Installatie handleiding Basware Virtual Printer

Transcriptie

1 P a g i n a 1 Installatie handleiding Basware Virtual Printer

2 P a g i n a 2 Welkom bij Basware Virtual Printer Basware Virtual Printer is een dienst voor het versturen van elektronische facturen aan uw klanten. U kunt gebruik maken van uw bestaande factureringssysteem en vervolgens Basware Virtual Printer selecteren als uw printer. Basware doet de rest - wij zullen de facturen omzetten in e-facturen en leveren deze aan uw klanten. U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de e-facturatie-adres van uw klant is toegevoegd op de factuur. Om te beginnen met het verzenden van facturen via Basware Virtual Printer, moet u eerst de Basware Message software op uw computer installeren. Als voorbereiding voor de software installatie verzamelt u ten minste 5-10 test facturen die verschillende factuur soorten vertegenwoordigen. Nadat de software is geïnstalleerd, stuurt u de test facturen naar Basware en zal ons conversie programmeer team uw factuurvelden configureren in onze platform. De installatie kit, Sender ID en een e-factuur adres voor test-facturen worden verzonden naar u per wanneer de uitvoering van de dienst begint. Veel gebruiksgemak toegewenst met Basware Virtual Printer

3 P a g i n a 3 Inhoudsopgave 1 Voorbereiding Heeft u alle informatie? De installatie Het versturen van (test)facturen... 11

4 P a g i n a 4 1 Voorbereiding Deze handleiding leidt u stap voor stap door de installatie van Basware Virtual Printer. U moet al snel in staat zijn om uw facturen elektronisch naar uw klant(en) te versturen. 1.1 Heeft u alle informatie? Controleer of u alle gegevens in uw bezit heeft om de installatie te kunnen aanvangen. De gegevens die u nodig heeft: Sender ID Dit is uw eigen unieke ID waarmee wij u verzender kunnen identificeren. Uw Sender ID moet u ook ingeven tijdens de installatie. Uw persoonlijke Sender ID is in de introductie naar u gecommuniceerd. Windows bit versie Basware Virtual Printer is beschikbaar voor zowel de 32 bit versie als de 64 bit versie van Windows. Om te bepalen welke windows versie uw computer heeft doet u het volgende: 1. Klik ok het start logo van uw Windows Computer het Windows menu opent zich

5 P a g i n a 5 2. Klik nu met uw rechtermuisknop op Computer er verschijnt een nieuw menuscherm Selecteer nu Properties ( Eigenschappen in Nederlandse Windows versie ). 3. Nadat u dit heeft geselecteerd verschijnt het Windows systeem informatie scherm U kunt nu bij System type zien welke bit versie u heeft.

6 P a g i n a 6 2 De installatie 1. Open de link in Internet Explorer 2. Ga op de internet pagina naar Download Basware Message en selecteer de correcte Windows Versie. (Zie ook 1.1 om dit te bepalen) 3. Een informatiescherm verschijnt klik nu op Run. De software wordt nu gedownload en de installatie start automatisch 4. Selecteer de installatietaal en klik op Install

7 5. Klik op Next bij het installatie startscherm Basware Virtual Printer Installatie Handleiding P a g i n a 7 6. Lees de algemene voorwaarden en kruis het lege vakje aan als u akkoord bent. Vervolgens klikt u op Next.

8 7. Vul nu uw Sender ID in. (zie ook 1.1) en klik op Next Basware Virtual Printer Installatie Handleiding P a g i n a 8 8. Kies Complete als Setup Type

9 P a g i n a 9 9. Klik nu op Install 10. Het programma wordt nu geïnstalleerd. 11.

10 12. Klik op Finish om de installatie te verlaten. Basware Virtual Printer Installatie Handleiding P a g i n a 10

11 1 Het versturen van (test)facturen Basware Virtual Printer Installatie Handleiding P a g i n a 11 Nadat de installatie is voltooid wordt er automatisch een snelkoppeling op uw desktop geplaatst, naar de Virtual Printer Client genaamd Basware Message. Deze snelkoppeling wordt ook toegevoegd aan het startscherm van Windows. Het is nu belangrijk om direct testfacturen te versturen. De volgende stappen dient u te nemen om testfacturen te sturen. 1. Creëer een factuur met uw facturering systeem 2. Zorgt u ervoor dat u op uw factuur een regel toevoegt met E: aan de adresgegevens van uw klant. Dit is het E-factuur adres van onze testomgeving en wordt nu alleen voor de test periode gebruikt. Dit adres vervangt u later met het E-factuur adres van uw klant waar u facturen naar wilt versturen. Voorbeeld: Klantnaam E: Adres / postbus nr Postcode Plaats 3. Ga naar het printmenu van uw facturering systeem en kies de print optie 4. Selecteer nu de Basware Message Printer en Print de factuur uit.

12 P a g i n a Open nu de Basware Message software door op het programma icoon the klikken. 6. Klik op Run now. De testfacturen worden nu verstuurd.