1 Gebruik van lokalen

Transcriptie

1 1 1 Gebruik van lokalen Om de instellingen aan te passen voor een lokaal dat u beheert, gaat u als volgt te werk: 1. Start Outlook Web Access ( en log in met uw u-nr en wachtwoord. 2. Klik op de naam van uw postvak (rechts bovenaan) 3. Typ de naam van het lokaal bv. R.ICTS en klik op de knop Openen. U kunt een stukje van de naam intypen bv. R.ICTS. U krijgt dan een lijst van alle lokalen die beginnen met R.ICTS zodat u het gewenste uit de lijst kunt kiezen. Hieronder een voorbeeld van een aantal lokalen: 4. Klik op de knop (rechts bovenaan). 5. Klik in het linkergedeelte op de categorie en maak de gewenste instellingen (deze categorie is niet beschikbaar bij personen). Meer info over elke optie vindt u onder 1.1 Bespreking resources-instellingen of via de knop en kies vervolgens onder Opties de optie Resource-instellingen. 6. Klik op de knop (links bovenaan) om de aanpassingen op te slaan. 7. Klik op de knop (rechts bovenaan) om het postvak van het lokaal af te sluiten.

2 2 1.1 Bespreking resources-instellingen Opties voor resourcesplanning U kunt voor een postvak van een resource instellen dat alle inkomende vergaderverzoeken en annuleringen automatisch moeten worden verwerkt. Als u het selectievakje voor het automatisch verwerken van vergaderverzoeken en annuleringen inschakelt, zijn er verschillende opties waarmee u de automatische verwerking van het postvak van de resource kunt instellen. Vergaderverzoeken en annuleringen automatisch verwerken Klik op dit selectievakje om de overige opties in deze sectie in te schakelen. De instellingen in deze sectie bepalen hoe de resource kan worden gepland en hoe conflicten worden afgehandeld. Herinneringen uitschakelen Als u dit selectievakje inschakelt, ontvangt het postvak van de resource geen herinneringen voor vergaderingen. Maximum aantal dagen Gebruik dit vakje om het maximum aantal dagen in te stellen dat een resource van tevoren kan worden geboekt. Altijd weigeren als einddatum na deze limiet ligt Als dit selectievakje is ingeschakeld, worden vergaderverzoeken voor deze resource geweigerd als de einddatum voor de vergadering na de limiet valt. Duur vergadering beperken Als dit selectievakje is ingeschakeld, mag de vergadering het aantal minuten dat u invult in het vak eronder niet overschrijden. Maximaal toegestaan aantal minuten Het getal dat wordt opgegeven in dit vak geeft de maximale tijd aan dat een resource kan worden geboekt voor een vergadering. Plannen alleen toestaan tijdens werkuren Als dit selectievakje is ingeschakeld, staat de resource alleen vergaderingen toe tijdens de uren die zijn gedefinieerd in de sectie Werkweek in agenda van de Agenda-opties voor dit postvak. Conflicten toestaan Als dit selectievakje is ingeschakeld, kan de resource worden gepland door meer dan één persoon gedurende dezelfde tijdsperiode. Terugkerende vergaderingen toestaan Als dit selectievakje is ingeschakeld, kunnen mensen de resource plannen voor terugkerende vergaderingen. Maximaal dit aantal afzonderlijke conflicten toestaan Het getal in dit vak geeft het maximum aantal planningsconflicten aan dat is toegestaan voor een vergadering met deze resource. Als dit aantal of minder deelnemers conflicten hebben met de voorgestelde vergadertijd, wordt de vergadering geaccepteerd door de resource. Als echter meer deelnemers dan het opgegeven aantal conflicten hebben met de voorgestelde vergadertijd, wordt de vergadering geweigerd door de resource. Er treedt een conflict op als de voorgestelde vergadertijd al is gemarkeerd als Bezet of Voorlopig in het schema van een deelnemer.

3 3 Tot maximaal dit percentage afzonderlijke conflicten toestaan Het getal in dit vak geeft het maximale percentage planningsconflicten aan dat is toegestaan voor een vergadering met deze resource. Als dit percentage deelnemers of een lager percentage conflicten hebben met de voorgestelde vergadertijd, wordt de vergadering geaccepteerd door de resource. Als echter meer deelnemers dan het opgegeven percentage conflicten hebben met de voorgestelde vergadertijd, wordt de vergadering geweigerd door de resource. Er treedt een conflict op als de voorgestelde vergadertijd al is gemarkeerd als Bezet of Voorlopig in het schema van een deelnemer Machtigingen voor resourceplanning Opmerking Groepen zoals het voorbeeld hierboven (G.icts_en_informatiearchitecten) vindt u, net zoals gebruikers, terug in de algemene adreslijst van exchange. Met machtigingen voor resourceplanning kunt u instellen welke gebruikers automatisch het postvak van de resource kunnen plannen (indien beschikbaar), welke gebruikers goedkeuring moeten hebben voor het plannen van het postvak van de resource (indien beschikbaar) en welke gebruikers het postvak van de resource automatisch kunnen plannen (indien beschikbaar) en een aanvraag voor goedkeuring kunnen indienen als het postvak niet beschikbaar is. De volgende instellingen zijn beschikbaar: Deze gebruikers kunnen automatisch plannen als de resource beschikbaar is Selecteer de gebruikers die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is. U kunt opgeven dat alle gebruikers de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is door op Iedereen te klikken. Als u individuele gebruikers of groepen mensen wilt opgeven die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is, klikt u op Gebruikers en groepen selecteren en typt u vervolgens de gewenste namen in het vak. Deze gebruikers kunnen een aanvraag voor handmatige goedkeuring indienen als de resource beschikbaar is Selecteer de gebruikers die een verzoek tot handmatige goedkeuring voor het plannen van de resource kunnen indienen als deze beschikbaar is. Als een verzoek tot handmatige goedkeuring wordt ingediend, moet dit verzoek worden geaccepteerd door de eigenaar van het postvak van de resource of door een gedelegeerde van het postvak van de resource in plaats van dat dit verzoek automatisch wordt geaccepteerd. U kunt opgeven dat alle gebruikers een verzoek tot handmatige goedkeuring voor het plannen van de resource moeten indienen als deze beschikbaar is door op Iedereen te klikken. Als u individuele gebruikers of groepen mensen wilt opgeven die een verzoek tot handmatige goedkeuring voor het plannen van de resource moeten indienen als deze beschikbaar is, klikt u op Gebruikers en groepen selecteren en typt u vervolgens de gewenste namen in het vak. Deze gebruikers kunnen automatisch plannen als de resource beschikbaar is en een aanvraag voor handmatige goedkeuring indienen als de resource niet beschikbaar is Selecteer de gebruikers die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is en die een verzoek tot handmatige goedkeuring moeten indienen als de resource niet

4 4 beschikbaar is. Als een verzoek tot handmatige goedkeuring wordt ingediend, moet dit verzoek worden geaccepteerd door de eigenaar van het postvak van de resource of door een gedelegeerde van het postvak van de resource in plaats van dat dit verzoek automatisch wordt geaccepteerd. U kunt opgeven dat alle gebruikers de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is en een verzoek tot handmatige goedkeuring moeten indienen voor het plannen van de resource als deze niet beschikbaar is door op Iedereen te klikken. Als u individuele gebruikers of groepen mensen wilt opgeven die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is en een verzoek tot handmatige goedkeuring moeten indienen voor het plannen van de resource als deze niet beschikbaar is, klikt u op Gebruikers en groepen selecteren en typt u vervolgens de gewenste namen in het vak. Altijd doorsturen naar gemachtigden Als dit selectievakje is ingeschakeld, worden vergaderverzoeken die goedkeuring vereisen doorgestuurd naar gebruikers die gemachtigden (delegates) van de resource zijn. Deze verzoeken altijd voorlopig accepteren Als dit selectievakje is ingeschakeld, accepteren vergaderverzoeken die goedkeuring vereisen het vergaderverzoek altijd voorlopig Privacyopties voor resources U kunt de resourceprivacy-instellingen gebruiken om te bepalen welke gegevens worden opgenomen in vergaderverzoeken en welke annuleringen naar het postvak van de resource worden verzonden. Deze opties zijn alleen van invloed op de items in de agenda voor het postvak van de resource. De volgende opties zijn beschikbaar: De naam van organisator altijd toevoegen aan het onderwerp van de vergadering Als dit selectievakje is ingeschakeld, wordt de naam van de organisator van de vergadering opgenomen in het onderwerp voor de vergadering. Markering privé van een geaccepteerde vergadering altijd verwijderen Als dit selectievakje is ingeschakeld, worden privévergaderverzoeken die zijn geaccepteerd door de resource gemarkeerd als openbaar zodat de resourceplanning kan worden bekeken door andere gebruikers. Gedetailleerde informatie over conflicterende vergaderingen opnemen in het antwoord Als dit selectievakje is ingeschakeld, wordt informatie over de bestaande vergadering meegezonden in de weigering van het vergaderverzoek als de resource een vergaderverzoek weigert vanwege een conflict met een bestaande vergadering. Naam van organisator toevoegen aan de conflictgegevens Als dit selectievakje is ingeschakeld, wordt de naam van de organisator van de bestaande vergadering meegezonden met de details van de vergadering in de weigering van het vergaderverzoek als de resource een vergaderverzoek weigert vanwege een conflict met een bestaande vergadering. Dit selectievakje is alleen beschikbaar als het vorige selectievakje is ingeschakeld.

5 5 Altijd het volgende verwijderen bij verzending naar deze resource Schakel de selectievakjes in voor alle items die u automatisch wilt laten verwijderen wanneer zij naar het postvak van de resource worden gezonden. Deze lijst omvat: berichten Bijlagen bij vergaderverzoeken Opmerkingen bij vergaderverzoeken Onderwerp van vergaderverzoeken Antwoordbericht U kunt aanvullende tekst verzenden via automatische antwoorden op planningsverzoeken voor resources. U kunt tekst toevoegen aan automatische antwoorden door Extra tekst toevoegen die wordt opgenomen in antwoorden op vergaderverzoeken te selecteren en vervolgens uw bericht te typen en dit op te maken in het vak eronder. 1.2 K.U.Leuven feestdagen toevoegen aan de agenda van het lokaal De kalender van de K.U.Leuven feestdagen toevoegen kan niet rechtstreeks aan de agenda van het lokaal. Voeg deze in Outlook eerst toe aan uw eigen agenda. Indien dit nog niet gebeurd is, volg dan hiervoor de stappen zoals beschreven op de pagina Deze feestdagen kun je vervolgens kopiëren naar de agenda van het lokaal als volgt: 1. Kies in uw Outlook-agenda de weergave Gebeurtenissen (Beeld/Huidige weergave/gebeurtenissen). 2. Sorteer op Locatie (klik op de kolomkop Locatie). 3. Selecteer alle gebeurtenissen met als locatie K.U.Leuven 2009 of K.U.Leuven 2010 (klik op eerste en Shift+klik op laatste). 4. Druk Ctrl+C om deze te kopiëren.

6 6 5. Open de agenda van het lokaal bv. via de link in het navigatiedeelvenster. Klik hierin zodat deze zeker actief is (de weergave waarin je terecht komt maakt niet uit). 6. Druk Ctrl+V om de feestdagen te plakken. 7. Als men een terugkerende vergadering boekt waarbij toevallig één van de data op een feestdag valt, dan wordt deze geweigerd (volledig, dus niet enkel op die feestdag) omdat de feestdag is ingesteld als Niet aanwezig en het lokaal dus reeds als bezet wordt beschouwd. Om dit te vermijden, stel je best alle K.U.Leuven feestdagen in als Vrij : dubbelklik op de feestdag (één voor één) en kies bij Weergeven als voor Vrij 8. Keer terug naar de gewenste weergave bv. Beeld/Huidige weergave/dag-week-maand.