Eerste keer SvB. Account invullen Tijdens cursus een testaccount Tests4b0x (1 t/m 15) Wachtwoord Skype0xxx

Transcriptie

1 Skype voor Bedrijven Aan de slag Eerste keer SvB Account invullen Tijdens cursus een testaccount Tests4b0x (1 t/m 15) Wachtwoord Skype0xxx Alleen de eerste keer. Aan eind training verwijderen. Op dag uitrol eenmalig met eigen account.

2 Training

3 Iedereen in beeld We gaan met moderne techniek bellen en samenwerken.

4 Die nieuwe techniek heet Je kunt met Skype bellen, maar ook: Online vergaderen Zien wie beschikbaar is Chatten Je scherm delen

5 Onderwerpen

6 Een korte tour om even kennis te maken.

7 Zo ziet Skype eruit op de laptop. Je ziet: Vooral veel contactpersonen

8 Dit ben ik. Mijn beschikbaarheidsstatus. Ik ben momenteel Beschikbaar. Locatie. Contactpersonen.

9 Ik kan mijn contactpersonen ordenen op: GROEPEN. Of op de STATUS die ze momenteel hebben

10 Ik kan een contactpersoon ook zoeken op naam.

11 Gesprekshistorie. Hier staat alles in: chats, oproepen, vergaderingen, presentaties.

12 Bellen met Skype.

13 Mijn vergaderingen voor vandaag. Deze haalt Skype uit Outlook.

14 Tot slot zitten hier meer opties.

15 Oefening Onderzoek de hoofdmenu items, de indeling van je contactpersonen en zoek een collega op

16 Onderwerpen

17 Communicatiebalk & Contactpersonen toevoegen

18 De communicatiebalk 1. Zoek een persoon via het zoekveld. 2. Beweeg de muis over de foto van de persoon. Communicatiebalk 1. Chatten 2. Bellen 3. Videogesprek 4. Visitekaartje 5. Meer opties

19 De communicatiebalk 1. Zoek een persoon via het zoekveld. 2. Beweeg de muis over de foto van de persoon. Communicatiebalk 1. Chatten 2. Bellen 3. Videogesprek 4. Visitekaartje 5. Meer opties

20 Personen toevoegen aan Favorieten 1. Klik op Meer opties 2. Contactpersoon toevoegen aan Favorieten 3. Contactpersoon toevoegen aan een aparte lijst (groep)

21 Groepen maken 1. Klik op het contacten icoontje rechts. 2. Klik op Een nieuwe groep maken. 3. Geef de nieuwe groep een naam.

22 Oefening Voeg contacten toe als favoriet, creëer een groep en voeg mensen hieraan toe.

23 Onderwerpen

24 Beschikbaarheidsstatus

25 Iedereen in Beeld Een goede bereikbaarheid vereist inzicht in beschikbaarheid. De beschikbaarheidsstatus.

26 Mijn beschikbaarheidsstatus. Ik ben momenteel Beschikbaar. Klik op de status voor meer status opties. Je kunt hier handmatig je status aanpassen.

27 Beschikbaar Geeft aan dat iemand beschikbaar is voor telefoontjes, chatberichten en s, maar dat die persoon ondertussen wel gewoon bezig is. Bezet Deze status geeft aan dat iemand ergens mee bezig is of een afspraak in zijn of haar agenda heeft staan. Niet storen Iemand wil beslist niet onderbroken worden bij zijn of haar activiteiten. Zo terug Zou je zelf kunnen instellen als je heel even van je werkplek bent en verwacht zo terug te zijn. Afwezig Hier kunnen twee dingen aan de hand zijn: 1. Iemand heeft een tijdje zijn toetsenbord niet aangeraakt, waardoor automatisch de status afwezig wordt ingesteld. 2. Iemand wil aangeven dat hij/zij voorlopig niet achter het bureau zit.

28 Automatische status Soms wordt je status automatisch ingesteld op basis van je Outlook-agenda. Als je een vergadering hebt gepland in Outlook, wordt je status weergegeven als In een vergadering in Skype. Als je een gebeurtenis hebt gepland in je Outlook agenda, zal je status veranderen naar Bezet. Wanneer je een audio- of videogesprek voert in Skype, wordt je status bijgewerkt naar In gesprek. Een Skype-vergadering wordt weergegeven als een Telefonische Vergadering.

29 Afwezigheidsassistent Out-of-office meldingen uit Outlook worden hier ook getoond. Tevens is er dan een paarse pijl bij de foto te zien.

30 Bijzondere statussen Beschikbaar en onderdeel van groepsnummer Als je onderdeel uitmaakt van een groepsnummer (responsgroep), dan kun je gebeld worden via Skype zodra je status is ingesteld op Beschikbaar. Outlook-agenda afspraken als Bezet Afspraken in je Outlook agenda die zijn ingesteld als Weergeven als bezet zorgen ervoor dat je Skype status automatisch verandert naar Bezet. Je bent dan ook niet meer bereikbaar vanuit een groepsnummer. Niet storen De status Niet storen zorgt ervoor dat contactpersonen je niet kunnen bellen of berichten via Skype.

31 Melding van een statuswijziging

32 Melding aanmaken 1. Klik op ( ) van iemand waarvan je een melding wilt krijgen zodra zijn/haar status verandert. 2. Klik op Markeren voor meldingen voor statuswijzigingen 3. Tip: haal de markering na ontvangst van de melding weer weg!

33 Laat ook weten wáár je bent

34 Je locatie instellen 1. Klik op locatie. 2. Typ een naam voor jouw locatie in het venster. Enter. 3. Als je eerder locaties hebt aangemaakt, kun je die kiezen via Mijn aangepaste locaties.

35 Onderwerpen

36 Chatten

37 Chatten 1. Ga met je muis op de foto van diegene met wie je wilt chatten staan en klik vervolgens op het Chat-icoon

38 Chatten 1. Ga met je muis op de foto van diegene met wie je wilt chatten staan en klik vervolgens op het Chat-icoon 2. Typ een bericht. 3. Verzenden via het vliegtuigje.

39 Wat ziet de ander? Er verschijnt rechtsonder een pop-up vergelijkbaar met:

40 Deelnemers toevoegen 1. Klik rechtsboven in een gesprek op het icoon om deelnemers toe te voegen. 2. Voeg vervolgens meer contactpersonen toe aan het gesprek

41 Oefening 1. Stuur een chatbericht naar iemand met status Niet Storen 2. Stel een melding in voor statuswijziging bij iemand met Niet Storen 3. Chat met iemand die Beschikbaar is 4. Chat met een groep door deelnemers toe te voegen

42 Onderwerpen

43 Bellen met Skype

44 Bellen van contacten 1. Selecteer of zoek een contactpersoon 2. Beweeg de muis over de foto van de persoon 3. Klik op het kleine driehoekje Belopties Bellen van contacten Kies uit: Gewoon bellen (088-nummer) Nieuw nummer invoeren Een Skype-oproep

45 Tijdens het bellen Zodra de verbinding wordt gemaakt zie je een foto en opties Chatten tijdens een Skype gesprek

46 Meer mensen uitnodigen tijdens en gesprek 1. Klik op het meer mensen uitnodigen icoontje 2. Selecteer of zoek degene die je bij het gesprek wilt betrekken 3. Klik op het Deelnemers venster om deelnemers te bekijken

47 Een video gesprek starten Klik in het contactenscherm op Video Of klik vanuit het chatscherm op Video Of klik vanuit het gesprekscherm op Video

48 Een gesprek beantwoorden, omleiden of weigeren

49 Een Skype-gesprek beantwoorden Klik op het blauwe telefoon icoon om op te nemen. Via het Opties menu Klik op het mobiele (088) nummer om het gesprek om te leiden. Klik op Beantwoorden via IM om via chat te beantwoorden. Klik op Instellen op Niet storen om het gesprek te weigeren en jouw status te wijzigen naar Niet Storen Klik op Negeren om te weigeren.

50 Oefening Voer een audio en video gesprek en voeg meer mensen toe aan het gesprek

51 Doorverbinden

52 Koud doorverbinden (zonder vooraankondiging) 1. Klik op het gespreksbeheer icoontje in gesprek A 2. Klik op het icoon voor Doorschakelen 3. Kies een contactpersoon om naar door te verbinden

53 Oefening (3 personen) Koud doorverbinden

54 Stap 1. Wachtstand gesprek A Warm doorverbinden (met vooraankondiging/ruggespraak) 1. In gesprek A, klik op het gespreksbeheer-icoon en zet het gesprek in de wachtstand Stap 2. Hoofdvenster Skype 2. Keer terug naar het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven 3. Zet een nieuw gesprek (B) op met de persoon naar wie je wilt doorverbinden en kondig het gesprek aan Stap 3. Gesprek B

55 Warm doorverbinden (met vooraankondiging/ruggespraak) Stap 5. Doorverbinden 1. In gesprek A, klik op het gespreksbeheer-icoon en zet het gesprek in de wachtstand 2. Keer terug naar het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven Stap 4. Gesprek A 3. Zet een nieuw gesprek (B) op met de persoon naar wie je wilt doorverbinden en kondig het gesprek aan 4. Keer terug naar gesprek A en klik via het gesprekbeheer-icoon op Doorverbinden 5. Verbind gesprek A door aan gesprek B

56 Oefening (3 personen) Warm doorverbinden

57 Bellen via het toetsenblok

58 Bellen via toetsenblok 1. Klik in het hoofdmenu op het toetsenblok-icoon (10 stippen). 2. Gebruik je muis of toetsenbord om een telefoonnummer en in te toetsen klik op Bellen.

59 Gesprekken op de juiste plaats laten binnenkomen

60 Snelle instellingen voor het doorschakelen van gesprekken, bekijken en wijzigen Direct vaststellen dat jouw gesprekken (niet) worden doorgeschakeld Eenvoudig doorschakelnummer instellen Gesprekken op twee plekken tegelijk laten binnenkomen

61 Uitgebreide instellingen voor het doorschakelen Doorschakelen, tegelijk bellen, instellingen onbeantwoorde oproepen Standaard is Tegelijk bellen voor iedereen ingesteld Let op! Als je opneemt met je mobiele telefoon, dan zal Skype aangeven dat je een gemiste oproep hebt.

62 Skype voor Bedrijven Aan de slag Telefonische bereikbaarheid VNOG 088 VNOG Administratiepool (4000) Servicedesk (4333) 088 Werklocatie Pool locatie Administratiepool Servicedesk 088 post Pool werklocatie Administratiepool Servicedesk 088 afdeling collega s afdeling Administratiepool Servicedesk

63 Skype voor Bedrijven Aan de slag Instelling groepsnummers Er zijn vier verschillende groepen mogelijk: Last Idle Oproep naar laatst actieve, STANDAARD Serieel Oproep volgens vaste volgorde Round Robin Oproep volgens wisselende volgorde Parallel Oproep naar alle agenten Twee mogelijkheden van aanmelden: Informeel Altijd ingelogd als SvB actief is, STANDAARD Formeel Optie (omslachtig) om aan en af te melden

64 Skype voor Bedrijven Aan de slag Status Status op Beschikbaar: Bereikbaar voor individuele en groepsoproepen Status op Bezet (ook bij Afwezig, in vergadering etc): Bereikbaar voor individuele oproepen en NIET voor groepsoproepen Status op niet storen: Niet bereikbaar voor individuele en groepsoproepen Outlook past status aan naar Bezet bij vergadering NIET bereikbaar voor groepsoproepen CTRL-ALT-DEL en automatische screenlock Status aangepast naar Afwezig en NIET bereikbaar voor groepsoproepen

65 Vragen en antwoorden Voordelen/verschil met Avaya Ik werk elke dag, maar draai niet elke dag mee in de groep. Hoe zit dat? Wat gebeurt er als ik een groepsoproep wegdruk of negeer? Welk nummer zie je bij een doorverbonden telefoontje? Bel ik met eigen nummer of groepsnummer uit? Kan ik namens iemand anders bellen? Andere vragen?

66 Oefening groepsnummers Gebeld worden op eigen nummer Gebeld worden op groepsnummer Status beschikbaar en status bezet

67 Skype voor Bedrijven Aan de slag Accounts Username Wachtwoord Vast nummer Mobiel nummer Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Skype Testgroep 1 Parallel leden: test01 en test02 Testgroep2 Serieel leden: test03, test04, test05en test06 Testgroep3 Last Idle leden: test06 en test07

68 Onderwerpen

69 Samenwerken met een collega

70 Samenwerken 1. Kies met wie je wilt samenwerken en open een chatvenster. 2. Klik op het icoon om inhoud te delen. 3. Klik op Bureaublad presenteren. Wat is een nadeel van het delen van je bureaublad?

71 Samenwerken 1. Maak een PowerPoint document aan en zet die open. 2. Klik op Programma s presenteren 3. Deel nu het venster van de PowerPoint. 4. Ook kun je de besturing overgeven aan de ander.

72 Meer opties 1. Klik vanuit een gespreksvenster op Inhoud delen 2. Van hieruit kun je o.a. bijlagen toevoegen en een whiteboard invoegen

73 Oefening Onderzoek de samenwerkingsmogelijkheden

74 Onderwerpen

75 Een online vergadering inplannen

76 Om online vergaderingen effectief te laten verlopen is het goed om een aantal richtlijnen in acht te nemen. Zorg dat je 5 minuten voor een vergadering ingelogd bent. Controleer je microfoon en geluid; voorkom rondzingen en demp je microfoon als je niet spreekt. Spreek niet door elkaar tijdens een vergadering. Zorg dat vooraf duidelijk is wie de voorzitter is, wat de agenda is, de beschikbare tijd, etc

77 Een online vergadering inplannen 1. Open je agenda in Outlook 2. Klik in het lint op Nieuwe items en klik op Skype-vergadering of klik direct op Nieuwe Skypevergadering

78 Vergaderopties aanpassen 1. Klik in het lint op Opties voor vergadering

79 Machtigingen voor de Skype-vergadering aanpassen 1. Kies voor Een nieuwe vergaderruimte. 2. Pas instellingen aan voor wie moet wachten in de lobby. 3. Stel in wie presentatoren zijn in de vergadering. Alleen presentatoren kunnen inhoud delen en personen toelaten tot de vergadering.

80 Uitnodigingen versturen 1. Voeg de mensen toe die je uit wilt nodigen en het onderwerp, etc. 2. Voeg eventueel nog tekst, bijvoorbeeld de vergaderagenda, toe in het bericht. 3. Klik op Verzenden om de uitnodigingen te versturen

81 Deelnemen aan een Skype vergadering

82 Deelnemen aan een Skype-vergadering 1. Voor aanvang van de Skype-vergadering verschijnt een herinnering. Klik op de knop Online deelnemen. 2. Klik in de uitnodiging op Deelnemen aan Skype-vergadering. 3. Skype opent in het vergaderscherm.

83 Deelnemen aan een Skype-vergadering Skype voor Bedrijven gebruiken: standaard geselecteerd Bel mij op: Skype zal je bellen op een ander nummer om zo deel te nemen aan de vergadering. Niet deelnemen aan audiosessie: Je kunt wel meeluisteren maar zelf niets zeggen

84 Praktische zaken Informatiemateriaal Dag van uitrol en rol key-users Headsets Verwijderen testaccount

85 Hartelijk dank voor de aandacht en veel succes gewenst