Ervaringen Inkoopadministratie Vastlegging van middagbijeenkomst op Kasteel Woerden 19 september 2013 1
Agenda 14.00 14.15 Introductie 14.15 14.30 Jullie doelstelling voor vanmiddag? 14.30 14.45 Presentatie Peter Streefkerk 14.45 15.15 Waar staat iedereen nu zelf 15.15 16.00 Discussie 16.00 16.45 Afsluiting en Borrel 16.45 2
Introductie: FinTouch Optimaliseren financiële functie Financiële Functie Performance management Financiële IT architectuur Cost management Resultaat van de organisatie no nonsense, hands-on mentaliteit met No nonsense werkende oplossingen 3
Wie zijn wij? Willem van der Heijden Jeroen Jansen Jeroen Schaffels Specialist in het ontwerpen en implementeren van financiële processen in het borgen van Control binnen bedrijfsprocessen Ruime ervaring met het op zetten en verbeteren van Financiële Informatie Architecturen Specialist op het gebied van de Planning & Control cyclus en verbeteren van financiële processen Ruime ervaring met Performance Management, Balanced Scorecards en Management Informatie Expert in advisering en implementatie op het gebied van Cost Management Ruime ervaring met Financieel management, Performance Management en Business Cases 4
Discussie Inkoop Workflow Management Akkoord? Aanvragen Plaatsen Email versturen factuur Invoer resultaat Ja Uitzoeken verschillen Financiële Betaling Bestelling Registratie 3-weg match Boeking Vrijgave voor betaling Procuratie betaling Goederen ontvangst verwerken Data Management Goederen voorbereiden Scannen OCR Aanvullen & corr. factuur gegevens Fysiek Elektronisch 5
Inkoop Aanvragen Goederen Bestelling Goederen ontvangst Inkoop Registratie voorbereiden Plaatsen Financiële verwerken Scannen 3-weg match 2. Het belang van het bieden van Ja toegevoegde Email Invoer versturen waarde voor factuur de interne resultaat klant OCR Workflow Management Boeking Aanvullen & corr. factuur gegevens Besproken thema s Vrijgave voor betaling Fysiek Akkoord? 1. Het effect van de crisis op de inkoopfunctie: druk op kosten en risicomanagement 3. Focus van inkoop op de initiële fase (contracteren) en het gebrek aan focus op verdere proces (bestellen, bewaken, etc.) Procuratie betaling Uitzoeken verschillen Betaling 4. Verantwoordelijkheid van lijnmanagement over contracten 5. Het belang van inzicht hebben in de vervaldata van contracten 6. Situationele invulling van het inkoopproces, geen one size fits all methode 7. De inkoopfunctie als een multidisciplinair Data Management geheel i.p.v. een activiteit van de afdeling inkoop 8. Het belang van het kijken naar het totaal plaatje van de inkoopfunctie 9. Catalog buying Elektronisch 6
Goederenontvangst & verwerken Inkoop Workflow Management Besproken thema s Akkoord? Aanvragen Plaatsen Financiële Email versturen 1. Geleverde kwaliteit versus Ja Invoer overeengekomen factuur kwaliteit resultaat 2. Vastlegging van geleverde kwantiteit en/of kwaliteit; haalbaar? 3. Meetbaar maken van prestaties Uitzoeken verschillen Betaling Bestelling Registratie 3-weg match Boeking Vrijgave voor betaling Procuratie betaling Goederen ontvangst verwerken Data Management Goederen voorbereiden Scannen OCR Aanvullen & corr. factuur gegevens Fysiek Elektronisch x 7
Workflow Management en Betaling Inkoop Workflow Management Akkoord? Aanvragen Bestelling Besproken thema s 1. Voorkomen van heen en weer schuiven van 2. Maverick buying 3. Order inleg t.b.v. 3 weg matching 4. Gebruik van standaard Registratie software 5. Het gevaar dat uitzonderingen maatgevend zijn voor gestandaardiseerde procesinrichting Goederen ontvangst Plaatsen Financiële verwerken 3-weg match Email versturen Boeking factuur Invoer resultaat Vrijgave voor betaling Ja Procuratie betaling Data Management Uitzoeken verschillen Betaling Goederen voorbereiden Scannen OCR Aanvullen & corr. factuur gegevens Fysiek Elektronisch x 8
Belangrijkste conclusies: 1. Succes van inkoop en kwaliteit van inkoop zijn twee verschillende zaken 2. Inkoop eindigt niet bij het afsluiten van een contract; het contract is het begin 3. Efficiëntie in het inkoopproces vraagt om een ketenbenadering, waarbij alle functies zijn gericht op het succes van de keten 4. Discipline van de verschillende actoren (inclusief het management) is bepalend voor een effectief en efficiënt proces 5. Er zijn veel middelen om het administratieve proces effectiever te maken, maar die sorteren alleen resultaat als de voorwaarden zijn ingevuld 6. Contractmanagement is het nieuwe paradigma voor inkoop 13-11-2013 De verbinding tussen finance en inkoop als cruciale factor! 9
Afsluiting Dank voor jullie komst! 10
Impressie van de sessie 11