AZ Damiaan. Mollet Kevin Cel begeleiding en retentie Systeemverpleegkundige. INTRODUCTIE Webmail

Transcriptie

1 2013 AZ Damiaan Mollet Kevin Cel begeleiding en retentie Systeemverpleegkundige INTRODUCTIE Webmail 1

2 INHOUDSTABEL berichten maken, beantwoorden en doorsturen... 6 Een nieuw bericht maken... 6 Een bericht beantwoorden... 7 Een bericht doorsturen berichten verwijderen berichten opslaan... 9 Bijlagen toevoegen Een bijlage toevoegen aan een bericht Een afbeelding in een bericht toevoegen Een bijlage verwijderen uit een bericht Een bijlage bij een bericht openen of opslaan Een bijlage openen Een bijlage opslaan Meerdere bijlagen opslaan Een handtekening toevoegen aan berichten Een handtekening maken Het adresboek Een adres zoeken

3 Onderhoud van de mailbox Het postvak is bijna vol berichten verwijderen De prullenbak met Verwijderde items ledigen Afspraken maken Een agenda-afspraak maken Een afspraak wijzigen Een afspraak verwijderen Een herinnering instellen Vergaderingen plannen Een vergadering plannen met anderen De planningsassistent gebruiken Reageren op een vergaderverzoek Een vergadering accepteren of weigeren Een nieuw tijdstip voorstellen Een vergaderverzoek doorsturen Een vergaderverzoek annuleren Een agenda delen De agenda delen Een gedeeelde agenda weergeven Automatisch antwoorden (afwezigheidsassistent) Een automatisch antwoord instellen

4 Outlook Web App Met Outlook Web App kunt u via een webbrowser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari ) uw postvak openen vanaf elke computer met een internetverbinding. U kunt het programma gebruiken om berichten te lezen en te verzenden, contactpersonen te ordenen, taken te maken en uw agenda te beheren. Werken met berichten Naast het lezen en verzenden van berichten kunt u uw berichten aanpassen door bijvoorbeeld bijlagen toe te voegen, ontvangstbevestigingen te vragen als een bericht wordt gelezen of bezorgd, en een categorie aan een bericht toe te voegen. U kunt mappen gebruiken om uw berichten te ordenen, net zoals u een dossiersysteem gebruikt om papieren te ordenen. U kunt de berichten die u ontvangt, beheren door regels te gebruiken om ze in verschillende mappen te sorteren. De agenda gebruiken Uw agenda in is vergelijkbaar met een kalender aan de muur, maar heeft veel extra functies. Wanneer u een afspraak toevoegt aan uw agenda, kunt u deze op veel manieren aanpassen, bijvoorbeeld door bijlagen toe te voegen, zo veel details in te vullen als u wilt, een herinnering in te stellen of er een herhalende afspraak van te maken, zodat deze steeds automatisch aan uw agenda wordt toegevoegd. Behalve afspraken maken kunt u ook vergaderingen instellen. Een vergadering is vergelijkbaar met een afspraak, alleen verzendt u hiervoor een uitnodiging naar andere mensen. Iedereen die u uitnodigt, ontvangt een e- mailbericht met de details van de vergadering. Afhankelijk van de service kunnen ze het ontvangen e- mailbericht gebruiken om de vergadering toe te voegen aan hun eigen agenda. Ook een gedeelde agenda openen is mogelijk. Mocht u problemen ondervinden met Outlook Web App, gelieve dan de helpdesk te contacteren via : Intranet : onder Toepassingen - Helpdesk Informatica helpdeskict@azdamiaan.be Telefonisch : (41 35). Enkel tijdens de kantooruren. 4

5 U kunt toegang krijgen tot uw postvak vanaf elke computer met een webbrowser en een internetverbinding. Het wordt aangeraden Outlook Web App alleen te gebruiken op locaties die u kunt vertrouwen. Selecteer, als u een openbare of gedeelde computer gebruikt, de optie Openbaar (indien beschikbaar) wanneer u zich aanmeldt bij uw postvak. Hoe meld ik mij aan? In Az Damiaan kunt u via Intranet inloggen met Webmail. Extern via Onder de tab Zorgverleners kies je voor Beveiligd en dan Webmail. U wordt aangeraden de volgende voorzorgsmaatregelen te treffen wanneer u zich aanmeldt bij een openbare computer : Zorg dat u er zeker van bent dat niemand meekijkt als u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert tijdens het aanmelden. Selecteer nooit de optie om uw wachtwoord op te slaan voor later gebruik. Zelfs als u van plan bent dezelfde computer een aantal dagen te gebruiken, moet u altijd uw wachtwoord opgeven. GEBRUIK JE PERSOONLIJKE GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD VAN Az DAMIAAN Hoe moet ik omgaan met het openen van berichten en bijlagen? Neem bij het openen van berichten en bijlagen de volgende richtlijnen in acht: Voordat u een bericht opent, moet u er zeker van zijn dat het afkomstig is van iemand die u vertrouwt, en van wie u een bericht verwacht. Open uitsluitend bijlagen die zijn verzonden door mensen die u vertrouwt. De beste manier om een bijlage te openen als u een openbare of gedeelde computer gebruikt, is op de koppeling Als webpagina openen naast de naam van de bijlage te klikken. Dit beschermt u tegen mogelijke virussen en voorkomt dat er een kopie van de bijlage wordt gemaakt op de computer. Als u een bijlage rechtstreeks wilt openen, slaat u de bijlage op in een map of locatie die u eenvoudig kunt vinden, bijvoorbeeld het bureaublad, en opent u vervolgens het bestand vanaf die locatie. Bij de meeste browsers kunt kiezen het bestand te openen of op te slaan op een schijf als u op de koppeling van de bijlage klikt. Verwijder de bijlage wanneer u klaar bent met het gebruiken van de computer, en maak de Prullenbak leeg. Wat moet ik doen wanneer ik klaar ben? Doe het volgende wanneer u klaar bent met het gebruik van uw postvak: Meld u af (Rechtsbovenaan via Afmelden) bij uw postvak als u klaar bent. Afmelden helpt te voorkomen dat iemand anders die de computer gebruikt uw postvak kan openen. Sluit de browser. 5

6 berichten maken, beantwoorden en doorsturen Een nieuw bericht maken Klik in een map op Nieuw of druk op CTRL+N op het toetsenbord. U kunt ook een nieuw bericht maken terwijl u het adresboek bekijkt. Klik op de werkbalk op Adresboek en gebruik vervolgens het zoekvak om de persoon of groep te zoeken waarnaar u een bericht wilt verzenden. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de geadresseerde in de lijst en klik vervolgens op Nieuw bericht. Geef de gewenste geadresseerden op in de regel Aan, CC of BCC. Meerdere geadresseerden scheidt u met een puntkomma (;) o Aan: U stuurt een bericht naar de geadresseerden. o CC (Carbon Copy) : Geadresseerden krijgen het bericht ook o BCC (Blind Carbon Copy) : Geadresseerden zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Geef een onderwerp op. Typ uw bericht in het vak voor de berichttekst. Wanneer u het bericht hebt getypt, klikt u op Verzenden of drukt u op ALT+S om het bericht te verzenden. De volgende opties zijn beschikbaar op de werkbalk als u een bericht maakt. Knop Verzenden Beschrijving Hiermee verzendt u het bericht naar de geadresseerden. Hiermee slaat u het bericht in de map Concepten op, maar verzendt u het bericht niet. Hiermee voegt u een bestand bij het bericht. Hiermee opent u het adresboek om namen van geadresseerden op te zoeken. Hiermee controleert u de namen van de geadresseerden van het bericht in het adresboek of in uw map Contactpersonen. Hiermee stelt u de prioriteit van het bericht in op Hoog. Hiermee stelt u de prioriteit van het bericht in op Laag. Hiermee voegt u een handtekening toe aan het einde van het bericht. Deze knop werkt alleen als u een handtekening hebt gemaakt. Hiermee controleert u de spelling in de tekst van het bericht. Opties Lijst met berichtindelingen Hiermee geeft u het dialoogvenster Berichtopties weer. Hiermee stelt u de indeling van het bericht in op HTML of Tekst zonder opmaak. Opmerking : u kunt maximaal 100 geadresseerden per bericht selecteren. 6

7 Een bericht beantwoorden Alleen de afzender van het bericht beantwoorden Selecteer het bericht in de berichtenlijst of open het bericht. Klik op beantwoorden op de werkbalk. Er wordt een nieuw bericht weergegeven dat aan de afzender van het oorspronkelijke bericht is geadresseerd. De afzender en alle andere geadresseerden van een bericht beantwoorden Selecteer het bericht in de berichtenlijst of open het bericht. Klik op Allen beantwoorden op de werkbalk. Er wordt een nieuw bericht weergegeven dat aan de afzender en alle andere geadresseerden van het oorspronkelijke bericht is geadresseerd. Wanneer u gereed bent met het samenstellen van uw antwoord, klikt u op Verzenden op de werkbalk of drukt u op ALT+S. o o o o Als u een naam wilt verwijderen uit de regels Aan en CC, klikt u op de naam en drukt u op Delete. Als u een geadresseerde wilt toevoegen, klikt u in het vak Aan, CC of BCC en voert u de geadresseerde in. Wanneer u een bericht beantwoordt, wordt de afzender van het oorspronkelijke bericht automatisch toegevoegd in het vak Aan. Wanneer u Allen beantwoorden gebruikt, wordt op dezelfde manier een bericht gemaakt en geadresseerd aan de afzender en de andere geadresseerden van het oorspronkelijke bericht. Ongeacht welke optie u kiest kunt u de geadresseerden in de vakken wijzigen. In de onderwerpbalk wordt de titel van het bericht automatisch overgenomen en voorafgegeaan met de vermelding RE: (van reply = beantwoorden). Tip Wees terughoudend bij het klikken op Allen beantwoorden, vooral wanneer er sprake is van grote groepen geadresseerden. Vaak is het beter om Beantwoorden te kiezen en alleen de benodigde geadresseerden toe te voegen, of Allen beantwoorden te kiezen maar de onnodige geadresseerden te verwijderen. 7

8 Een bericht doorsturen Selecteer het bericht in de berichtenlijst of open het bericht. Klik op Doorsturen op de werkbalk. Wanneer u een bericht doorstuurt, zijn de vakken Aan, CC en BCC leeg en moet u ten minste één geadresseerde invoeren. Wanneer u een bericht doorstuurt, worden eventuele bijlagen bij het oorspronkelijke bericht meegestuurd. Als u meer bijlagen wilt toevoegen, raadpleegt u Bestanden of andere items als bijlage toevoegen aan een bericht. In de onderwerpbalk wordt de titel van het bericht automatisch overgenomen en voorafgegeaan met de vermelding FW: (van forward = doorsturen). U kunt desgewenst het bericht aanpassen of aanvullen. Wanneer u gereed bent om het bericht door te sturen, klikt u op Verzenden of drukt u op ALT+S om het bericht te verzenden. 8

9 berichten verwijderen Als u een of meer berichten wilt verwijderen uit een map, selecteert u de berichten en voert u een van de volgende bewerkingen uit: Klik op Verwijderen op de werkbalk. Klik met de rechtermuisknop op het bericht en klik op Verwijderen in het menu of druk Delete. Als u een geopend bericht wilt verwijderen, klikt u op Verwijderen op de werkbalk. berichten opslaan Je kunt een bericht opslaan om het later te verzenden. Open een nieuw bericht, beantwoord een bestaand bericht of stuur een bericht door. Klik op de werkbalk op Opslaan of druk op Ctrl+S. Er wordt een kopie van het bericht opgeslagen in de map Concepten, dus u kunt het bericht gerust sluiten. U kunt een opgeslagen bericht openen door te dubbelklikken op het bericht in de map Concepten. 9

10 Bijlagen toevoegen Een bijlage toevoegen aan een bericht Bijlagen zijn bestanden of items die als onderdeel van een bericht kunnen worden verzonden. Berichten met een bijlage zijn herkenbaar aan een paperclippictogram in de berichtenlijst. Bestanden kunnen bij een e- mailbericht worden gevoegd. Ook andere Outlook-items, zoals berichten, contactpersonen of taken, kunnen worden opgenomen in berichten die u verzendt. Een kan maximaal 10 Mb aan bijlagen bedragen. Klik op de werkbalk van een bericht, agenda-item of contactpersoon op het pictogram voor het bijvoegen van bestanden. Typ in het dialoogvenster Bestanden bijvoegen het pad van het bestand dat u wilt bijvoegen of klik op Bladeren om het bestand te zoeken. Als u Bladeren gebruikt, markeert u het bestand dat u wilt bijvoegen en klikt u vervolgens op Openen om het aan de lijst met bijlagen toe te voegen. Klik op Bijvoegen; de naam van het bestand wordt weergegeven in het dialoogvenster Bestanden bijvoegen. Als u het bestand dat u hebt geselecteerd, wilt wijzigen, klikt u op Bladeren en zoekt u het gewenste bestand. Als u meer dan één bestand wilt bijvoegen, klikt u op Meer bestanden kiezen in het dialoogvenster Bestanden bijvoegen. Als u wilt terugkeren naar het item, klikt u op Bijvoegen om de geselecteerde bestanden bij te voegen of klikt u op Annuleren om terug te keren naar het item zonder de bestanden bij te voegen. Een afbeelding in een bericht toevoegen Klik op Afbeelding invoegen op de berichtenwerkbalk om een afbeelding te zoeken dat u aan een bericht wilt toevoegen. Dubbelklik op de afbeelding om deze aan uw bericht toe te voegen. U kunt het formaat van de afbeelding wijzigen door op de grepen aan de randen te klikken en deze naar binnen of naar buiten te slepen. Een bijlage verwijderen uit een bericht U kunt een bijlage verwijderen uit een item dat u maakt, zoals een bericht dat u wilt gaan verzenden. Open het item en klik op de bijlage die u wilt verwijderen. Druk op DELETE op het toetsenbord om de bijlage te verwijderen. 10

11 Een bijlage bij een bericht openen of opslaan In Outlook Web App kunt u vele algemene bestandstypen verzenden en ontvangen. Sommige bestandstypen worden mogelijk geblokkeerd, of u wordt mogelijk gedwongen om ze op te slaan op uw computer voordat u ze kunt openen. Standaard kunt u in Outlook Web App bijgevoegde Word-, Excel-, PowerPoint- en tekstbestanden, en vele mediabestanden rechtstreeks openen. De bestanden die u vanuit Outlook Web App kunt openen, zijn afhankelijk van uw accountinstellingen. Een bijlage openen Als het item wordt geopend of als er een afdrukvoorbeeld van wordt weergegeven, wordt de naam van de bijlage in de itemgegevens weergegeven. Sommige bijlagen, zoals TXT-bestanden of GIF-bestanden, worden direct door de browser geopend. Klik op de bestandsnaam van de bijlage in de berichtkop. U kunt de bijlage openen met de juiste toepassing of de bijlage opslaan op de schijf. U kunt ook de optie Als webpagina openen gebruiken om de bijlage te openen met de webbrowser. In Outlook Web App kunt u vele algemene bestandstypen verzenden en ontvangen. Sommige bestandstypen worden mogelijk geblokkeerd, of u wordt mogelijk gedwongen om ze op te slaan op uw computer voordat u ze kunt openen. Standaard kunt u in Outlook Web App bijgevoegde Word-, Excel-, PowerPoint- en tekstbestanden, en vele mediabestanden rechtstreeks openen. De bestanden die u vanuit Outlook Web App kunt openen, zijn afhankelijk van uw accountinstellingen. Een bijlage opslaan Klik in het leesvenster of het geopende bericht op de bijlage. Ga naar het tabblad Bijlagen en klik in de groep Acties op Opslaan als. U kunt ook met de rechtermuisknop op de bijlage klikken en Opslaan als selecteren. Kies een maplocatie en klik vervolgens op Opslaan. Meedere bijlagen opslaan Als u een bericht met meerdere bijlagen ontvangt, kunt u nu alle bijlagen downloaden als zip-bestand door te klikken op Alle bijlagen downloaden bovenaan in het bericht en het bestand op uw computer op te slaan. 11

12 Een handtekening toevoegen aan berichten U kunt voor uw berichten persoonlijke handtekeningen maken. In tegenstelling tot Outlook kan in Outlook Web App je handtekening enkel bestaan uit tekst en geen afbeeldingen bevatten. Az Damiaan ontwikkelde een standaardhandtekening die via uw hoofdverpleegkundige/diensthoofd te verkrijgen is. Een handtekening maken Klik boven aan de pagina van Outlook Web App op Opties > Alle opties weergeven > Instellingen > Mail. Typ uw handtekening in het vak handtekening en pas de gewenste opmaak toe. Als u zowel Outlook Web App als Outlook gebruikt en in beide toepassingen een handtekening wilt gebruiken, moet u deze handtekening opstellen in beide toepassingen. Als u automatisch uw handtekening aan alle uitgaande berichten wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Mijn handtekening automatisch toevoegen aan uitgaande berichten in. Klik op Opslaan of druk op CTRL+S. Als u het selectievakje Mijn handtekening automatisch toevoegen aan uitgaande berichten niet inschakelt, kunt u nog steeds uw handtekening toevoegen aan afzonderlijke berichten. Maak uw handtekening zoals hierboven beschreven, maar schakel het selectievakje Mijn handtekening automatisch toevoegen aan uitgaande berichten niet in. Wanneer u nieuw bericht maakt, kunt u uw handtekening toevoegen door op de werkbalk op Handtekening invoegen te klikken. OPMERKING U kunt geen afbeelding (zoals een.gif of.tif) opnemen in uw handtekening in Outlook Web App. TIP Als u een handtekening uit een geopend bericht wilt verwijderen, selecteert u de handtekening in de berichttekst en drukt u op Delete. 12

13 Het adresboek U kunt het adresboek openen door op het adresboekpictogram boven aan het Outlook Web App-venster te klikken of door op Aan of CC in een nieuw bericht te klikken. In het navigatiedeelvenster kunt u selecteren welke verzameling adressen u wilt bekijken. Een adres zoeken U kunt op verschillende manieren naar een adres zoeken in het gedeelde adresboek of in uw mappen met contactpersonen. De eenvoudigste manier om een adres te vinden is de naam van de gewenste persoon typen in het zoekvak boven aan het Outlook Web App-venster, naast het adresboekpictogram. U kunt ook naar een contactpersoon zoeken door het adresboek te openen en het zoekvak boven aan de pagina te gebruiken. Typ de naam van de gewenste contactpersoon in het vak en klik op het vergrootglaspictogram om de zoekopdracht te starten. Bij een zoekopdracht in het adresboekvenster is de opdracht beperkt tot het adresboek dat u in het navigatiedeelvenster hebt geselecteerd. Als u al een nieuw bericht hebt geopend, typt u de namen van de geadresseerden op de regels Aan of CC van het bericht. De namen worden automatisch omgezet door Outlook Web App. Wanneer u het Adresboek opent, wordt standaard het gedeelde adresboek weergegeven. Klik op Andere adreslijsten weergeven om te zien welke adreslijsten nog meer beschikbaar zijn. Klik op de map Contactpersonen in het navigatiedeelvenster om uw contactpersonen weer te geven. Als u Internet Explorer gebruikt, kunt u de beschikbaarheid van mensen of resources controleren in het adresboek. Zoek in het adresboek naar de persoon of de resource die u wilt controleren en klik op de naam om de bijbehorende gegevens weer te geven. Als u het adresboek opent vanuit het Outlook Web App-venster, ziet u alleen het adresboek. Als u adresboek opent door in een nieuw bericht op Aan of CC te klikken, ziet u het adresboek en de regels Aan, CC en BCC. Wanneer u zoekt naar een adres met het zoekvak of door een naam te typen op de regel Aan of CC in een nieuw bericht en er wordt een enkel resultaat gevonden, dan wordt het gevonden adres weergegeven. Als er meerdere resultaten worden gevonden, wordt in de melding weergegeven dat er meerdere resultaten zijn gevonden, waarna een overzicht van de zoekresultaten wordt weergegeven. Klik op een naam om een resultaat te bekijken. 13

14 Onderhoud van de mailbox Om uw mailinhoud overzichtelijk te houden en de beperkte capaciteit van de mailbox niet te bereiken, dient u regelmatig overtollige mails of mails die werden gearchiveerd te verwijderen. Niet enkel mails in de Postvak IN maar ook verzonden berichten of concepten (mails die u reeds geheel of gedeeltelijk maakte maar nog niet verzond) kunnen verwijderd worden. Echter, enkel een bericht verwijderen is niet voldoende, ook het postvak Verwijderde items dient geledigd te worden. Het postvak is bijna vol De meeste postvakken hebben een maximale grootte. Wanneer uw postvak deze limiet heeft bereikt, kunt u pas weer nieuwe berichten verzenden als u een gedeelte van de bestaande inhoud uit uw postvak hebt verwijderd. Bij het bereiken van de limiet ontvangt u wel nog nieuwe berichten maar kunt geen nieuwe berichten meer versturen. berichten verwijderen Als u een of meer berichten wilt verwijderen uit een map, selecteert u de berichten en voert u een van de volgende bewerkingen uit: Klik op Verwijderen op de werkbalk. Klik met de rechtermuisknop op het bericht en klik op Verwijderen in het menu of druk Delete. Als u een geopend bericht wilt verwijderen, klikt u op Verwijderen op de werkbalk. De prullenbak met Verwijderde items ledigen Klik met de rechtermuisknop in de mapstructuur onder Favorieten op Verwijderde items Selecteer Verwijderde items leegmaken leegmaken. 14

15 Afspraken maken Met uw agenda kunt u afspraken en vergaderingen maken en traceren. Om uw agenda te openen in Outlook Web App, klikt u op Agenda in hetnavigatiedeelvenster. Terwijl u uw agenda bekijkt, kunt u dubbelklikken op een vergadering of afspraak om deze te openen. Nadat u een item hebt geopend, kunt u de details bekijken of wijzigen. Als u dubbelklikt op een terugkerend item, zoals een wekelijks vergadering, kunt u kiezen of u het exemplaar (alleen de vergadering van de geselecteerde dag) wilt openen of de hele reeks (elke vergadering). Niet-opeenvolgende datums weergeven Lokaliseer in de dagweergave de eerste dag in de datumselector en klik er vervolgens op. Druk op Ctrl en klik vervolgens op maximaal zes aanvullende dagen van een maand of jaar. Een afspraak is de periode die u in uw agenda markeert voor een bepaalde activiteit, bijvoorbeeld voor een lunchafspraak, of de tijd die u voor een bepaald project reserveert. Afspraken kunnen eenmalig zijn of kunnen worden gepland voor herhaling, zoals een wekelijkse afspraak om een rapport voor te bereiden. Hoewel ook andere personen aan een afspraak kunnen deelnemen, verschijnt de afspraak alleen in uw agenda. In tegenstelling tot vergaderingen, waar meer personen bij betrokken zijn, zijn afspraken dus verplichtingen waar alleen u zich aan dient te houden. Als u een afspraak maakt in uw agenda, kunt u instellen hoe die tijd wordt weergegeven (bijvoorbeeld als Bezet of Afwezig) als anderen uw planning bekijken. Een agenda-afspraak maken Klik in Agenda op de werkbalk op Nieuw. Geef een korte beschrijving van de afspraak in het vak Onderwerp. Geef de locatie waar de afspraak plaatsvindt, op in het vak Locatie. Selecteer de gewenste datums en tijdstippen in de lijsten Begintijd en Eindtijd. Selecteer in de lijst Tijd weergeven als hoe uw schema eruit moet zien voor de duur van de afspraak. Uw selectie (Bezet, Beschikbaar, Voorlopig of Niet aanwezig) is wat anderen zullen zien als ze uw schema bekijken. Als het standaardtijdsinterval voor herinneringen niet naar wens is, wijzigt u deze in het gewenste interval. Als u wilt voorkomen dat anderen de details van de afspraak kunnen bekijken, klikt u op Privé. Typ aanvullende informatie in de berichttekst, bijvoorbeeld een lijst met voorwerpen mee te nemen naar de afspraak. Klik op Opslaan en sluiten of druk op CTRL+S voordat u het formulier voor de afspraak in het browservenster sluit. OPMERKING U kunt ook een nieuwe afspraak maken door te dubbelklikken op een tijdsperiode in de agendaweergave. Een afspraak kan een eenmalige of een herhalende gebeurtenis zijn. Informatie over terugkerende items vindt u in Een terugkerend item instellen. 15

16 De volgende opties zijn beschikbaar op de werkbalk als u een afspraak maakt. Knop Opslaan en sluiten Beschrijving Hiermee wordt de afspraak opgeslagen in de agenda en wordt het formuliervenster voor de afspraak gesloten. Hiermee wordt een bestand aan de afspraak toegevoegd. Hiermee wordt een terugkeerpatroon gemaakt voor de afspraak. Hiermee wordt de spelling in de afspraak gecontroleerd. Hiermee worden andere personen voor een afspraak uitgenodigd. Hiermee wordt de afspraak gewijzigd in een vergadering. Hiermee wordt de prioriteit van de afspraak ingesteld op Hoog. Hiermee wordt de prioriteit van de afspraak ingesteld op Laag. Hiermee past u een categorie toe op uw item. Hiermee verzendt u het item naar een printer. Lijst met berichtindelingen Hiermee stelt u de opmaak van het item in op HTML of tekst zonder opmaak. Een afspraak wijzigen Dubbelklik op het item dat u wilt openen. Als u tijdens het wijzigen van een terugkerend item hierom wordt gevraagd, selecteert u De reeks om elk item van de reeks of het terugkeerpatroon te wijzigen. Als u Dit exemplaar selecteert, zullen uw wijzigingen alleen op dit exemplaar van toepassing zijn. Als u het onderwerp of de locatie van de afspraak wilt wijzigen, typt u nieuwe tekst in de desbetreffende vakken. Als u de datum en het tijdstip van een afspraak wilt wijzigen, wijzigt u de begin- en eindtijd van de nieuwe vermeldingen in de lijsten Begintijd en Eindtijd. Breng desgewenst nog andere wijzigingen aan, bijvoorbeeld in de tijdsweergave of in de categorieën van de afspraak. Klik op Opslaan en sluiten of druk op Ctrl+S voordat u het formulier voor de afspraak in het browservenster sluit. Tip Als u alleen de datum of de tijd van een afspraak of een vergadering wilt wijzigen, hoeft u de betreffende afspraak of vergadering niet te openen. Als u het tijdstip van een afspraak wilt wijzigen, sleept u het item naar het nieuwe tijdstip. Als u het tijdstip van een vergadering wijzigt, wordt u gevraagd een update te verzenden aan de deelnemers. 16

17 Een afspraak verwijderen U kunt een afspraak verwijderen door deze in de agendaweergave te selecteren en vervolgens op de werkbalk op Verwijderen te klikken of op het toetsenbord op DELETE te drukken. U kunt een afspraak ook verwijderen door deze te openen en door op de werkbalk van het bericht op Verwijderen te klikken. Een herinnering instellen Open het item waarvoor u de herinnering wilt toevoegen of wijzigen. Zorg ervoor dat het selectievakje Herinnering is ingeschakeld als u herinneringen wilt instellen voor dit item. Als u voor dit item geen herinnering wilt ontvangen, schakelt u het selectievakje uit. Gebruik de vervolgkeuzelijst om te selecteren hoe lang vóór de afspraak u een herinnering wilt ontvangen. Klik op Opslaan en sluiten of druk op Ctrl+S voordat u het formulier voor de afspraak of vergadering in het browservenster sluit. 17

18 Vergaderingen plannen Een vergadering plannen met anderen Een vergadering is een afspraak met anderen en kan resources omvatten, zoals vergaderruimten. Antwoorden op uw vergaderverzoeken worden weergegeven in het Postvak IN. Klik in Agenda op de werkbalk op de pijl naast Nieuw en klik vervolgens op Vergaderverzoek. Geef in de tekstvakken Aan en Optioneel de namen op van de personen naar wie u dit vergaderverzoek wilt verzenden. Selecteer de gewenste datums en tijdstippen in de lijsten Begintijd en Eindtijd. Als u wilt dat de vergadering regelmatig plaatsvindt, klikt u op Terugkeerpatroon. Selecteer in de lijst Tijd weergeven als hoe uw schema eruit moet zien voor de duur van de vergadering. Uw selectie (Bezet, Beschikbaar, Voorlopig of Afwezig) is wat anderen zullen zien als ze uw schema en dat van alle deelnemers bekijken. Schakel het selectievakje Herinnering in om een herinnering te ontvangen over deze vergadering. Hiermee verzendt u ook herinneringen naar alle geadresseerden van het vergaderverzoek, als deze herinneringen hebben ingeschakeld in hun agenda's. Typ een bericht dat u met uw vergaderverzoek wilt meesturen in het tekstgebied en klik vervolgens op Verzenden of druk op ALT+S. Aan elke deelnemer wordt een vergaderverzoek verzonden en de nieuwe vergadering wordt toegevoegd aan uw schema. Elke persoon die uw vergaderverzoek ontvangt, kan dit accepteren, weigeren of voorlopig accepteren. Tip De Planningsassistent helpt u het meest gunstige tijdstip voor de vergadering te vinden. Opmerking Vereiste en optionele deelnemers worden weergegeven in het vak Aan op het tabblad Vergadering. Ruimten worden weergegeven in het vak Locatie. 18

19 De planningsassistent gebruiken Maak een nieuwe afspraak of een nieuw vergaderverzoek en klik op het tabblad Planningsassistent. Typ onder Deelnemers selecteren de namen of aliassen van de personen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. De namen die u opgeeft, worden indien mogelijk automatisch omgezet naar het corresponderende a-mailadres. Als er geen uniek adres voor een naam kan worden gevonden, wordt deze naam onderstreept. Klik met de rechtermuisknop op de naam om een lijst van mogelijke treffers weer te geven. Klik op de naam die overeenkomt om deze toe te voegen aan de lijst met deelnemers. U kunt ook op Deelnemers selecteren klikken om het venster Adresboek te openen. Als u een deelnemer wilt instellen als Vereist, Optioneel of Resource, klit u op het pictogram naast de naam. Elke keer dat u op het pictogram klikt, verandert het in de volgende instelling. De organisator van de vergadering kan niet worden gewijzigd. De beschikbaarheidsgrafiek toont automatisch de schema's van al uw deelnemers op de dag van uw vergadering, waarbij de tijd is gemarkeerd. Een blauwe balk in het schemavenster naast een naam betekent dat die persoon op dat tijdstip bezet is. Als u de vergaderdatum wilt wijzigen, klikt u op het vak Begin of Einde, en selecteert u vervolgens een nieuwe vergaderdatum. Als u het vergadertijdstip wilt verplaatsen, klikt u op het midden van de gemarkeerde balk die het vergadertijdstip aangeeft, en sleept u de vergadering vervolgens naar een ander tijdstip. Nadat u de beschikbaarheid hebt gecontroleerd, klikt u op het tabblad Afspraak om het invullen van uw vergaderverzoek te voltooien. 19

20 Reageren op een vergaderverzoek Een vergadering accepteren of weigeren Klik op het vergaderverzoek om het weer te geven in het leesvenster. Klik op een van de volgende opties boven aan het vergaderverzoek. Knop Naam Beschrijving Accepteren Voorlopig Weigeren Hiermee accepteert u de vergadering en voegt u deze toe in uw agenda. Andere mensen die uw schema inzien, kunnen zien dat u bezet bent tijdens het tijdstip van de vergadering. Hiermee accepteert u de vergadering, maar geeft u ook aan dat u misschien niet komt. Hiermee wordt de vergadering ook toegevoegd aan uw agenda. Andere personen die uw schema bekijken, kunnen echter zien dat u slechts een voorlopige verplichting hebt op dat tijdstip. Hiermee weigert u de vergadering. Er wordt niets aan uw agenda toegevoegd. Hiermee verwijdert u ook het vergaderverzoek uit uw Postvak IN. Door op één van de opties Accepteren, Voorlopig of Weigeren te klikken opent u een menu waarmee u Het antwoord bewerken voor verzending, Antwoord nu verzenden of Geen antwoord verzenden kunt selecteren. Klik op de optie die u wilt gebruiken. Als er een conflict is of als u een aansluitende vergadering hebt, wordt een vaandel weergegeven in de koptekst van het vergaderverzoek. Klik op het vaandel om de details weer te geven van de vergadering die hiermee in conflict is, of die erop aansluit. Als u Het antwoord bewerken voor verzending selecteert, wordt er een berichtenvenster geopend dat is gericht aan de afzender van het vergaderverzoek. Als u meer geadresseerden wilt toevoegen aan uw antwoord op het vergaderverzoek, typt u hun namen op de regels Aan en CC. Typ een bericht in het tekstvak. U kunt bijvoorbeeld uitleggen waarom u misschien niet op de vergadering kunt komen. Als u gereed bent met het schrijven van uw antwoord, klikt u op Verzenden. Een nieuw tijdstip voorstellen U kunt op een vergaderverzoek antwoorden zonder de uitnodiging te accepteren of te weigeren. Als u alleen een bericht naar de organisator van de vergadering wilt verzenden, klikt u op Beantwoorden in het vergaderverzoek. Als u alle genodigden een bericht wilt sturen, klikt u op Allen beantwoorden. Typ uw antwoord in het vak voor de berichttekst en klik vervolgens op Verzenden. 20