FINANCIEEL BEHEERDER (M/V) GEMEENTE EN OCMW SINT-LIEVENS-HOUTEM DECRETALE GRAAD - STATUTAIRE FUNCTIE - VOLTIJDS OVER SINT-LIEVENS-HOUTEM Sint-Lievens-Houtem is een landelijke gemeente in Oost-Vlaanderen en telt ongeveer 10.000 inwoners. De gemeente heeft volgende deelgemeenten: Sint-Lievens- Houtem, Bavegem, Letterhoutem, Zonnegem en Vlierzele. Het belangrijkste evenement vindt jaarlijks plaats op 11 en 12 november: Houtem Jaarmarkt. Sinds 16 november 2010 is dit evenement opgenomen op de lijst van Immaterieel, Cultureel Erfgoed van de mensheid, van UNESCO. De missie/visie van de gemeente kan worden vertaald naar deze drie kernwoorden: aanstekelijk open duurzaam. In de beleidsdoelstellingen 2014 2019, wordt dit verder toegelicht. Het MJBP 2014 2019 met bijhorende documenten kan geraadpleegd worden op de gemeentelijke website: www.sint-lievens-houtem.be. FUNCTIEBESCHRIJVING GLOBAAL DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden (plannen, organiseren, coördineren, evalueren, rapporteren en bijsturen) van de activiteiten van de financiële functie binnen de gemeente teneinde de doelstellingen van het bestuur te vrijwaren via een effectief, efficiënt en kostenbewust beheer. PLAATS IN DE ORGANISATIE Rapporteert aan de gemeenteraad NIVEAU Decretale graad 1
KERNRESULTATEN (RESULTAATGEBIEDEN EN TAAKOMSCHRIJVING) Lid van het managementteam Als lid van het managementteam, in samenwerking met het bestuur input leveren aan de strategie en het beleid, en bijdragen aan de richtingbepaling en organisatie van de gemeente en het OCMW teneinde het strategisch beleid van de gemeente en het OCMW mee vorm te geven, de optimale werking, financiering en implementatie ervan mee te faciliteren en een optimaal partnerschap met het bestuur te creëren. Financiële planning op lange termijn (MJP), middellange termijn (budget) en korte termijn (thesaurieplanning, liquiditeitsplanning ) Op basis van de prioriteiten van het college en in overleg met het managementteam, opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen teneinde tot een optimale bedrijfsfinanciering te komen en voor het bestuur en de administratie het kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen. Boekhouding en jaarrekeningen Instaan voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekeningen teneinde aan het bestuur en de leiding van de administratie steeds een correcte weergave van de financiële situatie te kunnen geven en te verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan. Fiscaal en niet-fiscaal debiteurenbeheer Het in volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de activiteiten m.b.t. het innen van fiscale en niet-fiscale inkomsten (inclusief de gemeentelijke belastingen en retributies) teneinde te verzekeren dat alle inkomsten/belastingen rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden. Rapportering en analyse Maken van analyses van data, gegevens en informatie en opstellen van rapporten teneinde inzicht in de financiële processen te verwerven om deze te optimaliseren, beslissingsprocessen te ondersteunen en zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de organisatie te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringsvereisten. Financieel management Binnen de decretale grenzen, aansturen van het financieel management van de organisatie en instaan voor een correcte implementatie ervan teneinde te ondersteunen en zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de organisatie te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringsvereisten. Interne financiële controle met inbegrip van visum Onder de functionele leiding van de secretaris en in overleg met het managementteam een strategische rol spelen bij het opzetten van systemen van interne financiële controle teneinde de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie te kunnen waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen te verzekeren en fouten, misbruiken of fraude te vermijden. HRM Met respect voor de regels van het van kracht zijnde personeelsbeleid, hiërarchisch leiding geven aan de medewerkers van de eigen financiële dienst teneinde te 2
beschikken over een competent en gemotiveerd team dat de opdrachten en doelstellingen van de financiële dienst kan realiseren. Externe contacten inclusief samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde organisaties Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen op evenementen of fora teneinde de werking van het gemeentebestuur en/of het OCMW te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. PROFIEL Je beschikt over een masterdiploma in een juridische, economisch of wiskundig georiënteerde afstudeerrichting of je bent laatstejaarsstudent en je kan een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat je binnen een termijn van maximum drie maanden zal deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van het diploma. Het diploma moet behaald zijn uiterlijk op datum van aanstelling. Daarnaast: Je beschikt over de Belgische nationaliteit. Je kan het bewijs leveren dat je een voldoende, grondige kennis hebt van juridische, wiskundige of economische denkpatronen. Dit kan bewezen worden onder meer door ervaring. Je bent bereid om een managementsopleiding te volgen. Je beschikt over sterke analyse vaardigheden en kan op basis hiervan op een duidelijke manier advies verlenen aan verschillende actoren (politieke organen, medewerkers, externe partners, burgers ) Je bent strategisch ingesteld en kan beleidsmatig werken op korte, middellange en lange termijn Je bent sterk in het coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen Je hebt oog voor maatschappelijk en wettelijke ontwikkelingen en past regelgeving consequent en integer toe Je hebt kennis over de functierelevante wetgeving zoals bv. Gemeentedecreet, ocmw-decreet, overheidsopdrachten, belastingswetgeving, sociale wetgeving Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan complexe informatie op een bevattelijke manier overbrengen Je gaat onafhankelijk en objectief te werk COMPETENTIES Technische competenties Kennis Grondige kennis hebben van de functierelevante wetgeving: Gemeentewet/Gemeentedecreet, OCMW-decreet, sociale wetgeving, belastingwetgeving, OCMW-wetgeving Grondige kennis hebben van de wetgeving op overheidsopdrachten. 3
Grondige kennis hebben van de softwareapplicaties binnen de organisaties in het algemeen en de eigen dienst in het bijzonder. Grondige kennis hebben van de werking van de gemeentelijke diensten, de werking en de organisatie van de gemeente en de procedures. Vaardigheden Leidinggeven: o Zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers o Volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn o Staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft o Komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers o Stimuleert medewerkers om hun competenties in te zetten en te vergroten o Voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen o Versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team o Leidt het team naar een gezamenlijk resultaat Ondernemen: o Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren o Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten o Kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden o Toetst voorstellen aan de realiteit Plannen en organiseren: o Plant acties en projecten o Zoekt naar de beste werkmethoden o Bepaalt prioriteiten o Stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af o Plant op lange termijn o Past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen o Evalueert zijn/haar planning o Behoudt overzicht o Verzekert continuïteit Besluitvaardigheid: o Kan snel een doordacht standpunt innemen o Neemt beslissingen op tijd o Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat o Kan alleen beslissen binnen de eigen werksituatie o Informeert alle betrokkenen o Verdedigt een beslissing Adviseren: o Verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplannen, nota's o Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen o Houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier o Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten o Betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier 4
(schriftelijke) communicatie: o Schrijft teksten in een duidelijke structuur o Past taalgebruik aan de doelgroep aan, rekening houdend met de interne taalregels binnen de organisatie o Hanteert een correct taalgebruik o Schrijft helder, beknopt en foutloos Samenwerken: o Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen o Leeft afspraken met leidinggevenden en collega's na o Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang o Helpt anderen o Stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang o Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep o Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten o Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheidµ Gedragscompetenties Klantvriendelijk zijn Respecteren van de deontologische code van het gemeentepersoneel Nauwgezet zijn Betrokken zijn Bereid zijn tot extra inspanningen, ook buiten de diensturen Discreet zijn, met respect voor het beroepsgeheim Verantwoordelijkheidsgevoel hebben Loyaal zijn ten aanzien van de organisatie Dynamisch zijn Polyvalent zijn Bereid zijn tot continue opvolging van het werkveld en bijhorende regelgeving Aan deze infobrochure is het organogram toegevoegd van de gemeente en het OCMW Sint-Lievens-Houtem als achtergrondinformatie. SELECTIEPROCEDURE SCREENING OP DE FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Aan de hand van de informatie in het CV en de bewijsstukken wordt nagegaan of kandidaten al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. SCHRIFTELIJKE PROEF De schriftelijke proef bestaat uit één of meerdere praktijkgerichte cases gelinkt aan de functie-inhoud (open-boeksysteem). De schriftelijke proef staat op 40 punten. Kandidaten moeten minstens 50% behalen om toegelaten te worden tot het volgende selectieonderdeel. De schriftelijke proef gaat door op 21 april 2016 om 18u datum onder voorbehoud) en zal maximum 4 uur in beslag nemen. 5
Belangrijk: kandidaten worden gevraagd om een eigen laptop (met wifitoegang) mee te brengen naar de schriftelijke proef. Indien kandidaten niet in de mogelijkheid zijn om in een eigen laptop te voorzien, kunnen zij dit signaleren aan josephine.keerman@ascento.be MONDELINGE PROEF Tijdens de mondelinge proef gaan de leden van selectiecommissie in op o.m.: motivatie technische competenties één of meerdere van de gedragscompetenties De mondelinge proef staat op 60 punten. Kandidaten moeten minstens 50% behalen om te slagen in dit selectieonderdeel. Kandidaten dienen minstens 60% te behalen (schriftelijke proef + mondelinge proef) om toegelaten te worden tot het assessment center. De mondelinge proef gaat door op 11 mei 2016 ( datum onder voorbehoud) en zal in totaal ongeveer 1.5 uur in beslag nemen. ASSESSMENT CENTER Het assessment center peilt naar de management- en leiderschapsvaardigheden op het niveau van de functie. In deze fase van de selectie worden de gedragsgebonden competenties beoordeeld door middel van een assessmentcenter. Het assessment center kan bestaan uit een analyse en presentatieoefening, een rollenspel, een postbakoefening, een persoonlijkheidsvragenlijst, één of meerdere computergestuurde testen en een competentiegericht interview. Dit gedeelte is eliminerend en resulteert in een beoordeling geschikt of niet geschikt. Om te slagen in de selectieprocedure dienen kandidaten geschikt bevonden worden. Het assessment center zal normaliter plaatsvinden op 17 of 18 mei 2016 en neemt een volledige dag in beslag. HOE SOLLICITEREN? Solliciteer dan uiterlijk op 3 april 2016 online via www.jobpunt.be. Indien je voor de eerste keer via www.jobpunt.be solliciteert, moet je eerst een kandidatenprofiel aanmaken. Volgende bewijsstukken moet je bij je sollicitatie voegen: - diploma - c.v. - uittreksel uit het strafregister WAT KUNNEN WIJ JOU BIEDEN? Een vaste en voltijdse betrekking in een decretale graad. 6
Een brutojaarsalaris van minimum 45 797,52 euro. Overname van relevante ervaring. Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding. We leggen een wervingsreserve van 2 jaar aan voor deze functie. 7
Organogram gemeente Sint-Lievens-Houtem Sint-Lievens-Houtem - gemeenteraad 23 december 2015
Samenstelling managementteam Secretaris Gwen Quipor Financieel beheerder Maria Doyen Diensthoofd technische dienst Annemie Van Pamel Sportfunctionaris Herwig De Vooght Bibliothecaris Stephanie Bogaert MAT Cultuurfunctionaris Pieter Bracke Ambtenaar lokale economie Nele Buys Conducteur Wouter Govaert Directeur gemeentelijke basisschool Sabine Baeyens Stafmedewerker Kirsten De Sutter Sint-Lievens-Houtem - gemeenteraad 23 december 2015
Organogram algemeen «OverzichtstemmenVolledig»; Financieel beheerder Gemeentesecretaris Secretariaat, Personeel, Archief, Markten - 1 adm. Medewerker C4-5 - 1 bediende D1-3 - 1 stafmedewerker A1a-A3a - 1 medewerker personeel C1-3 - 1 ambtenaar lokale economie A1a A3a - 1 medewerker markten C1-3 - 0,5 bediende markten D1-3 - 0,5 archivaris B1-3 4,8 schoonmaakpersoneel E1-3 Boekhouder B1-3 Bediende Dienst Financiën 2 D1-3 Beleidsmedewerker Financiën B1-3 Bevolking en Burgerlijke stand 2 medewerker C1-3 1 bediende D1-3 0,5 bediende D1-3 Technische dienst Bibliotheek Sportdienst Dienst Jeugd en cultuur Sint-Lievens-Houtem - gemeenteraad 23 december 2015
Organogram technische dienst Diensthoofd technische dienst A1a-A3a Binnendienst Buitendienst Stedenbouwkundig ambtenaar 1 A1a-A3a Conducteur 1 B1-3 Ambtenaar duurzaamheid en mobiliteit 1 B1-3 Technisch medewerker 1 C1-3 Administratief medewerker 3 C1-3 Ploegbaas 3 D 4-5 Technisch beambten 23 E1-E3 Sint-Lievens-Houtem - gemeenteraad 23 december 2015
Organogram diensten vrije tijd Bibliotheek Bibliothecaris 1 B1-3 Sportdienst Sportfunctionaris 1 B4-5 Cultuurdienst Cultuurfunctionaris beleidscoördinator A1a-A3a Bibliotheekassistent 1 C1-3 Sportpromotor 1 B1-3 Projectmedewerker Theatertechnicus CC cultuur en krea 1 C1-3 1 C1-3 Bibliotheekbediende 1,89 D1-3 Consulent vrije tijd 1 B1-3 Toezichter sportcentrum 2 D1-3 Technisch beambte 1 E1-3 Cultuur Kreazolder Jeugd Adm medewerker Medewerker Jeugd- 1 C1-3 Kreazolder 1 C1-3 consulent Adm assistent 1 B1-3 1 E1-3 Bediende Kreazolder 0,5 D1-3 Sint-Lievens-Houtem - gemeenteraad 23 december 2015
HET ORGANOGRAM Raad voor maatschappelijk welzijn Voorzitter Secretaris Financieel beheerder Secretariaat Boekhouder Sociale Dienst Maatschappelijk werker (algemeen maatschappelijk werk) Maatschappelijk werker (algemeen maatschappelijk werk/asielopvang) Maatschappelijk werker (algemeen maatschappelijk werk) Poetsdienst CLIENTEN