Yes Mobiel+ Mobiel Kantoor Beheer Tool Handleiding

Transcriptie

1 Yes Mobiel+ Mobiel Kantoor Beheer Tool Handleiding UITSLUITEND VOOR INTERN GEBRUIK

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Introductie 3 Uw telefooncentrale instellen 3 o Nummerplan 3 Tabblad algemeen 4 o Weergave 4 o Blokkeren uitgaand bellen 4 o Schema s 5 o Nachtschakeling 7 o Wachtmuziek 7 Tabblad keuzemenu 8 o Algemeen 8 o Keuzemenu onder werktijd en buiten werktijd 9 o Nachtschakeling 9 Tabblad belgroep 10 o Algemeen 10 o Agenten 11 o Geavanceerd 11 o Nachtschakeling 12 Tabblad gebruikers 13 o Algemeen 14 o Voic 15 o Doorschakelen en Nachtschakeling 16 o Mobility 17 Alleen voor Yes Medewerkers 18 o Gebruikers aanmaken en rechten toewijzen 18 o Gebruikers blokkeren en/of verwijderen 20 o Waarschuwings- en blokkeringslimiet instellen 22 2

3 Introductie: Yes Telecom voorziet haar klanten standaard van de beste Service. Met de speciale beheertool van Yes Mobiel Kantoor kunt u als Telecombeheerder eenvoudig alle aangesloten toestellen van uw werknemers instellen en beheren. Uw telefooncentrale instellen Met de handige beheertool van Yes Telecom kunt u zelf alle instellingen beheren en configureren voor uzelf en uw medewerkers. Via onderstaande link logt u in op uw eigen beheerportal. U ontvangt van Yes Telecom uw inloggegevens. Nummerplan Belangrijk is dat u van te voren een nummerplan voor uw bedrijf vast stelt : Wie is er wanneer en op welk nummer bereikbaar, en op welke manier. Voorbeeld nummerplan: Medewerker 1 intern: 201 Belgroep Verkoop intern: 101 Medewerker 2 intern: 202 Medewerker 3 intern: 203 Keuzemenu extern: Kies 1 Kies 2 Kies 9 Belgroep Support extern: intern: 102 Medewerker 4 intern: 204 Medewerker 5 intern: 205 Medewerker Receptie extern: intern: 209 3

4 Tabblad Algemeen Na het inloggen komt automatisch in het tabblad algemeen. Weergave Bij weergave kunt u de bedrijfsnaam instellen bij het door u geselecteerde vaste nummer. Daarnaast kunt u aangeven of u uw persoonlijke nummer of bedrijfsnummer wilt laten weergeven tijdens het uitbellen. Om uw instellingen op te slaan klikt u op opslaan. Blokkeren Uitgaand bellen Blokkeren uitgaand bellen geeft u de mogelijkheid om specifieke nummers te blokkeren. U en uw collega s zijn dan niet meer in staat om deze nummers te bellen. Zo kunt u bijvoorbeeld internationale nummers blokkeren. Nadat u uw keuze(s) heeft gemaakt klikt u op opslaan. 4

5 Schema s U kunt zelf ook zowel tijdschema s als vakantieschema s instellen. Om een nieuw tijdsschema toe te voegen klikt u op het plusteken. Met het prullenbak icoon kunt u aangemaakte schema s altijd weer verwijderen. Allereerst voert u de naam in die u aan het schema wilt geven. U ziet dan meteen de knop : nieuwe periode verschijnen. Als u hier op klikt kunt u de periode instellen voor het desbetreffende schema waarop u bereikbaar wilt zijn. U kunt hierbij specifieke tijden en dagen selecteren waarop het schema actief is. Voor elk tijdschema kunt u meerdere periodes instellen. 5

6 Bij het aanmaken van een vakantieschema heeft u de mogelijkheid om de start- en einddatum in te voeren én heeft u de keuze om het vakantieschema jaarlijks te herhalen. 6

7 Nachtschakeling Nachtschakeling biedt u drie opties: Uit, altijd aan of automatisch op tijdschema. Bij automatisch op tijdschema kunt u het nummer invoeren waarnaar doorgeschakeld moet worden. Daarnaast kunt u aangeven voor welk tijd/vakantie- schema u de nachtschakeling in wilt stellen. Wachtmuziek U heeft ook de mogelijkheid om wachtmuziek te activeren. Als wachtmuziek is ingeschakeld wordt er in de wachtstand standaard wachtmuziek afgespeeld. 7

8 Tabblad Keuzemenu: Standaard heeft u de beschikking over 1 keuzemenu. Bij algemeen kunt u uw keuzemenu een naam geven en het vaste nummer instellen wat u wilt verbinden aan het keuzemenu. Daarnaast kunt u, om intern makkelijker door te verbinden, een extensienummer opgeven. U kunt hier ook de instellingen voor naambellen en uiteraard de eerder ingestelde tijd/vakantieschema s selecteren. Algemeen 8

9 Keuzemenu onder werktijd en buiten werktijd Keuzemenu onder en buiten werktijd bieden u de mogelijkheid om een begroeting in te stellen. U kunt een standaard begroeting instellen, maar wij adviseren u om zelf een persoonlijke begroeting in te stellen, passend bij uw bedrijf. Bij elke toets heeft u de keuze uit negen acties. Zo kunt u door laten schakelen met of zonder melding, naar de receptie maar ook een zelf ingesproken bericht laten afspelen. Bij elke toets die u instelt moet u de actie wel opslaan. Nachtschakeling Ook hier kunt u wederom de nachtschakeling toepassen. 9

10 Tabblad Belgroep/ ook wel bekend als huntgroep Algemeen U heeft standaard vijf belgroepen. Bij algemeen kunt een naam geven aan de belgroep, bijvoorbeeld de specifieke afdeling welke het betreft. Daarnaast geeft u aan op welk vast nummer de belgroep bereikbaar moet zijn. Ook hier kunt u weer een extensie opgeven. Voor een belgroep zijn er verschillende patronen beschikbaar. Zie hiervoor de Gespreksindeling. U kunt kiezen voor circulair: het gesprek wordt aangeboden aan de gebruiker waar het laatste gesprek is gestopt. Vaste volgorde, deze stelt u in onder agenten. Simultaan, alle telefoons gaan tegelijkertijd over tot er wordt opgenomen of Uniform waarbij de persoon die het langste geen gesprek heeft gehad de oproep als eerste ontvangt. 10

11 Agenten Onder agenten stelt u in welke werknemers toegekend moeten worden aan de belgroep. De volgorde die u hier instelt kunt u bepalen met de pijltjes aan de rechterkant. Deze volgorde wordt ook aangehouden voor het eerder genoemde patroon: vaste volgorde. Geavanceerd Bij geavanceerd kunt u ervoor kiezen om gebruik te maken van wisselgesprekken, instellen naar hoeveel keer overgaan het gesprek naar de volgende werknemer moet en wachttijd na doorschakelen instellen, zodat het gesprek niet onbeantwoord zal blijven. 11

12 Nachtschakeling Ook hier kunt u weer de nachtschakeling toepassen. 12

13 Tabblad gebruikers Standaard ziet u hier een x aantal gebruikers staan wat overeenkomt met het aantal Yes Mobiel Kantoor gebruikerslicenties binnen uw bedrijf. 13

14 Algemeen Om de gebruiker te definiëren klikt u deze open. Met de gebruikersnaam kan de medewerker inloggen in de Yes Mobiel Kantoor gebruikersapp. In deze beheertool kunt u voor deze persoon het wachtwoord wijzigen. Om het wachtwoord te wijzigen klikt u op de knop wijzigen achter de gebruikersnaam. U kunt voornaam en achternaam instellen, en uiteraard een vast nummer en extensie toewijzen. U kunt hier ook eventueel nummerweergave blokkeren en/of het wisselgesprek activeren. 14

15 Voic Bij voic kunt u per gebruiker de voic instellingen beheren. U kunt hier o.a. aangeven wanneer een gesprek moeten worden doorverbonden naar de voic en op welk adres u het audiobestand van de ingesproken voic wilt ontvangen. Begroeting bij ingesprek en bij geen gehoor kunt u zelf inspreken en uploaden. U kunt hier natuurlijk gebruik maken van Yes Business Voic , welke u op- en aan kunt vragen bij onze Klantenservice. Onze Klantenservice kunt u bereiken op

16 Doorschakelen en Nachtschakeling Ook kunt u hier de doorschakelopties instellen per gebruiker en wederom de nachtschakeling toe passen. 16

17 Mobility Mobility staat altijd aangevinkt. Zonder de functie mobility kunt u geen gebruik maken van Yes Telecom Mobiel+ Mobiel Kantoor. Om deze reden kunt u de functie mobility niet uitvinken. Bij actieve toestellen kiest u voor Mobiel en vervolgens vult u het 06- nummer in voor deze gebruiker. Om de mogelijkheid tot doorverbinden te activeren vinkt u Ga over bij klik en bel aan. De functie Doorschakelblokkering is nodig om optimaal gebruik te kunnen maken van de voic in de cloud. 17