29 september 2011 Vlaamse Overheid Facility plan aanpak Ing. Rudy Clonen MBA MRE Director MCS
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak Facility plan Risico s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
Facility management anno 2011 Facility management (IFMA) = een verantwoordelijkheid dat meerdere disciplines omvat om de functionaliteit van de gebouwde omgeving te verzekeren door het integreren van mensen, plaatsen, processen en technologie Facility management (Leidraad) = het beheer van alle goederen en diensten, ondersteunende processen en activiteiten die moeten toelaten dat alle bedrijfsprocessen zich in ideale omstandigheden kunnen ontwikkelen. Onderdelen Leidraad Facility beleid (5 succes pijlers en gap-analyse) Facility organisatie (communicatie en sourcing concept) Beheren van middelen (budget controle, efficiente processen,...) Continuiteitsplanning (Risico s @ facility) Evaluatie en bijsturing (kwaliteitscontrole)
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak Facility plan Risico s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
De 5 succes pijlers Het versterken van het imago, het creeren van een optimale en duurzame werkomgeving, het reduceren en managen van al de facilitaire risico s en dit tegen een minimale totaalhuisvestingskost IMAGO NICE PLACE DUURZAAMHEID RISICO MGMT MIN. TOTAALKOST $ Het creeren van meerwaarde voor al de balanghebbende
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak Facility plan Risico s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
Aanpak facility plan STAP 1 STAP 2 STAP 3 STAP 4 Analyse huidige situatie Analyse noden en verwachtingen Strategy (missie, Visie en obj.) Business plan (scope, SLA s) COMMUNICATIE EN CHANGE MANAGEMENT
Proces analyse
Andere mogelijke analyses
Analyse noden en verwachtingen BRANDNAME + NICE PLACE GREEN PLACE LOW RISK MIN. TCH $ Entrance Halls Meeting rooms Customer exposure Lead by example (sustainability, flex working,...) Restaurant Working environment Facility processes Office m2 rates Informal areas Light levels Climate conditions Cleaning/catering quality Flexibility Dynamic office concept Insulation levels Low energy consumption lambs Type climate control system Sun protection Water recycling Waste reduction Material usage Security Safety Fire prevention Evacuation Vandalism External threats Rent/buys Maintenance Facility processes Procurement process Utility costs Service costs Investments
Facility plan en ROI
Hoe ziet een facility plan eruit? Resultaten analyse huidige situatie Resultaten noden en verwachtingen gap analyse Missie en objectieven Opportuniteiten Organisatie struktuur In-outsourcing model Procesoptimalisatie strategy (helpdesk, onderhoud,...) Kwaliteitscontrole, KPI s/sla s,... Communicatielijnen/methodieken Trainingsprogramma Financieel bedrijfsplan en plan van aanpak Planning Rapportering Bijlagen: Risico analyse, resultaten,...
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak Facility plan Risico s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
Risk Management Proces RISICO ANALYSES VASTGOED Locatie Gebouwden struktuur Omgeving Fysische weerstand Flexibiliteit... Facility Management FACILITY MANAGEMENT Gebouwen opbouw Ruimte en zone concept Onderhoudsniveau diensten Procedures & Processen Projecten... SECURITY / SAFETY Diefstal en sabotage Bezetting Schade en vernieling Ongevallen Brand veiligheid,... Vastgoed integratie Risico beheersing IT/OPS/S&M/ Sleutel figuren Data beveiliging Supply risks & Customer base Kritische apparatuur stakingen... BUSINESS CONTINUITY Crisis management Contingency planning Disaster response Crisis communicatie Aankoop VERZEKEREN Eigendom Transport Aansprakelijkheid... PROCUREMENT CREEREN WERKOMGEVING PREVENTIE/ MINIALISEREN/... CONTROLEREN VERZEKEREN
Risico portefuille facilities Diefstal Brand Ongeval Climatisatie Installaties (hoofd activiteiten) Accoustiek Klachten opvolging (reactietijden en feedback) Hygiene Budget controle en inschatting toekomstige kosten Projectgoedkeuringen Acceptatie mgmt Leverancierskwaliteit producten (model) Leverancierskwaliteit diensten (KPI s, ) Interne kennis - resources (mapping) Tijdsbesteding (processen software, ) Change mgmt in het nieuwe werken Contractuele risico s (verantwoordelijkheden, SLA s, Boetes, ) Project risico s (planning, budget, resources, scope,
Risico analyse vragen WAARDEN INVENTARISATIE WAT WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN? TEGEN WAT EN WIE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN? HOE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN? EVALUATIE EN OPLOSSINGEN BEDREIGING SCENARIO S PRORISK CONSULTANCY
Risico analyse tool - leveranciers
Risico analyse tool - leveranciers
Risico s in het nieuwe werken Analyse noden en verwachtingen VERANDERING Samenstellen change mgmt = weerstand team Opzetten communicatie plan (intern en extern) Verandering van locatie Verandering van processen Uitrollen van plan Verandering van de manier van werken Mentale veranderingen Meten van de resultaten Continue opvolging
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Risico s @ facilities Aanpak Facility plan Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
Kwaliteits controle Opportuniteit Verbetering Uitvoering Automatiseri Controle Scans Audits Tendering Projecten Software Kwaliteit VSR controles Conditie metingen KPI/SLA - Interventietijden - Aantal klachten - Oplostijden - Beoordelingen van klant - Rapportering/comm. - Turnover Bonus/malus systeem Skiboot model...
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Risico s @ facilities Aanpak Facility plan Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
Case Kraft Foods MCS helpt mee om de afdeling facility onmisbaar te maken voor ons bedrijf en onze medewerkers Rianne Laseroms HR Business Partner Head Quarters Benelux
Case Euroclear Bart de Sutter Euroclear Head Corporate Facilities and Central Services Corporate Spend Management Division
Inhoud Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Risico s @ facilities Aanpak Facility plan Kwaliteitscontroles Cases Do s en dont s in facility management
Do s en dont s in facility mgmt Dont s Onderschat het veranderingsproces bij het nieuwe werken niet Tracht niet gekende risico s te vermijden Do s Tracht de 5 pijlers steeds mee te nemen in iedere stap Denk in totale huisvestingskost Duidelijkheid rond noden en verwachtingen is de sleutel Kwaliteitsmeting geeft controle Maak KPI s meetbaar en vooral opvolgbaar Risico analyse is noodzakelijk voor een degelijk projectbeheer Zoek ondersteuning van al de belanghebbende Aanzie het facility plan als een tool die je inzicht in de opportuniteiten
Rudy Clonen rc@mcs.be 0475 565251 Facility plan aanpak