Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet helemaal?

Transcriptie

1 Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet helemaal? Thijs Strijtveen Erik Jan van Dalen Amsterdam PICA, 9 april 2014

2 Individueel vs efficiënt roosteren Harde kant Vraag versus aanbod Diensttijden ARBEIDSTIJDEN MANAGEMENT Zachte kant Proces 1) Efficiënt roosteren 2) Individueel (zelf) roosteren Vorm: 1. IK 2. WIJ 3. HIJ/ZIJ Wat is Anders Roosteren?

3 1. Overwegend positieve resultaten pilots individueel roosteren, punt van aandacht borging / uitrol 2. Positieve resultaten pilots efficiënter roosteren en veel verbeterpotentieel 3. E = K x A Inhoud v.d. interventie ~ het veranderproces De essen=e van ons verhaal

4 DOELEN EN PRAKTIJKERVARINGEN

5 Individueel roosteren Voor de organisatie Aantrekkelijk werkgeverschap Minder dienstruilingen Grotere bereidheid tot langer doorwerken Voor de medewerker Maatwerk in werk-privé balans Transparantie roosterregels Goede verdeling lusten en lasten Proces opbrengsten Grotere autonomie / zelfredzaamheid Taakvolwassenheid & dialoog in het team Evenwichtiger afweging ik ~ wij Efficiënt roosteren Slim afstemmen vraag en aanbod Verbeterpotentie: plannen o.b.v. werkelijke bedbezetting ipv aantal bedden! Meer tijd voor andere werkzaamheden / minder inzet nodig Mogelijke doelen

6 Vaatchirurgie en Heelkunde / oncologie: individueel roosteren en efficiënt roosteren þ Tevredenheid bij medewerkers over: þ Het individueel roosteren (1 afd: van 33%->100%) þ Meer zelfstandigheid / invloed / flexibiliteit medewerkers þ Werk-privé balans þ Volwaardige arbeidsrelatie / betrokkenheid / teamvolwassenheid þ Transparantie planningsproces þ Betere benutting schaarse capaciteit (werken als er werk is) þ Steeds betere onderlinge communicatie tussen medewerkers Kort Verblijf: efficiënter roosteren þ Tevredenheid bij medewerkers over: þ Tussendienst þ Kortere avonddienst & langere nachtdienst þ Digitaal wensen invoeren þ Iets minder tevreden over: terugbrengen aantal avonddiensten op ma t/m do þ Afstemming zorgvraag versus zorgaanbod Resultaten pilots VUmc

7 Recovery: individueel roosteren þ Medewerkers zijn tevreden over: þ 1 actueel digitaal rooster op alle locaties þ Je kunt aangeven wanneer je wil werken þ Transparantie roosterregels en procedures q Niet gerealiseerd: q Meer flexibiliteit in diensten t.a.v. werk / privé balans q Daling aantal dienstruilingen na publicatie q Ervaren rechtvaardige verdeling lusten en lasten Andere UMC s Veel (deels verzilverd) efficiëntiepotentieel Groot aantal succesvolle pilots zelfroosteren Resultaten pilots VUmc

8 Projectmatige aanpak en juiste bemensing / tools Goede 0 meting / het waarom goed uitleggen Enthousiaste, betrokken teamleider + roosteraar Doorlooptijd pilot 6 à 12 maanden SMART doelen / tussenmetingen Tools / software om proces goed te kunnen faciliteren Context v.d. pilotafdeling Parallel lopende, andere projecten? Vacatures? Aantal medewerkers Veel aandacht voor proces / gedrag Leiderschap Faciliteer dialoog à kunst is deze op gang te brengen Geef elkaar feedback Gezamenlijke bijeenkomsten ( toetsen / feedback) Kri=sche succesfactoren

9 Voorbeeld aanpak: analyse zorgvraag zorgaanbod onderbouwen

10 Voorbeeld aanpak: analyse visualiseren en bespreken

11 Waarom 7 dagen per week 60 overlap? Businesscase verpleegafdeling Personeelsformatie 16 fte Bruto loonsom 60 k per fte Totale loonsom 1 m Interventie: Reductie van 7 naar 3 keer per week 60 overlap en 4 keer 15 overlap Resultaat: 2% besparing loonsom, 20 k Voorbeeld aanpak: analyse visualiseren en bespreken

12 Aanpak: voorme=ng

13 HET VERANDERPROCES

14 STARTSITUATIE Organisatie STREEFSITUATIE Organisatie PLANNING URGENTIE INTERACTIE AMBITIE LEIDERSCHAP Prestaties Duwende kracht Drijvende krachten Prestaties Trekkende kracht Bron: Annemarie Mars, 2012 Kernelementen succesvolle pilotaanpak

15 Werk maken van ambitie Aanpak: projectma=g werken

16 Film piano stairs Publiek neemt uit gewoonte de roltrap Iemand van buiten observeert en stelt zich de vraag waarom Iemand van buiten bedenkt alternatief Iemand van buiten mobiliseert een aantal mensen om het alternatief uit te werken Iemand hangt een camera op Iemand van de werkgroep test de klank per traptrede uit Werkgroep rolt de piano toetsen over alle traptredes uit Werkgroep trekt zich terug Publiek reageert onwennig, lacherig, nieuwsgierig, afwijzend, probeert uit Publiek neemt uit gewoonte de trap Voorbeeld zelfrooster project Vpk en: gehecht aan wensrooster Idem: past huidige manier van roosteren nog wel bij ons beleid? Idem, bijv grotere zelfredzaamheid Idem, met projectteam het projectplan opstellen Evaluatie indicatoren ontwerpen Pilotidee klankborden bij gebruikers Pilot introduceren Projectgroep volgt proces op afstand Idem Idem, maar het duurt wel wat langer

17 Aanpak: Quick Reference Card

18 Meten = Weten: waarom? Besturing Controle/ volgen Aanpak: (tussen=jds) evalueren

19 Meten = Weten: Tussentijds + Eind Criteria Nulmetin g Norm Na 1 mnd Kort verzuim percentage 4.56% 4,00% 3,36% Tevredenheid intekenrooster 80% 80% 47% Tevredenheid privé-werkbalans na 65% 80% 58% invoering intekenrooster Na 3 mnd Na 4 mnd Eindmeting Tevredenheid collega contact inzake intekenrooster Tevredenheid werksfeer na invoering intekenrooster 80% 80% 52% -- 80% 82% Aantal dienstruilingen na Gemiddel 15 publicatierooster d 28 p.m. Percentage wenshonoreringen 95% 95% Percentage medewerkers dat na 2 weken het intekenrooster daadwerkelijk heeft ingevuld % Tijdduur pilot Aanpak: (tussen=jdse) evalueren

20 Indien nieuwe diensten: Takenlijst per dienst Patiëntenoverdracht regelen Indien zelfroosteren: Let op ongezonde roosters, óók na publicatie Ergonomisch gezond ATW eisen Overige aandachtspunten

21 DISCUSSIE

22 Thijs Strijtveen T info@cureconsultancy.nl Erik Jan van Dalen T vandalen@hrprojectadvies.nl Meer informa=e?