3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN 1. ALGEMEEN 1.1 Departement: Samenleven Dienst: Cultuur 1.2 Naam van de functie: CULTUURBELEIDSCOÖRDINATOR / BIBLIOTHECARIS 1.3 Code: 1.4 Datum: Mei DOEL VAN DE FUNCTIE Vanuit de bibliotheek, als cultureel scharnierpunt, de diverse cultuurcomponenten, zijnde: de Bibliotheek, het Cultuurcentrum De Kaekelaar, de Cultuurdienst en de gemeentelijke academies voor muziek, woord, dans en beeldende kunst intensief met elkaar en met de verschillende culturele partners binnen de Gemeente Schoten (verder cultuurcoördinatie genoemd) coördineren en laten samenwerken en instaan voor de ontwikkeling en de efficiënte werking van het bibliotheek- en erfgoedbeleid teneinde een optimale en klantgerichte dienstverlening te bieden aan de verschillende doelgroepen en gebruikers. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Algemeen directeur Secretariaat en staffuncties Gedeelde diensten Grondgebiedzaken Sociale Zaken Samenleven Beleidsmanager STAF SAMENLEVEN CULTUUR Erfgoed - Kunstonderwijs Cuktuurbeleidscoördinaot/ Bibliothecaris SPORT JEUGD & GEZIN ZORG & WELZIJN STAF CULTUUR BIBLIOTHEEK CULTUURCENTRUM CULTUURDIENST GEMEENTELIJKE ACADEMIES GAMWD & ABK 1

2 De Cultuurbeleidscoördinator Bibliothecaris rapporteert aan de beleidsmanager Samenleven. Hij/zij stuurt de stafmedewerker cultuur aan alsook de verschillende cultuurdiensten en hun leidinggevenden. 4. TAKEN 1. Coördineren en samenbrengen van het aanbod en de verschillende cultuurcomponenten binnen Gemeente Schoten en verbeteren van het samenspel tussen de verschillende actoren met als doel synergie te creëren tussen de verschillende entiteiten op vlak van promotie en uitvoering en te komen tot een coherent en geïntegreerd cultuuraanbod. Opzetten van samenwerkingsverbanden en streven naar kennisdeling tussen entiteiten en met interne en externe collega's. Verzorgen van de interne communicatie over beleidsbeslissingen van de deeldomeinen naar de verschillende belanghebbenden. Vertegenwoordigen van de entiteit binnen (externe) overlegorganen en/of werkgroepen. 2. Bepalen van een visie en implementeren van de strategische beslissingen m.b.t. het beleid rond de cultuurcoördinatie, bibliotheek en erfgoed en met als doel een optimale dienstverlening te garanderen die beantwoordt aan de noden van de gebruikers op lange termijn. Mee uittekenen van en vormgeven aan het strategisch beleid. Voorzitten, opstarten, deelnemen en of opvolgen van diverse werkgroepen/projectgroepen. Mee beslissen over acties/projecten. Uitwerken en opvolgen van complexe beleidsopdrachten, zowel vraaggestuurd als op eigen initiatief. Inventariseren van de behoeften bij de belanghebbenden. Bewaken van de basisopdracht van de bibliotheek rond een kwaliteitsvolle collectievorming en collectiebeleid. Creëren van een draagvlak binnen de bibliotheek voor een vernieuwde visie rond de invulling van de opdracht met voornamelijk aandacht voor digitalisering, uitbreidingsactiviteiten, participatie door kwetsbare doelgroepen, gemeenschapsvorming en erfgoed. 3. Opzetten van projecten en verbetertrajecten, bedenken van innovatieve concepten en coördineren van de digitalisering en automatisering van de bibliotheek- en cultuurdiensten met als doel het cultuurbeleid te moderniseren en de gebruikers een zo efficiënt mogelijke (online) dienstverlening te kunnen bieden. 2

3 Initiëren van projecten. Creëren van een draagvlak voor innovatie als evident deel van de werking en het aanbod. Procesmatig en inhoudelijk uitwerken van projecten. Toezien op de voortgang en de kwaliteit van het project. 4. Opvolgen van evoluties, tendensen en ontwikkelingen m.b.t. cultuur, bibliotheek- en erfgoedbeleid en detecteren van opportuniteiten met als doel de werking van de entiteit te actualiseren en innovatieve voorstellen te formuleren die het beleid verbeteren. Lanceren en initiëren van nieuwe ideeën. Lezen van vakliteratuur; opvolgen van wet- en regelgeving. Kritisch reflecteren over en bijsturen van de eigen werkwijze. Formuleren van voorstellen tot bijsturing van interne procedures en processen, eigen aan de entiteit. Uitdragen en promoten van een geïntegreerde kwaliteitscultuur. 5. Beheren van het budget m.b.t. het bibliotheek- en erfgoedbeleid en fungeren als verantwoordelijke bij budgetaanvragen van de verschillende culturele partners met als doel in te staan voor een kostenefficiënte werking en een correct budgetbeheer. Bepalen van prioriteiten. Analyseren van de verschillende cijfergegevens en bijsturen indien nodig. Fungeren als centraal aanspreekpunt in geval van vragen/onduidelijkheden. Eindverantwoordelijkheid dragen voor de budgettaire follow-up, kwaliteitscontrole en rapportering. 6. Coachen en ontwikkelen van zijn/haar medewerkers met als doel de competenties, vaardigheden en knowhow optimaal te benutten en te ontwikkelen en als een goed functionerende afdeling te werken. Responsabiliseren van de medewerkers. Voeren van feedback-, coaching-, evaluatie-, en functioneringsgesprekken. Opvolgend van de personeelscapaciteit in samenwerking met de personeelsdienst. Detecteren van opleidingsnoden en gepaste ondersteuning bieden. 7. Bouwen en onderhouden van contacten met belangrijke stakeholders en selecteren en coördineren van externe partners inzake bibliotheek- en erfgoedbeleid en cultuurcoördinatie met als doel op een langdurige en consistente manier samen te werken. 3

4 Uitwisselen van ervaring en kennis met collega's. Bijwonen van intern/extern gegeven opleidingen en info-sessies desgevallend zelf info-sessies geven. Netwerk opbouwen om op de hoogte te blijven van nieuwe trends en ontwikkelingen. Een vertrouwensrelatie opbouwen met interne en externe partners. 5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1 Essentiële competenties Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Mondeling communiceren - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten 4

5 Netwerken - legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus - zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking - houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen 6.2 Belangrijke competenties Delegeren - kent de eigen sterke en minder sterke punten en die van de medewerkers en beslist op basis hiervan wat men zelf doet of laat doen - geeft de juiste informatie en wijst de juiste middelen toe - geeft medewerkers beslissingsbevoegdheid en eindverantwoordelijkheid - laat medewerkers ruimte om op hun manier opdrachten uit te voeren Schriftelijk communiceren - schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw - past taalgebruik aan de doelgroep aan - hanteert een correct taalgebruik - schrijft helder, beknopt en foutloos 6.3 Fysische vereisten (facultatief) 6.4 Specifieke vereisten 5

6 7. PLAATSVERVANGER (facultatief) 8. WEDDESCHAAL A1a-A3a 9. HANDTEKENING ALGEMEEN DIRECTEUR 6