GEBRUIKERSGIDS MEDITOOL

Transcriptie

1 MEDIBRIDGE NV SA UW TELEMATICA PARTNER IN DE GEZONDHEIDSZORG GEBRUIKERSGIDS MEDITOOL 1

2 INHOUDSTAFEL VOORWOORD... 3 DEEL 1: MEDITOOL INSTALLATIE EN GEBRUIK... 4 HOOFDSTUK 1: MEDITOOL INSTALLEREN INLEIDING DOWNLOAD INSTALLATIE STARTEN LICENTIEGEGEVENS INGEVEN... 4 HOOFDSTUK 2: MEDITOOL KLAARMAKEN VOOR GEBRUIK INLEIDING MEDEWERKERS INGEVEN (VERZENDERS) DERDEN INGEVEN (ONTVANGERS)... 6 HOOFDSTUK 3: MEDITOOL GEBRUIKEN... 7 MANIER 1: PROTOCOLS KLAARZETTEN VOOR VERZENDING GEBRUIK MAKEND VAN TEMPLATES... 7 Wat is een template?... 7 De template aanpassen... 7 De template gebruiken om protocols te versturen... 7 MANIER 2: VOLLEDIG GETYPTE BRIEF KLAARZETTEN VOOR VERZENDING... 8 DEEL 2: MEDSERVE CONFIGUREREN EN GEBRUIKEN IN SAMENWERKING MET MEDITOOL... 9 HOOFDSTUK 1: MEDSERVE INSTALLEREN... 9 HOOFDSTUK 2: DE KLAARGEZETTE BERICHTEN VERZENDEN VIA MEDSERVE LINK V MEDSERVE LINK V3.2.1 OPSTARTEN BERICHTEN VERSTUREN CONTROLEREN IN HET JOURNAAL BESLUIT

3 VOORWOORD Deze handleiding bestaat uit twee delen: DEEL 1: Installatie en gebruik Meditool. In dit gedeelte vindt u de volledige gebruiksaanwijzingen voor Meditool, betreffende het gebruik en de installatie DEEL 2: MedSERVE configureren en gebruiken in samenwerking met Meditool. In dit gedeelte vindt u de instructies om MediMail/MedSERVE Link v3.2.1 te configureren voor het gebruik met Meditool. Eveneens zal u hier terugvinden hoe u uw MedSERVE dient te gebruiken om de klaargezette verslagen te versturen, en na te gaan of dit wel degelijk correct verlopen is. 3

4 DEEL 1: MEDITOOL INSTALLATIE EN GEBRUIK HOOFDSTUK 1: MEDITOOL INSTALLEREN 1.1. INLEIDING Meditool is een macro die vanaf Word 97 toelaat documenten om te zetten in de meest gebruikte formaten en deze dan te versturen via MediMail/MedSERVE Link, zodat de ontvangende geneesheren deze kunnen integreren in hun medisch pakket. Een formaat is een structuur van een bestand die een EMD (elektronisch medisch dossier) nodig heeft om elementen uit de inhoud van het rapport te herkennen. Wanneer het rapport wordt verstuurd in een formaat dat het EMD kan integreren, kan het EMD bijvoorbeeld de naam van de patiënt in het rapport herkennen en de brief onmiddellijk klasseren bij de juiste patiënt. Als zo een formaat niet werd toegevoegd, zal de ontvanger het document niet automatisch kunnen integreren in zijn medisch dossier. Systeemvereisten Besturingssysteem Minimum WINDOWS XP Minimum Microsoft Word 97 Minimum 15 MB vrije harde schijf ruimte MediMail/MedSERVE Link v3.2.1 in werkende toestand op uw computer (zie ook Deel 2 van deze handleiding) DOWNLOAD U kan Meditool downloaden op onze website Sla het bestand op op een plaats waar u het makkelijk terugvindt (bijvoorbeeld het bureaublad) INSTALLATIE STARTEN Sluit alle openstaande programma s alvorens de installatie van Meditool te starten. Dubbelklik nu op het bestand dat u gedownload hebt. Volg de instructies op uw scherm. Tijdens de installatie, zal uw machinecode op uw scherm komen. Schrijf deze op, deze zal u nodig hebben om uw licentienummer te bekomen. Na de installatie van Meditool, zal u een extra menu krijgen in Word, nl. Meditool LICENTIEGEGEVENS INGEVEN Nadat wij uw betaling voor Meditool ontvingen op rekeningnummer / IBAN, met als referentie uw machinecode en het RIZIV-nummer dat u invulde bij inschrijving, zal u uw licentienummer krijgen, samen met de factuur. Dit licentienummer geeft u in onder de functie Meditool Instellingen. Hier klikt u onderaan op Registreer Licentie. LET OP! Het is heel belangrijk dat u de juiste code (elke 4

5 computer heeft een andere machinecode) en vervaldatum ingeeft. Elke kleine typfout resulteert in het niet functioneren van Meditool. HOOFDSTUK 2: MEDITOOL KLAARMAKEN VOOR GEBRUIK 1.1. INLEIDING Bij het gebruik van Meditool, moet u er zich steeds van vergewissen dat u voor een medische communicatie steeds 3 personen nodig heeft, nl. de verzendende gezondheidswerker (meestal uzelf) (Medewerker), de ontvangende gezondheidswerker (Derde), en uiteraard de patiënt. U zal dus ook aan Meditool moeten duidelijk maken welke deze 3 personen zijn. U zal elke gezondheidswerker slechts éénmaal moeten ingeven, aangezien Meditool deze gegevens onthoudt MEDEWERKERS INGEVEN Om uzelf en uw eventuele collega s in te geven (dit zal u slechts éénmaal moeten doen bij het eerste gebruik), klikt u op het menu Meditool Lijst medewerkers'. U zal dan volgend scherm krijgen: U klikt hier op de knop Nieuw, en geeft de gegevens in, hierna kiest u bewaar. Hetzelfde doet u voor uw eventuele collega s. Wanneer u dit gedaan heeft, kan u de voorbeeldpersonen verwijderen door te klikken op de knop Verwijder. Wanneer u klikt op OK, zal dit bewaard blijven. 5

6 1.3. DERDEN INGEVEN Ook uw ontvangers zal u slechts éénmaal moeten ingeven, omdat ook deze bewaard blijven. Hiervoor klikt u op het menu Meditool Lijst Ontvangers. U zal dan volgend scherm krijgen: U geeft de gegevens in, en bij het pakket, kiest u het formaat van de desbetreffende arts uit het lijstje. Er zijn meerdere medische pakketten die éénzelfde formaat gebruiken. Wanneer u dus een ontvanger hebt met een medisch pakket dat niet in de lijst staat, kan u het bijbehorende formaat terug vinden op onze website ( onder de link Medische software, links onderaan. Hier vindt u een lijst met medische pakketten met het formaat dat zij kunnen integreren. Wanneer u DMA ziet staan, kiest u Medidoc uit de lijst, ALA staat voor Medar, HDM voor HealthOneNative, en COG voor Medigest. De lijst van de aangesloten artsen met hun medisch pakket, kan u vinden op onze website ( Langs de rechterkant klikt u op de link onder Gebruikers. 6

7 HOOFDSTUK 3: MEDITOOL GEBRUIKEN Er zijn 2 manieren waarop u met Meditool protocols kan klaarzetten voor verzending met MedSERVE. MANIER 1: PROTOCOLS KLAARZETTEN VOOR VERZENDING GEBRUIK MAKEND VAN TEMPLATES In Meditool kan u gebruik maken van templates, zodat u enkel nog het besluit van het onderzoek dient in te vullen. Wat is een template? Een template (sjabloon) is een standaard Word document, dat u toelaat snel en gemakkelijk een brief op te stellen, zonder dat u bepaalde gegevens twee keer moet ingeven. De template aanpassen De eerste maal dat u dat wenst te doen, dient u de template te personaliseren. Dit doet u door te klikken op Meditool Sjabloon aanpassen. Nu kan u de tekst aanpassen. Alle tekst die in het vet werd gezet kan u personaliseren. Indien een bepaald stuk tekst niet van toepassing is (bv.: organisatie), kan u die gewoon verwijderen. Let op! Het zijn enkel de vet gedrukte delen die u mag aanpassen. Achteraf kan u natuurlijk wel het vet weghalen (vet werd enkel toegepast om u te laten zien welke tekst u kan aanpassen en heeft geen verdere functie). Het is belangrijk dat u DEZE template gebruikt, omdat hierin een aantal onzichtbare codes zitten, die Meditool nodig zal hebben om de gegevens te kunnen invullen. De wijzigingen zullen automatisch worden opgeslagen. De template gebruiken om protocols te versturen Nu u de template heeft aangepast, kan u deze automatisch laten invullen door Meditool Klik op Meditool Brief maken met sjabloon. De template zal opengaan, en het venster Meditool - gegevens invullen verschijnt op uw scherm. Vul alle patiëntgegevens in en kies de naam van de ontvanger en de medewerker uit de lijst door langs de rechterkant te klikken op Select. Indien deze niet in de lijst voorkomen, klikt u op Meditool Lijst Ontvangers of Lijst Medewerkers (cfr. Vorige hoofdstuk) Voorbeeld: Ik, Ann Roemaet, wil een protocol verzenden naar Dr. Van de Vyver Kathleen, betreffende patiënt Jan Janssens, wonende in de Kerkstraat 4 in Antwerpen. U krijgt dan het volgende: 7

8 Wanneer u nu klikt op OK, is uw brief bijna klaar. U hoeft enkel nog het besluit aan te vullen. Dit doet u in de brief zelf. Klik op Meditool - Brief klaarzetten voor MediMail/MedServe om de bestanden ook effectief klaar te zetten voor verzending met MediMail/MedSERVE. Nu staat het bestand effectief klaar, en kan u uw connectie gaan maken met MediMail/MedSERVE. (cfr. Deel 2 van deze handleiding) MANIER 2: VOLLEDIG GETYPTE BRIEF KLAARZETTEN VOOR VERZENDING Wanneer uw brief al volledig klaar is, en u wenst deze te versturen, doet u dat als volgt: U verifieert of u de ontvanger reeds ingegeven hebt. Indien dit niet het geval is, voegt u deze toe door te klikken op Meditool Lijst Ontvangers. (cfr. Vorig hoofdstuk) U klikt op Meditool Bestaande brief bewerken, en vult hier alle gegevens betreffende de patiënt in. U selecteert onderaan in het scherm de ontvanger, en de medewerker door langs de rechterkant op de knop Select te klikken. Het onderzoek is niet verplicht in te vullen. Daarna klikt u op OK. U klikt op Meditool Brief klaarzetten voor MediMail/MedServe. Nu staat het bestand effectief klaar, en kan u uw connectie gaan maken met MediMail/MedSERVE. (cfr. Deel 2 van deze handleiding) 8

9 DEEL 2: MEDSERVE CONFIGUREREN EN GEBRUIKEN IN SAMENWERKING MET MEDITOOL HOOFDSTUK 1: MEDSERVE INSTALLEREN Om uw berichten te kunnen verzenden, hebt u MedSERVE Link v3.2 nodig. Deze versie kan u gratis verkrijgen op onze website ( Hier zal u eveneens alle info vinden over onze andere producten en diensten, en zal u een antwoord vinden op uw vragen in de uitgebreide lijst met veelgestelde vragen (FAQ). Dit is slechts een beknopte handleiding. De volledige handleiding van MedSERVE Link v3.2 kan u downloaden op onze website ( Er zijn twee versies van MedSERVE verkrijgbaar op de website: De update: indien u reeds werkt met de versie 3.0, 3.1, 3.1a, 3.1b of 3.1c, zal u na het invullen van het registratieformulier automatisch op de pagina terecht komen waar u de update kan downloaden. De volledige versie: Wanneer u echter nog werkt met de versie 2.0, of nog geen versie van MedSERVE Link op uw computer heeft, zal u het volledige programma moeten downloaden. Wanneer u op het inschrijfformulier aangeeft dat u werkt met de versie 2.0 of een nieuwe gebruiker bent, zal u automatisch terecht komen op de pagina waar u het volledige programma kan downloaden. MediBRIDGE zal u een installatieprocedure toesturen per , fax of post. HOOFDSTUK 2: DE KLAARGEZETTE BERICHTEN VERZENDEN VIA MEDSERVE LINK V MEDSERVE LINK V3.2. OPSTARTEN Via een dubbele klik op het icoontje MedSERVE, dat zich na de installatie op uw bureaublad bevindt, start u het programma. Bij de start van het programma krijgt u onmiddellijk toegang tot de connectie- en functies. 9

10 2.2. BERICHTEN VERSTUREN Via een klik op de blauwe telefoon wordt automatisch de verbinding tot stand gebracht met de MedSERVE dienstverlening en worden de berichten die u klaarzette met Meditool verzonden CONTROLEREN IN HET JOURNAAL Klik op de knop Advanced, en vervolgens op Journals Sent messages. De boodschaplijn Eén lijn in het journaal vertegenwoordigt één boodschap. Voor elke boodschap vindt u deze belangrijke informatie terug: Time send: Datum en uur van verzending. Status icon: Dit duidt aan in welke status de boodschap zich bevindt. Subject: Type boodschap. Address: Naam van de ontvanger. Bij een eerste verzending zal hier Undefined staan. Bij een volgende verzending zal hier zijn naam verschijnen. Status: Aanduiding van de staat waarin de boodschap zich bevindt binnen MedSERVE. Om deze boodschap te laten veranderen, moet u nogmaals op de Connect knop klikken onder het tabblad Main. Normale statusvermeldingen zijn: PRE=File prepared (Bestand is reeds voorbereid, maar nog niet verzonden) SND=Message sent (Bestand is verstuurd) RCP =Message has been Routed (Deze boodschap zit in de brievenbus van de ontvanger) RCP=File received and confirmed by recipient (Deze boodschap werd opgehaald door de bestemmeling) De boodschappen worden standaard in dalende volgorde van verzendtijdstip geplaatst. Indien u hier foutmeldingen ziet, kan u deze opzoeken op onze website ( in onze uitgebreide lijst van veelgestelde vragen (FAQ). Inhoud bekijken De inhoud van elke boodschap kan getoond worden op het scherm via een dubbelklik op de rij in het journaal van de desbetreffende boodschap. 10

11 BESLUIT Wij danken u voor het vertrouwen in onze diensten. Indien u nog vragen heeft, kan u het antwoord hierop terugvinden op onze website in onze lijst van veelgestelde vragen (FAQ) of onze helpdesk contacteren. MediBRIDGE NV Horzelstraat Ukkel 02/ medibridge@medmail.medconf.be 11