HIPPER Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 HIPPER Gebruikershandleiding

2 Inhoudsopgave 1 Installatie Configuratie Instellingen bereikbaarheid Niet storen (oftewel Do not Disturb) Doorschakelen Altijd Doorschakelen Doorschakelen bij Bezet Vertraagd doorschakelen Doorschakelen bij onbereikbaar Nummerherkenning blokkeren HIPPER als afstandsbediening of Vast-Mobiel integratie Optie A: HIPPER als Afstandsbediening Gesprek opzetten Doorverbinden Optie B: HIPPER Simultaneous Ring Optie C: HIPPER Kantoor op afstand Instellen Kantoor op afstand Inkomende gesprekken Uitgaande gesprekken Optie D: HIPPER Anywhere Instellen Anywhere Inkomende gesprekken Uitgaande gesprekken Overzicht Mobiliteitsopties... 18

3 1 Installatie Installeer de HIPPER op een (Appstore), (Google Play) of Windows Phone (Store). De App heet HIPPER en is van RoutIT B.V. 2 Configuratie Om de HIPPER op het toestel te configureren is alleen een username en password nodig. Bijvoorbeeld: Username: [email protected] Password: AB1234IJ Vul deze gegevens in en klik op Meld aan of Controleer : Handleiding HIPPER v1 Pagina 1 van 18

4 3 Instellingen bereikbaarheid Afhankelijk van de licenties kan de gebruiker diverse opties gebruiken in het tabblad instellingen: 3.1 Niet storen (oftewel Do not Disturb) Hiermee bent u tijdelijk niet bereikbaar en volgt de centrale de route voor inkomende gesprekken als u in gesprek bent. De beller krijgt dus in gesprek te horen of wordt doorgeschakeld naar uw voice mail of receptioniste als dat is ingesteld. In of uitschakelen met de knop Actief. In of uitschakelen door aan te klikken en op aanzetten te klikken. Het vaste toestel gaat nu ook op DnD. Wanneer Signaal bij oproep ingeschakeld wordt, dan hoort men 1 rinkel wanneer er een inkomend gesprek is. NB. Deze optie is alleen voor gebruikers met een Advanced of Receptie toestel. Handleiding HIPPER v1 Pagina 2 van 18

5 3.2 Doorschakelen Er zijn diverse mogelijkheden om uw toestel door te schakelen voor verschillende situaties. Bijvoorbeeld als u in gesprek bent, tijdelijk niet kan beantwoorden, of er bijvoorbeeld een storing is en uw toestellen niet bereikbaar zijn. Onder instellingen kiest u de optie Doorschakelen om diverse doorschakel opties in te stellen Altijd Doorschakelen De functie altijd doorschakelen schakelt alle inkomende oproepen direct door naar een ingesteld telefoonnummer. In dit voorbeeld is dat intern nummer Klik op Doorschakelen, stel het nummer in en zet de schakelaar om, om te Klik op Doorschakelen, vul het nummer in en klik op aanzetten om te activeren. activeren. Handleiding HIPPER v1 Pagina 3 van 18

6 3.2.2 Doorschakelen bij Bezet Met de functie doorschakelen bij bezet, kunt u oproepen doorschakelen als u in gesprek bent of als u Do not Disturb heeft ingeschakeld. Klik op Doorschakelen bij bezet, stel het nummer in en zet de schakelaar om, om te activeren Klik op Doorschakelen bij bezet, vul het nummer in en klik op aanzetten om te activeren. Handleiding HIPPER v1 Pagina 4 van 18

7 3.2.3 Vertraagd doorschakelen Met de functie vertraagd doorschakelen kunt u een inkomende oproep automatisch laten doorschakelen naar een vooraf ingesteld nummer, als er niet binnen een bepaalde tijd wordt opgenomen. Bijvoorbeeld na 3 keer overgaan. Klik op Vertraagd doorschakelen ; Stel het nummer in; Selecteer na hoeveel keren overgaan u wilt dat er wordt doorgeschakeld; Zet de schakelaar om, om te activeren. Klik op Vertraagd doorschakelen ; Vul het nummer in; Selecteer na hoeveel keren overgaan u wilt dat er wordt doorgeschakeld; Klik op aanzetten om te activeren. Handleiding HIPPER v1 Pagina 5 van 18

8 3.2.4 Doorschakelen bij onbereikbaar Met de functie doorschakelen bij onbereikbaar, worden oproepen doorgeschakeld naar een ander nummer als uw toestel niet bereikbaar is. Dit gebeurt als uw toestel om welke reden dan ook geen verbinding kan maken met de telefooncentrale (bijvoorbeeld als er een netwerkstoring is). Op deze manier kunt u toch bereikbaar zijn via een alternatief nummer. Klik op Doorschakelen bij onbereikbaar, stel het nummer in en zet de schakelaar om, om te activeren. Klik op Doorschakelen bij onbereikbaar, vul het nummer in en klik op aanzetten om te activeren. Handleiding HIPPER v1 Pagina 6 van 18

9 3.3 Nummerherkenning blokkeren Met de optie Nummerherkenning blokkeren kan de weergave van uw nummer worden uitgeschakeld. Degene die gebeld wordt krijgt uw telefoonnummer dan niet te zien. Ga in instellingen naar Nummerherkenning blokkeren en activeer het door de schakelaar om te zetten. Ga in instellingen naar Nummerherkenning blokkeren, klik er op en activeer het door op Aanzetten te klikken. Handleiding HIPPER v1 Pagina 7 van 18

10 4 HIPPER als afstandsbediening of Vast-Mobiel integratie 4.1 Optie A: HIPPER als Afstandsbediening U kunt de HIPPER gebruiken als afstandsbediening van uw bedrijfstelefooncentrale. U bedient op deze manier uw vaste toestel Gesprek opzetten U kunt met HIPPER de telefooncentrale opdracht geven om een gesprek op te zetten op uw vaste toestel. Dit kan op verschillende manieren: 1. Via het toetsenbord toets een nummer in en druk op het icoon met de hoorn; Handleiding HIPPER v1 Pagina 8 van 18

11 2. Via contactpersonen zoek een contactpersoon op, zowel in de bedrijfscontacten van de telefooncentrale als in uw contacten op uw smartphone; 3. Via gesprekkenlijst zoek in de gesprekkenlijst een eerder ontvangen, gemaakt of gemist gesprek. Ook zijn uw contactpersonen en uw belhistorie (gebelde, gemiste en ontvangen gesprekken) aanwezig. Vanuit de belhistorie kunt u eenvoudig een gesprek opzetten. Handleiding HIPPER v1 Pagina 9 van 18

12 4.1.2 Doorverbinden Als u op uw vaste toestel gebeld wordt, kunt u met HIPPER het gesprek bedienen. Het is mogelijk een beller door te verbinden naar de voic of een gesprek door te verbinden naar een ander toestel. U kunt hiervoor tijdens het gesprek HIPPER opstarten. HIPPER zal dan de gespreksstatus laten zien en de buttons Doorverbinden naar voic en Doorverbinden. Als u Doorverbinden naar voic selecteert zal het gesprek direct worden doorgezet naar de voic (mits deze is geconfigureerd). Deze knop is ook nog tijdens het gesprek zichtbaar. Het kan handig zijn iemand te vragen even een reminder in te spreken, zodat u het bericht later in uw box tegenkomt en kan afhandelen. Als u Doorverbinden kiest kunt u het nummer van de persoon waarnaar u wilt doorverbinden intoetsen. Zodra u op doorverbinden tapt zal het gesprek direct worden doorverbonden. 4.2 Optie B: HIPPER Simultaneous Ring Simultaneous Ring biedt de mogelijkheid om naast een telefoontoestel, één of meer extra toestellen gelijktijdig mee te laten rinkelen. Dit kan elk toestel zijn (binnen of buiten de telefooncentrale, vast of mobiel). 06- Mobiel netwerk Een inkomend gesprek op het vaste zakelijke nummer kan ook via de gekoppelde toestellen opgenomen worden. Er is bij Simultaneous Ring tijdens het gesprek geen integratie (meer) met de telefooncentrale. Het gevolg daarvan is dat er geen telefooncentrale functies, zoals doorverbinden en wachtstand, beschikbaar zijn als een gesprek op een gekoppeld toestel wordt opgenomen Hosted centrale Vaste telefonie Als een gebruiker wordt opgeroepen vanuit een Call Center of huntgroep rinkelt de extra toestel niet mee Handleiding HIPPER v1 Pagina 10 van 18

13 4.3 Optie C: HIPPER Kantoor op afstand Werkt u vaak thuis; gebruik dan Kantoor op afstand en uitsluitend uw thuistelefoon of mobiel zal rinkelen, omdat die nu onderdeel is van uw zakelijke telefooncentrale. Met HIPPER kunt u Kantoor op afstand eenvoudig instellen en vervolgens bellen, zonder dat er op de thuistelefoon kosten worden gemaakt Instellen Kantoor op afstand Ga naar Instellingen en vul onder de optie Kantoor op afstand het telefoonnummer in waarop u uw oproepen wilt ontvangen (in dit voorbeeld een mobiel nummer, maar dit kan ook uw thuistelefoon zijn). U kunt vervolgens deze optie in- of uitschakelen Inkomende gesprekken Als u gebeld wordt op uw bedrijfsnummer gaat uw mobiele telefoon rinkelen. Als u met die telefoon opneemt, ziet de beller uw bedrijfsnummer (en dus niet uw privé nummer). 06- Mobiel netwerk Hosted centrale Uitgaande gesprekken 1. Klik in de HIPPER op het nummer dat u wilt bellen; 2. De telefooncentrale belt dan eerst naar het mobiele nummer; 3. Als deze beantwoordt wordt, dan belt de centrale vervolgens uit naar het aangeklikte nummer (In het voorbeeld: ). Op deze manier kunt u zakelijk bellen met uw thuistelefoon, zonder dat u privé telefoonkosten maakt. Tevens ziet de persoon aan de andere kant van de lijn uw zakelijke nummer in het display. Handleiding HIPPER v1 Pagina 11 van 18

14 Mobiel netwerk Hosted centrale Optie D: HIPPER Anywhere Met de functie Anywhere kunt u meerdere toestellen koppelen aan uw zakelijke telefoontoestel. Als u bijvoorbeeld onderweg bent of regelmatig niet op uw werkplek, koppelt u met Anywhere uw mobiele telefoon aan uw vaste nummer, zodat deze mee rinkelt als er wordt gebeld. Als u mobiel opneemt, ziet de beller gewoon uw vaste nummer. Met *11 kunt u het gesprek verplaatsen naar uw vaste toestel als u tijdens het gesprek weer op uw werkplek aankomt. Handleiding HIPPER v1 Pagina 12 van 18

15 4.4.1 Instellen Anywhere Ga naar instellingen en vervolgens Anywhere. Klik op Locatie toevoegen Handleiding HIPPER v1 Pagina 13 van 18

16 Vul de volgende gegevens in: Telefoonnummer Omschrijving (bij mobiel ) Zet voor elk toegevoegd nummer Doorschakelblokkering AAN om te voorkomen dat gesprekken in de voic belanden. Voor elk nummer kunt u ervoor kiezen Bevestiging vereist aan te zetten. In dat geval zal u bij een inkomende gesprek dat u opneemt op het gekoppelde toestel gevraagd worden eerst een willekeurige toets in te drukken alvorens het gesprek naar u wordt doorverbonden. Handleiding HIPPER v1 Pagina 14 van 18

17 Wanneer Bel alle locaties ingeschakeld is, dan is Anywhere geactiveerd. Wilt u alleen op uw vaste toestel op kantoor gebeld worden, dan kunt u deze optie dus uitschakelen. Ook is hier te zien of er gekozen is voor: Bel via centrale, of Gebruik terugbellen. Klik op Belmethode om de optie te wijzigen. NB. Voor meer details omtrent Belmethode zie paragraaf Onder Locatielijst verschijnt het overzicht van toegevoegde locaties en kan er een extra locatie worden toegevoegd. Klik nogmaals terug om terug te gaan naar het Instellingen scherm. Klik op Instellingen om terug te gaan naar het hoofdscherm. Hier ziet u dat er is gekozen voor Bel alle locaties Actief. Handleiding HIPPER v1 Pagina 15 van 18

18 4.4.2 Inkomende gesprekken Als u gebeld wordt op uw bedrijfsnummer gaat uw mobiele telefoon mee rinkelen. Als u met uw vaste toestel of uw mobiel opneemt, ziet de beller in beide gevallen uw bedrijfsnummer (en dus niet uw mobiele nummer). Anywhere Inkomend gesprek 06- Mobiel netwerk Hosted centrale 020- Vaste telefonie Uitgaande gesprekken Via de HIPPER kunt u de telefooncentrale een gesprek laten opzetten naar bijvoorbeeld een klant. Voordeel hiervan is dat de klant niet uw mobiele nummer ziet, maar uw bedrijfsnummer. U heeft de keuze om: 1. Terug gebeld te worden door de centrale, of 2. Via de centrale te bellen. In geval van optie 1, worden de belkosten geregistreerd op de telefooncentrale. In geval van optie 2 worden er belkosten gemaakt op het mobiele abonnement. 1. Terug gebeld worden: a. Klik op het nummer in het adresboek, of typ het nummer in op het toetsenbord; b. U wordt gebeld door een 085 nummer op uw mobiele telefoon; c. Zodra u opneemt belt de centrale naar uw klant; d. Als u via Anywhere één of meerdere toestellen heeft gekoppeld gaan deze ook over. Anywhere Uitgaand gesprek Terug gebeld worden Op deze manier kunt u zakelijk bellen met uw mobiele telefoon, zonder dat u privé telefoonkosten maakt. Tevens ziet de persoon aan de andere kant van de lijn uw zakelijke nummer in het display Mobiel netwerk Hosted centrale 020- Handleiding HIPPER v1 Pagina 16 van 18

19 2. Via de centrale bellen: a. Klik op het nummer in het adresboek, of typ het nummer in op het toetsenbord; b. Uw mobiele telefoon belt naar een 085 nummer (Dit is een nummer in de telefooncentrale); c. De centrale belt ondertussen naar het gekozen nummer (uw bedrijfsnummer wordt zichtbaar op het toestel van de gebelde persoon). Anywhere Uitgaand gesprek Via centrale bellen Mobiel netwerk Hosted centrale 020- Op deze manier kunt u zakelijk bellen met uw mobiele telefoon. U genereert op deze manier wel belkosten op uw mobiele telefoon, omdat naar de centrale belt. Handleiding HIPPER v1 Pagina 17 van 18

20 4.5 Overzicht Mobiliteitsopties Configuratie Aantal extra nummers (toestellen) Identiteit (nummerweergave) Simultaneous Ring Kantoor op afstand 1-10 vast/mobiel 1 vast/mobiel Zakelijk vast nummer Ja Ja Ja Mobiel nummer Nee Nee Nee Integratie met telefooncentrale bij uitbellen Met 06-nummer Nee Nee Nee Anywhere Met vast zakelijk nummer Nee Via App Via App Naar verkorte nummers van collega s Integratie met telefooncentrale bij gebeld worden Nee Via App Via App Op 06-nummer Nee Nee Nee Op vast nummer of verkort nummer Vanuit telefooncentrale (bijv. belgroep, callcenter) Telefonische beschikbaarheid Beschikbaarheid inzichtelijk voor collega s Gespreksbediening Ja Ja Ja Nee Ja Ja Nee Half* Half* Wachtstand Nee Via App Via App Doorverbinden Nee Via App Via App 1-10 vast/mobiel Driegesprek Nee Via App Via App Handleiding HIPPER v1 Pagina 18 van 18