Hosted VoIP Gebruikershandleiding Meer info: 17 april 2013

Transcriptie

1 Hosted VoIP Gebruikershandleiding Meer info: wwwhostedvoipnu 17 april 2013

2 Inhoudsopgave 1 Online beheer 11 Inloggen 12 Uitloggen 2 Mijn instellingen 21 Persoonlijke informatie 22 Telefoon 23 Doorschakelingen 24 Wachtrijen Stercodes voor instellingen 31 *1: In- en uitloggen op toestel 32 *48: In- en uitloggen op wachtrij 33 *55: Het instellen van de stand van de Virtuele schakelaar 4 Hosted voice TAPI 41 Installatie 42 Deïnstallatie 43 Snelkoppeling voor bellen vanuit Outlook Bekende problemen 5 XMPP presentie-lijst 51 Installatie van Pidgin 52 Overzicht van XMPP-functies 521 Gebruikers 522 Wachtrijen 523 Gesprekken starten Inhoudsopgave 1

3 1 Online beheer De website URL voor uw persoonlijke gebruikersomgeving heeft u van Rightcom ontvangen Bent u deze kwijt, vraag deze dan op bij onze helpdesk optie 2 11 Inloggen U komt nu op het inlog scherm van Rightcom Hosted VoIP, zie figuur 1 U dient uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren in de daarvoor bestemde tekstvelden Nadat u dit heeft gedaan klikt u op Inloggen om uw pbx te bekijken Figuur 1: Inlogscherm 12 Uitloggen Figuur 2: Menubalk U beëindigt uw sessie door op Uitloggen te klikken 1 Online beheer 2

4 2 Mijn instellingen In figuur 3 ziet u in een oogopslag informatie over uw instellingen en de beschikbaarheid van de telefoon Figuur 3: Mijn instellingen 21 Persoonlijke informatie Hier kunt u wachtwoord en adres wijzigen 22 Telefoon Hier kunt uw de toestel instellingen bekijken en wijzigen (volume, voorkeursknoppen, etc) en kunt u een wisselgesprek aan of uit zetten 23 Doorschakelingen Hier kunt u doorschakelingen instellen: per direct (altijd), als u in gesprek bent (bezet), als u niet opneemt (geen gehoor) of als uw toestel niet bereikbaar is (niet bereikbaar) Door de beltijd in te stellen bepaalt u hoe lang de telefoon over blijft gaan voordat de doorschakeling van geen gehoor actief wordt 24 Wachtrijen Hier kunt u zien aan welke wachtrijen u bent toegevoegd, dus welke telefoontjes u kunt verwachten (bijvoorbeeld sales of support) 2 Mijn instellingen 3

5 3 Stercodes voor instellingen Rightcom hosted VoIP heeft faciliteiten om uw eigen instellingen qua telefonie te wijzigen via stercodes Deze stercodes kunt u vanaf uw toestel bellen indien u bent ingelogd Deze stercodes zijn ook als snelkeuze te programmeren onder functietoesten indien dit voor uw type toestel wordt ondersteund Hieronder volgen de stercodes en hun uitleg 31 *1: In- en uitloggen op toestel Door middel van het bellen van *1 kunt u inloggen op uw toestel Indien u niet was ingelogd, zult u een stem horen die u verzoekt uw eigen extensie in te voeren, gevolgd door een hekje (#) Indien u voor uw extensie een pincode heeft ingesteld, zal na het toetsen van het hekje hier ook om worden gevraagd Als deze correct is, zult u een stem horen die meldt dat u bent ingelogd Indien u geen pincode instelt, zal hierom ook niet worden gevraagd Als de ingetoetste extensie bekend is binnen het systeem, zult u direct na het toetsen van het hekje een stem horen welke meldt dat u bent ingelogd Wanneer u een onbekende extensie intoetst, zal dit ook worden gemeld door de stem en de verbinding zal direct worden verbroken Na een foutieve pincode kunt u maximaal twee maal het opnieuw proberen Als u dus driemaal achtereen een verkeerde pincode intoetst, zal de verbinding worden verbroken Was u al ingelogd op het toestel, dan zult u na het bellen van *1 worden uitgelogd Ook dit zal worden kenbaar gemaakt door de stem door het zeggen van Tot ziens 32 *48: In- en uitloggen op wachtrij U kunt een stercode bellen, beginnend met *48, om u in of uit te loggen op een wachtrij De stercode dient te worden gevolgd door nog een sterretje en een verkorte wachtrij code Deze code kan door uw beheerder worden ingesteld Wanneer u inlogt op een wachtrij, zal voor uw identiteit in de wachtrij standaard worden ingesteld dat doorschakelingen niet worden gevolgd bij het ontvangen van gesprekken Daarnaast zal uw identiteit standaard onder prioriteit 1 worden ingeschakeld Als er dus bellers in de wachtrij komen, zal uw toestel direct over gaan volgens de ingestelde wachtrij strategie U kunt deze standaard instellingen ook wijzigen door bij het inloggen op de wachtrij extra instellingen mee te geven in de gebelde stercode Zoals genoemd is de eerste instelling de verkorte wachtrij code De tweede instelling is optioneel en bepaalt of uw doorschakelingen zullen worden gevolgd Een één (1) betekent dat deze inderdaad zal worden gevolgd, een nul (0) betekent geen doorschakelingen volgen Als laatste instelling kunt u optioneel nog de gewenste prioriteit kiezen, te weten 1, 2 of 3 Dit geeft het niveau van wachtrij drukte aan voordat uw telefoon bij inkomende bellers in de wachtrij over zal gaan De extra instellingen functioneren uitsluitend indien u bent uitgelogd van de wachtrij Als u extra instellingen meegeeft terwijl u reeds bent ingelogd, zult u weer worden uitgelogd De extra instellingen worden in dat geval genegeerd Om een en ander te verhelderen, volgen hier wat voorbeelden 3 Stercodes voor instellingen 4

6 *48*8 Indien u bent ingelogd op wachtrij met code 8, wordt u uitgelogd Zat u nog niet in de wachtrij, dan wordt u daar aan toegevoegd op prioriteit 1 zonder uw doorschakelingen te volgen *48*2*1 Log in op wachtrij met code 2 op prioriteit 1, waarbij uw persoonlijke doorschakelingen wel zullen worden gevolgd bij inkomende oproepen in de wachtrij *48*4*0*2 Log in op wachtrij met code 4 op prioriteit 2, maar activeer niet de persoonlijke doorschakelingen bij inkomende oproepen vanuit de wachtrij 33 *55: Het instellen van de stand van de Virtuele schakelaar U kunt een stercode bellen, beginnend met *55, om de status van een Virtuele schakelaar in te stellen of te checken De stercode dient te worden gevolgd door nog een sterretje, daarna het nummer van de Virtuele schakelaar, en als laatst nog een sterretje met de stand waarop de schakelaar moet worden gezet Dit nummer en deze standen kun door uw beheerder worden ingesteld U kunt uw beheerder ook vragen om quickdials in te stellen voor deze codes op uw toestel Om een en ander te verhelderen, volgen hier wat voorbeelden *55*9 Als u de virtuele schakelaar 9 belt, krijgt u te horen wat de stand van de schakelaar op dat moment is Dit is een cijfer *55*9*(een cijfer tussen 0 en 9) Zet de stand van de schakelaar op het cijfer dat u ingevoert heeft Als u stand 10 wilt kiezen moet u een 0 invoeren Wat deze stand is kan ingesteld worden door uw beheerder 3 Stercodes voor instellingen 5

7 4 Hosted voice TAPI Indien een versie voor 16 is geïnstalleerd, verwijder dan eerst deze versie 41 Installatie Hier kunt u de TAPI driver downloaden Als deze wordt opgestart, verschijnt het volgende scherm: Figuur 4: TAPI configuratie Hierbij vult u de volgende waarden in: Gebruikersnaam: uw-gebruikersnaam@uc(uw: url hosted VoIP) Wachtwoord: uw Rightcom hosted VoIP wachtwoord De knop Check controleert of uw gegevens juist zijn en er verbinding kan worden gemaakt 42 Deïnstallatie In het configuratiescherm kan via Programma s en onderdelen de Hosted Voice TAPI Driver worden verwijderd 43 Snelkoppeling voor bellen vanuit Outlook 2010 Deze stap is optioneel 1 Ga naar bestand en dan opties 4 Hosted voice TAPI 6

8 Figuur 5: TAPI configuratie controle Figuur 6: Deïnstallatie van de TAPI driver 2 Ga naar Lint aanpassen 3 Maak aan de rechterzijde onder Start (contactpersonen) een nieuwe groep aan en noem deze bellen 4 Kies links voor de categorie Opdrachten die niet op het Lint staan 5 Selecteer Bellen en kies Toevoegen, zodat de opdracht bellen wordt toegevoegd aan de zojuist gemaakte groep 6 Klik op OK 7 Onder Contactpersonen is er nu op het Lint een icoon Bellen bijgekomen 4 Hosted voice TAPI 7

9 8 Indien na Nummer kiezen het toestel niet overgaat: (a) Klik op Kiesopties (b) Kies bij Verbinding maken met lijn voor Hosted Voice TAPI Driver Figuur 7: Outlook TAPI snelkoppeling Figuur 8: Outlook TAPI voorbeeld 4 Hosted voice TAPI 8

10 44 Bekende problemen Er is een bekend probleem dat plaatsvindt indien Office 2007 of Office 2010 wordt uitgevoerd in combinatie met Office Communicator 2007 De beschrijving en oplossing hiervan is te vinden op 4 Hosted voice TAPI 9

11 5 XMPP presentie-lijst De handleiding is gebaseerd op Pidgin Deze XMPP-client werkt onder windows en linux Onder andere operating systems kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van ichat (Mac OS X) of een andere XMPP-client Hierbij kunt u de volgende inloggegevens gebruiken: Gebruikersnaam: uw-gebruikersnaam@ucpbxdomino-bcnl Wachtwoord: uw Rightcom hosted VoIP wachtwoord 51 Installatie van Pidgin Download de XMPP Client Pidgin hier: Bij de eerste keer opstarten vraagt Pidgin om uw gegevens (zie figuur 9 op de volgende pagina) Hier vult u de volgende gegevens in: Adres: uw-gebruikersnaam@ucpbx (uw: url hosted VoIP)l Wachtwoord: uw Rightcom hosted VoIP wachtwoord Met de knop Add maakt u uw account aan 52 Overzicht van XMPP-functies Als u ingelogd bent ziet u de wachtrijen binnen uw company, en de collega s die online zijn U kunt ook gesprekken starten via XMPP 521 Gebruikers Van uw collega s is te zien van welke wachtrijen ze lid zijn en met wie ze momenteel in gesprek zijn: On the phone with Deze gebruiker is in gesprek De status laat ook zien met wie hij in gesprek is en hoe lang Ringing to Deze gebruiker probeert iemand te bellen De status laat ook zien wie en hoe lang Connecting to Deze gebruiker probeert iemand te bellen, maar het toestel gaat nog niet over De status laat ook zien wie hij proeert te bellen en hoe lang al Ringing from Deze gebruiker wordt nu gebeld, maar hij heeft nog niet beantwoord De status laat ook zien wie en hoe lang Gebruikers die niet ingelogd zijn op hun telefoon verschijnen niet, of verschijnen offline in de XMPP-client Als er een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan Rightcom Hosted VoIP, dan wordt deze binnen enkele uren vanzelf aan de contact-lijst toegevoegd 5 XMPP presentie-lijst 10

12 Figuur 9: Pidgin configureren 5 XMPP presentie-lijst 11

13 522 Wachtrijen Bij wachtrijen ( queues ) staan de volgende letters, ieder gevolgd door een getal: W: Waiting Het aantal wachtenden voor deze wachtrij A: Agents Het aantal beschikbare agents in deze wachtrij R: Ready Het aantal agents die klaar staan om gesprekken aan te nemen C: Calling Het aantal agents die in gesprek zijn Als een wachtrij geen agenten bevat, zijn de laatste twee getallen niet zichtbaar Als er een nieuwe wachtrij wordt gemaakt binnen Rightcom hosted VoIP, dan wordt deze binnen enkele uren vanzelf aan de contact-lijst toegevoegd 523 Gesprekken starten U kunt via uw XMPP-client ook gesprekken starten U kunt voorafgaand aan het gesprek kijken of een collega ingelogd en aanwezig is Als u een collega wilt bellen, dan kunt u vooraf bekijken of deze wel ingelogd is Selecteer en dubbelklik op een contactpersoon Er opent zich een nieuw scherm met chatvenster In dit chatvenster typt u!dial en druk op enter Uw eigen telefoon zal gaan rinkelen Zodra u opneemt wordt de betreffende collega gebeld Er is ook een Company groep Hierin is een contact-peroon met de naam van uw bedrijf opgenomen Selecteer en dubbelklik op uw bedrijfsnaam Er opent zich wederom een nieuw scherm met chatvenster Wanneer u hier een telefoonnummer in toetst zal wederom uw eigen toestel gaan rinkelen Zodra u opneemt wordt het gewenste nummer automatisch voor u gedraaid Deze functionaliteit is toestel en merk onafhankelijk 5 XMPP presentie-lijst 12

14 Lijst van figuren Inlogscherm Menubalk Mijn instellingen TAPI configuratie TAPI configuratie controle Deïnstallatie van de TAPI driver Outlook TAPI snelkoppeling Outlook TAPI voorbeeld Pidgin configureren Lijst van figuren 13