Thema-audit Wagenparkbeheer. Robby Verbeeck

Transcriptie

1 Thema-audit Wagenparkbeheer Robby Verbeeck

2 2 rapporten mbt thema-audit Het Facilitair Bedrijf Aansluitingstraject facilitaire end-to-end dienstverlening voor het wagenparkbeheer bij Het Facilitair Bedrijf (HFB) 4 aanbevelingen waarvan al 3 gerealiseerd Globaal rapport 2 aanbevelingen

3 Waterlijndiagram

4 Wagenparkbeheer is onderdeel van facilitair dienstencentrum Onze keuze om toetreding entiteiten agile aan te pakken Per beleidsdomein Gestart in 2015 Laatste in /04/2017 4

5 Bijsturingen o.b.v. aanbevelingen Projectopzet Scope bepaling: wat wordt overgedragen en wat niet Eerst contacten met management i.p.v. met facilitaire aanspreekpunten Afspraken formeel vastleggen (schriftelijk) en laten valideren door klant Uitbreiding transitiedocument communicatieacties, oplijsting van belanghebbenden, risicoanalyse (PDCA-cyclus),

6 Bijsturingen o.b.v. aanbevelingen Oplevering en einde Afwerken controle volledigheid en juistheid data m.b.t. vloot Vervolledigen ontbrekende data in ontvangen datasets Onjuistheden aanpassen Verantwoordelijkheden klant correcte datasets Uitbreiding financiële rapportering Voorheen manueel intensief rapport voor één klant / niet per leverancier Nu: meer geautomatiseerd rapport Voor alle klanten soortgelijk Vergelijken in tijd mogelijk / per leverancier / kostenbeheersing Ondanks project nieuwe vlootbeheerstoepassing, toch aanpassing in bestaande tool

7 Bijsturingen o.b.v. aanbevelingen Service Level Agreement SLA Ontwerp gefinaliseerd Goedgekeurd in de stuurgroep E2E van 23/03 Garanties dienstencentrum & verantwoordelijkheden klant

8 Welke controles? Door wie? Zowel door het facilitair dienstencentrum als door klant Door facilitair Dienstencentrum Kwaliteitscontrole datasets Kwaliteitscontrole contracten Koppeling kenteken/entiteit Alerts brandstofleveranciers afstemmen en instellen Opvolgen keuring voertuigen Inhoud onderhoudsfacturen controleren Bij verwerving TCO, parameters omzendbrief Door de klant Overdracht datasets Overdracht contracten, documenten, Budgettaire goedkeuring Rapport v.d. aanvragen Facilipunt Financiële rapportering

9 Verantwoordelijkheid facilitair dienstencentrum globaal rapport 2 aanbevelingen m.b.t. lopende projecten: actualisatie omzendbrief nieuwe tool wagenparkbeheer Communicatie via netwerk wagenparkbeheerders opgestart voorjaar 2017 volgende op 12 mei 2017 (toelichting omzendbrief, TCO, )

10 Stand van zaken actualisatie omzendbrief Vervanging van de omzendbrief BZ 2013/3 van 13 juni 2013: omzendbrief betreffende de verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen Actualisatie strategische doelstelling rond milieuzorg wordt uitgebreid naar milieuzorg en duurzaamheid elementen uit het actieplan mobiliteit van het klimaatplan opgenomen keuze voor een ontdieseling verhogen van de ecoscores verdere elektrificatie van het wagenpark VO (vanuit het klimaatfonds subsidiëring van zero-emissievoertuigen)

11 Actualisatie omzendbrief - ecoscores * wagens die in klasse 11 ingeschreven worden als personenwagen, kunnen ook niet met brandstof diesel aangekocht, noch geleased worden

12 Stand van zaken actualisatie omzendbrief berekening van de total cost of ownership Momenteel nog berekening via Excel-tool Project tot webtoepassing berekening TCO (zowel benadering vanuit voertuig als vanuit klasse) ecoscores volgens de indeling in de voertuigklasse Omzendbrief goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 24 februari 2017

13 Stand van zaken nieuwe tool wagenparkbeheer Doelstellingen project Bepalen en beschikbaar maken van de nodige functionaliteiten voor het vlootbeheer in de Vlaamse Overheid. Datastandaardisatie binnen de Vlaamse Overheid i.v.m. data over het wagenpark/vloot. Categorieën; Zero-emissie; Kentekens Chassisnummers Gebruik van bestaande informatie van andere databronnen Extern: o.m. koppeling met D.I.V. Intern: o.m. koppeling Orafin, Wegwijs Organisatie Centraliseren van de informatie voor rapporteringsdoeleinden over het wagenpark van de volledige Vlaamse Overheid

14 Stand van zaken nieuwe tool wagenparkbeheer koppeling Orafin Eerste fase analyse afgerond Projectplan voor de uitvoering is opgemaakt. Huidige timing voor testen vastgelegd 7 juli 2017 Assets (vast actief) identificatie a.d.h.v. chassisnummer Kosten data overname vanuit onderdeel facturen

15 Stand van zaken nieuwe tool wagenparkbeheer Fasen project 1: Definitie en afbakening September december : Analyse en Bouw Januari lopende 3: Migratie en Go-Live Tegen zomer 2017

16