Optimize Your World Op de ORTEC Health Care Plandag Donderdag 13 juni, Fort Voordorp www.ortec.nl/plandaghc
Tool of Management René Ch. Boom Leen Westerhof 19-6-2013 2
Wat is dienstroosterplanning? Zorgen dat er op het juiste tijdstip iemand met de juiste kwalificaties op de juiste plek is om werkzaamheden uit te voeren. Binnen het budget. 19-6-2013 3
Bezetting Effectief Afwezigheid Wensen Medewerkers Manager Export verloning Efficiënt CAO Roostermaker ATW Salarisadministratie Organisatie Overheid 19-6-2013 4
Capaciteitsplanning ECD /EPD Harmony Budget & Control WebAcces Planautomaat Werkplekplanning Zelfroosteren Multiresource planning Serviceplanning LVMS Planning Realisatie Harmony Budget & Control BISupport Reiskosten LVMS Afhandeling Harmony Flexpool Webacces Shiftbidding Budget & Control Multiresource planning Serviceplanning Payroll 19-6-2013 5
Organisatie Overheid Salarisadministratie Manager Medewerkers Roostermaker 19-6-2013 6
Tools of management Nieuwe roosterprogramma is net ingevoerd Druk met implementatie van (andere) processen Waarom bestaande situatie veranderen? Begrijpelijk Kortom: toch? nu Ja even en niet! nee Roosteren gaat nu toch goed! Reorganisatie binnenkort/loopt nog Roostermakers vinden het niet nodig Management is tevreden met huidige situatie. 19-6-2013 7
Mogelijk aanwezige situaties inzake roosters: forse overlap bij dienstovergangen onvoldoende relatie zorgvraag versus zorgaanbod geen optimaal gebruik van de JUS gebruik mogelijkheden Harmony maar: 30%? ontevredenheid over de roosters (te) veel roostermakers inzet uitzendkrachten (hoog/laag/kwaliteit) enz. enz. 19-6-2013 8
Rooster maand geleden vs rooster realisatie: ca. 30% overeind ca. 20% meerkosten Door: ziekteverzuim overwerk inzet flexpool/uitzendkrachten onderling ruilen 19-6-2013 9
Bedreigingen en uitdagingen: krimpende budgetten taakstelling van directie/rvb vergrijzing personeel tekort aan (voldoende gekwalificeerd) personeel stelselwijzigingen veranderingen in samenstelling/verwachtingen patiënten reorganisaties satisfactie personeel.. 19-6-2013 10
Tools: 1) flexmodule: snelle invoer beschikbaarheid; duidelijkheid niet-beschikbaarheid snel inzicht in status dienstaanvraag en aanvraaghistorie matching functionaliteit: juiste medewerker bij dienstaanvraag automatische verloning op basis van contract of inzet (uurloners) automatische toekenning kosten aan juiste afdeling of kostenplaats 19-6-2013 11
Tools: 1) flexmodule 2) webaccess (intranet/internet) een snel te leren en makkelijk te gebruiken omgeving het opvragen dienstroosters en aanwezige kaarten het ruilen van een dienst met een collega het inbrengen van de urenverantwoording het indienen van een verlofaanvraag of dienstwens het zoeken op diensten 19-6-2013 12
Tools: 1) flexmodule 2) webaccess (intranet/internet) 3) servicegericht roosteren door dedicated planners: conceptroosters; niet meer louter plannen op diensten centraal roosterbureau/-beleid verlagen van basisdienstenpatroon; werken met flexschillen (betere) uitruil personeel tussen units betere afstemming op werkelijke zorgvraag adequaat gebruik van JUS; naleving wet- en cao-regelgeving betere afstemming vakantieroosters teammanager is en blijft verantwoordelijk >>> ondersteunen! 19-6-2013 13
Schillenmodel 19-6-2013 14
Tools: 1) flexmodule 2) webaccess (intranet/internet) 3) servicegericht roosteren door opgeleide planners 4) zelfroosteren; ervaring bedrijven: gemotiveerd en betrokken (geïnformeerd) personeel hoge kwaliteit van werkuitvoering en dienstverlening jegens klanten laag ziekteverzuim, laag verloop efficiëntieverbetering waardoor hogere productiviteit en/of lagere productiekosten betere balans tussen privé en werk aantrekkelijker werkgeverschap: minder overwerk; kennis- en ervaringsoverdracht tussen werknemers. 19-6-2013 15
19-6-2013 16