogram Bericht verzenden. De afzender van een spraakbericht bellen U kunt een bericht beantwoorden met een telefoongesprek in plaats van met een opgenomen bericht. 1 Klik in een geopend bericht op Afzender bellen. 2 Neem de telefoon op wanneer deze overgaat. CallPilot belt meteen de afzender van het bericht. 3 Wanneer u klaar bent met het gesprek, hangt u op of klikt u op Verbinding verbreken. Berichten doorsturen en beantwoorden U kunt een bericht doorsturen en een inleiding meezenden met het bericht. U kunt tevens een antwoord opstellen voor de afzender van een bericht of voor de afzender en alle geadresseerden van een bericht. Een bericht doorsturen of beantwoorden 1 Klik in een geopend bericht op Doorsturen, Beantwoorden of Allen beantwoorden. Spraakberichten opstellen Tekstberichten opstellen Bestand bijvoegen 2 Stel in het nieuwe berichtvenster een spraak-, fax- of tekstbericht samen. 3 Adresseer doorgestuurde berichten op dezelfde manier als een nieuw bericht. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. 4 Voeg bijlagen toe, stel opties in en wijzig de onderwerpregel indien nodig. 5 Klik op het pictogram Bericht verzenden. Opmerking: de beheerder kan berichten blokkeren die aan externe adressen worden doorgestuurd. 12

15 Bijlagen toevoegen aan berichten Voordat u een bericht verzendt, kunt u een spraak-, fax- of tekstbestand bijvoegen. Spraakbestanden kunnen de indeling.vbk of.wav hebben voor geadresseerden van CallPilot; CallPilot kan automatisch.vbk-bestanden converteren in.wav-bestanden wanneer u het bericht verzendt aan personen die CallPilot niet gebruiken. Zie De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 18. Faxbestanden moeten de indeling.tiff hebben. Tekstbestanden moeten de indeling.txt hebben. Een bestand in een bericht bijvoegen 1 Klik in het nieuwe berichtvenster op het pictogram Bestand bijvoegen. 2 Selecteer of typ in het dialoogvenster Openen de naam van het bestand dat u wilt bijvoegen. 3 Klik op Openen om het bestand bij te voegen en terug te keren naar het nieuwe CallPilot-bericht. Berichtopties instellen Voordat u een bericht verzendt, kunt u de opties voor verwerking en bezorging instellen. Berichtopties instellen 1 Selecteer in een nieuw berichtvenster indien nodig de opties Afgeleverd, Gevoeligheid en Bevestiging. Voor Afgeleverd kunt u Urgent selecteren of de instelling als Normaal laten staan. Voor Gevoeligheid kunt u Privé selecteren of de instelling als Openbaar laten staan. Vergeet niet dat berichten die u als Privé hebt gemarkeerd, door de geadresseerde kunnen worden doorgestuurd. Tevens worden geadresseerden in andere systemen dan CallPilot mogelijk niet op de hoogte gebracht van de instelling Privé. Vertel in uw bericht de geadresseerde dat het bericht Privé is. Schakel Leesbevestiging in om een bevestiging te krijgen dat de geadresseerde het bericht heeft geopend. Schakel Ontvangstbevestiging in als u een bevestiging wilt krijgen dat de geadresseerde het bericht heeft ontvangen. 2 Ga verder met het opstellen, adresseren en verzenden van het bericht. 13

16 Berichten adresseren Een bericht adresseren vanuit een adresboek U kunt een CallPilot-bericht adresseren vanuit het adresboek op de server of u kunt adressen uit uw persoonlijke adresboek selecteren. Het CallPilot-adresboek op de server wordt door uw organisatie onderhouden en bevat de adressen van de CallPilot-gebruikers en de distributielijsten die u mag gebruiken. Deze lijst kunt u niet bewerken. U kunt het adresboek downloaden naar uw computer zodat u in de off line modus kunt werken. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina 19. Uw persoonlijke adresboek is de lijst met adressen die op uw computer staat. U kunt CallPilot-adressen aan deze lijst toevoegen. 1 Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Aan. 2 Selecteer in de lijst Namen weergeven uit: CallPilot-adresboek of Persoonlijk adresboek. 3 Selecteer de naam van de geadresseerde of de distributielijst. 4 Klik op Aan ->. U kunt meer adressen selecteren door na elk adres op Aan -> te klikken. 5 Klik op OK om terug te gaan naar het nieuwe CallPilot-bericht. CallPilot-adressen aan uw persoonlijke adresboek toevoegen U kunt CallPilot-adressen en distributielijsten aan uw Persoonlijk adresboek toevoegen. Als u een onderscheid wilt maken tussen CallPilot- en adressen, zet u CallPilot achter de naam van de geadresseerde. 1 Dubbelklik op een naam in het adresboek op de server. 2 Klik in Eigenschappen op Toevoegen aan persoonlijk adresboek. U kunt ook met de hand een adres maken en toevoegen aan uw Persoonlijk adresboek. Raadpleeg de on line Help voor de correcte adresindelingen. Een bericht met de hand adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het veld Aan van een nieuw bericht. Plaats het adres tussen vierkante haken. Raadpleeg de on line Help voor de correcte adresindelingen. 14

17 Persoonlijke distributielijsten U kunt voor CallPilot persoonlijke distributielijsten maken in Outlook, in My CallPilot of op uw telefoon. Bestaande persoonlijke distributielijsten voor CallPilot gebruiken U kunt berichten adresseren met persoonlijke distributielijsten voor CallPilot die u in My CallPilot of op de telefoon hebt gemaakt. In Outlook selecteert u deze lijsten in het CallPilot-adresboek of voegt u ze toe aan uw Persoonlijk adresboek. Een persoonlijke distributielijst maken in Outlook U maakt in Outlook een persoonlijke distributielijst voor CallPilot op dezelfde manier waarop u een persoonlijke distributielijst voor uw maakt. Nadat u een lijst hebt gemaakt, verschijnt deze in uw persoonlijke adresboek voor zodat u de lijst kunt selecteren om een bericht te adresseren. U kunt geen lijsten die in Outlook zijn gemaakt openen via uw telefoon of via My CallPilot. 1 Klik in het Postvak In in het menu Extra op Adresboek. 2 Selecteer Persoonlijke adresboek en klik in het menu Bestand op Nieuw item. 3 Selecteer Persoonlijke distributielijst en klik op OK. 4 Typ een lijstnaam in het vak Naam van Eigenschappen van Nieuwe persoonlijke distributielijst. 5 Klik op Gebruikers toevoegen/verwijderen... om Leden van nieuwe persoonlijke distributielijst bewerken weer te geven. 6 Schuif omlaag naar het CallPilot-adresboek en selecteer het. Selecteer de namen die u aan de distributielijst wilt toevoegen door na elke naam te klikken op Leden ->. 7 Klik op OK wanneer u alle namen hebt ingevoerd. 8 Klik op OK nadat u de lijst hebt bekeken. U kunt op elk gewenst moment namen aan de lijst toevoegen of uit de lijst verwijderen. 15

18 De instellingen van de postbus wijzigen De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaardtoegangsinformatie van CallPilot voor u in. Indien nodig kunt u deze instellingen wijzigen. Raadpleeg de on line Help voor een uitgebreide uitleg. 1 In het Postvak In van het programma klikt u in het menu Extra op Services (of accounts als u XP gebruikt), en opent u Configuratie CallPilot Desktop Messaging. (Of selecteert u Beeld > Opties op de CallPilot-speler.) 2 Klik op het tabblad Algemeen om uw huidige toegangsinstellingen weer te geven. 3 Breng indien nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op OK. 16

19 Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen Dit is hetzelfde wachtwoord als het wachtwoord dat u voor de telefoon gebruikt. 1 Herhaal de bovenstaande stappen 1 en 2 en klik vervolgens op Wachtwoord wijzigen. 2 Typ het huidige wachtwoord in het vak Oud wachtwoord. 3 Typ het nieuwe wachtwoord in het vak Nieuw wachtwoord. 4 Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het vak Opnieuw typen. 5 Klik op OK om de wijziging op te slaan. 6 Klik op OK om de algemene instellingen af te sluiten. 17

20 De instellingen voor de bezorging van wijzigen De instellingen weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaard- instellingen voor u in. Indien nodig kunt u deze wijzigen. Raadpleeg de on line Help voor een uitgebreide uitleg. 1 In het Postvak In van het programma klikt u in het menu Extra op Services (of accounts als u XP gebruikt) en opent u Configuratie CallPilot Desktop Messaging. 2 Klik op het tabblad Post om de huidige instellingen weer te geven. 3 De standaardinstellingen die hier worden getoond, zijn voor de meeste gebruikers aan te raden. Berichtmelding - u kunt CallPilot zodanig instellen dat uw berichtenlijst automatisch, handmatig of met intervallen, zoals elke 5 minuten, wordt bijgewerkt. (Kies Handmatig om kosten te besparen op interlokale gesprekken of ISDN-verbindingen). CallPilot- formulier gebruiken - de CallPilot-berichten verschijnen in een CallPilotvenster in plaats van in een venster. Spraakberichten converteren naar WAV voor ontvangers zonder CallPilot - uw opgenomen berichten worden automatisch van.vbk- naar.wav-bestanden geconverteerd als u ze naar niet-callpilot-ontvangers verzendt. Pictogram voor nieuwe berichten (MWI) weergeven op de taakbalk - het CallPilot-telefoonpictogram op de taakbalk van Windows wordt rood wanneer u een nieuw bericht hebt. 4 Breng indien nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op OK. 18

21 De instellingen van het adresboek wijzigen De instellingen van het adresboek weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaardadresboekinstellingen voor u in. Indien nodig kunt u deze wijzigen. Raadpleeg de on line Help voor een uitgebreide uitleg. 1 In het Postvak In van het programma klikt u in het menu Extra op Services (of accounts als u XP gebruikt) en opent u Configuratie CallPilot Desktop Messaging. 2 Klik op het tabblad Adresboek om de huidige instellingen van het adresboek weer te geven. 3 Breng indien nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op OK. Het adresboek naar de computer downloaden U kunt het CallPilot-adresboek downloaden van de server naar de computer en CallPilot instrueren naar deze lijst te gaan zodat u off line kunt werken. 1 Selecteer het tabblad Adresboek zoals hierboven is beschreven. 2 Klik op Nu ophalen. Het serveradresboek wordt naar uw computer gedownload. 3 Selecteer Lokale versie van het serveradresboek gebruiken. Wanneer u nu in een CallPilot-bericht op Aan... klikt (of u nu on of off line werkt), gaat u naar het adresboek dat u naar de computer hebt gedownload. 4 Schakel het selectievakje Herinnering voor het ophalen van het adresboek elke... in als u een herinnering wilt voor het bijwerken van de lijst door deze regelmatig van de server te downloaden. Stel het aantal dagen tussen de herinneringen in. 5 Klik op OK. Wanneer u nogmaals rechtstreeks berichten vanaf de server wilt adresseren, schakelt u het selectievakje Adresboek op de server gebruiken uit. 19

22 De geluidsinstellingen wijzigen Het geluidsapparaat en het volume wijzigen U kunt de spraakberichten door de telefoon of door de computer laten afspelen. 1 In het Postvak In van het programma klikt u in het menu Extra op Services (of accounts als u XP gebruikt), en opent u Configuratie CallPilot Desktop Messaging. (Of selecteert u Beeld > Opties op de CallPilot-speler.) 2 Klik op het tabblad Audio om de huidige geluidsinstellingen weer te geven. 3 Klik onder Apparaat op Telefoon als u de spraakberichten via de telefoon wilt afspelen en opnemen. Controleer of het juiste telefoonnummer verschijnt. Of klik op Computer als u de spraakberichten via de luidsprekers en de microfoon van de computer wilt afspelen en opnemen. Opmerking: op de CallPilot-speler kunt u tevens het audioapparaat wijzigen. 4 Schakel onder Volume de twee selectievakjes Volume en Niveau in als u de volume-instellingen van CallPilot wilt overeenstemmen met de volumes van de luidspreker en de microfoon van de computer. 5 Als u een herinnering wenst voor het controleren van de instellingen voor het afspelen of opnemen van spraakberichten, schakelt u het selectievakje Instellingen bevestigen... in. 6 Als u spraakberichten naar de computer wilt downloaden voordat u ze afspeelt, schakelt u het selectievakje Bestand ophalen... in. Deze optie komt goed van pas wanneer u een modem gebruikt. 20

23 De koppeling naar My CallPilot volgen In Desktop Messaging zijn koppelingen aanwezig naar webbronnen voor My CallPilot. Als u de URL voor My CallPilot wilt weergeven of wijzigen, raadpleegt u De instellingen van de postbus wijzigen op pagina 16. Voor meer informatie over My CallPilot raadpleegt u de My CallPilot User Guide (alleen Engelstalig). 1 Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging Extra > My CallPilot. 2 Selecteer een van de tabbladen. De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1 Klik in My CallPilot op het tabblad CallPilot Features (CallPilot-functies). 2 Selecteer een functie en wijzig de instellingen naar wens. De wijzigingen die u aanbrengt in een functie, treden direct in werking wanneer u CallPilot via de computer of de telefoon gebruikt. Gebruikersinformatie weergeven Klik in My CallPilot op het tabblad Useful Information (Nuttige informatie) als u on line gebruikersinformatie die bij uw postbus hoort wilt bekijken. 21

24 Off line werken Als u off line wilt werken, hebt u een computer nodig waarop CallPilot net zo is geïnstalleerd en geconfigureerd als uw computer op kantoor. U kunt uw berichten en adressen naar deze computer downloaden voordat u off line gaat werken. 1 (Optioneel) U wilt misschien uw CallPilot-berichten downloaden naar de computer die u off line zult gebruiken. Meld u bij uw en bij CallPilot aan en klik vervolgens in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging en klik vervolgens op Alle CallPilot-berichten ophalen. Meld u af wanneer u de berichten hebt gedownload. 2 (Optioneel) U wilt misschien het adresboek op de server naar de computer downloaden. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina Open uw wanneer u niet met het netwerk bent verbonden en wacht totdat het venster Aanmelding CallPilot verschijnt. U hoeft het wachtwoord niet in te voeren. 4 Klik op Annuleren. U kunt dan off line werken, uw berichten herzien en nieuwe berichten opnemen en adresseren. U dient de luidsprekers en de microfoon van de computer te gebruiken voor het off line afspelen en opnemen van berichten; voor off line toegang kunt u geen telefoon gebruiken. De opgenomen berichten worden door CallPilot opgeslagen in het Postvak Uit en verzonden wanneer u zich aanmeldt bij de CallPilot-server. Berichtbeveiliging in off line modus Als anderen gebruikmaken van uw computer, dient u uw berichten in Outlook te beveiligen met een wachtwoord. Omdat berichten die in het Postvak Uit automatisch door Outlook worden verzonden wanneer u verbinding met het netwerk maakt, kan een andere gebruiker die toegang heeft tot uw Outlook-profiel in de off line modus berichten verzenden zonder dat u het weet. Als u uw postbus wilt beschermen, wijst u een wachtwoord toe aan uw Outlook-.cst-bestand. Raadpleeg de on line Help van Desktop Messaging voor meer informatie. 22

25 Documentinformati Documentinformatie CallPilot Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Microsoft Outlook Copyright 2002 Nortel Networks. Alle rechten voorbehouden. De informatie kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Nortel Networks behoudt zich het recht voor het ontwerp of de componenten te wijzigen wanneer de engineering en productie dit toelaten. Deze gebruikershandleiding wordt alleen als software-exemplaar gedistribueerd. Productrelease: 2.0 Documentuitgave: standaard 1.0 Datum: september