Handleiding. Fanvil X4. Handleiding Fanvil X4 1

Transcriptie

1 Handleiding Fanvil X4 Handleiding Fanvil X4 1

2 2 Handleiding Fanvil X4

3 Inhoud Inleiding... 4 Gebruik... 6 Bellen en gebeld worden... 6 Redial... 6 Gemiste oproepen... 6 Belgeschiedenis... 6 Beller in de wacht zetten... 8 Een tweede gesprek... 8 Doorverbinden... 8 Conferentie...10 DND...10 Doorschakelen...10 Telefoonboek en bellen vanuit het online telefoonboek...10 Gebruik receptiemodule...11 Verkorte codes...11 Een gesprek van een andere extensie oppakken Voic Doorschakelingen Do Not Disturb Overige codes Extra functies Conferentiegesprek Cursus Notities...19 Handleiding Fanvil X4 3

4 Inleiding De Fanvil X4 is een zogenaamde receptietelefoon. Het toestel beschikt over maar liefst 2 LCD kleurenschermen. Eén met een gebruikersmenu waar u eenvoudig doorheen navigeert met behulp van vier knoppen. Het andere scherm kunt u gebruiken als snel-menu om uw belangrijkste contactpersonen met één druk op de knop te bellen. De Fanvil X4 biedt HD geluidskwaliteit. Met de ingebouwde microfoon en luidspreker kunt u makkelijk handsfree bellen, of telefoneert u liever met een headset? In deze handleiding geven we een overzicht van de belangrijkste functies van de Fanvil X4. Daarbij geven we een handige opsomming van verkorte codes, waarmee u nog makkelijker gebruik kunt maken van alle toepassingen van het toestel en uw telefooncentrale. 4 Handleiding Fanvil X4

5 Handleiding Fanvil X4 5

6 Gebruik Bellen en gebeld worden Toets een telefoonnummer in en neem de hoorn van de haak. Of neem eerst de hoorn van de haak, toets een telefoonnummer en wacht tot er verbinding gemaakt wordt. Wanneer u een inkomend gesprek binnenkrijgt op uw toestel, ziet u het scherm blauw oplichten met daarin het telefoonnummer van de beller. Ook hoort u een ringtone. Wilt u deze ringtone niet horen en ook het toestel nog niet opnemen, toets dan de Mute knop. U kunt het gesprek beantwoorden door de hoorn van de haak te nemen of door de Spreaker knop te toetsen. U kunt een gesprek weigeren door de Reject dispayknop te drukken. Redial Door op de Redial knop te drukken, ziet u op het display het laatst gebelde nummer. Wanneer u met de navigatie knop omlaag drukt, ziet u de eerder gebelde nummers. U kunt naar een gewenst nummer bellen door de hoorn van de haak te nemen. Gemiste oproepen Bij een gemiste oproep ziet u in het scherm een melding New Missed call(s). U kunt deze gemiste oproep bekijken door de displaytoets View te drukken. Bel de gemiste oproep terug met de Dial displaytoets. Belgeschiedenis Met de History knop kunt u de belgeschiedenis bekijken. Wanneer u één keer drukt op de knop ziet u Dialed (gebelde oproepen) in het scherm staan. Druk de Ok knop om deze te bekijken. Bekijk de oproepen door met de navigatieknop omlaag te drukken. Wilt u weer terug druk dan de Exit knop. Naast de gebelde oproepen kunt u ook Missed (gemiste oproepen) en Received (ontvangen oproepen) bekijken door de navigatie knop omlaag te drukken. Wanneer u een oproep wilt terugbellen, neemt u de hoorn van de haak. 6 Handleiding Fanvil X4

7 Display Displaytoetsen Navigatie toetsen Functie toetsen Mute Redial Functie Display Volume Pagina knop Speaker Handleiding Fanvil X4 7

8 Beller in de wacht zetten Tijdens een gesprek kunt u een beller in de wacht zetten door de Hold displayknop in te drukken. De beller zal wachtmuziek te horen krijgen van onze server. Neem het gesprek weer terug door de Resume displayknop in te drukken. Ook kunt u tijdens het gesprek de Mute knop drukken. Hierdoor zal de beller u niet langer horen. Ook hoort de beller geen wachtmuziek. De beller hoort niets totdat u wederom op Mute drukt. Een tweede gesprek Wanneer u tijdens het bellen een volgend gesprek binnen krijgt op uw toestel, hoort u door het eerste gesprek om de 5 seconden een korte toon. U ziet ook het telefoonnummer van de inkomende beller in het scherm en het indicatielampje knippert. Met de navigatieknoppen (omlaag en omhoog) kunt u in het scherm wisselen tussen de twee gesprekken. U kunt het ene gesprek met Hold in de wacht zetten en het andere aannemen met Answer. Doorverbinden U kunt een beller doorverbinden naar een collega of externe partij. Hierbij kunt u eerst overleg plegen, zodat u kunt aankondigen dat u het gesprek gaat doorverbinden. Doorverbinden met overleg: Wanneer u een gesprek door wilt verbinden, druk dan tijdens het gesprek de Xfer displayknop en voer het nummer in waarnaar u wilt doorverbinden. Druk de Dial displayknop. Nadat er is opgenomen, kunt u overleg plegen. Verbind definitief door, door op de Xfer displayknop te drukken. Wanneer u al twee lopende gesprekken op uw toestel hebt (één actief en één in de wacht), drukt u op de Xfer knop. U kunt vervolgens kiezen voor het doorverbinden naar een nieuw gesprek of naar het gesprek dat al verbonden is. Doorverbinden zonder overleg: Wanneer u een gesprek wilt door verbinden zonder dit aan te kondigen, druk dan tijdens het gesprek de Xfer displayknop en voer het nummer in waarnaar u wilt doorverbinden. Druk vervolgens direct weer op Xfer en de twee partijen worden nu met elkaar verbonden. 8 Handleiding Fanvil X4

9 Handleiding Fanvil X4 9

10 Conferentie De Fanvil X4 geeft u de mogelijkheid om met twee andere partijen tegelijkertijd een gesprek te voeren en zo bijvoorbeeld een vergadering te houden op afstand. Dit doet u met de Conf displayknop die getoond wordt tijdens een gesprek. Wanneer u deze knop indrukt, krijgt u de mogelijkheid naar een nieuw contact te bellen. Zodra u contact heeft gemaakt met deze partij, drukt u opnieuw op Conf. Wanneer u al twee lopende gesprekken op uw toestel heeft (één actief en één in de wacht), kunt u ook op de Conf displayknop drukken. U kunt kiezen voor een nieuw gesprek of voor het gesprek dat al verbonden is. DND Wilt u tijdelijk geen gesprekken ontvangen op uw toestel, dan kunt u deze op Do Not Disturb (DND) zetten. Boven één van de displaytoetsen op uw toestel staat DND. Wanneer u nu deze DNDknop indrukt, zal in het scherm DND weergegeven worden. U kunt Do Not Disturb weer deactiveren door de DND functie toets wederom in te drukken. Doorschakelen U heeft de mogelijkheid om een doorschakeling aan te maken via uw persoonlijke Control Panel. Zo kunt u inkomende gesprekken doorschakelen naar bijvoorbeeld een externe partij. Ook heeft u de mogelijkheid om via support@belcentrale door te geven dat u graag zelf, via uw toestel, uw doorschakelingen in- en uit wilt kunnen schakelen. U geeft daarbij aan naar welk (mobiele) telefoonnummer u de doorschakeling graag ingesteld wilt hebben. Vervolgens krijgt u van de Support afdeling een code welke u te allen tijde kunt gebruiken om de doorschakeling te (de)activeren. Telefoonboek en bellen vanuit het online telefoonboek Met de Directory knop (een van de displaytoetsen) kunt u het telefoonboek openen op uw toestel. U kunt hier kiezen uit All contacts om het gehele telefoonboek te bekijken. Voer nieuwe 10 Handleiding Fanvil X4

11 contacten toe met Add. U kunt ook via de webconfiguratie contacten toevoegen, maar bovendien ook met een klik contacten bellen, ophangen en contacten blokkeren. Ga hiervoor naar de webconfiguratie (zoals beschreven bij de sectie Uw account instellen ). Ga vervolgens naar Phonebook en naar het tabblad Contacts. U kunt contactpersonen toevoegen bij Add new contact. U heeft ook de mogelijkheid om een gewenste beltoon ( Ring Type ) te selecteren. Nadat u het contact hebt opgeslagen door Ok te drukken, verschijnt het contact in de bovenste lijst. Wanneer u een ingevoerd contact wilt wijzigen, vinkt u deze rechts aan. U kunt het contact onder de lijst aanpassen door de wijzigingen op te slaan met de Edit knop. Ook kunt u contacten verwijderen door Delete te klikken. Wanneer u op een telefoonnummer uit de lijst klikt, zal uw telefoon verbinding maken met deze contactpersoon. Ook kunt direct de verbinding verbreken op uw toestel door rechts bovenin op Hangup te klikken. Gebruik receptiemodule Met de receptiemodule kunt u extensies van collega s vanaf één punt (namelijk uw toestel) beheren. De verlichting van de functieknoppen op het paneel geven aan wat de status is van andere medewerkers: Groen De extensie is vrij Langzaam rood knipperend De extensie krijgt een inkomend gesprek Rood De extensie is ingesprek U kunt een inkomend gesprek overnemen door op de knipperende knop te drukken die is ingesteld voor de betreffende extensie. Handleiding Fanvil X4 11

12 Verkorte codes Met deze simpele, korte codes kunt u direct vanaf uw telefoontoestel bepaalde functies op de telefooncentrale in- en uitschakelen, zonder dat u hiervoor hoeft in te loggen in het control panel Mijn Belcentrale. De codes die beschreven worden in deze handleiding bestaan steeds uit * en een enkele keer een # gevolgd door een cijfercombinatie. Wanneer u een VoIP account van Belcentrale gebruikt, heeft u een gebruikersnaam ontvangen. Deze gebruikersnaam ziet er bijvoorbeeld als volgt uit : 0003*001. Het gedeelte achter de * is uw extensie nummer. Een gesprek van een andere extensie oppakken *21 Oppakken van het eerste gesprek dat nog overgaat Wanneer de telefoon van uw collega overgaat, kunt u dit gesprek oppakken door op uw toestel *21 te bellen. *21 Extensienummer / een gesprek oppakken Wanneer er meerdere telefoons overgaan en u wilt de telefoon van een bepaalde collega oppakken, kunt u bellen naar *21 gevolgd door het extensienummer van de collega, bv * Anoniem uitbellen *85 Anoniem uitbellen Wilt u dat de andere partij niet uw telefoonnummer ziet wanneer u deze belt, bel dan naar *85. *65 Uitbellen met callerid Door te bellen naar *65 zal uw telefoonnummer weer te zien zijn wanneer u uitbelt. Voic Het bereiken van uw voic begint altijd met de *95 toets gevolgd door uw extensienummer. Indien u niet weet wat uw voic extensie is, neemt u dan contact op met onze 12 Handleiding Fanvil X4

13 supportafdeling via of , optie 2. U ontvangt dan per een korte handleiding voor het instellen en afluisteren van de voic . Een voorbeeld: 1. Bel naar * Zodra u uw voic hoort of een Engelse stem hoort, drukt u op * 3. Toets nu het wachtwoord in, dit is: 444# 4. In het menu toetst u op 0 5. In het hoofdmenu toetst u op 1 6. Spreek nu het bericht in en sluit af met een # 7. Zodra u weer de Engelse stem hoort toetst u 1 om uw ingesproken bericht op te slaan Let op! In het menu kunt u de keuzes achter elkaar intoetsen. Wilt u snel de voic inspreken? Kies dan in het menu 0, 1 om direct in te spreken. Om uw berichten af te luisteren volgt u de volgende stappen: 1. Bel naar * Zodra u uw voic hoort of een Engelse stem hoort, drukt u op * 3. Toets nu het wachtwoord in, dit is: 444# 4. In het menu toetst u op 1 Handleiding Fanvil X4 13

14 Doorschakelingen *74 Cijfercombinatie / activeren en deactiveren van ingestelde doorschakeling In Mijn Belcentrale kunt u een doorschakeling aanmaken die geactiveerd en gedeactiveerd kan worden vanaf het betreffende toestel of de extensie. Dit doet u door te bellen naar *74 gevolgd door de cijfercombinatie die u hiervoor bij het instellen heeft gekozen (bv. *7401) Do Not Disturb *78 Activeren van Do Not Disturb Wanneer u niet onderbroken wilt worden, kunt u deze optie activeren. De telefoon gaat dan niet over. Deze optie kan geactiveerd worden door naar *78 te bellen. *79 Deactiveren van Do Not Disturb Als u de Do Not Disturb optie weer wilt deactiveren, kunt u dat doen door naar *79 te bellen. Overige codes Tijd opvragen *94 Luisteren naar de datum en tijd Door te bellen naar *94 kunt u de tijd opvragen, dit is de tijd zoals deze op uw telefooncentrale staat ingesteld. Systeemtest *52 Echo test U kunt de connectie van de extensie met de server van Belcentrale testen. Dit kan door te bellen naar *52, er wordt dan een echo test uitgevoerd waarbij alles wat er wordt gezegd herhaald wordt. Op deze manier kan de latentie van de verbinding met de telefooncentrale worden getest. Latentie betekent in dit geval de dataoverdracht over het netwerk. Wachtwoordbeveiliging *11 Activeren en deactiveren van wachtwoordbeveiliging Deze functie moet ingesteld zijn op de server. Wanneer u de wachtwoordbeveiliging heeft ingesteld, kunt u uw extensie 14 Handleiding Fanvil X4

15 beveiligen zodat alleen u kunt bellen en gebeld kunt worden. Bel naar *11 en toets uw wachtwoord. Extra functies De onderstaande codes zijn te gebruiken bij de extra functies die niet inbegrepen zijn bij een normale VoIP-centrale. U kunt deze opties laten activeren door onze support-afdeling. Hiervoor worden dan extra kosten in rekening gebracht. Wachtrij *96 Inloggen op de wachtrij Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een wachtrij of queuefunctie, kan een gebruiker die lid is van de wachtrij inloggen door te bellen naar *96. De gebruiker ontvangt nu gesprekken die op de wachtrij binnenkomen. *98 Uitloggen uit de wachtrij Om uit de wachtrij te gaan, moet de gebruiker uitloggen door *98 in te bellen. Vanaf dat moment ontvangt hij dus geen gesprekken meer die op de wachtrij binnenkomen. *26 Wachtrij pauze activeren Wanneer een lid van de wachtrij met pauze gaat, kan deze bellen naar *26, waardoor deze geen gesprekken meer uit de wachtrij krijgt. *28 Wachtrijpauze deactiveren Er kan gebeld worden naar *28 wanneer het lid van de wachtrij weer terug is van pauze. Zijn of haar toestel zal weer overgaan vanuit de wachtrij. *999 Wachtrijnummer / meeluisteren met wachtrij gesprekken Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een wachtrij, kan er een queue-supervisor aangesteld worden. Deze kan meeluisteren met de wachtrij gesprekken door *999 te bellen gevolgd door het wachtrijnummer. Om het volgende gesprek te volgen moet de * toets worden ingetoetst. Handleiding Fanvil X4 15

16 Call recording *1 gesprek opnemen Wanneer de functie voor het opnemen van gesprekken is geactiveerd, kunt u tijdens een gesprek kiezen om het gesprek op te nemen. Dit kan door *1 in te toetsen, druk nogmaals op *1 om het opnemen weer te stoppen. *0 Conferentiegesprek opnemen Wanneer u een conferentiegesprek bent begonnen, kunt u het gesprek ook opnemen. U kunt het conferentiegesprek opnemen door *0 in te toetsen, druk nogmaals op *0 om het opnemen weer te stoppen. Conferentiegesprek 8 Extensienummer / opstarten van een conferentie Wanneer u heeft gekozen voor de conferentiefunctie binnen uw telefooncentrale, zal één extensie aangewezen worden als conferentiekamer (bv. toestel 002). Door te bellen naar 8 gevolgd door het nummer van deze extensie (in dit geval belt u naar 8002), opent u de conferentie. Er wordt gevraagd uw naam in te spreken. Collega s kunnen zich nu toevoegen door met hun toestel te bellen naar dezelfde code. Functies voor alle conferentiedeelnemers Tijdens de conferentie zijn er verschillende functies die met een code kunnen worden uitgevoerd. De volgende codes zijn gedurende de conferentie te gebruiken door alle conferentiedeelnemers. # Toets # om de menu opties te laten horen, die tijdens de conferentie te gebruiken zijn. Toets nogmaals # om uit het menu te gaan. 0 Toets 0 om de menu opties te herhalen. *1 Toets *1 voor mute. De extensie zal niet te horen zijn door andere deelnemers totdat de code opnieuw wordt getoetst. *2 Toets *2 om de aankondiging van nieuwe deelnemers uit te schakelen. Deze deactivering geldt voor de deelnemer die de code heeft gebruikt. Toets de code opnieuw om de functie weer in te schakelen. 16 Handleiding Fanvil X4

17 *3 Toets *3 om de lijst van deelnemers te horen. U hoort de namen die zijn ingesproken tijdens het toevoegen. *7 Toets *7 om het volume te verhogen. *9 Toets *9 om het volume te verlagen. Functies alleen voor de conferentievoorzitter Een aantal codes is alleen beschikbaar voor de conferentievoorzitter. Dit is de eigenaar van de extensie waarop de conferentiekamer is ingesteld. *8 extensienummer Toets *8 gevolgd door het extensienummer om nieuwe extensies uit te nodigen. De uitgenodigde extensie wordt gebeld en er wordt gevraagd zijn naam in te spreken om deel te nemen. *30 Toets *30 om alle deelnemers verwijderen. *31 Toets * 31 om de laatst deelgenomen extensie verwijderen. *21 Toets *21 om de conferentie op slot te zetten. Het is niet mogelijk voor nieuwe deelnemers zich toe te voegen aan de conferentie. *20 Toets *20 om de conferentie van het slot af te halen. *11 Toets *11 om mute activeren. Alle deelnemers, behalve de conferentievoorzitter, zijn niet te horen in de conferentie. *10 Toest *10 om mute deactiveren Handleiding Fanvil X4 17

18 Cursus Er zijn mensen die houden van handleidingen. En er zijn mensen die liever leren door te doen. Gaat u het liefst praktisch aan de slag om te leren hoe uw telefoontoestel werkt? Dat kan bij Belcentrale! We hebben speciaal voor onze klanten een korte praktische cursus ontwikkeld. We behandelen alleen de hoognodige theorie over bellen via internet. Daarna gaat de groep praktisch aan de slag: doorverbinden, telefoontjes oppakken, activeren voic , inspreken voic et cetera. Tijdens de cursus is er uitgebreid de tijd om vragen te stellen en in te gaan op de situatie bij u op kantoor. En na afloop serveren we een lekkere lunch. De cursus wordt gehouden op ons kantoor in het centrum van Rotterdam. Wilt u zich inschrijven, stuur dan een mail naar cursus@belcentrale.nl, bel met support of schrijf direct in via: belcentrale.nl/voip-cursus. 18 Handleiding Fanvil X4

19 Notities Handleiding Fanvil X4 19

20 20 Handleiding Fanvil X4

21 Handleiding Fanvil X4 21

22 Heeft u nog vragen over de werking van uw Fanvil X4 toestel? We helpen u graag! Neem contact met ons op door te bellen naar (keuze 2) of mail naar support@belcentrale.nl 22 Handleiding Fanvil X4

23 Handleiding Fanvil X4 23

24 Belcentrale BV T Westblaak 142 F KM Rotterdam info@belcentrale.nl 24 Nederland Handleiding Fanvil X4