Stepco LinkIT handleiding

Transcriptie

1 Stepco LinkIT handleiding Document : Stepco LinkIT handleiding DocumentID : Steller : Glen Kösters Versie : 1.0 Status : Gereed Laatste wijziging : Door : Glen Kösters Stepco BV T: F: Stepco LinkIT handleiding Pagina 1 van 9 Versie: 1.0

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Inleiding Clients Desktop / Laptop Installatie Configuratie Eerste gebruik Contactpersonen Aanwezigheidsstatus Instant Messaging Bellen en gebeld worden... 9 Stepco LinkIT handleiding Pagina 2 van 9 Versie: 1.0

3 2 Inleiding In dit document is informatie opgenomen over de configuratie en het gebruik van Stepco LinkIT op uw werkplek. Het is belangrijk om te weten dat Stepco LinkIT gebruikt kan worden op verschillende endpoints, dit zijn onder meer uw laptop of PC, gecertificeerd Lync telefoontoestel en mobiele telefoon. Door de grote diversiteit aan apparaten en software clients is het onmogelijk om al deze informatie in dit document onder te brengen. Er zal dan ook niet worden ingegaan op alle functionaliteiten die een bepaalde client kan bieden. Stepco LinkIT handleiding Pagina 3 van 9 Versie: 1.0

4 3 Clients 3.1 Desktop / Laptop Afhankelijk van het gebruikte besturingssysteem, kan de Lync client op uw computer worden voorzien. Momenteel worden Windows en Mac systemen door de Lync client ondersteund. Linux biedt helaas geen mogelijkheid om gebruik te maken van Stepco LinkIT. Naast het type besturingssysteem is ook de versie van belang. Voor Windows geldt dat er minimaal Windows XP met Service Pack 3 aanwezig zal moeten zijn. Voor Mac geldt dat er minimaal Mac OS aanwezig moet zijn. Daarnaast is het belangrijk om te vermelden dat de nieuwe Lync 2013 client enkel ondersteund wordt op het Windows 7 en Windows 8 besturingssysteem Installatie Indien Stepco de installatie en configuratie van Stepco LinkIT voor uw organisatie verzorgt, zal een geschikte Lync client reeds op uw systeem zijn geïnstalleerd. Indien dit niet het geval is, raadpleeg dan de servicedesk van Stepco. Zij zullen een geschikte Lync client op uw systeem plaatsen. Aangezien het Lync installatiebestand niet publiekelijk beschikbaar is, is het niet mogelijk de installatie zelf uit te voeren Configuratie Nadat de Lync geïnstalleerd is, kan deze worden gestart. Klik hiervoor op het betreffende Lync 2010 of Lync 2013 icoon op uw bureaublad of Start menu. Voordat u met uw inloggegevens aan de slag gaat, is het zaak om de Lync client éénmalig te configureren. Om de Lync client te configureren klikt u op het radertje, vervolgens zal er een venster openen waar de Lync opties worden getoond. Klik vervolgens op Persoonlijk en daarna op Geavanceerd. Kies vervolgens voor Handmatige configuratie en vul de velden met de hier volgende informatie. Interne servernaam: Externe servernaam: sip.stepco-linkit.nl sip.stepco-linkit.nl Accepteer de wijzigingen door OK te klikken en u zult terugkeren naar het inlogscherm van Lync. Stepco LinkIT handleiding Pagina 4 van 9 Versie: 1.0

5 3.1.3 Eerste gebruik Nadat uw Lync client geconfigureerd is, kan er worden ingelogd met de gegevens die van ons heeft ontvangen. Indien u ook gebruik maakt van Stepco EasyIT kunt u inloggen met deze gegevens. Het aanmeldadres is gelijk aan uw adres. Vul uw adres in en klik op Aanmelden. De Lync client zal nu verifiëren of het account aanwezig is. Geef hierna uw wachtwoord, selecteer Mijn wachtwoord opslaan en klik nogmaals op Aanmelden. Bij een correcte login zal het meest rechtse venster worden weergeven. Als u ervoor heeft gekozen het wachtwoord op te slaan, zal de Lync client niet opnieuw naar uw wachtwoord vragen als u inlogt. De Lync client is nu klaar voor gebruik. Mocht u bij bovenstaande handeling een foutmelding zien, klik deze dan weg. Er zal een nieuw veld Gebruikersnaam worden toegevoegd. Vul hier uw gebruikersnaam in van het fancom domein. Gebruik hiervoor de volgende notatie: fancom\gebruikersnaam Indien u meer informatie wenst over de behandelde onderwerpen of andere functionaliteiten, kunt u de helpfunctie van de Lync client raadplegen of contact opnemen met de Stepco Servicedesk Contactpersonen Typ in het zoekvak van de weergave Contactpersonen in het hoofdvenster van Lync de naam, het IM-adres of het telefoonnummer dat u wilt toevoegen aan de lijst. Terwijl u typt, worden de resultaten onmiddellijk weergegeven onder het zoekvak. Stepco LinkIT handleiding Pagina 5 van 9 Versie: 1.0

6 Als u de vermelding ziet voor de persoon die u wilt toevoegen, wijst u de foto aan (of het weergavegebied voor foto's) en klikt u op de knop Meer opties. Wijs Toevoegen aan lijst met contactpersonen aan en selecteer een groep waaraan u de nieuwe contactpersoon wilt toevoegen Aanwezigheidsstatus Uw aanwezigheidsstatus wordt ingesteld op basis van uw Microsoft Outlook-agenda of uw Lyncactiviteiten. Als bijvoorbeeld momenteel een vergadering in Outlook is gepland, verschijnt in Lync de status 'In vergadering'. Als u een audio- of videogesprek in Lync voert, wordt uw aanwezigheidsaanduiding rood weergegeven voor 'Bezet' en wordt uw status bijgewerkt naar 'In gesprek'. U kunt uw aanwezigheidsstatus ook handmatig instellen en zo bepalen hoe en wanneer mensen contact met u kunnen opnemen. U kunt ook een persoonlijke mededeling toevoegen aan uw aanwezigheidsstatus die wordt weergegeven in de lijst met contactpersonen en op uw visitekaartje. Uw aanwezigheidsstatus wijzigen Klik op de vervolgkeuzepijl van het statusmenu onder uw naam in het hoofdvenster van Lync en klik op de status die u anderen wilt laten zien. Als u de status die u hebt ingesteld, wilt terugdraaien en uw status automatisch automatisch wilt laten bijwerken, klikt u op Status opnieuw instellen. Stepco LinkIT handleiding Pagina 6 van 9 Versie: 1.0

7 Zorg ervoor dat u de juiste status instelt. In de onderstaande tabel wordt elke aanwezigheidsstatus beschreven die u voor anderen kunt weergeven. Er wordt beschreven wat de status inhoudt en of u de status zelf kunt instellen. Aanwezigheidsstatus Beschrijving Hoe deze status wordt ingesteld Beschikbaar Bezet In gesprek In een vergadering In een telefonische vergadering Presenteren Niet storen Zo terug Inactief/Afwezig Niet op het werk Offline Onbekend U bent online en beschikbaar. U bent bezet en wilt niet worden gestoord. U neemt deel aan een Lync-gesprek (een tweerichtingsaudiogesprek) en wilt niet worden gestoord. U bent in vergadering en wilt niet worden gestoord. U bent in een telefonische Lyncvergadering (een Lync-vergadering met audio) en wilt niet worden gestoord. U geeft een presentatie en kan niet worden gestoord. U wilt niet worden gestoord en wilt gespreksmeldingen alleen zien als ze door iemand in uw werkgroep worden verzonden. U zit even niet achter de computer. U bent aangemeld maar gedurende de door u opgegeven tijdsduur is de computer niet actief geweest of was u niet aanwezig. U werkt niet en bent niet beschikbaar. U bent niet aangemeld. U wordt als Offline weergegeven voor persoon voor wie u uw aanwezigheid hebt geblokkeerd. Uw aanwezigheidsstatus is onbekend. Deze status wordt door Lync ingesteld wanneer wordt vastgesteld dat u de computer gebruikt. U kunt deze status ook zelf instellen als u anderen wilt laten weten dat u op kantoor bent, ook al verricht u geen activiteiten op de computer. Deze status wordt door Lync ingesteld wanneer u volgens uw Outlook-agenda een afspraak hebt. U kunt deze status ook selecteren via de vervolgkeuzepijl. Deze status wordt ingesteld wanneer wordt vastgesteld dat u een Lync-gesprek voert. Deze status wordt ingesteld wanneer wordt vastgesteld dat u deelneemt aan een Lync-vergadering of wanneer u volgens uw Outlook-agenda in vergadering zou moeten zijn. Deze status wordt door Lync ingesteld wanneer wordt vastgesteld dat u deelneemt aan een telefonische Lyncvergadering. Deze status wordt door Lync ingesteld wanneer wordt vastgesteld dat u uw scherm deelt of projecteert. U selecteert deze status met de vervolgkeuzepijl. U selecteert deze status met de vervolgkeuzepijl. De status wordt op Inactief ingesteld wanneer er gedurende vijf minuten geen activiteiten op de computer worden uitgevoerd, en op Afwezig nadat uw status gedurende vijf minuten Inactief is geweest. (U kunt deze standaardwaarden wijzigen door achtereenvolgens op de knop Opties, Status en op de pijlen naast Mij als Inactief weergeven wanneer mijn status Inactief is geweest gedurende dit aantal minuten en Mij als Afwezig weergeven wanneer mijn status Inactief is geweest gedurende dit aantal minuten te klikken.) U kunt deze status ook met de vervolgkeuzepijl selecteren. U selecteert deze status met de vervolgkeuzepijl. Deze status wordt ingesteld wanneer u zich afmeldt bij uw computer. Deze status kan worden weergegeven voor contactpersonen die Lync niet als programma voor chatberichten gebruiken. Stepco LinkIT handleiding Pagina 7 van 9 Versie: 1.0

8 Instant Messaging Met chatberichten in Lync kunt u efficiënt, in realtime en snel contact opnemen met uw contactpersonen. Chatten is minder formeel dan , gaat sneller dan een telefoongesprek en is heel gebruiksvriendelijk. Overal in Lync waar u een contactpersoon ziet, kunt u een chatbericht verzenden. Kijk of de balk links van de contactpersoon groen is of dat het label 'beschikbaar' wordt weergegeven. Beide geven aan dat de persoon een chatbericht kan ontvangen. U kunt de chatberichten aan uw wensen aanpassen door de tekstkenmerken (type, kleur, nadruk, grootte) te wijzigen, het bericht te markeren als belangrijk en emoticons toe te voegen. U kunt zelfs een chatgesprek met meerdere personen tegelijk starten. Hieronder wordt uitgelegd hoe u dit doet. Zoek de persoon naar wie u een chatbericht wilt sturen via de zoekfunctie, in de lijst met contactpersonen of op een andere locatie in Lync waar contactpersoon wordt weergegeven. Plaats de muisaanwijzer op de foto van de persoon in de lijst met contactpersonen en klik op de knop Chatbericht in het Lync-snelmenu. Dubbelklik ergens in de vermelding van de contactpersoon. Klik met de rechtermuisknop op de vermelding en selecteer Een chatbericht verzenden. Een chatbericht naar meerdere personen tegelijk verzenden: Als de personen naar wie u het chatbericht wilt sturen naast elkaar staan in de lijst met contactpersonen, houdt u Shift ingedrukt terwijl u op de eerste en de laatste persoon klikt. Klik vervolgens op het pictogram Chatbericht naast de laatste contactpersoon die u hebt geselecteerd. Typ uw bericht onder in het chatvenster en druk op Enter. Als de personen naar wie u het chatbericht wilt sturen niet naast elkaar staan in de lijst met contactpersonen, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elke contactpersoon klikt. Klik vervolgens op het pictogram Chatbericht, typ uw bericht onder in het chatvenster en druk op Enter. Uw chatbericht wordt verzonden naar alle personen die u hebt geselecteerd. Een chatbericht aan een groep sturen: Klik met de rechtermuisknop op de groepsnaam in de lijst met contactpersonen, klik op Een chatbericht versturen, typ uw bericht onder in het chatvenster en druk vervolgens op Enter. Uw chatbericht wordt naar alle leden van de groep verzonden. Stepco LinkIT handleiding Pagina 8 van 9 Versie: 1.0

9 Bellen en gebeld worden U kunt Lync als een gewone telefoon gebruiken om te bellen en gebeld te worden. U hebt alleen de luidsprekers en microfoon van uw computer nodig, of een hoofdtelefoon die is aangesloten op uw computer. Lync-gesprek (computeraudio): Zoek een contactpersoon of typ de naam van een persoon in het zoekvak en plaats de aanwijzer op de foto van de contactpersoon. Voer een van de volgende handelingen uit: Klik op het telefoonpictogram om de contactpersoon te bellen met Lync. Klik op de pijl naast het telefoonpictogram en selecteer een nummer. Wanneer het gesprek wordt aangenomen, gebruikt u de besturingselementen voor het regelen van het geluid om dit te dempen, weer te geven enzovoort. Stepco LinkIT handleiding Pagina 9 van 9 Versie: 1.0