Gebruikershandleiding

Inhoud MEDIMAIL INSTALLEREN EN CONFIGUREREN... 2 I. I 1. MEDIMAIL INSTALLEREN (NIEUWE GEBRUIKER)... 2 I 2. MEDIMAIL HERINSTALLEREN (BESTAANDE GEBRUIKER)... 2 I 3. MEDIMAIL OPSTARTEN... 3 I 4. MEDIMAIL-WERKBLAD MINIMALISEREN... 6 I 5. EEN NIEUWE MEDIMAIL-ACCOUNT AANMAKEN (BESTAANDE GEBRUIKER)... 7 I 6. EEN MEDIMAIL-ACCOUNT VERWIJDEREN... 10 DE MEDIMAIL-WERKOMGEVING... 11 II. III. IV. V. II 1. DE WERKBALK BOVENAAN (TOOLBAR):... 11 II 2. HET ADRESBOEK:... 13 II 3. OVERZICHT VAN VERSCHILLENDE GEBRUIKERSACCOUNTS, ELK MET HUN EIGEN MAILBOXEN :... 14 II 4. INHOUD VAN GESELECTEERDE MAILBOX... 16 (INKOMENDE BERICHTEN (INBOX) / UITGAANDE BERICHTEN (OUTBOX) / VERZONDEN BERICHTEN (SENTBOX) / FOUTMELDINGEN (ERRORFOLDER))... 16 II 5. HET ZOEKVELD BOVENAAN... 17 II 6. VENSTER GESELECTEERD BERICHT:... 17 II 7. VENSTER PROTOCOLLEN, BIJLAGES EN FLASHBERICHTEN:... 18 MAILBOXEN PER ACCOUNT... 21 III 1. INKOMENDE BERICHTEN (INBOX)... 21 III 2. UITGAANDE BERICHTEN (OUTBOX)... 24 III 3. VERZONDEN BERICHTEN (SENTBOX)... 24 III 4. FOUTMELDINGEN (ERROR FOLDER)... 25 MEDIMAIL GEBRUIKEN... 26 IV 1. EEN EMAILBERICHT OPSTELLEN EN VERSTUREN... 26 IV 2. EEN BERICHT ONTVANGEN... 27 IV 3. BERICHTEN OPHALEN/VERSTUREN... 29 IV 4. EEN FLASHBERICHT OPSTELLEN... 31 IV 5. EEN ONTVANGEN BERICHT BEANTWOORDEN... 32 IV 6. EEN EMAILBERICHT DOORSTUREN NAAR EEN ANDERE ONTVANGER... 33 IV 7. EEN BERICHT/PROTOCOL OPNIEUW VERSTUREN... 36 IV 8. EEN PROTOCOL OPNIEUW EXPORTEREN NAAR DE HARDE SCHIJF... 37 IV 9. EEN BERICHT VERWIJDEREN... 39 IV 10. MEERDERE BERICHTEN/PROTOCOLLEN SELECTEREN... 40 IV 11. HET ADRESBOEK BEKIJKEN... 40 IV 12. EEN CONTACTPERSOON OPZOEKEN IN HET ADRESBOEK... 41 IV 13. MANUEEL EEN CONTACTPERSOON AAN HET ADRESBOEK TOEVOEGEN... 41 IV 14. EEN CONTACTPERSOON UIT HET ADRESBOEK VERWIJDEREN... 43 IV 15. EEN MAILINGLIST AANMAKEN... 44 IV 16. EEN BERICHT VERSTUREN NAAR EEN MAILINGLIST... 46 IV 17. DE INHOUD VAN EEN BERICHT AFDRUKKEN... 46 IV 18. SNEL ZOEKEN NAAR BERICHTEN IN UW MAILBOXEN... 48 IV 19. ZOEKEN NAAR BERICHTEN MET EEN FILTER... 48 IV 20. EEN FILTER VAN EEN MAILBOX VERWIJDEREN... 51 CONTACT... 52 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 1

MediMail installeren en configureren I 1. MediMail installeren (nieuwe gebruiker) Hoe installeer ik MediMail voor de eerste keer (als nieuwe gebruiker)? I. Gebruikt u MediMail nog niet en wilt u deze toepassing voor de eerste keer installeren, dan volstaat het uw gebruikersaccount aan te maken door u te registreren op het MyMediBridge-platform : Meteen nadat u uw gegevens hebt ingevuld op de registratiepagina, ontvangt u een installatielink in uw inbox waarmee u MediSuite (het overkoepelende programma van MediMail en Prescribe New Edition) kunt downloaden. Na de installatie van MediSuite kunt u via MediMail veilig patiënteninformatie uitwisselen met uw collega s uit de gezondheidszorg. I 2. MediMail herinstalleren (bestaande gebruiker) Gebruikt u MediMail al, maar dient u uw MediMail-account te herstellen (na een technisch probleem met uw computer, de verhuis naar een andere praktijk, het gebruik van een nieuwe computer, )? 1- Vergeet niet regelmatig back-ups te maken van de gegevens die u opslaat in MediMail. Klik hiervoor op het icoontje Back-up in de werkbalk. MediMail bewaart vervolgens een back-upbestand op uw computer. 2- Dient u MediMail opnieuw te installeren op een nieuwe computer, dan helpt MediMail u bij het herstellen van uw laatste back-up. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 2

I 3. MediMail opstarten Om uw mailbox voor de beveiligde gegevensuitwisseling (MediMail) op te starten, dubbelklikt u op het MediSuite-icoontje op uw bureaublad: Terwijl MediSuite (het overkoepelende programma van MediMail en Prescribe New Edition) opstart, ziet u onderstaand scherm: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 3

Vervolgens wordt de MediSuite-welkomstpagina geopend: Uw MediMail-sessie starten, kunt u op twee manieren: - Klik op het envelopje in de werkbalk bovenaan uw scherm: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 4

- Of klik op de knop Klik hier om te starten in het midden van het scherm: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 5

I 4. MediMail-werkblad minimaliseren Klik op het streepje in de rechterbovenhoek van uw werkblad om het MediMailvenster te minimaliseren (zonder het programma te verlaten). Wilt u het scherm van uw MediMail-sessie weer vergroten, klik dan op het MediSuiteicoontje in de taakbalk onderaan uw scherm (daarin staan alle icoontjes van alle openstaande programma s): 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 6

I 5. Een nieuwe MediMail-account aanmaken (bestaande gebruiker) Hoe creëer ik een nieuwe gebruikersaccount in de MediMail-werkomgeving? Om een nieuwe account aan te maken, klik met de rechtermuisknop op het adresboek-icoontje bovenaan het overzichtsscherm van uw MediMailaccounts (tabblad Box ). Selecteer vervolgens Add Account in het pop-upmenu. Selecteer in het volgende scherm de optie Nieuwe MediMail-account aanmaken en klik op Volgende om te bevestigen. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 7

Vul de naam van de nieuwe account in en het paswoord dat erbij hoort. Selecteer uw EMD in de drop-downlijst. Hebt u alles ingevuld, klik dan op Voltooien om de nieuwe gebruikersaccount aan te maken. Uw nieuwe account is nu aangemaakt en verschijnt tussen uw persoonlijke accounts in het overzichtsscherm van uw MediMail-accounts (tabblad Box ): 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 8

2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 9

I 6. Een MediMail-account verwijderen Om een van de accounts te verwijderen waarvan u eigenaar bent, klik met de rechtermuisknop op de betreffende account en kies Account verwijderen (Delete + adres van account) in het pop-upmenu. Bevestig dat u het account wilt verwijderen door op OK te klikken in onderstaand venster: De gekozen gebruikersaccount is nu verwijderd. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 10

De MediMail-werkomgeving II. II 1. De werkbalk bovenaan (toolbar): De werkbalk bovenaan bevat de icoontjes om naar de belangrijkste functies van het programma te gaan. Hierna vindt u de volledige beschrijving van elk van deze icoontjes. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 11

II 2. Het adresboek: Klik op het icoontje Contacts om uw adresboek te openen. Het adresboek bevat de emailadressen van alle personen die u een email hebt gestuurd of die u een email hebben gestuurd, alsook van alle contactpersonen die u manueel aan het adresboek hebt toegevoegd. Wanneer u op Contacts klikt, wordt de lijst van uw contactpersonen getoond in het scherm ernaast, onder het tabblad AddressBook. Dankzij het nieuwe zoekveld boven de lijst met contactpersonen kunt u voortaan sneller een contactpersoon opzoeken. U kunt contactpersonen zoeken op naam of voornaam, maar ook op RIZIV-nummer, emailadres, EMD, adres of stad. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 13

II 3. Overzicht van verschillende gebruikersaccounts, en : In het overzichtsscherm van uw accounts (links op uw werkblad) staan alle gebruikersaccounts waar u eigenaar van bent, telkens met hun eigen mailboxen: - Inkomende berichten (Inbox), - Uitgaande berichten (Outbox), - Verzonden berichten (Sentbox), - Foutmeldingen (ErrorFolder). Elke MediMail-account waarvan u eigenaar bent, kan wel of niet ehealth gecertificeerd zijn. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 14

II 4. Inhoud van geselecteerde mailbox (Inkomende berichten (Inbox) / Uitgaande berichten (Outbox) / Verzonden berichten (Sentbox) / Foutmeldingen (ErrorFolder)) Voorbeeld: inhoud van de mailbox met inkomende berichten (Inbox) Elke regel komt overeen met één bericht en toont de belangrijkste informatie over dat bericht. U ziet de afzender van het bericht (kolom From ) en de ontvanger van het bericht (kolom To ), de datum waarop het bericht werd verstuurd (althans in de Outbox of de Sentbox) of ontvangen (in de Inbox), alsook het kanaal : MediMail (MM of MM_EH voor ehealth gecertifieerde MediMail-accounts), mexi of ehealth (EH). De icoontjes voor het onderwerp van elk bericht tonen het soort bericht in uw mailbox, hun kleur geeft aan of een bericht al dan niet gelezen werd: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 16

II 5. Het zoekveld bovenaan Met behulp van het zoekveld boven de inhoud van elk van uw mailboxen (Inbox Outbox Sentbox - ErrorFolder) kunt u berichten terugvinden op basis van een aantal criteria. Van zodra u iets intikt in het zoekveld toont MediMail alle berichten waarvan het onderwerp de inhoud de verzender of de ontvanger overeenkomen met de ingevoerde tekst. II 6. Venster geselecteerd bericht: Wanneer u een Email -bericht selecteert door erop te klikken, verschijnt de inhoud ervan in het venster links onderaan (bevat het bericht een bijlage, dan verschijnt die in het venster ernaast): 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 17

II 7. Venster protocollen, bijlages en Flashberichten: Wanneer u een Protocol -bericht of een email met een bijlage of een Flash - bericht selecteert, verschijnt de inhoud ervan (of de bijlage in het geval van een emailbericht met bijlage) in het venster rechts onderaan. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 18

Het venster voor de weergave van bijlages werd geoptimaliseerd om: o Verstuurde of ontvangen protocollen integraal te kunnen weergeven: o Bijlages automatisch te kunnen weergeven. MediMail werd zo geprogrammeerd dat het bestandstype van de bijlage automatisch wordt herkend, zelfs wanneer de extensie ontbreekt (.pdf,.png of.txt bijvoorbeeld), en het overzicht van de bijlage volledig wordt weergegeven. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 19

GOED OM WETEN: U kunt ook klikken op Open attachment in default application en zelf een programma kiezen wanneer de bijlage niet correct wordt getoond. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 20

Mailboxen per account III 1. Inkomende berichten (Inbox) Alle ontvangen berichten verschijnen in de Inbox. III. MediMail maakt een onderscheid tussen 5 soorten berichten: 1- MediMail-emailbericht: Blauw icoontje voor gelezen berichten. Oranje icoontje voor ongelezen berichten. De inhoud van het emailbericht verschijnt in het venster links onderaan: De emailberichten kunnen niet geïntegreerd worden in uw EDM. U kunt er wel op 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 21

antwoorden of ze doorsturen naar een andere ontvanger: klik op het bericht met de rechtermuisknop en kies respectievelijk Reply of Forward in het pop-upmenu: 2- Flash-bericht Blauw icoontje voor gelezen berichten. Oranje icoontje voor ongelezen berichten. De inhoud van het Flashbericht verschijnt in het venster rechts onderaan: Flashberichten kunnen niet geïntegreerd worden in uw EDM. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 22

3- Protocolbericht Blauw icoontje voor gelezen berichten. Oranje icoontje voor ongelezen berichten. Zowel in de Inbox als de Outbox en de Sentbox wordt de inhoud van het protocol getoond in het scherm rechts onderaan. Protocollen worden standaard integraal getoond. Voor elk protocol dat u vanuit de Inbox naar de harde schijf exporteert, schrijft MediMail een regel in het bestand [voornaam.naam]_export_job.log (in c:\medisuite\workspace) met alle informatie over het geëxporteerde protocol (datum van de export, locatie, methode, afzender...) : 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 23

4- Belangrijk bericht: Blauw icoontje voor gelezen berichten. Oranje icoontje voor ongelezen berichten. 5- Infobericht Blauw icoontje voor gelezen berichten. Oranje icoontje voor ongelezen berichten. III 2. Uitgaande berichten (Outbox) Deze mailbox bevat alle voorbereide, maar nog niet verstuurde protocollen. Eenmaal een bericht uit de Outbox werd verstuurd, verhuist het naar de Sentbox. III 3. Verzonden berichten (Sentbox) Deze mailbox bevat alle berichten die door de geselecteerde account werden verstuurd. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 24

III 4. Foutmeldingen (Error Folder) Deze mailbox verzamelt alle berichten die door een of ander probleem niet verstuurd konden worden. Om deze berichten opnieuw te proberen te versturen: of - Klik op de knop in de werkbalk bovenaan - Klik met de rechtermuisknop op ErrorFolder en kies Reprocess messages 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 25

MediMail gebruiken IV 1. Een emailbericht opstellen en versturen Dankzij MediMail kunt u emailberichten op een veilige manier naar andere MediMailgebruikers versturen. U kunt aan deze berichten ook bijlages IV. toevoegen. Emailberichten kunt u enkel versturen naar contactpersonen die in uw adresboek zijn opgeslagen. Dat bevat alle emailadressen van alle personen die u in het verleden een email hebt gestuurd of die u al een email hebben gestuurd, alsook van alle contactpersonen die u manueel aan het adresboek hebt toegevoegd. Om manueel een contactpersoon aan uw adresboek toe te voegen, klik hier. Klik op de knop in de werkbalk bovenaan om een nieuwe email op te stellen. Het volgende scherm verschijnt: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 26

Vul onderstaande velden in: - Account: kies de gebruikersaccount van de afzender van het bericht. Bestaan er meerdere accounts, dan kunt u de juiste account selecteren uit de dropdownlijst. - Aan: tik de eerste letters van de naam van de ontvanger in. MediMail zal de naam automatisch aanvullen op basis van de gegevens in het adresboek. Zit de ontvanger nog niet in het adresboek, dan dient u zijn emailadres eerst manueel toe te voegen aan het adresboek. - Onderwerp: geef het onderwerp van het emailbericht op. - Bijlage: klik op de knop om een bijlage (max. 300 kb) toe te voegen aan uw emailbericht. Kies vervolgens de locatie van het bestand op uw computer en voeg het toe aan de email. - De knop Flash bericht rechtsboven geeft aan dat het bericht als Flashbericht mag verstuurd worden. - Voer de inhoud van uw emailbericht in in de voorziene ruimte. - Klik op Verzenden. Uw bericht is nu vertrokken. IV 2. Een bericht ontvangen Alle ontvangen berichten (ongeacht hun type: emailbericht, protocol, flash, ) verschijnen in de Inbox. De inhoud van deze berichten kunt u lezen in de zone onder de lijst met ontvangen berichten (Inbox). 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 27

Protocolberichten, flashberichten en bijlages van emailberichten verschijnen in het rechterscherm onder de lijst met ontvangen berichten (Inbox): De inhoud van de emailberichten verschijnt in het linkerscherm onder de lijst met ontvangen berichten (Inbox). Enkel protocolberichten worden automatisch geïntegreerd in uw elektronisch 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 28

medisch dossier (EMD) Email- en flashberichten kunnen niet geïntegreerd worden in uw EDM. IV 3. Berichten ophalen/versturen Standaard worden berichten en protocollen in MediMail elke 60 minuten binnengehaald en verstuurd. Wilt u uw mailboxen sneller updaten, dan kunt u berichten sneller ophalen / versturen door in de werkbalk op de knop Refresh te klikken: De ontvangen inkomende berichten worden onmiddellijk getoond in uw Inbox en worden automatisch op de juiste plaats ingevoegd in uw medisch dossier op basis van de gedefinieerde parameters in de Reception Properties of in functie van de configuratie van de Dispatcher. Verzendklare protocollen uit uw medisch dossier worden voorbereid voor verzending door MediMail en onmiddellijk verstuurd. GOED OM WETEN: U kunt ook zelf het interval aanpassen waarop berichten worden opgehaald of verstuurd: - Klik met de rechtermuisknop op uw account - Kies Properties 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 29

Het scherm Properties of + account verschijnt. - Klik op Emission properties om de instellingen aan te passen voor het versturen van berichten 1 Met Interval inspectie in minuten kunt u het interval aanpassen tussen de tijdstippen waarop verzendklare berichten vanuit uw Medisch dossier in de Outbox worden gezet. Standaard doet MediMail dit om de 60 minuten, maar met de pijltjes kunt u deze termijn inkorten of verlengen. 2- Met Interval verzenden in minuten kunt u het interval aanpassen tussen de tijdstippen waarop emailberichten vanuit MediMail worden 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 30

verstuurd. Standaard verstuurt MediMail alle emailberichten uit uw Outbox om de 60 minuten, maar met de pijltjes kunt u deze termijn inkorten of verlengen. - Klik op Reception properties om de instellingen aan te passen voor het ontvangen van berichten in uw Inbox. U kunt via Interval ontvangst in minuten de periode aanpassen tussen de tijdstippen waarop ontvangen emailberichten door MediMail worden opgehaald. IV 4. Een Flashbericht opstellen Een Flashbericht versturen, doet u op dezelfde manier als een emailbericht versturen. Vergeet vóór het versturen echter niet deze optie te activeren door op de knop Flash bericht te klikken (rechts bovenaan het scherm voor het opstellen van het bericht): 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 31

IV 5. Een ontvangen bericht beantwoorden U kunt op 2 manieren antwoorden op een bericht uit uw Inbox: - Klik met de rechtermuisknop op het bericht dat uw wilt beantwoorden en selecteer Reply in het pop-upmenu: Of - Selecteer het bericht dat u wilt beantwoorden door erop te klikken en klik vervolgens op de knop Mailreply in de werkbalk bovenaan. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 32

U krijgt nu een scherm te zien waarin het adres van de ontvanger al is ingevuld en waarin het originele bericht verschijnt. Uw antwoord kunt u nu boven het originele bericht invoeren. Klik op Verzenden om uw antwoord te versturen. IV 6. Een emailbericht doorsturen naar een andere ontvanger Om een emailbericht vanuit uw Inbox of uw Sentbox door te sturen naar een ontvanger naar keuze: - Klik met de rechtermuisknop op het bericht dat u wilt doorsturen en kies Forward in het pop-upmenu: - Inbox - Sentbox 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 33

Of - Selecteer het bericht dat u wilt doorsturen door erop te klikken en klik vervolgens op de knop Mailforward in de werkbalk bovenaan: U krijgt nu een scherm te zien waarin u enkel nog het adres van de ontvanger en uw persoonlijke boodschap dient in te vullen: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 34

Van zodra u de eerste letters van de naam van de ontvanger ingeeft, toont MediMail de contactpersonen uit uw adresboek die ermee overeenkomen: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 35

Is uw bericht klaar om te versturen, klik dan op Verzenden. Tip: U kunt ook meerdere berichten tegelijk doorsturen. Selecteer daarvoor eerst alle berichten die u wilt doorsturen: - Klik op het eerste bericht dat u wilt doorsturen, druk vervolgens de Ctrl-toets in en houd deze ingedrukt terwijl u met de linkermuisknop de andere berichten aanklikt die u wilt doorsturen. Het vervolg van de procedure komt overeen met het versturen van één bericht. IV 7. Een bericht/protocol opnieuw versturen U kunt een bericht of protocol dat u al eens verstuurde (en bijgevolg in uw Sentbox zit) nogmaals naar dezelfde ontvanger versturen. Selecteer daarvoor het bericht of protocol dat u opnieuw wilt versturen in uw Sentbox en klik erop met de rechtermuisknop. Kies Send again in het pop-upmenu: Het bericht wordt nu onmiddellijk verstuurd (naar dezelfde ontvanger als die waarnaar u het bericht al eens verstuurde). Tip: U kunt ook meerdere protocollen tegelijk opnieuw versturen. Selecteer daarvoor eerst alle berichten die u opnieuw wilt versturen: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 36

- Klik op het eerste bericht dat u opnieuw wilt versturen, druk vervolgens de Ctrl-toets in en houd deze ingedrukt terwijl u met de linkermuisknop de andere berichten aanklikt die u opnieuw wilt versturen. IV 8. Een protocol opnieuw exporteren naar de harde schijf U kunt een protocol vanuit uw Inbox opnieuw exporteren naar de harde schijf - Klik met de rechtermuisknop op het protocol dat u wilt exporteren - Kies Export on disk in het pop-upmenu: - MediMail exporteert het protocol vervolgens naar de juiste map. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 37

U kunt een protocol ook vanuit uw Sentbox opnieuw exporteren naar de harde schijf - Klik met de rechtermuisknop op het protocol dat u wilt exporteren - Kies Export on disk in het pop-upmenu: - MediMail vraagt u nu aan te geven naar welke map op uw harde schijf de protocollen moeten geëxporteerd worden. - Selecteer de gewenste map en klik op OK om het (de) protocol(len) opnieuw te exporteren. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 38

U krijgt onderstaande bevestiging te zien wanneer het protocol succesvol werd geëxporteerd: Tip: U kunt ook meerdere protocollen tegelijk exporteren. Selecteer daarvoor eerst alle protocollen die u wilt exporteren die u opnieuw wilt versturen: - Klik op het eerste protocol dat u wilt exporteren, druk vervolgens de Ctrl-toets in en houd deze ingedrukt terwijl u met de linkermuisknop de andere protocollen aanklikt die u wilt exporteren. IV 9. Een bericht verwijderen Om een bericht uit een van uw mailboxen te verwijderen (Inbox Sentbox - ErrorFolder): - Klik met de rechtermuisknop op het bericht dat u wilt verwijderen - Kies Delete in het pop-upmenu 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 39

- Het bericht wordt nu onmiddellijk verwijderd. IV 10. Meerdere berichten/protocollen selecteren - Klik op het eerste bericht dat u wilt selecteren, druk vervolgens de Ctrl-toets in en houd deze ingedrukt terwijl u met de linkermuisknop de andere berichten aanklikt die u wilt selecteren. - Eenmaal u alle gewenste berichten hebt geselecteerd, kunt u ze in één keer verwijderen, opnieuw versturen of exporteren. IV 11. Het adresboek bekijken Om de contactpersonen in uw adresboek te bekijken: - Klik op het adresboek boven het overzicht van uw accounts (tabblad Box ). Of Klik op de adresboek-knop in de werkbalk bovenaan: Alle contactpersonen uit uw adresboek worden getoond in het hoofdvenster (tabblad AddressBook ) 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 40

IV 12. Een contactpersoon opzoeken in het adresboek Open het adresboek (klik hier voor instructies om uw persoonlijk adresboek te bekijken) Met het zoekveld boven de contactpersonen uit uw adresboek kunt u bestaande contactpersonen opzoeken op basis van de parameter naar keuze: RIZIV-nummer, naam, voornaam, emailadres, adres, stad of zelfs het EMD (Elektronisch Medisch Dossier). Terwijl u de eerste letters of cijfers ingeeft, toont MediMail alle contactpersonen die eraan beantwoorden. IV 13. Manueel een contactpersoon aan het adresboek toevoegen Staat uw contactpersoon nog niet in het adresboek, dan dient u die eerst manueel eraan toe te voegen: - Klik op de knop Add Contact in de werkbalk bovenaan: - Geef in het pop-upscherm de naam of de voornaam (of een deel ervan) in van de persoon die u zoekt. U kunt ook het RIZIV-nummer (of een deel ervan) ingeven van de contactpersoon die u wilt toevoegen. Klik vervolgens op Zoeken : 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 41

- MediMail toont alle contactpersonen die beantwoorden aan uw zoekopdracht: Opmerking: enkel de gebruikers met een MediMail-account kunnen met deze zoekfunctie teruggevonden worden. - Selecteer de gezochte contactpersoon en klik op Toevoegen (of dubbelklik erop). - Klik ten slotte op OK om de geselecteerde contactpersoon toe te voegen aan het adresboek. IV 14. Een contactpersoon uit het adresboek verwijderen Open het adresboek (klik hier voor instructies om uw persoonlijk adresboek te bekijken). Selecteer de contactpersoon die u wilt verwijderen door erop te klikken en klik er vervolgens op met de rechtermuisknop. Kies de optie Delete in het popupmenu. De contactpersoon wordt nu onmiddellijk verwijderd uit uw adresboek. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 43

IV 15. Een mailinglist aanmaken Met een mailinglist kunt u een bericht tegelijk naar een groep contactpersonen sturen. Mailinglists kunnen maximaal 25 contactpersonen bevatten waarnaar u met één klik hetzelfde bericht kunt versturen. - Klik op de knop Distribution list in de werkbalk bovenaan. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 44

- Naam van de mailinglist: geef de mailinglist een naam. - Filter: geef eventueel (het begin van) de voornaam/naam in van de contactpersoon die u wilt opzoeken. - Selecteer de contactpersonen uit uw adresboek door erop te klikken. Om meerdere contactpersonen tegelijk te selecteren, klik op de contactpersonen die u aan de mailinglist wilt toevoegen terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. - Klik op de enkele pijl om de geselecteerde contactpersonen tussen de Ontvangers te plaatsen. Klik op de dubbele pijl om alle contactpersonen uit het adresboek aan een mailinglist toe te voegen. - Om een contactpersoon of alle contactpersonen weer uit de Ontvangers te verwijderen, klik respectievelijk op de enkele of dubbele pijl. - Klik op OK om te bevestigen. Uw mailinglist is nu aangemaakt. Opgelet: het aantal ontvangers is beperkt tot 25. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 45

IV 16. Een bericht versturen naar een mailinglist Om een bericht/protocol via MediMail naar de contactpersonen van een van uw mailinglists te versturen, is de procedure dezelfde als voor het versturen van een emailbericht of het doorsturen van een protocol: - Voer de naam van uw mailinglist (of de eerste letters ervan) in in het To -veld en selecteer de gezochte mailinglist. - Stel uw bericht op en klik op Verzenden om het naar alle contactpersonen uit uw mailinglist te versturen. IV 17. De inhoud van een bericht afdrukken U kunt de inhoud van de berichten (protocols, emailberichten of Flashberichten) uit uw mailboxen (Inbox, Outbox of Sentbox) afdrukken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop in het scherm waar het bericht of het protocol dat u wilt afdrukken, wordt weergegeven en kies Print in het pop-upmenu. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 46

Opgelet: dit menu is het standaard pop-upmenu van uw besturingssysteem. De taal en de look & feel van dit menu kunnen dus variëren naargelang de taal en de versie van uw besturingssysteem. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 47

IV 18. Snel zoeken naar berichten in uw mailboxen Via het zoekveld bovenaan elke mailbox (Inbox Outbox Sentbox ErrorFolder) kunt u snel zoeken naar berichten op basis van verschillende parameters. - Selecteer de mailbox waarin u wilt zoeken - Geef de zoekterm in in het zoekveld boven de inhoud van de mailbox (bijvoorbeeld: de naam van de afzender of het onderwerp van de mail): - Van zodra u letters of cijfers (zoals het RIZIV-nummer) begint in te geven, toont MediMail alle berichten waarvan het onderwerp, de inhoud, de afzender of de ontvanger overeenkomen met de ingegeven zoekterm. IV 19. Zoeken naar berichten met een filter U kunt een filter toepassen voor de Inbox, de Sentbox, de Outbox en de ErrorFolder. Op die manier kunt u enkel de berichten tonen die overeenkomen met bepaalde parameters zoals een specifieke afzender of ontvanger, een specifiek onderwerp, een bepaald berichttype of een bepaalde datum of periode. Om een filter toe te passen op een mailbox, klik met de rechtermuisknop op de mailbox en selecteer de filteroptie: Geef de filtercriteria op in het pop-upscherm: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 48

U kunt berichten filteren op: - Afzender (Van): geef het emailadres op van de afzender (of een deel ervan). - Ontvanger (Naar): geef het emailadres op van de ontvanger (of een deel ervan). - Onderwerp: geef het onderwerp op van het bericht (of een deel ervan) - Type bericht (email Flash ehealth etc.): kies het berichttype uit de dropdownlijst - Een bepaalde periode (opgelet: datumformaat MM/DD/YYYY) - Het kanaal (MediMail MediMail met ehealth certificatie mexi ehealth) Vul een of meerdere filtercriteria in. Eenmaal alle gewenste criteria gedefinieerd, klik op Inschakelen om de filter toe te passen. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 49

Enkel de berichten die overeenkomen met de gespecifieerde criteria worden getoond in de mailbox waarop u de filter hebt toegepast. Wanneer een filter wordt toegepast op een mailbox, wordt het icoontje van de gefilterde mailbox deels bedekt met de letter F (filter): Gefilterde Inbox Gefilterde Outbox Gefilterde Sentbox 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 50

Gefilterde ErrorFolder IV 20. Een filter van een mailbox verwijderen Om een actieve filter te verwijderen, klik met de rechtermuisknop op het icoontje van de gefilterde mailbox en kies de filteroptie: Klik vervolgens op Uitschakelen rechts onderaan het pop-upscherm: 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 51

De filter is nu niet langer actief. V. Contact Voor bijkomende informatie, aarzel niet om ons per mail (support@medibridge.be) of telefonisch (02 600 40 40) te contacteren. 2015-2016 Gebruikershandleiding MediMail Pagina 52