ActaLibra Scan & Document Center Is een nieuwe ActaLibra softwaremodule waarmee u gescande documenten gemakkelijk kan bewerken, verwerken en klasseren in ActaLibra. ActaLibra Scan & Document Center sluit aan op tal van bestaande scanoplossingen, gekoppeld met scanners of MFP s (multifunctionals) van diverse merken. De meeste van deze bestaande scanoplossingen schieten echter tekort in een sluitende integratie met ActaLibra. ActaLibra Scan & Document Center vervult deze rol met glans. Belangrijkste kenmerken van deze oplossing Sluit aan op nieuwe en bestaande scanoplossingen - Qua keuze van merk en model van scanner of MFP bent u volledig vrij, zolang deze PDF- bestanden kunnen afleveren. Wellicht volstaat uw huidige scanner of MFP [Kyocera, Konica Minolta, Ricoh, Xerox, enz.]. We voorzien een checklist voor uw leverancier. - Ook wanneer u al over een bestaande workflow- en OCR-oplossing beschikt (zoals AutoStore, DigiDocFlow, OmniPage Pro, etc.), sluit de nieuwe module Scan & Document Center hier naadloos op aan [ 1 ]. - Beschikt u over AutoStore[ 2 ] of over een MFP die AutoStore ondersteunt, kan u opteren voor onze eigen AutoStore implementatie, ontworpen voor diverse merken en types van MFP s [ 3 ]. Daarbij geven we u de mogelijkheid om vanop het scherm van uw scanner elk te scannen document toe te wijzen aan een dossier en medewerker, en direct te classificeren. Vanop uw scanner-scherm heeft u directe toegang tot uw ActaLibra gegevens (dossiers, gebruikers en documentclassificatie). - U kan ook kiezen voor een eenvoudiger opstelling zonder geïntegreerde bediening op uw scanner en daarbij opteren voor OmniPage Pro voor een professionele tekstherkenning (OCR) van uw gescande documenten. Bewerken, klasseren en verdelen via ActaLibra Scan & Document Center - Scan & Document Center is als geïntegreerde module beschikbaar voor alle gebruikers in de vertrouwde context van ActaLibra - Zowel de medewerkers die documenten scannen, als zij voor wie de gescande documenten bestemd zijn, hebben deze module met één klik ter beschikking. - Elk gescand document wordt direct op het scherm getoond (via de geïntegreerde PDF-viewer), met alle mogelijkheden voor navigeren, zoomen, tekst kopiëren en zoeken, etc. 1 Het volstaat om de gescande documenten in een vaste Windows map te plaatsen onder T:\ActaScan\...\ 2 SDP werkt nauw samen met NSI AutoStore Effect nv. om de beste service te kunnen bieden bij de configuratie voor de meeste merken en types van MFP s. 3 Kyocera, Konica Minolta, Ricoh, Xerox, enz. Contacteer SDP om de beschikbaarheid te verifiëren p. 1
- Alvorens de individuele documenten te klasseren, kan de medewerker die de scans maakte, hier eenvoudig en snel de nodige manipulaties uitvoeren, zoals pagina s wissen, pagina s verschuiven, pagina s draaien, documenten splitsen, gescande akten of minuten van A3 omzetten naar A4. - Dankzij de integratie met ActaLibra en tal van slimmigheden, wordt het klasseren van gescande documenten kinderspel. U beschikt hier over de gekende ActaLibra tools en de vertrouwde bediening. Elk document wordt automatisch in het overeenkomstige dossier geplaatst (met een passende naam en direct in de juiste documentcategorie), waar het door iedereen kan worden teruggevonden en geopend. Melding en opvolging door de beheerder - Telkens een document is gescand en geklasseerd, ziet de dossierbeheerder (of een andere medewerker, zo die voor de opvolging werd aangeduid) onderaan het ActaLibra venster een indicatie dat er nieuwe documenten zijn. Met een simpele klik wordt het Scan & Document Center geopend met een overzicht van alle voor hem bestemde documenten, waar het volstaat die als gelezen aan te vinken. Een pak handiger dan een e-mail voor elk gescand document. - Via het Scan & Document Center beschikt de beheerder over de zelfde mogelijkheden om het document te bewerken en te classificeren. Daarbij kan hij vanop elk document een directe link maken naar een taak of expeditie-opvolging, om zo de verdere afhandeling van het dossier en de opvolging van stukken te doen op basis van de gescande ontvangen documenten voor zijn dossiers. Grossen en afschriften - Tevens inbegrepen in Scan & Document Center is de mogelijkheid om vanuit ActaLibra snel een afschrift of grosse op te maken op basis van uw akte (de versie in MS Word of de gescande minuut) en de gescande bijlagen, aangevuld met de zgn. stempels en nummering. p. 2
Het Scanproces in actie ActaLibra Scan & Document Center SDP 2011 De nieuwe ActaLibra module Scan & Document Center is zo gebouwd dat diverse scanoplossingen hierop kunnen aansluiten. Dat kunnen bestaande scanoplossingen zijn van diverse leveranciers en constructeurs. Gaande van eenvoudige oplossingen, waarbij een scanner of MFP via eenvoudige bediening een PDF document afleveren in een map op de server, tot scanoplossingen waarbij de scanner of MFP een rechtstreeks met ActaLibra geïntegreerde bediening biedt, en de gescande documenten eerst door een verwerkingsproces worden gestuurd dat zorgt voor correctie en verbetering van het gescande beeld en geïntegreerde tekstherkenning, en ze tot slot aflevert in scanboxen waar ze door het ActaLibra Scan & Document Center verder kunnen worden bewerkt en geklasseerd bij de documenten van uw ActaLibra dossiers. Hieronder worden een aantal mogelijke scanoplossingen geïllustreerd. Daarna bekijken we hoe het nieuwe Scan & Document Center daarop aansluit, en welke mogelijkheden het biedt. Een eenvoudig scanproces Met een eenvoudig scanproces bedoelen we dat u gebruik maakt van de standaard faciliteiten die uw scanner u biedt om scans te maken, waarbij de gescande beelden als document worden afgeleverd in een map op uw server. Veelal is deze mogelijkheid standaard in de scanner of MFP voorzien, en al op de een of andere wijze door uw leverancier zo geconfigureerd. ActaLibra Scan & Document Center gebruikt een of meerdere mappen op uw server als scanbox voor de gebruikers van ActaLibra [ 4 ]. In het scenario van zo een eenvoudige scannerconfiguratie volstaat het dus om de gescande documenten in PDF formaat in die welbepaalde mappen te laten neerzetten door de scanner of scannersoftware. Voor de leverancier van uw scanner of MFP een koud kunstje. Zeker op de MFP s is het meestal geen probleem om voor elke gebruiker een andere bestemming in te stellen. Tekstherkenning of OCR Aansluitend op dit soort eenvoudig scanproces kan een centrale software worden voorzien voor tekstherkenning (OCR). Een courante gebruikte software hiervoor is OmniPage Pro. Dit zorgt ervoor dat gescande documenten snel en nauwkeurig worden omgezet in een doorzoekbare PDF waaruit u rechtstreeks bewerkbare tekst kan kopiëren. Mits de nodige configuratie kunnen de omgezette documenten in de ActaLibra scanbox(en) worden neergezet waar ze door ActaLibra Scan & Document Center verder worden verwerkt. 4 Elke ActaLibra gebruiker heeft een eigen scanbox onder T:\ActaScan\<actalibra-login>\ p. 3
Geïntegreerd scanproces via AutoStore Beschikt u over AutoStore of over een MFP die AutoStore ondersteunt [ 5 ], kan u opteren voor onze eigen AutoStore implementatie, ontworpen voor diverse merken en types van MFP s [ 6 ]. Daarbij geven we u de mogelijkheid om vanop het scherm van uw scanner elk te scannen document toe te wijzen aan een dossier en medewerker, en direct te classificeren. Vanop uw scanner-scherm heeft u directe toegang tot uw ActaLibra gegevens (dossiers, gebruikers en documentclassificatie). Voorbeeld van zo een bedieningsvenster : Eenmaal een scanopdracht wordt gestart, doorloopt het document automatisch een reeks van bewerkingen, waaronder beeldcorrecties zoals ont-spikkelen en recht leggen, ondergaat het tekstherkenning, wordt het omgezet in een doorzoekbare PDF, en neergezet in de gekozen ActaLibra scanbox. 5 SDP voorziet een vragenlijst die u eventueel door uw leverancier kan laten invullen 6 Kyocera, Konika Minolta, Ricoh, Xerox, enz. Contacteer SDP om de beschikbaarheid te verifiëren p. 4
Scan & Document Center in actie ActaLibra Scan & Document Center SDP 2011 Scan & Document Center is als geïntegreerde module beschikbaar voor alle gebruikers in ActaLibra. Zowel de medewerkers die documenten scannen, als zij voor wie de gescande documenten bestemd zijn, hebben deze module met één klik ter beschikking. Een eerste blik : Context selectie Lijst van gescande documenten De geïntegreerde PDF viewer toont je het gescande document direct op je scherm. Je kan inen uitzoomen, erin zoeken, tekst selecteren, Het geselecteerde document doorbladeren en bewerken Via deze knoppen kan je documenten opsplitsen; pagina s draaien, herschikken of wissen; en kan je zelfs A3 gescande akten omzetten naar A4 Via dit panel geef je per document het type aan. Je klasseert het onder het juiste dossier en je kiest de medewerker voor verder opvolging. Ook de betrokken taak of expeditie kan van hieruit worden gelinkt... p. 5
Selectie en lijst van documenten Het vak links bovenaan bevat een lijst van gescande documenten. Via deze keuzeknoppen kies je welke documenten je wilt zien : Publieke ScanBox of Mijn ScanBox tonen je alle documenten die via het scanproces in de publieke of in je persoonlijke scanbox zijn geplaatst. Deze selectie is vooral bedoeld voor diegene die de scans uitvoerde, en de gescande documenten eventueel eerst wil bewerken zoals ze opsplitsen in meerdere documenten, of ze omzetten van A3 in A4 en ze vervolgens klasseren in het passende dossier. Meer hierover verderop. Met de keuze Door mij krijg de gebruiker een overzicht van alle documenten die hij eerder heeft geklasseerd. Een soort historiek dus. De keuze Voor mij is bedoeld voor de medewerkers voor wie de gescande en geklasseerde documenten zijn bestemd. Dat zal veelal de betrokken dossierbeheerder zijn, maar evengoed een andere medewerker. Meer hierover verderop. Geïntegreerde PDF viewer Rechts in het Scan & Document Center bevindt zich de geïntegreerde PDF viewer, die automatisch het geselecteerde document opent en weergeeft. Achter de schermen wordt gebruik gemaakt van de Acrobat Reader software [ 7 ]. Initieel wordt elk document op paginabreedte getoond, maar met knoppen of muisbesturing (Ctrl+Scroll) kan u gemakkelijk in en uitzoomen. Met deze navigatieknoppen, links in het panel, kan je door het geopende document bladeren. Je kan ook direct een paginanummer intypen. Meestal zijn ook de gescande documenten reeds door tekstherkenning gegaan, waardoor ze direct vanop het scherm doorzoekbaar zijn, en we er de tekst uit kunnen kopiëren. Wanneer we bv. een eigen of externe dossierreferentie zien staan, kunnen we die met enkele kliks kopiëren naar de documentkenmerken en op die manier heel snel klasseren. Meer hierover verderop. 7 Acrobat Reader versie 7 t.e.m. versie 10 wordt ondersteund p. 6
p. 7
Documenten bewerken De documenten die door het scanproces worden afgeleverd zijn soms niet helemaal wat ze moeten zijn. Zo kunnen ze bijvoorbeeld verkeerd gescand zijn, waardoor pagina s gedraaid liggen, of in de verkeerde volgorde. Voor de meest voorkomende gevallen voorziet de Scan & Document Center de passende oplossing. We overlopen even kort de mogelijkheden : Pagina s draaien Via deze knoppen wordt de huidige pagina gedraaid. Het bedieningspanel links onderaan schakelt naar Pagina(s) draaien en krijg je bijkomend de mogelijkheid om ineens alle pagina s op de zelfde wijze te draaien. Paginavolgorde wijzigen Via deze knop krijgt je volgend bedieningspanel te zien waarmee je via één klik de huidige pagina naar boven of onder kan schuiven. Ook wanneer je per abuis een document achterstevoren hebt gescand bv. door de stapel papier ondersteboven op de scanner te leggen dan kan je hier m.b.v. één klik alle pagina s in omgekeerde volgorde leggen. p. 8
Pagina wissen Via deze knop kan je mits bevestiging de huidige pagina schrappen. A3 document omzetten naar A4 Voor documenten die in A3 boekvorm gescand werden is deze knop beschikbaar. Aanklikken levert volgend bedieningspanel op : De omzetting houdt rekening met de manier waarop uw scanner boekvorm A3 s in recto verso doorstuurt. Na een snelle omzetting krijg je direct het A4 document op het scherm te zien. p. 9
Document splitsen Ongeacht het type scanproces willen we een hele pak documenten ineens kunnen scannen, en die via het Scan & Document Center vlot in aparte documenten kunnen uitsplitsen, om ze vervolgens afzonderlijk te kunnen toewijzen of klasseren. Bv. wanneer we de dagelijkse briefwisseling allemaal ineens scannen, en dan via het Scan & Document Center per brief splitsen. Dat gaat erg vlot omdat we het gescande document op het scherm zien staan. Via de opties in het bedieningspanel kunnen we ook opteren om het deel voor of na de splitsing te behouden of weg te laten. Weergave in het documentoverzicht Na het splitsen, omvormen, wissen of wisselen van pagina s krijg je in het documentoverzicht telkens een nieuw subtakje. Het icoon van het bovenliggend takje geeft duidelijk aan welke manipulatie erop werd toegepast. Zo zien we hiernaast bijvoorbeeld dat een A3 document werd omgezet naar A4, en dat A4 document vervolgens werd opgesplist in twee documenten. Elk einddocument kan apart worden geklasseerd en toegewezen. Na klassificatie vedwijnen de in deze structuur hogerop gelegen documenten. p. 10
Een gewijzigd document herstellen Elk gewijzigd document kan worden hersteld in zijn oorspronkelijke vorm (zolang deze ScanBox geopend blijft). Zodra een bovenliggend takje in het documentenoverzicht wordt geselecteerd, is de herstelfunctie beschikbaar. Zo kan u zonder probleem terug naar een vorige toestand van het document. p. 11
Klasseren m.b.v. het Scan & Document Center ActaLibra Scan & Document Center SDP 2011 Handmatig klasseren vs. Automatisch klasseren In een eenvoudig scanproces worden documenten gescand, eventueel door tekstherkenning gespoeld, en vervolgens in een map geplaatst waar ze door het Scan & Document Center worden gevonden. Om deze documenten te klasseren moeten we handmatig alle documentkenmerken invoeren, maar m.b.v. het Scan & Document Center gaat dat heel vlot, zelfs een pak vlotter dan via een geïntegreerde scanoplossing op een MFP. Wanneer we toch een geïntegreerd scanproces hanteren, en we al via het scherm van de MFP de classificatiekenmerken van het gescande document ingeven, worden de kenmerken van het document automatisch overgenomen door het Scan & Document Center. Het betreft het type document en daaruit afgeleide bestandsnaam, het dossier en de daarvan afgeleide dossierbeheerder. Bediening Dankzij de integratie met ActaLibra en tal van slimmigheden, wordt het klasseren van gescande documenten in het Scan & Document Center kinderspel. In het panel ActaLibra Klassement beschikt u over de gekende ActaLibra tools en de vertrouwde bediening, waarmee u snel elk document in het juiste dossier klasseert, het o.b.v. een gekozen documentcategorie een passende naam en documenttype toekent. p. 12
Even in detail : Scancategorie Voor een vlotte en snelle classificatie van de gescande documenten werken we in ActaLibra met een lijst van te scannen document geordend binnen een structuur van scancategorieën. Die lijst is door elk kantoor vrij te beheren, en kan op voorhand opgesteld worden via een Excel bestand[ 8 ]. Eenmaal deze lijst is ingeladen in het Scan & Document Center, kan u in het vak Gescand voor elk gescand document het type aangeven : U kan daarbij de keuzelijsten gebruiken of u kan een snelkeuze intypen. 8 Contacteer hiervoor de ActaLibra helpdesk p. 13
Elke wijziging aan deze lijst, wordt automatisch en onmiddellijk gereflecteerd in de geïntegreerde scanoplossing op uw MFP (zo u gebruik maakt van onze eigen AutoStore implementatie). Wijzigt u hier bv. een snelkeuze voor de ene of andere scancategorie, dan zal dat onmiddellijk gewijzigd zijn bij de bediening op uw MFP. Bij een reorganisatie van de manier waarop u uw gescande documenten indeelt, hoeft u geen beroep meer te doen op externen om dit in uw MFP scansysteem te reflecteren. Dossier Via enkele slimme zoekers, vinden we snel het overeenstemmend dossier. Meestal zien we in de tekst van het gescande document een verwijzing naar het dossier, repertoriumnummer of de medewerker vermeld staan. Dit kan je snel intypen in het vak Dossier. In dit vak kan je het dossier specifiëren via de dossiercode, een deel van dossieromschrijving (voorafgegaan door O ), het archiefnummer (voorafgegaan door A ) of een repertoriumnummer (voorafgegaan door R ). Telkens volstaat het een deel van de zoekwaarde in te geven om automatisch de bijhorende zoeker te bekomen. Uiteraard kan je ook zoals steeds via de knop de zoeker voor dossiers openen. Zodra er een dossier aangeduid is, wordt links van de dossiercode een knop getoond, waarmee je direct de betreffende dossierfiche kan openen. In het bijhorende vak Opvolging door wordt standaard de dossierbeheerder van het gekozen dossier ingesteld als diegene voor wie dit gescande document is bestemd. Uiteraard kan je in de bijhorende keuzelijst een andere medewerker aangeven. Indien je dit document verderop zou linken aan een bepaalde taak of expeditie, dan zal het de uitvoerder van die taak zijn die wordt ingesteld als diegene voor wie dit document bestemd is. Het vak opmerking is vrij in te stellen, en is bestemd voor diegene die het document zal opvolgen. p. 14
Document In dit vak geef je aan onder welke naam (en tegelijk ook welke bestandsnaam) dit gescande document zal worden bewaard in ActaLibra. Ook geef je hier aan wat de passende documentcategorie is waaronder het document in het documentenoverzicht mag opgenomen worden. Zo je hogerop een scancategorie aangaf (hier bv. via snelkeuze 300 ), worden zowel de naam als de documentcategorie automatisch ingesteld. Datum is de oorspronkelijke scandatum, maar is hier vrij aan te passen. Het vak Ref (referentie) is vrij in te stellen en kan bv. dienst doen om een externe referentie in te bewaren. Indien gewenst kan u hier de afzender van het document instellen/kiezen uit de lijst van partijen en vrije correspondenten. p. 15
Taak / Expeditie Via dit vak kan elk gescand document direct gelinkt worden met één welbepaalde taak en eventueel ook de bijhorende expeditie-opvolging. Zo we dit bv. doen voor de ontvangen hypotheekstaten of bodemattesten, dan kunnen we de overeenkomstige taak onmiddellijk als voltooide taak aanstippen. Is er sprake van expeditie-opvolging, dan kunnen we van hieruit via de knop Ontvangst rechtstreeks naar het expeditie-venster om daar de gegevens aan te vullen. Hierbij kunnen we bv. de referentie van het hypotheekkantoor uit het gescande document kopiëren, en plakken in het expeditie-venster. Wellicht zal dit soort taak- en expeditie-opvolging vanuit het Scan & Document Center niet gebeuren door diegene die de documenten scant en aan dossiers/medewerkers toewijst, maar eerder door de medewerker die de voor hem gescande documenten overloopt en afhandelt (zie Melding en opvolging door de beheerder). p. 16
Melding en opvolging door de beheerder Telkens een document is gescand en geklasseerd, ziet de dossierbeheerder (of een andere medewerker, zo die voor de opvolging werd aangeduid) onderaan het ActaLibra venster een indicatie dat er nieuwe documenten zijn. Met één simpele klik wordt het Scan & Document Center geopend op het overzicht van alle voor deze gebruiker bestemde documenten, waar het volstaat die als gelezen aan te vinken. Een pak handiger dan een e-mail sturen voor elk gescand document. De mogelijke filterwaarden zijn : Via het Scan & Document Center beschikt de beheerder over de zelfde mogelijkheden om het document te bewerken en te classificeren. Daarbij kan hij vanop elk document een directe link maken naar een taak of expeditie-opvolging, om zo de verdere afhandeling van het dossier en de opvolging van stukken te doen op basis van de gescande ontvangen documenten voor zijn dossiers. p. 17
Grossen en afschriften Tevens inbegrepen in Scan & Document Center is de mogelijkheid om vanuit ActaLibra snel een afschrift of grosse op te maken op basis van uw akte (de versie in MS Word of de gescande minuut in PDF) en de gescande PDF-bijlagen, aangevuld met de zgn. stempels en bladnummering. Via een eenvoudig te bedienen wizard, stel je in enkele kliks een afschrift of grosse samen. p. 18
Koningsstempel op eerste blad van de grosse Registratiegegevens worden automatisch samengesteld obv het expeditieboek Registratie, en de achteraan de akte toegevoegd. Ook vóór registratie wordt opgevangen Bladnummering toegevoegd overheen akte + bijlagen Achteraan wordt de afschriftof grossetekst toegevoegd, al dan niet voorzien van de notarisstempel. p. 19
En alles is hierbij vlot te configureren volgens uw eigen voorkeuren : p. 20