Raad VOORBLAD Onderwerp Frictiekosten bibliotheek Agendering Commissie Bestuur x Gemeenteraad Commissie Ruimte Lijst ingekomen stukken x Commissie Sociaal Informerende Commissie Behandelwijze Bespreken Kennis van nemen Kaderstellen Controleren x Vaststellen door gemeenteraad Overlegpunten / Beslispunten Context Financiële gevolgen Achterliggende stukken (ter inzage) Kennis nemen stand van zaken overleg gemeente en bibliotheek over de afbouw van de subsidie en de daarmee gepaard gaande (extra) reorganisatie- en frictiekosten. Al geruime tijd is het college in onderhandeling met de Bibliotheek Oost Achterhoek in over de afbouw van de gemeentelijke subsidie. Uit die onderhandelingen is naar voren gekomen dat een extra bedrag van 265.,- nodig is voor frictie-en reorganisatiekosten. Aangezien het college hiervoor niet het budgetrecht heeft wordt dit ter besluitvorming aan uw raad voorgelegd. Voor frictie-en reorganisatiekosten 265. extra uittrekken ten laste van de algemene reserve Gespreksverslagen van 14 juni en 27 juni 211 liggen voor uw raad vertrouwelijk ter inzage. Opmerkingen van het presidium (invullen door griffie) Portefeuillehouder Meer informatie bij: (naam en telefoonnummer behandelend ambtenaar) Gezien door griffie Wethouder F.M.C. Mulkens A. Dekker, gemeentesecretaris telefoonnummer: 545 25 721 Ja 1
Raadsvergadering : 13 september 211 Agendanummer : (college) voorstelnummer : 27 / 21 Onderwerp : Frictiekosten bibliotheek Borculo, 5 juli 211 Geachte raad, 1. Kader Al geruime tijd is het college in onderhandeling met de Bibliotheek Oost Achterhoek in over de afbouw van de gemeentelijke subsidie. Uit die onderhandelingen is naar voren gekomen dat een extra bedrag van 265. nodig is voor frictie-en reorganisatiekosten. Aangezien het college hiervoor niet het budgetrecht heeft wordt dit ter besluitvorming aan uw raad voorgelegd. 2. Samenvatting Uit het gevoerde overleg met de bibliotheek moet worden afgeleid dat de bibliotheek op verantwoorde wijze omgaat met de noodzakelijke aanpassing van de bedrijfsvoering. Ook vloeit uit de ontvangen gegevens voort dat de bibliotheek kosten moet blijven maken als gevolg van de bestaande bedrijfsvoering die niet in één keer kan worden stopgezet. Wij concluderen dan ook dat de overeenkomst de gemeente verplicht de (extra) frictieen reorganisatiekosten te betalen. 3. Argumentatie Aanleiding Zoals u weet bestaat er een geschil tussen de Stichting bibliotheek Oost-Achterhoek (hierna: de bibliotheek) en het college over de beëindiging van de subsidierelatie en de vergoeding van de frictie- en reorganisatiekosten. Omdat een voorkeur bestaat voor het oplossen van de zaak in minnelijk overleg, zijn er met de bibliotheek inmiddels twee gesprekken gevoerd om te bezien onder welke condities dit mogelijk is (14 en 27 juni jl.). Achtergrond De bibliotheek is een samenvoeging van de vroegere lokale bibliotheken in Berkelland, Winterswijk en Oost-Gelre. Bij de totstandkoming van de bibliotheek zijn afspraken gemaakt over de financiering: de drie gemeenten dragen naar evenredigheid van het aantal inwoners bij in de kosten voor de algemene diensten (betreft backoffice) en betalen daarnaast zelf de kosten die nodig zijn om het gewenste voorzieningenniveau in de eigen gemeente te kunnen realiseren. 2
In het coalitieakkoord is besloten tot een beleidswijziging en afgesproken dat de subsidierelatie met de bibliotheek beëindigd zou worden. Daarnaast is besloten nog 55.,- beschikbaar te blijven stellen voor bibliotheekwerk, maar niet meer in de oude vorm. Het voornemen dit besluit te nemen is bij brief van 3 juni 21 bekend gemaakt, het definitieve beëindigingsbesluit dateert van 28 september 21. Dit besluit hield in dat de bibliotheek in 211 een subsidie van maximaal 1.19.472,4 (1% van 21 inclusief indexatie) zou ontvangen en in 212 maximaal 832.14,3 (75% van het subsidiebedrag voor 21 exclusief indexatie). Bij brief van 1 april 211 heeft uw college aangegeven dat de bibliotheek 25% van de subsidie voor 211 en 212 (afgerond 485.395,-) mag gebruiken om te anticiperen op de gevolgen van de subsidiebeëindiging. Het bezwaar tegen het beëindigingsbesluit van 28 september 21 is ongegrond verklaard, inmiddels heeft de bibliotheek hiertegen beroep ingediend. Tegen het besluit van 1 april 211 over de besteding van de subsidie aan de reorganisatie- en frictiekosten is een bezwaarschrift ingediend. Dit bezwaar is geagendeerd voor de hoorzitting van de bezwarencommissie op 29 september as. De gemeenten Winterswijk en Oost-Gelre hebben inmiddels ook besloten tot een bezuiniging op de bibliotheek van respectievelijk 3% en 5%. Nadat het beëindigingsbesluit door uw college was genomen, is onder begeleiding van Acta een rapport opgesteld om te komen tot een nieuw concept voor bibliotheekwerk in de drie gemeenten. Eén van de uitgangspunten van dit rapport was het in stand houden van het gezamenlijk opdrachtgeverschap door de drie gemeenten. Op basis van de uitkomsten van dit rapport is in gezamenlijk overleg besloten in te zetten op het in het rapport ontwikkelde consensusmodel. Voor Berkelland betekent dit dat in de vier grote kernen een bibliotheekservicepunt wordt gerealiseerd. Tegelijkertijd is binnen Berkelland het beleidskader voor leesbevordering getiteld 'Lezen is leuk' ontwikkeld. Het is de bedoeling dat de nieuwe (organisatie van de) bibliotheek richt zich op de uitvoering van dit beleidskader. Het beleidskader is vastgesteld door de gemeenteraad op 17 mei 211. In het raadsvoorstel zijn ook de juridische en financiële aspecten besproken. De raad heeft uitgesproken dat het de overeenkomst met de bibliotheek, zal naleven. Tegelijkertijd heeft de gemeenteraad besloten niet de geraamde kosten van maximaal 78.,- te betalen. Uitgangspunt hierbij was dat de termijn waarop de subsidie is beëindigd overeenkomstig de overeenkomst twee jaar was en dat dit de bibliotheek voldoende in de gelegenheid zou stellen de bedrijfsvoering te wijzigen zonder dat daarvoor extra kosten zouden behoeven te worden gemaakt. Hiervan werden uitgezonderd de herinrichtingskosten tot een bedrag van 25.,-. Juridisch kader De beëindiging van de bestaande subsidierelatie met de bibliotheek moet voldoen aan de regels die voortvloeien uit de Algemene wet bestuursrecht, de jurisprudentie en de overeenkomst budgetsubsidie 28-211. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht mag een subsidie altijd beëindigd worden wanneer gewijzigde inzichten of veranderde omstandigheden daartoe aanleiding geven. In het geval van de bibliotheek zijn de noodzakelijke bezuinigingen en de door het college gewenste koersverandering aanleiding geweest voor een beleidswijziging ten aanzien van het bibliotheekwerk en dus tot het beëindigen van de subsidiëring van het bibliotheekwerk in de bestaande vorm. Daarbij is een termijn van twee jaar in acht genomen. Wij gaan er vanuit dat dit besluit aan alle eisen voldoet en bij de rechter in stand zal blijven. Daarbij plaatsen wij echter de volgende kanttekening. 3
In de bezwarenprocedure is vanuit het college steeds gesteld dat de beëindiging van de subsidierelatie los gezien moet worden van de subsidieverstrekking onder het nieuwe beleid. Uit de jurisprudentie blijkt namelijk dat wanneer de beëindiging en toekenning van de 'nieuwe' subsidie als twee gescheiden trajecten kunnen worden beschouwd, de subsidieontvanger zich niet kan beroepen op het feit dat voor hem nog niet duidelijk is of hij in de toekomst nog een subsidie krijgt en dat hij dus de bedrijfsvoering nog niet aan kan passen aan de nieuwe situatie. In het geval van de bibliotheek is echter na het beëindigingsbesluit vrij snel een traject gestart waarbij in gezamenlijk overleg en onder leiding van Acta het rapport 'Naar een nieuw concept van bibliotheekwerk in Oost- Achterhoek' tot stand is gekomen. Dit rapport wordt nu verder uitgewerkt. Het is niet ondenkbeeldig dat een rechter uit de feitelijke gang van zaken zal afleiden dat er geen sprake is van twee gescheiden trajecten en daarom van de bibliotheek niet verwacht mocht worden dat zij in twee jaar in zou spelen op de nieuwe situatie zonder bijkomende kosten. Daarnaast speelt de vraag in hoeverre de gemeente verplicht is de frictie- en reorganisatiekosten te betalen. In dit verband is de volgende afspraak uit de overeenkomst budgetsubsidie relevant (artikel 1): 'a. Indien de gemeente, dan wel de drie subsidiërende gemeenten de subsidie tussentijds of bij het vervallen van de overeenkomst wensen te beëindigen dan wel verminderen, dient dit dusdanig vroegtijdig te worden aangekondigd, dat de Bibliotheek in de gelegenheid is de bedrijfsvoering op de nieuwe financiële situatie aan te passen. op voorhand wordt er van uitgegaan dat een periode van minimaal twee jaar hiervoor in acht dient te worden genomen. b. Indien de Bibliotheek, ondanks een zo snel mogelijk doorgevoerde aanpassing van de bedrijfsvoering als bedoeld in het eerste lid, niet kan voorkomen dat ze kosten moet blijven maken als gevolg van de bedrijfsvoering zoals die voorheen plaatsvond, vergoedt de gemeente c.q. vergoeden de gemeenten de daaruit voortvloeiende schade aan de Bibliotheek. De Bibliotheek stelt alles in het werk eventuele schade zoveel en waar mogelijk te beperken.' Uit deze afspraak volgt dat de reorganisatie- en frictiekosten die de bibliotheek redelijkerwijs moet maken, door de gemeente moeten worden vergoed. Dit ligt alleen anders wanneer de bibliotheek zich onvoldoende heeft ingespannen om de kosten te beperken. Bevindingen overleg De overleggen waren er nadrukkelijk op gericht te bezien binnen welke financiële kaders afspraken omtrent de afwikkeling van de bestaande subsidierelatie konden worden gemaakt, zodat het bezwaar en beroep zouden worden ingetrokken. Daarvoor is bekeken welke kosten de bibliotheek in 211 en 212 maakt. De bibliotheek heeft daartoe gegevens overgelegd die bij dit voorstel gevoegd zijn. Uit de overleggen kwam samengevat het volgende naar voren: - de bibliotheek werkt toe naar het consensusmodel zoals neergelegd in het Actarapport van 17 maart 211 en het realiseren van het bestek 'Lezen is leuk' zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 17 mei 211; - tot 1 juli 212 zal de bibliotheek in Berkelland alle activiteiten uitvoeren; - belangrijke vaste lasten van de bibliotheek kunnen pas vanaf de tweede helft van 212 of nog later, naar beneden worden gebracht. Dit wordt deels veroorzaakt door langdurige contracten (automatisering) en deels door het feit dat de bibliotheek pas afspraken kan maken met personeel (in een sociaal plan en na onderhandelingen met de bonden) nadat duidelijkheid is verkregen omtrent de financiële bijdrage in de frictie- en reorganisatiekosten van alle drie de gemeenten. Ook voor huisvesting geldt, dat pas na enkele jaren de geraamde kostenbesparing zichtbaar zal kunnen zijn. 4
- ook omdat in de vier kernen van Berkelland een servicepunt blijft bestaan kunnen de kosten nu niet snel worden verminderd door alvast een vestiging te sluiten; - de financiële basis van het sociaal plan (en dus ook de onderhandelingen) wordt gevormd door het relatief laagste bedrag dat beschikbaar wordt gesteld voor de frictieen reorganisatiekosten. Winterswijk (voor 27,93% financier) heeft nu een bedrag van 25.,- toegezegd. Berkelland (voor 43,12% financier) moet een bijdrage leveren die in verhouding staat tot dit bedrag. Doet het dat niet, dan zal van het geld dat Winterwijk beschikbaar stelt slechts gedeeltelijk gebruik worden gemaakt. anders zou dat geld voor een deel ten goede komen aan Berkelland en dat wil Winterswijk om begrijpelijke reden niet; - in de begrotingen van de bibliotheek voor 211 en 212 zijn de subsidiegelden van Berkelland volledig ingezet voor activiteiten en frictie- en reorganisatiekosten. Er is geen ruimte om de extra kosten te dekken uit de subsidies; - de kosten van een reorganisatie waarbij de medewerkers naar nieuw werk worden begeleid is naar verwachting goedkoper dan de variant waarbij een ontslagvergoeding wordt verleend; - bij de keuze van een reorganisatie die gericht is op toeleiding naar nieuw werk zal de extra benodigde bijdrage in de frictiekosten van Berkelland naar verwachting circa 265. bedragen. Eigenlijk vraagt de bibliotheek 29., gelet op de huidige ontwikkelingen acht het college dit aan de ruime kant. De heer Mengerink van de bibliotheek heeft aangegeven dat op dit moment kan worden volstaan met 265.. De bibliotheek houdt zelf nog 6. in reserve voor toekomstige frictiekosten (hoort bij de normale bedrijfsvoering). De huisvestingskosten zijn hiervan uitgezonderd, omdat de wens bestaat ten aanzien van dit onderwerp gezamenlijk op te trekken en steeds in overleg te bezien welke keuzes op dit terrein moeten worden gemaakt. - wanneer de bijdrage in de frictiekosten vanuit de drie gemeenten onvoldoende is, kan er geen sociaal plan gemaakt worden en verwacht de bibliotheek failliet te gaan. - de bibliotheek wil op interimbasis een medewerker P&O aantrekken om de reorganisatie te ondersteunen (er is niet een p&o-er in vaste dienst). Conclusie Uit het bovenstaande moet worden afgeleid dat de bibliotheek op verantwoorde wijze omgaat met de noodzakelijke aanpassing van de bedrijfsvoering. Ook vloeit uit de ontvangen gegevens voort dat de bibliotheek kosten moet blijven maken als gevolg van de bestaande bedrijfsvoering die niet in één keer kan worden stopgezet. Wij concluderen dan ook dat de overeenkomst de gemeente verplicht de frictie- en reorganisatiekosten te betalen. Wij stellen daarom voor de bibliotheek toe te zeggen dat: 1. de subsidie 211 en 212 mag worden ingezet voor de frictie- en reorganisatiekosten zoals begroot er vanuitgaande dat de activiteiten voor Berkelland nog tot 1 juli 212 worden verricht; 2. de gemeente de overeenkomst budgetsubsidie na zal komen en zorg zal dragen voor de vergoeding van de extra kosten die de bibliotheek noodzakelijkerwijs moet maken totdat de nieuwe bedrijfsvoering is gerealiseerd. Om niet een blanco check af te geven stellen wij voor aan dit besluit de volgende voorwaarden te verbinden: - op verzoek van de gemeente wordt inzicht gegeven in de inkomsten en uitgaven en worden de relevante gegevens en bescheiden overgelegd; - er vindt frequent overleg plaats; - naast de subsidie 211 en 212 mag een bedrag van maximaal 265.,- worden besteed aan de frictie- en reorganisatiekosten. Wanneer dit bedrag dreigt te worden overschreden dient overleg plaats te vinden met de gemeente om te bezien op welke wijze aan het reorganisatieproces verder vorm wordt gegeven; - omtrent de huisvesting worden separaat en in gezamenlijk overleg afspraken gemaakt. De kosten die daar mee gemoeid zijn, vallen hierbuiten. - waar mogelijk levert de gemeente ondersteuning in natura zodat de kosten van de bibliotheek gedrukt worden. 5
Wij denken hierbij aan de inzet van een medewerker P&O van de gemeente Berkelland die de bibliotheek ondersteunt zodat geen externe inhuur hoeft plaats te vinden. De bibliotheek kan zich vinden in het voorgaande voorstel met de daaraan verbonden voorwaarden. Als de gemeenteraad het voorstel overneemt, zal de bibliotheek het lopende bezwaar-en beroepschrift intrekken. 4. Financiële consequenties / dekking De extra frictie-en reorganisatiekosten van 265. dekken uit de algemene reserve. 5. Conclusie Wij stellen daarom voor de bibliotheek toe te zeggen dat: 1. de subsidie 211 en 212 mag worden ingezet voor de frictie- en reorganisatiekosten zoals begroot er van uitgaande dat de activiteiten voor Berkelland nog tot 1 juli 212 worden verricht; 2. de gemeente de overeenkomst budgetsubsidie na zal komen en zorg zal dragen voor de vergoeding van de extra kosten die de bibliotheek noodzakelijkerwijs moet maken totdat de nieuwe bedrijfsvoering is gerealiseerd. Om niet een blanco check af te geven stellen wij voor aan dit besluit de volgende voorwaarden te verbinden: - op verzoek van de gemeente wordt inzicht gegeven in de inkomsten en uitgaven en worden de relevante gegevens en bescheiden overgelegd; - er vindt frequent overleg plaats; - naast de subsidie 211 en 212 mag een bedrag van maximaal 265. worden besteed aan de frictie- en reorganisatiekosten. Wanneer dit bedrag dreigt te worden overschreden dient overleg plaats te vinden met de gemeente om te bezien op welke wijze aan het reorganisatieproces verder vorm wordt gegeven; - omtrent de huisvesting worden separaat en in gezamenlijk overleg afspraken gemaakt. De kosten die daar mee gemoeid zijn, vallen hierbuiten. - waar mogelijk levert de gemeente ondersteuning in natura zodat de kosten van de bibliotheek gedrukt worden. Wij denken hierbij aan de inzet van een medewerker P&O van de gemeente Berkelland die de bibliotheek ondersteunt zodat geen externe inhuur hoeft plaats te vinden. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Berkelland, de secretaris, de burgemeester, drs. A.G. Dekker. mr. H.L.M. Bloemen. 6
Raadsvergadering : 13 september 211 Agendanummer : De raad van de gemeente Berkelland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 juli 211; b e s l u i t : vast te stellen dat: 1. de Bibliotheek Oost Achterhoek, naast de subsidie voor 211 en 212, maximaal 265. aan frictie-en reorganisatiekosten mag declareren bij de gemeente Berkelland; 2. de extra frictie-en reorganisatiekosten van 265. te dekken uit de algemene reserve. Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 13 september 211 de griffier, de voorzitter, 7