Skype for Business voor Mac - basis Geïntegreerde communciatie client: bellen, chatten, mailen en vergaderen

Transcriptie

1 FACILITEITEN VOOR COMMUNICATIE EN SAMENWERKING Skype for Business voor Mac - basis Geïntegreerde communciatie client: bellen, chatten, mailen en vergaderen Steven Martens skypeteam december 2016

2

3 Inhoud 1 Wat is Skype for Business Aanmelden Startscherm Chats Meetings Calls Contacten Contacten toevoegen Quick link opties Contact groepen Beschikbaarheid Instellingen Algemene instellingen Contact instellingen Call instellingen Audio / video instellingen Notification instellingen Bellen Videogesprek Berichten sturen Meetings inplannen Via Outlook Standaard vergadering omvormen tot skype vergadering Via Skype for business BIJLAGEN 3

4 1 Wat is Skype for Business Skype voor bedrijven is de opvolger van de oude lync client. SfB laat toe te chatten / bellen / vergaderen / presenteren met collega s en externen. 2 Aanmelden Als adres typ je: voornaam.naam@kuleuven.be Als Gebruikers-id typ je: u-nr@kuleuven.be Bij Wachtwoord typ je je intranet-wachtwoord. Klik nu op Sign in. BIJLAGEN 4

5 3 Startscherm Eens je succesvol bent aangemeld kan je het startscherm zien. Dit kan in twee delen worden opgedeeld, aan de linkerzijde heb je het zij paneel. Hier kan je makkelijk tussen de verschillende functionaliteiten wisselen. Standaard staat deze op de contacten view. 3.1 Chats Onder Chats kan je al de gesprekken en oproepen terug zien. Als hier een kleine rode bol vanboven staat betekent dit dat er ongelezen berichten zijn. Je kan bovenaan ook zoeken voor een persoon om de resultaten te filteren. BIJLAGEN 5

6 3.2 Meetings Hier kan je al de geplande afspraken zien die gepland zijn, Hiervoor moet de synchronisatie met Outlook actief zijn. Meer over het inplannen van meetings in sectie 6 Meetings inplannen. Om in een actieve sessie iemand toe te voegen kan je rechts bovenaan op het icoon van de persoon met een plus klikken. Hierna kan je via de search mensen op naam gaan BIJLAGEN 6

7 zoeken om toe te voegen. 3.3 Calls Hier kan je de call geschiedenis zien, welke telefoon gesprekken je gehad hebt met wie en wanneer. Hier kan je ook je voic s bezien en beluisteren, zoals hieronder aangetoond. BIJLAGEN 7

8 Meer informatie over het doorschakelen en de instellingen van telefoon oproepen vind je in sectie Call settings 3.4 Contacten In deze view kan je nieuwe contacten zoeken door in de zoekbalk bovenaan een naam of nummer in te geven. Mocht deze naam niet herkend worden zal deze persoon nog niet op Skype voor bedrijven zitten. Reeds toegevoegde contacten worden weergeven onder de zoekbalk. Standaard staan zij onder Overige contacten / other contacts. De contacten zijn te sorteren in groepen, deze groepen zijn zelf aan te maken en aan te passen Contacten toevoegen Een contact toevoegen kan je doen op twee manieren. Ten eerste kan je onder de Contacts tab, bovenaan in de zoekbalk iemand opzoeken op naam. Vervolgens de persoon selecteren en bovenaan, in de menu balk, onder Contacts kiezen voor Add Contact. BIJLAGEN 8

9 Anderzijds kan je met 2 vingers klikken op een naam of nummer die je gevonden hebt via de search. Dan vervolgens Add Contact te selecteren Quick link opties Onder contacten kan je een persoon selecteren hierop klikken highlight de persoon en laat een aantal extra opties toe. In volgorde van voorkomen 1. Tekst bericht verzenden via Instant Messaging ( IM ) 2. Bellen naar de persoon. 3. Videogesprek starten met de persoon 4. Mail versturen 5. Vergadering Inplannen ( meer hierover in 6.2 Vergadering inplannen ) Contact groepen Een nieuwe groep aanmaken doe je door met 2 vingers te klikken op een van de bestaande groepen of bovenaan via de menu tool bar onder Contacten. Daar selecteer je dan New Group. BIJLAGEN 9

10 Dan wordt er gevraagd om de naam van de nieuwe groep te definiëren. Hierna kunnen contacten in deze groep worden gesleept of toegevoegd worden door met 2 vingers te klikken op een bestaande contact en de groep aan te vinken. BIJLAGEN 10

11 Ten laatste kan je ook een groep verwijderen door met 2 vingers te klikken op de groep. Daar krijg je de optie om het te hernoemen of om te verwijderen. BIJLAGEN 11

12 3.5 Beschikbaarheid Links boven aan het scherm is er een overzicht van jouw huidige status, door op available te klikken kan je uit het drop down menu jouw status aanpassen. Available / Beschikbaar Busy / Bezet Do Not Disturb/ Niet storen Be Right Back / Zo terug Off Work / Niet op het werk Appear Away / Als afwezig weergeven Automatic / Automatisch Beschikbaar, dit is de standaard modus, mensen kunnen je bellen en messagen. Mensen kunnen je nog steeds proberen te bellen en berichten te sturen Mensen kunnen je niet bellen of berichten sturen. Mensen kunnen je nog steeds proberen te bellen en berichten te sturen Mensen kunnen je nog steeds proberen te bellen en berichten te sturen Mensen kunnen je nog steeds proberen te bellen en berichten te sturen Dit gaat automatisch de gepaste status opzetten, afwezig wanneer je een poos niet actief bent geweest en Do not disturb als je aan het presenteren bent. BIJLAGEN 12

13 3.6 Instellingen De Eigenschappen kan je vinden onder Preferences in het Skype for Business drop down menu De eigenschappen die aan te passen zijn beperkt aangezien nog niet al de functionaliteiten van de client zijn geïmplementeerd. Daarom kan het zijn dat sommige eigenschappen niet te vinden zijn Algemene instellingen Contact instellingen De opties van de contacts eigenschappen is beperkt tot het minimaliseren van de contacten in de lijst. Dit houdt in dat er geen klein pictogram van de persoon is te zien naast zijn naam. Hiernaast kan er ook gekozen worden om de aanwezigheid al dan niet te laten zien van andere contacten. BIJLAGEN 13

14 Dit is de standaard configuratie. Compact contact list verwijdert de mini pictogrammen in de contactenlijst. Contact status laat de aanwezigheid van de contactpersonen zien. Prompt before deleting vraagt een bevestiging voor het verwijderen van groepen Call instellingen Hier kan je verschillende oproep instellingen aanpassen zoals oproepen doorschakelen en de voic . Wanneer call forwarding aanstaat worden automatisch doorgestuurd. Je kan kiezen wanneer call forwarding van toepassing is. Of er tegelijk op de pc en op het andere nummer gebeld moet worden of enkel op de doorgeschakelde nummer. Let wel op, als er niet opgenomen wordt kom de voic niet in de mailbox maar krijg je een gemiste oproep boodschap. BIJLAGEN 14

15 3.6.4 Audio / video instellingen In dit scherm kies je via welk apparaat de audio wordt opgenomen en afgespeeld. Ook de webcam is in te stellen. Mocht het apparaat niet herkend wordt kan je best een andere poort proberen of je lokale IT contacteren Notification instellingen Hier kunnen de pop-ups en geluiden aangepast worden die je krijgt wanneer iemand je belt of een bericht stuurt. BIJLAGEN 15

16 4 Bellen Wanneer je dubbelklikt op een contact in je lijst komt er een chat scherm tevoorschijn. Hier kan je rechts bovenaan op het telefoon icoontje klikken om iemand te bellen. Indien je op het camera icoon klikt wordt er een videogesprek opgestart. De persoon aan de andere kant krijgt hier nog een melding van dat het om een videogesprek gaat. Het skypevenster laat ook een preview zien van wat de webcam opneemt. BIJLAGEN 16

17 Alternatief kan je ook met 2 vingers klikken op een contact om dan direct te kiezen om een skype voor bedrijven oproep te bellen of bellen naar een (mobiel)nummer. In een gesprek kan je meerdere acties ondernemen. In het midden van het scherm zie je vier opties. Van links naar rechts: videogesprek starten, microfoon dempen, presenteren en opleggen. Rechts bovenaan zie je nog andere opties. Van links naar rechts: Een nummer bellen, Chat window openen, persoon(en) toevoegen. Wanneer je het telefoon icoon selecteert komt er het volgende scherm tevoorschijn. Je kan het huidig gesprek parkeren door op hold te duwen, rechtstreeks verbinden door op transfer te klikken of je huidige apparaten te veranderen ( bv andere microfoon / BIJLAGEN 17

18 Camera selecteren). Wanneer je een ander nummer belt door te typen of de nummertoetsen te gebruiken wordt de huidige persoon in wacht gezet wanneer je het nummer belt. Op het chaticoontje klikken geeft dan weer volgend beeld. Meer personen toevoegen ziet er als volgt uit : Hier kan je dan zoeken in je adresboek of op nummer. BIJLAGEN 18

19 4.1 Videogesprek Ook video gesprekken zijn mogelijk, enerzijds voor dat het gesprek bezig is. Dit doe je door in het chatvenster op het videocamera icoon te klikken. Anderzijds door in het gesprek het videocamera icoon aan te klikken, je krijgt eerst een preview van je eigen camera, zodat je kan bevestigen voor je de videofeed begint. 5 Berichten sturen Nog niet al de functionaliteiten van de windows SfB client zijn geïmplementeerd in de mac SfB client. Zo is het niet mogelijk om een attachment via bericht te sturen, ontvangen is ook niet mogelijk, hiervoor gebruik je best de outlook mail applicatie. 6 Meetings inplannen 6.1 Via Outlook Indien je een nieuwe skype vergadering wil starten via outlook kan in het start scherm links vanboven Meeting selecteren. Daarop krijg je een nieuw scherm waar je mensen kunt uitnodigen. Deze personen krijgen dan de mail die onder de informatie staat weergeven. Deze is ook aan te passen, let wel op dat je de footer van Join Online Meeting laat staan. Deze bevat de hyperlink om automatisch de skype vergadering te joinen. BIJLAGEN 19

20 6.1.1 Standaard vergadering omvormen tot skype vergadering. Open een bestaande afspraak, en selecteer onder het icoon met de wereldbol met 2 personen, add Online meeting. Zoals aangetoond op de schermafbeelding hieronder. 6.2 Via Skype for business Je kan in je contactenlijst de persoon opzoeken waar je een vergadering mee wilt starten opzoeken. Door deze persoon te selecteren worden er andere opties zichtbaar. BIJLAGEN 20

21 Het laatste icoon in de rij is de snelkoppeling om een vergadering in te plannen met de persoon in kwestie. Anderzijds kan je ook bovenaan in de menubalk onder conversations Meet Now Selecteren. BIJLAGEN 21

22 Daarop komt er een skype meeting voorbeeld mail opgesteld in Outlook zoals hieronder te zien is. Vanuit de interface kan je dan ook andere mensen uitnodigen. BIJLAGEN 22

23 DIENSTEN ALGEMEEN BEHEER DIRECTIE ICTS W. de Croylaan 52 B bus LEUVEN, BELGIË tel icts@kuleuven.be