MobielinBedrijf. Alle zakelijke telefonie op één toestel. Verkorte Handleiding

Transcriptie

1 MobielinBedrijf Alle zakelijke telefonie op één toestel Verkorte Handleiding

2 MobielinBedrijf van KPN Met MobielinBedrijf beschikt uw mobiele telefoon over de belangrijkste functies van een vaste telefoon. Dat werkt wel zo efficiënt. Bovendien wordt het instellen van doorschakelingen of het opbouwen van een groepsgesprek wel heel gemakkelijk door de bijgeleverde internetapplicatie MobielinBedrijf Assistent. U kunt van deze applicatie gebruik maken als u een computer met internetverbinding heeft. In deze verkorte handleiding vindt u een beschrijving van de belangrijkste functies van MobielinBedrijf: Doorschakelen Terugbellen bij Bezet Wisselgesprek Groepsgesprek Huntgroep Beschikbaarheidstatus Chef-secretaresse schakeling Deze en andere functies stelt u in via: Doorschakel IVR (Interactive Voice Response menu): 9999 Internetapplicatie MobielinBedrijf Assistent: Met MobielinBedrijf beschikt u over nog een handige faciliteit: u kunt collega s voortaan ook bereiken met korte interne nummers. Voor verkorte externe servicenummers zoals: Voic 1233, Klantenservice 1200, Saldo informatie 1244 of EasyConnect 1888 moet u voortaan echter een extra 0 toetsen. Uw Voic bereikt u voortaan bijvoorbeeld via en EasyConnect via Wij raden u aan om deze externe servicenummers met de extra 0 in uw telefoon te programmeren. Doorschakelen Inkomende gesprekken op uw mobiele telefoon kunt u automatisch laten doorschakelen naar uw Voic , het bedrijfsnummer of een ander nummer (bijvoorbeeld uw collega). U heeft hierbij de keuze om altijd alle gesprekken automatisch door te schakelen (direct doorschakelen) of alleen onder bepaalde omstandigheden (indirect doorschakelen). Direct doorschakelen Met direct doorschakelen worden alle inkomende gesprekken direct doorgeschakeld naar een door u gespecificeerd nummer zonder dat u de keuze heeft het gesprek te beantwoorden. Direct doorschakelen aanzetten/uitzetten* Doorschakel IVR 9999: > optie 1 > kies een bestemming alle gesprekken naar

3 Indirect doorschakelen Met indirect doorschakelen kunt u alle inkomende gesprekken normaal beantwoorden. Er wordt pas doorgeschakeld naar een door u gespecificeerd nummer op het moment dat u in gesprek, niet beantwoord of niet bereikbaar bent. Doorschakelen bij in gesprek aanzetten/uitzetten Doorschakel IVR 9999: > optie 2 > kies een bestemming bij in gesprek naar *Het gebruik van **21* [telefoonnumer]# voor direct doorschakelen werkt niet in combinatie met MobielinBedrijf. Eventuele direct doorschakelingen dient u te verwijderen met ##21# Doorschakelen bij niet beantwoorden aanzetten/uitzetten Doorschakel IVR 9999: > optie 2 > kies een bestemming bij niet beantwoorden naar Doorschakelen bij niet bereikbaar aanzetten/uitzetten Doorschakel IVR 9999:> optie 2 > kies een bestemming bij niet bereikbaar naar Zie voor een overzicht van alle indirect en direct doorschakelmogelijkheden via de doorschakel IVR 9999 het hoofdstuk overzicht doorschakel IVR Terugbellen bij Bezet Wanneer een collega in gesprek is kunt u door het activeren van de optie - Terugbellen bij Bezet verzoeken om automatisch teruggebeld te worden zodra deze collega weer beschikbaar is. U hoeft op deze manier dus niet opnieuw te proberen of uw collega bereikbaar is. Via een Interactive Voice Response (IVR) menu krijgt u de verschillende keuzes te horen die beschikbaar zijn indien uw collega in gesprek is. Naast de optie Terugbellen bij Bezet is uiteraard ook de keuze beschikbaar om een bericht in te spreken op de Voic . Terugbellen bij Bezet is alleen beschikbaar voor collega s die mobiel bellen vanuit Nederland. De volgende keuzes zijn te horen in het IVR menu. Collega belt mobiel vanuit Nederland Als u automatisch teruggebeld wilt worden: kies 1 Als u een Voic wilt achterlaten: kies 2 Beller is geen collega of belt niet vanuit Nederland (vast of mobiel) Indien de beller geen collega is die mobiel belt vanuit Nederland, dan geldt dat deze direct wordt doorgeschakeld volgens uw doorschakelinstellingen, standaard is dit uw Voic . Wanneer de optie Terugbellen bij Bezet gekozen is, zal gedurende 45 minuten gecontroleerd worden of het nummer beschikbaar komt. Hierna krijgt de beller krijgt automatisch een SMS met de melding dat de periode verstreken is. Zodra het nummer binnen de 45 minuten echter beschikbaar komt wordt de beller eerst gebeld, zodra het gesprek is aangenomen wordt automatisch de verbinding met de gebelde opgezet. Om te zorgen dat de optie Terugbellen bij Bezet voor uw collega s beschikbaar is wanneer zij u bellen en u in gesprek bent, dient u deze zelf te activeren: Terugbellen bij Bezet aanzetten/uitzetten Doorschakel IVR 9999: > optie 2 > optie 1 bij in gesprek de terugbeloptie activeren > kies bij in gesprek naar > kies automatisch terugbellen

4 Wisselgesprek Wanneer u een gesprek voert, kun u een tweede gesprek aannemen of zelf opbouwen. Het huidige gesprek wordt daarmee in de wacht gezet. Het is hierbij mogelijk om te wisselen tussen het 1 ste en het 2de gesprek. Wisselgesprek 2 de gesprek aannemen waarbij 1 ste in de wacht wordt gezet Opbouwen 2 de gesprek waarbij 1 ste in de wacht wordt gezet Wisselen tussen de 2 gesprekspartners Extra mogelijkheden bij wisselgesprek Inkomend gesprek weigeren of en kies 2 de telefoonnummer e toets 0 e of e 2 de gesprek aannemen waarbij het 1 ste wordt beëindigd toets 1 e Om gebruik te kunnen maken van Wisselgesprek moet u deze éénmalig activeren. Indien Wisselgesprek niet geactiveerd is dan kunt u geen tweede gesprek aannemen of zelf opbouwen. De beller zal dan automatisch doorgeschakeld worden naar een door u gespecificeerd nummer, standaard is dit uw Voic . Wisselgesprek activeren/deactiveren Wisselgesprek activeren Wisselgesprek deactiveren toets *43# e toets #43# e Groepsgesprek* Met groepsgesprekken kunt u met meerdere personen deelnemen aan hetzelfde telefoongesprek. U kunt een groepsgesprek dat al aan de gang is uitbreiden door een inkomend gesprek toe te voegen of zelf een extra gesprek op te bouwen en deze aan het groepsgesprek toe te voegen. Een groepsgesprek opzetten Via MobielinBedrijf Assistent (maximaal 10 andere deelnemers) > klik in het overzichtscherm op groepsgesprekken > klik op een bestaande groep met deelnemers of, > creëer een nieuwe lijst met deelnemers via maak nieuwe groep > klik op start groepsgesprek > uw eigen mobiele telefoon zal eerst overgaan, nadat u deze opneemt worden de overige deelnemers uitgenodigd voor het groepsgesprek Via uw mobiele telefoon (maximaal 5 andere deelnemers) > 1 ste gesprek aannemen of opbouwen > Huidige gesprek in de wacht zetten > 2 de gesprek opbouwen kies 2 de telefoonnummer e > 2 de gesprek toevoegen aan groepsgesprek toets 3 e > Huidige gesprek in de wacht zetten > 3 de gesprek opbouwen kies 3 de telefoonnummer e > 3 de gesprek toevoegen aan groepsgesprek toets 3 e > Herhaal deze stappen voor elke gesprekspartner die u wilt toevoegen *Om gebruik te kunnen maken van Groepsgesprekken moet u Wisselgesprek éénmalig activeren: toets *43#e Een extra deelnemer uitnodigen tijdens een groepsgesprek Huidig groepsgesprek in de wacht zetten Extra gesprek opbouwen kies telefoonnummer e Extra gesprek toevoegen aan groepsgesprek toets 3 e Inkomend gesprek tijdens een groepsgesprek Huidig groepsgesprek in de wacht zetten Inkomend gesprek aannemen Inkomend gesprek toevoegen aan groepsgesprek toets 3 e of Terugkeren naar groepsgesprek zonder toevoegen gesprek Ruggespraak houden met één deelnemer Zet ruggespraak op met een van de deelnemers Beëindigen ruggespraak toets 2 [nummer] e

5 Om ruggespraak te houden met een deelnemer dient u het nummer van de deelnemer bij [nummer] in te vullen. Door bijvoorbeeld met de 4 de gesprekspartner ruggespraak te houden toetst u 24 e. Groepsgesprek beëindigen als initiator van groepsgesprek Alle verbindingen verbreken toets e Verbinding met één deelnemer verbreken toets 1 [nummer] e Om verbinding met één deelnemer te beëindigen dient u het nummer van de deelnemer bij [nummer] in te vullen. Door bijvoorbeeld de verbinding met de 4 de gesprekspartner te beëindigen toetst u 14 e. U kunt met alle mobiele telefoontoestellen deelnemen aan een groepsgesprek. Of u zelf een groepsgesprek kunt opzetten hangt af van uw mobiele telefoon. Raadpleeg hiervoor de gebruikshandleiding van uw mobiele telefoon. Huntgroepen (groepsnummers) Een Huntgroep is een groep medewerkers die bereikbaar zijn onder één en hetzelfde groepsnummer (bijvoorbeeld: helpdesk, magazijn of beveiliging). Wanneer naar dit groepsnummer gebeld wordt dan wordt automatisch doorgeschakeld naar een beschikbare ingelogde mobiele aansluiting in die groep. Om inkomende gesprekken van het groepsnummer te kunnen aannemen dient u in te loggen op het groepsnummer. U kunt alleen inloggen en uitloggen op een groepsnummer als uw telecombeheerder u lid heeft gemaakt van dit groepsnummer. Inloggen en uitloggen kunt u op twee manieren: via uw mobiele telefoon of via de MobielinBedrijf Assistent. Inloggen/uitloggen op Huntgroep (groepsnummer) via uw mobiele telefoon > Bel het groepsnummer op uw mobiele telefoon: Indien u uitgelogd was wordt u nu ingelogd en krijgt u de volgende boodschap te horen: U heeft zich aangemeld op dit groepsnummer Indien u ingelogd was wordt u nu uitgelogd en krijgt u de volgende boodschap te horen: U heeft zich afgemeld op dit groepsnummer Inloggen/uitloggen op Huntgroep (groepsnummer) via de MobielinBedrijf Assistent > Ga naar het beschikbaarheidscherm door op uw naam in het overzichtsscherm te klikken. > Selecteer de Huntgroepen waar u op wilt inloggen. > Verwijder de selectie bij de Huntgroepen waar u op wilt uitloggen. > Klik op toepassen om uw wijzigingen op te slaan. Uw telecombeheerder kan ingesteld hebben dat u automatisch uitgelogd wordt op het moment dat u een inkomend gesprek van het groepsnummer niet beantwoordt. In dat geval moet u opnieuw inloggen op het groepsnummer. Vraag uw telecombeheerder naar verdere details. Indien u bent ingelogd op een groepsnummer dan blijft u ook bereikbaar via uw eigen mobiele nummer. Beschikbaarheidstatus Met beschikbaarheid kunt u uw collega s laten weten of u in staat bent op dat moment een gesprek aan te nemen. De informatie over beschikbaarheid wordt andere gebruikers getoond via de interne telefoongids. Beschikbaarheidstatus wijzigen via de MobielinBedrijf Assistent > Ga naar het beschikbaarheidscherm door op uw naam in het overzichtsscherm te klikken. > Selecteer uw beschikbaarheidstatus, standaard staat deze op beschikbaar. > Voeg eventueel additionele informatie toe zoals een bericht of tijdstip dat u weer beschikbaar bent. > Klik op toepassen om uw wijzigingen op te slaan. Ongeacht de beschikbaarheidstatus die u ingesteld heeft kunt u alle inkomende gesprekken normaal beantwoorden. Uw beschikbaarheidstatus wordt in de interne telefoongids slechts informatief getoond.

6 Optioneel kunt u aan een beschikbaarheidstatus ook een doorschakelinstelling toewijzen. Hierbij worden alle inkomende gesprekken direct doorgeschakeld naar een door u gespecificeerd nummer zonder dat u de keuze heeft het gesprek te beantwoorden. Doorschakeling toewijzen aan een beschikbaarheidstatus via de MobielinBedrijf Assistent > Ga naar het beschikbaarheidscherm door op uw naam in het overzichtsscherm te klikken. > Selecteer uw beschikbaarheidstatus, standaard staat deze op beschikbaar. > Kies het nummer waar naar doorgeschakeld moet worden (Voic , bedrijfsnummer of een ander nummer). > Klik op toepassen om uw wijzigingen op te slaan. Indien u uw collega s wilt laten weten dat u weer beschikbaar bent moet u dit zelf aangeven door uw status te wijzigen naar beschikbaar. De eventueel toegewezen doorschakeling wordt hiermee ook verwijderd. U kunt inkomende gesprekken weer normaal beantwoorden. Chef-secretaresse schakeling* Let op: onderstaand is alleen mogelijk voor gebruikers met het profiel secretaresse. Indien uw baas een inkomend oproepfilter geselecteerd heeft, zorg dan dat er ingesteld is dat u hem kan bereiken. Met chef-secretaresse schakeling kunt u uw gesprekspartner doorverbinden naar iemand anders. Dit kan zowel een gesprek zijn dat u zelf opgebouwd heeft of een inkomend gesprek. Chef-secretaresse schakeling naar een tweede gesprek dat u zelf opzet Huidige gesprek in de wacht zetten 2 de gesprek opbouwen kies 2 de telefoonnummer e 1 ste gesprekspartner doorverbinden met 2 de gesprekspartner toets 4 e Chef-secretaresse schakeling naar een inkomend gesprek Huidig gesprek in de wacht zetten en 2 de gesprek aannemen 1 ste gesprekspartner doorverbinden met 2 de gesprekspartner toets 4 e *Om gebruik te kunnen maken van chef-secretaresse schakeling moet u Wisselgesprek éénmalig activeren: toets *43#e Chef-secretaresse schakeling werkt niet met alle mobiele telefoons of werkt op sommige mobiele telefoons anders dan hierboven omschreven. Raadpleeg hiervoor de gebruikershandleiding van uw mobiele telefoon. Overzicht doorschakel IVR (9999) Welkom, Wilt u instellingen wijzigen waarmee u al uw inkomende oproepen doorschakelt: kies 1 Doorschakelingen uitzetten: kies 1 Doorschakelen naar de telefonist: kies 2 Doorschakelen naar de Voic kies 3 Doorschakelen naar een ander nummer: kies 4 Toets een 10-cijferig telefoonnummer in Wilt u instellingen wijzigen waarmee u alleen bij onbereikbaarheid uw inkomende oproepen doorschakelt: kies 2 Bij in gesprek de terugbel optie activeren: kies 1 Doorschakelen naar de telefonist: kies 2 Doorschakelen naar de Voic kies 3 Doorschakelen naar een ander nummer: kies 4 Toets een 10-cijferig telefoonnummer in Indien u succesvol een wijziging heeft aangebracht in uw doorschakelinstellingen dan hoort u de volgende boodschap: Uw doorschakelprofiel is succesvol gewijzigd Of, indien u doorschakelt naar een ander nummer: Uw gesprekken worden doorgeschakeld naar <..nummer..>

7 Meer weten? Kijk voor meer informatie op kpn.com of bel met de klantenservice op AD-3796/09-06