Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo.....< ICT, met de i van inkoop! Aanbesteden van ICT: de business case Mr J.A. (John) Konijn 24 maart 2009.
Voorstel agenda Kennismaking Inventarisatie thema s en doelen Uw praktijk-analyse Van behoeftestelling naar business case Sturing in voorbereiding en uitvoering aanbesteding Wrap-up 2
Kennismaking John Konijn - bedrijfsjurist / contract manager ICT-afdeling PZH ICT-profiel PZH: 2400 werkplekken, meerdere vestigingen MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV 3
En U bent? uw naam / functie? welke (soort) organisatie? uw ervaring met ict? 4
Inventarisatie Vul in op de gekleurde kaartjes: Met welke vragen bent u gekomen? (kleur 1) Wat wilt u uit deze sessie mee naar huis nemen? (kleur 2) 5
Uw praktijk analyse (Groepjes van 3 á 4 deelnemers) Lees de casus Overleg met elkaar (10 minuten) Noteer de resultaten Plenaire bespreking (5 minuten ) 6
Aanbesteden: Fasering 1. Van behoeftestelling naar business case 2. Voorbereiding 3. Uitvoering t/m voornemen tot gunning 4. Opdracht: contract, uitvoering opdracht, beëindiging Bij voorkeur projectmatig (Prince2, of gelijkwaardig ) Vandaag focus op stappen 1 t/m 3 7
1. Business case: de wat-vraag (het gewenste eindresultaat) product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen Vanuit de perspectieven: - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - bedrijfsprocessen - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - beheerst veranderen - gebruik / beheer - personeel - juridisch 8
1. Business case: de hoe-vraag (hoe ziet de life cycle eruit?) Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen Verandermanagement en communicatie Bedrijfsfase: Gebruik, beheer en onderhoud Beheerst wijzigen Risico management Rapportages Exit management / volgende cyclus 9
1. Business case: besturing Ontwikkel- en opstartfase contract, projectdocumenten projectmatige aanpak managen van t-o-k-i-g marges organisatiestructuur bij beide partijen rapportages oplevering / acceptatie Bedrijfsfase contract, SLA leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever leveranciers- en prestatiemanagement 10
1. Business case: pricing Benoem de financiële aspecten van de te gunnen opdracht eigendom (i.e.), huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) investering en exploitatie (wat kost het) betalingsmodel (hoe wil ik ervoor betalen) financieringsmodel (uit welke beschikbare middelen) Stel een begroting op van de totale financiële waarde van de opdracht gedurende de gehele life cycle 11
1. Business case: contract Zorg voor een degelijk contract: looptijd, mogelijke verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) projectaanpak en resultaat in bindend kader aansprakelijkheden mogelijkheden voor beëindiging exit strategie (en bereid je voor op contractbeheer / - management ) rollen / bevoegdheden volledige en geldende versie, wijzigingsbeheer monitoring en nakoming gemaakte afspraken leverancier- en prestatiemanagement tijdige, zinvolle rapportages 12
2. Voorbereiden: Opstellen waarderingsmodel Als het programma van eisen en wensen stabiel is: 1. Analyse - zijn alle gestelde eisen ook echt eisen? (hardheid) - wat moet het relatieve gewicht zijn van de gestelde wensen - In welke vorm moeten de offertes de gevraagde informatie geven 2. Integraal gunningsmodel - benoem relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - stel voor de wensen een sluitend waarderingsmodel op - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - check de elasticiteit (de werking) van het model 13
3. Uitvoering: Communicatie tussen publicatie bestek en voornemen tot gunning : vraag en antwoord via de Nota( s) van Inlichtingen reacties op voorgestelde model/concept documenten bezoek technische omgeving / schouw bij aanbesteder presentatie / demonstratie / proof of concept vraag en antwoord via verzoek nadere toelichting verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om business case nog bij te sturen 14
Wrap-up / rondvraag Alle thema s voldoende besproken? Nieuwe vragen / inzichten? 15
Dank voor uw aandacht/bijdrage j.konijn@pzh.nl www.linkedin.com/john.konijn mob: 06 28 877 878 16