Soort agendapunt/taak Om de soorten agendapunten en taken te beheren voor de modules Agenda en Taken: Klik op Soort agendapunt/taak. Op dit scherm kunt u: De bestaande soorten agendapunten en taken raadplegen. Een nieuwe agendapunt- of taaksoort aanmaken door op Nieuw te klikken (zie hierna). De gegevens van een agendapunt- of taaksoort wijzigen door deze in de lijst te selecteren en op Openen te klikken. Een soort deactiveren door deze in de lijst te selecteren en daarna op Deactiveer te klikken. Een gedeactiveerde soort agendapunt of taak is niet meer beschikbaar in de keuzelijst bij het aanmaken of bewerken van een agendapunt of taak en kan niet meer gebruikt worden als zoekcriterium. Hij verdwijnt echter niet uit het systeem en u kan een gedeactiveerde soort op een later moment weer heractiveren (zie hieronder). De gedeactiveerde soorten ook in de lijst zichtbaar maken door op Toon niet actief te klikken. Een boomstructuur opzetten voor de agendapunt- en taaksoorten door op Openen of Nieuw te klikken en vervolgens op. Een boomstructuur maken voor de soorten agendapunten en taken Door een boomstructuur op te zetten kunt u de verschillende soorten agendapunten en taken op een hiërarchische manier in virtuele mappen structureren. Deze boomstructuur zal op het scherm worden weergegeven zodra u een soort kiest voor het agendapunt of de taak die u aan het aanmaken of aan het bewerken bent in de modules Taken en Agenda. Om de boomstructuur op te zetten: Klik op achter het veld Map op het scherm Soort agendapunt/taak. Configuratie Agenda en Taken Soort agendapunt/taak Pagina 1 van 5
Het scherm Mappen wordt geopend. Klik op de map waaronder u een submap wilt toevoegen. Klik op Toevoegen. Het scherm Mappen wordt geopend. Configuratie Agenda en Taken Soort agendapunt/taak Pagina 2 van 5
De map die u hiervoor aanklikte, wordt als hoger liggende map weergegeven. Indien nodig kunt u nog steeds een andere map uit de lijst als 'hogere map' kiezen. Voer een naam in voor de nieuwe submap en klik op OK. De submap wordt aan de boomstructuur toegevoegd. Klik op een map of submap in de boomstructuur en vervolgens op Bewerken om de naam van de map of de plaats binnen de boomstructuur aan te passen. Klik op een map of submap in de boomstructuur en vervolgens op Verwijderen om deze te verwijderen. Opmerking: mappen waarin reeds agendapunten of taken zijn opgeslagen, kunnen niet meer worden verwijderd. Een soort agendapunt/taak aanmaken Klik op Nieuw. Configuratie Agenda en Taken Soort agendapunt/taak Pagina 3 van 5
Geef in het veld Soort aan of de aangemaakte soort moet worden gebruikt voor agendapunten of voor taken (verplicht veld). Selecteer een icoon als u het agendapunt of de taak door een specifiek icoon wilt laten kenmerken. Selecteer een achtergrond als u wilt dat het agendapunt of de taak met een specifieke achtergrondkleur wordt ingekleurd. Selecteer een standaardactiviteit voor het agendapunt of de taak. Dit zal de soort activiteit bepalen die automatisch wordt gegenereerd wanneer er een nieuw agendapunt of een nieuwe taak wordt aangemaakt (verplicht veld). Locatie: u kunt kiezen voor een standaardlocatie of een automatische invulling: o Als het agendapunt of de taak altijd op dezelfde locatie plaatsvindt, bijvoorbeeld 'werkoverleg intern' in 'vergaderzaal 1', dan kunt u ervoor zorgen dat bij het aanmaken van het agendapunt/taak, het veld Locatie door Kleos gevuld wordt met een standaardwaarde die u hier invult. U vinkt het hokje voor Standaard aan en vult de gewenste locatie in. Opmerking: de standaardlocatie wordt bij het aanmaken van het agendapunt voorgesteld, u bent dus vrij om deze alsnog te wijzigen. o Als de locatie afhankelijk is van de dossierpartij op wie het agendapunt/de taak van toepassing is, kunt u kiezen voor een automatische invulling van veld Locatie. Het agendapunt 'Afspraak notaris' zal bij notaris A op een andere locatie plaatsvinden dan bij notaris B. Als bij het ene dossier notaris A als dossierpartij is toegevoegd en bij het andere dossier notaris B, zal bij de 'afspraak notaris' het veld Locatie bij beide dossiers een andere invulling moeten krijgen. Vink het hokje voor Automatische invulling aan en klik op Wijzigen. Het scherm Automatische vulling locatie verschijnt: Selecteer van welke partijsoort de gegevens gebruikt moeten worden, en geef vervolgens aan welke gegevens in het locatieveld getoond moeten worden. U kunt meerdere gegevens aanvinken. De optie Extra veld kunt u alleen gebruiken als u voor de partijsoort een of meerdere extra velden heeft aangemaakt (zie Configuratie, Rollen in het dossier). Als u het extra veld een waarde heeft gegeven bij de dossierpartij, dan zal die waarde (in bovenstaand voorbeeld het kamernummer van de notaris) worden ingevuld in het veld Locatie. Vink het vakje Met Outlook synchroniseren aan als u de agendapunten/taken van deze soort met Outlook wilt synchroniseren. Klik op OK om de aangemaakte soort agendapunt/taak te bewaren. Configuratie Agenda en Taken Soort agendapunt/taak Pagina 4 van 5
Heractiveren van een soort agendapunt/taak Een soort die u niet meer gebruikt, kunt u deactiveren. Indien u later een gedeactiveerde agenda- of taaksoort toch weer wilt gaan gebruiken, kunt u deze soort heractiveren: Klik op Soort agendapunt/taak om het scherm te openen en vervolgens op Toon niet actief. De gedeactiveerde soorten worden in de lijst getoond: Selecteer de soort die u wilt heractiveren en klik op Heractiveer. Nadat u de heractivatie hebt bevestigd, is de status van de agendapunt-/taaksoort veranderd naar actief. U kunt de soort op dat moment weer gebruiken bij het aanmaken van een taak of een agendapunt en als selectiecriterium bij het zoeken. Configuratie Agenda en Taken Soort agendapunt/taak Pagina 5 van 5