Programma Management Insights & Essentials Willem van Putten
Programma Kennissessie Kort voorstellen & programma introduceren Ervaring met programma management en vragen Kenmerken van een programma Opdracht 1 PGB casus & terugkoppeling Essenties 1: Programma start up Opdracht 2: PGB casus en terugkoppeling 3 Voorbeelden van decompositie van programma s Essenties 2: Organisatie en governance Opdracht 3: PGB casus en terugkoppeling Essenties 3: planning en voortgangsbewaking Lessons learned: top 10 Vragen Pagina 2
Ervaringen met Programma management en vragen? Ervaringen, lessons learned van de deelnemers Pagina 3
Kenmerken van een Programma Nieuw Eenmalig en uniek Vaak groot: strategische ontwikkeling, grote verandering, reorganisatie Om een (strategische) doelstelling te realiseren Veel activiteiten en projecten die samenhangen: verschillende disciplines die moeten samenwerken Een programma is tijdelijk Pagina 4
Opdracht 1 van de PGB case Wat gaat u doen? Groepen van 4 personen, 15 minuten Korte terugkoppeling plenair van een aantal groepen Pagina 5
Essenties 1: Programma Start up Programma start-up Definitie, afbakening en decompositie Randvoorwaarden en constraints Leiderschap Het waarom van het programma: link met de strategie/noodzaak Teambuilding activiteiten Systeemconcept/projectresultaat hoe ziet de wereld eruit als het programma is afgerond. (op 1 pagina): essentieel in de communicatie Wanneer is het programma een succes? Pagina 6
Opdracht 2 PGB case Een programma is een aantal projecten en activiteiten om een eenmalig doel te bereiken: definieer met uw team de projecten en activiteiten op hoofdlijnen. Zelfde groepen van 4 personen, 15 minuten Korte terugkoppeling plenair van een aantal groepen Pagina 7
Voorbeeld van een opsplitsing: implementatie accountmanagement bij KEMA Segmentatie en selectie van klanten Behandeling van de verschillende soorten klanten Organisatie van (key) accounts Methode voor account management Account management skills ontwikkelen Opleiding in totale product/dienst portfolio? Account plan Target en bonus structuur Ondersteunende informatiesystemen Pagina 8
Voorbeeld van een opsplitsing: Integratie van 2 onderdelen binnen ING Strategie bepalen Communicatie naar medewerkers Communicatie naar klanten en overbrengen naar nieuwe entiteit Product portfolio bepalen en opleiden medewerkers Selectie en implementatie Wholesale effecten pakket Functie beschrijvingen nieuwe organisatie Inrichten financiële administratie Administratieve organisatie en processen (incl. procuratie) Organisatiestructuur en overlegstructuur inrichten Locatie selecteren en verhuizing Adviesaanvraag OR Pagina 9
Voorbeeld van een opsplitsing: test en implementatie AOW systeem SVB Acceptatietest werkend systeem Systeemtest Schaduwdraaien Conversie Trainingen HK en DK voorbereiden en uitvoeren AO beschrijvingen Werkinstructies Districtskantoren voorbereiden Technische infrastructuur voorbereiden Pagina 10
Essentie 2: Organisatie en Governance Kernteam: de twee toppers het eerst Project management office inrichten Relatie met opdrachtgever(s) staande organisatie Stakeholder analyse en stakeholder management Communicatie structuur Subcontracting van ingehuurde partijen Acceptatie van deliverables Pagina 11
Opdracht 3 PGB case: stakeholder analyse Voer een stakeholder analyse uit Zelfde groepen van 4 personen, 15 minuten Korte terugkoppeling plenair van een aantal groepen Pagina 12
Essentie 3: Planning en voortgangsbewaking Overall planning inclusief afhankelijkheden Project management office Rapportage structuur bepalen en invoeren Deliverables en de (acceptatie) eisen Gateway reviews / QA inrichten Risk management: permanent analyseren en bewaken van de risico s Financial/budget planning Pagina 13
Lessons learned: top 10 Keuze voor een programma is fundamenteel Leadership: programma manager moet tegen een stootje kunnen Eerst denken, dan doen: belang van een goede start up fase Goede decompositie projecten portfolio + afhankelijkheden Toekomstbeeld & wanneer succesvol programma De twee toppers in het programma team eerst Teambuilding activiteiten: risico analyse, stakeholder analyse Overall planning: het is zo moeilijk Kwaliteitsbewaking: periodieke (gateway) reviews inbouwen Communicatie en stakeholdermanagement Pagina 14
Vragen? Goede site voor meer informatie en templates etc: http://www.werkenaanprogrammas.nl/ Pagina 15