OFFICE 2007 OUTLOOK. Roger Frans. campinia media vzw

Transcriptie

1 OFFICE 2007 OUTLOOK cd-rom met Roger Frans campinia media vzw

2 Frans, Roger Outlook 2007 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2008; 222 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC Wettelijk depot België: D/2008/3941/8 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 2008: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding De cursus Outlook 2007 leert je werken met Microsoft Outlook 2007, een pakket uit de bundel Microsoft Office 2007 waarin o.a. ook Word 2007 en Excel 2007 zijn opgenomen. Je kan Outlook gebruiken om berichten te versturen via het internet of het bedrijfsnetwerk. Deze functie van Outlook wordt wellicht het meest gebruikt. Outlook biedt echter meer. Outlook bevat een elektronische agenda, een hulpmiddel om gegevens m.b.t. je contactpersonen bij te houden, het helpt je bij het organiseren van je taken, enz. Outlook helpt je bij je dagelijkse bezigheden en kan je helpen om je tijd efficiënter te benutten. De cursus geeft je een ruime inleiding tot Outlook Hij wil je leren werken met Outlook Het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit en dat je de voorbeelden en opdrachten stap voor stap uitvoert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de mogelijkheden van Outlook uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat je deze oefeningen maakt. Je oefent de technieken in die je aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere functies aan bod die nauw verband houden met de geziene functies. Om Outlook echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er je tijd voor. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan de bestanden die je nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. Je kunt map Ou2007_Vbn op de cd-rom best kopiëren naar je harde schijf. Dat werkt het gemakkelijkst. Op de cd-rom vind je ook een document met de naam Lees mij.doc. Dit bestand bevat last minute informatie m.b.t. de cursus. Je kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Tenslotte wil ik een woord van dank uitspreken aan de mensen die hebben bijgedragen tot het tot stand komen van deze cursus. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met het programma Outlook Opmerkingen die volgende uitgave kunnen verbeteren, zijn steeds welkom. Roger Frans juli 2008 Inleiding - 1

4 Afspraken We gaan van start... In de volgende paragrafen en hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Outlook gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. Indien je een keuze moet maken uit een menu, duiden we dit bv. als volgt aan. Kies Acties / Ongewenste / Opties voor ongewenste . Dit betekent dat je moet klikken op de menukeuze Acties in de menubalk en vervolgens de menukeuze Ongewenste moet kiezen. In dit geval krijg je opnieuw een menu dat opent. Je kiest hier voor Opties voor ongewenste . De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ou2007_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf. Je maakt ook een map Ou2007_Oef aan waarin je de voorbeelden plaatst die je in deze cursus uitwerkt. 2 Outlook 2007

5 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE MET EEN DE HALVE WERELD ROND Inleiding Wat is Outlook? Het voorbeeld Outlook starten Windows starten Outlook starten Het venster van Microsoft Outlook Navigatiedeelvenster Titelbalk Menubalk De werkbalk Standaard Statusbalk Accountinstellingen Berichten verzenden en ontvangen Een aanmaken en verzenden indelingen Een aanmaken Een verzenden Postvak UIT Het bericht echt verzenden Postvak Verzonden items Ontvangen en lezen van Ontvangen van Indeling van het venster Lezen van een Een bijlage toevoegen Een bericht naar meerdere personen sturen Een bijlage toevoegen Een met bijlage lezen Beantwoorden van een Doorsturen van een Verwijderen van berichten Verwijderen van een bericht Terughalen van een verwijderd bericht Afdrukken van een bericht Afdrukvoorbeeld Afdrukken De helpfunctie Afsluiten Outlook Oefeningen GRAAG WAT MEER CONTACT Inleiding Contactpersonen toevoegen Contactpersonen importeren uit Access Inhoudsopgave - 3

6 2.4 Bewerken van gegevens Bewerken van gegevens Afbeelding toevoegen Notities Het formulier Details Het formulier Alle velden Een nieuw veld Bewerken of niet? Ordenen en weergave van contactpersonen Tab met letters Zoeken van een contactpersoon Weergave Sorteren Velden verplaatsen Kolombreedten aanpassen Veld verwijderen Veld toevoegen Weergave aanpassen Indelen in categorieën Een categorie toekennen aan een contactpersoon Een categorie toekennen aan meerdere contactpersonen Een nieuwe categorie maken Weergave in categorieën Persoonlijk Afdrukken gegevens contactpersonen Stijl voor kaart Stijl voor telefoonboek Andere weergave De gegevens van één contactpersoon Oefeningen MET EEN DE REST VAN DE WERELD ROND Inleiding versturen vanuit de gegevens van contactpersonen Een versturen naar een bepaalde contactpersoon Een bericht openen door te slepen Contactpersonen oproepen Distributielijsten Een versturen naar een distributielijst Concepten Spelling controleren Automatische spellingcontrole Woord toevoegen in de woordenlijst Fout verbeteren Spelling controleren Instellen van verzendopties Handtekening Handtekening maken Handtekening wordt automatisch toegevoegd Handtekening manueel toevoegen Ontvangen van het bericht Een dringende Een niet gekende gebruiker Niet echt een probleem Een vcard Wat is een vcard? Een vcard als handtekening invoegen Een vcard als bijlage Outlook 2007

7 3.11 Sorteren van berichten Kolomkoppen Kolomkoppen indien het leesvenster gesloten is Ordenen van berichten in submappen Mappen en submappen Items in submappen plaatsen Zoeken naar een Direct zoeken Zoekcriteria Zoekopties Zoekmappen Bestaande zoekmappen Nieuwe zoekmap Een bericht markeren voor opvolging Markeren voor opvolging Standaardwaarde Markeren als voltooid Markering wissen Categoriseren van berichten Categoriseren Gecategoriseerde Oefeningen NETJES OP TIJD Inleiding Het venster bij Agenda Een afspraak toevoegen Een afspraak toevoegen Het venster Afspraak Navigeren tussen datums en weergaven Navigeren naar de vorige of volgende dag Weergave per dag, week, maand, Ga naar Instellingen agenda Een afspraak verplaatsen Selecteren Slepen naar de datumnavigator Slepen naar een andere dag Een afspraak wijzigen Een afspraak verwijderen Documenten koppelen aan een afspraak Dubbele afspraken Terugkerende afspraken Een nieuwe terugkerende afspraak Een terugkerende afspraak wijzigen Een terugkerende afspraak verwijderen Gebeurtenisen Een gebeurtenis plannen Een terugkerend gebeurtenis Verjaardagen Feestdagen Andere weergaven Afdrukken Oefeningen Inhoudsopgave - 5

8 6 Outlook OOK NOG OP DE AGENDA Inleiding Vergaderingen Een vergaderverzoek sturen Opgenomen in je agenda Vergaderverzoeken beantwoorden Antwoorden controleren Vergadergegevens wijzigen Gewijzigde vergadergegevens ontvangen Resultaten bekijken Agenda publiceren op Microsoft Office Online Een agenda publiceren Een gepubliceerde agenda openen Instellingen van een gepubliceerde agenda wijzigen Gepubliceerde agenda verwijderen Agenda verzenden via Oefeningen EEN TAAKJE MEER OF MINDER Inleiding Het venster bij Taken Een nieuwe taak maken Een item gemarkeerd voor opvolging is ook een taak Een bericht Een contactpersoon Verschillende weergaven Een taak bewerken Een taak maken vanuit Postvak IN importeren Een taak maken vanuit een bericht Een taak maken vanuit een afspraak Een taak voltooien Een taak verwijderen Een terugkerende taak Een terugkerende taak maken Een terugkerende taak uitvoeren Een enkele taak uit een terukerende taak overslaan Een taak aan een collega toewijzen Oefeningen DAT IS GENOTEERD Inleiding Outlook Vandaag Een nieuwe notitie maken Een notitie bewerken Opties Eigenschappen van een notitie Toekennen van een categorie Toekennen van contactpersonen Andere weergaven Importeren van enkele notities Andere weergaven Leesvenster Andere pictogrammen Mappen en snelkoppelingen creëren en verwijderen Een nieuwe map maken Een map verwijderen Oefeningen

9 8 MICROSOFT EXCHANGE Inleiding Installatie van Outlook in combinatie met Exchange Adresboek Agenda delen Enkele items ingeven Mijn agenda delen Machtigingen instellen Een gedeelde agenda opnemen Een gedeelde agenda openen Een agenda niet langer meer delen Afwezigheidsassistent Bericht intrekken Vergaderingen plannen Beschikbaarheidsinformatie ter beschikking stellen Een vergaderverzoek formuleren Oefeningen SPELEN OP VEILIG Inleiding Beveiliging in Outlook Virussen Microsoft en de strijd tegen Versturen van een Access-bestand Het bestand in een gecomprimeerd bestand opnemen Toch openen? Downloaden van externe webinhoud Ongewenste Back-up Inleiding Back-up van het pst-bestand Exporteren van de gegevens Archiveren Automatisch archiveren Instellingen per map Manueel archiveren Gearchiveerde items weergeven Postvak opruimen Wachtwoord instellen Oefeningen NOG EEN EXTRAATJE Inleiding Meerdere accounts instellen Een tweede account instellen Kiezen met welke account je een bericht verstuurt Een Hotmail- of Windows Live Mail-account instellen? Een account verwijderen Een ander Outlookbestand openen Een gegevensbestand creëren Bijkomende opties instellingen voor Verzenden/ontvangen indeling Briefpapier en lettertypen En is het dat? Oefeningen APPENDIX A OUTLOOK CONFIGUREREN TREFWOORDENREGISTER Inhoudsopgave - 7