Les 7 Agenda Afspraken en Vergaderingen. Items toevoegen aan je agenda. Gebeurtenis invoegen

Transcriptie

1 Les 7 Agenda Afspraken en Vergaderingen Items toevoegen aan je agenda In onze agenda kunnen we verschillende soorten items ingeven. De eerste is een afspraak, de tweede is een vergadering, de derde is een gebeurtenis en de vierde is een taak. Het verschil tussen een gebeurtenis en bijvoorbeeld een afspraak is dat je bij een gebeurtenis nog wel iets anders kunt invoegen. Bijvoorbeeld; je hebt een gebeurtenis zoals de verjaardag van je dochter of zoon, dit duurt bij mijn weten een hele dag, maar dit hoeft niet een hele dag van jouw tijd te nemen. Je kunt die dag nog een vergadering of een taak afwerken. Of ze geven bijvoorbeeld een voetbalmatch op TV. Je kunt makkelijk met één oog naar de match kijken terwijl je één of andere taak afwerkt. Of deze taak dan nog goed is uitgevoerd laat ik aan jou over, maar het kan. Gebeurtenis invoegen Om een gebeurtenis in te voegen, plaats je de muisaanwijzer over de blauwe balk onder de datums in de agenda. Wanneer er een balkje met tekst verschijnt, klik je in dit balkje en begin je het onderwerp van de gebeurtenis te typen. Klik ergens buiten dit balkje wanneer je klaar bent met typen. Een gebeurtenis wordt steeds ingevuld voor een hele dag, en wordt in je agenda gemarkeerd als "Vrij". Dit kun je zien wanneer je het dialoogvenster van deze gebeurtenis opent: Wens je dit te wijzigen, dubbelklik je de gebeurtenis in de agenda. Dit opent het dialoogvenster waar je ondermeer de begin- en eindtijd kunt instellen, alsook een aantal andere opties. Wijzig je de tijdspanne in een gebeurtenis naar minder dan 1 dag, dan wordt dit automatisch een afspraak en wordt dit ook automatisch in je agenda gemarkeerd als "Bezet".

2 Wens je echter deze tijd als "Vrij" te behouden in je agenda, kan je dit steeds wijzigen door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje en te kiezen voor, wat had je gedacht, "Vrij". Afspraak invoegen Een afspraak invoegen in onze agenda kunnen we, net als alle andere items, op verschillende manieren. Een eerste manier is de muisaanwijzer te plaatsen over het uur en dag waar je de afspraak wil invoegen. Wanneer er een balkje met tekst verschijnt, klik je in dit balkje en begin je het onderwerp van de afspraak te typen. Een tweede manier is de knop "Nieuw" te klikken in de werkbalk. Dit opent het dialoogvenster "Afspraak" waarin we meer details kwijt kunnen betreffende deze afspraak. Selecteer je het selectievakje voor de tekst "Duurt de hele dag", dan wordt de afspraak een gebeurtenis. Dat hadden we reeds gezien in de vorige les. Een derde manier is in de agenda te rechtsklikken en te kiezen voor "Nieuwe afspraak" in het drop-downmenu. Een vierde manier is de knop "Bestand" te klikken in de menubalk, te kiezen voor "Nieuw" in het drop-downmenu, en te klikken op "Afspraak". Ook wanneer je een afspraak invoegt op deze manieren wordt het dialoogvenster "Afspraak" geopend.

3 Afspraak wijzigen Om een reeds eerder ingevoegde afspraak te wijzigen dubbelklik je deze in de agenda. Dit zal het dialoogvenster afspraak openen waarin je wijzigingen kunt aanbrengen. Ben je klaar met de wijzigingen, klik je de knop "Opslaan en sluiten" in het lint. Heb je enkel de tijdsduur te wijzigen? plaats je de muisaanwijzer over de rand van de afspraak. Wanneer je muisaanwijzer wijzigt in een tweedelig pijltje klik en sleep je deze tot je de juiste tijdsinstelling hebt bereikt. Heb je enkel de datum of het uur te wijzigen klik je de afspraak, en sleep je deze naar het uur of de dag waarin je deze wil plaatsen. Is je afspraak ingesteld als een terugkerende afspraak, dan moet je kiezen in het dialoogvenster dat zal verschijnen of je deze afspraak wil wijzigen voor de hele serie, of enkel voor dat exemplaar. Persoonlijke afspraak Wanneer je een agenda deelt met anderen kan het wel nuttig zijn bepaalde afspraken in te stellen als "Persoonlijk". Hierdoor zullen de details van deze afspraak niet kunnen gelezen worden door derden. Om een afspraak als persoonlijk in te stellen open je de afspraak, en klik je de knop "Persoonlijk" in het lint. Wanneer er een afspraak is ingesteld als persoonlijk wordt hiervoor een icoontje weergegeven aan de rechterzijde van de afspraak. Afspraak categoriseren Om een afspraak te categoriseren open je de afspraak en klik je de knop "Categoriseren" in het lint. Kies een categorie uit het lijstje. De categorie zal zowel in het detailvenster als in de agenda worden getoond. Je kunt meerdere categorieën toewijzen aan één afspraak. Vergadering invoegen Een ander item dat we kunnen invoegen in onze agenda is een vergadering. Je kunt een vergadering het beste vergelijken met een afspraak waar ook andere personen worden op uitgenodigd. Een vergadering toevoegen kunnen we ook op verschillende manieren. Een eerste manier is het naar benedenwijzend pijltje te klikken naast de knop "Nieuw", en te kiezen voor "Vergaderverzoek". Een tweede manier is ergens in je agenda te rechtsklikken, en te kiezen voor "Nieuw vergaderverzoek".

4 Een derde manier is een afspraak te selecteren in de agenda, en op de knop "Deelnemers toevoegen of verwijderen" in het lint. Dit opent het venster "Deelnemers en resources selecteren", en op de achtergrond het bericht. Dubbelklik de contactpersonen die je wil uitnodigen voor de vergadering. In het dialoogvenster "Deelnemers en resources selecteren" hebben we onderaan drie invulvakken: "Vereist", "Optioneel" en "Resources", met daarvoor een knop. Personen die zijn vereist op de vergadering plaatsen we in het vak "Vereist". Personen die mogen maar niet hoeven te komen, plaatsen we in het vak "Optioneel". En in het laatste vak, "Resources", kun je personen uitnodigen die moeten zorgen voor bepaalde apparatuur of een vergaderruimte die je nodig hebt voor de vergadering. Om personen toe te voegen in één of meerdere van deze vakken selecteer je deze in de contactpersonenlijst en klik je de knop voor het betreffende vak, of typ je manueel het adres van de betrokken persoon in het invulvak. Klik de knop OK wanneer je klaar bent. Dit sluit de contactpersonenlijst. Zoals je kunt zien in de zijn alle geadresseerden toegevoegd. Klik de knop "Bijgewerkte versie verzenden".

5 Planningsassistent (voor gevorderde gebruikers) Wanneer je klikt op de knop "Planning" zal de planningsassistent verschijnen waarin al je eerder ingestelde taken of afspraken worden weergegeven. De planningsassistent zal je automatisch een voorstel doen dat het beste past voor jouw agenda. Je hebt de mogelijkheid om de voorgestelde tijdspanne te wijzigen door de muisaanwijzer over de rand te plaatsen en te klikken en te slepen naar de gewenste positie (lees tijd). Onderaan het dialoogvenster "planningsassistent" hebben we nog een aantal opties, waaronder de optie "Anderen toevoegen", wat ons toelaat nog meerdere personen uit te nodigen voor de vergadering. Of de knop "Autoselectie volgende>>" wat een volgende mogelijke tijdspanne zal kiezen. Verder zijn er nog een aantal andere die me, denk ik, allen wel duidelijk lijken. Mocht dit toch niet het geval zijn, stel ik voor deze eens te proberen, dan wordt het wel duidelijk.