Nationale Controllersdag 2016 9 juni 2016 Financial Control Framework Van data naar rapportage
Inhoudsopgave Even voorstellen Doel van de workshop Positie van Finance & Control Inrichting van management informatie Implementatie & Integratie van MIS Speelveld tussen accounting, financial accounting en management accounting Financial control framework
Even voorstellen Remco Koopman Managing partner bij Bluefield Finance Bluefield Finance Consultancy organisatie Finance & Control Operationeel & tactisch niveau Tijdelijke en structurele ondersteuning 40 medewerkers
Doel workshop Nut en noodzaak van een financial control framework (FCF); Inzicht in de logische verbanden; Belang van effectief en efficiënt sturen; Structuur in controls en rapportages aanbrengen; Optimaal gebruik maken van automatisering; Kunst van het weglaten; Inrichten financial control framework (FCF); Business as usual creëren.
Van een volle vijver naar gerichte structuur
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld 1. Definiëring van het bestaansrecht en de doelstellingen van de organisatie. Vaststellen van het krachtenveld waarin zij zich beweegt en identificeren van de verschillende stakeholders, hun belangen en daarmee hun rapportagebehoefte;
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld 1. Het bestaansrecht - doelstellingen - stakeholders - rapportagebehoefte 2. Bepalen van de inrichting van de organisatie en welke structuur nodig is;
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld 1. bestaansrecht - doelstellingen - stakeholders - rapportagebehoefte 2. Inrichting - structuur 3. Vervolgens wordt een Finance & Control afdeling ingericht ter ondersteuning van het primaire proces;
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld 1. bestaansrecht - doelstellingen - stakeholders - rapportagebehoefte 2. Inrichting - structuur 3. Finance & Control afdeling ondersteunend het primaire proces 4. Tenslotte wordt de stuurinformatie gedefinieerd en wordt een P&C cyclus ingericht inclusief een PDCA cyclus;
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld 1. bestaansrecht - doelstellingen - stakeholders - rapportagebehoefte 2. Inrichting - structuur 3. Finance & Control afdeling ondersteunend het primaire proces 4. Stuurinformatie P&C cyclus PDCA cyclus 5. Helaas.de praktijk is weerbarstig...
F&C binnen een organisatie en het samenspel met de buitenwereld 1. bestaansrecht - doelstellingen - stakeholders - rapportagebehoefte 2. Inrichting - structuur 3. Finance & Control afdeling ondersteunend het primaire proces 4. Stuurinformatie P&C cyclus PDCA cyclus 5. Helaas.de praktijk is weerbarstig... Hoe overbruggen we de kloof?
Inrichting van management informatie
Inrichting van management informatie
Inrichting van management informatie
Inrichting van management informatie
Implementatie en integratie van management informatie - Doorlooptijd - Budget - Investeringen - Projectleider - Management - Medewerkers - Systeem - BI-Tool - Testen - Schaduwdraaien - Live - Evaluatie
Het Krachtenveld
Het Krachtenveld
Financial Control Framework
Wat is het financial control framework? Het doel van het FCF is om te komen tot betrouwbare en consistente (management) informatie, toegespitst op alle gewenste niveaus van de organisatie. Dit kan door middel van: Geautomatiseerde oplossing; Vastlegging in de corporate governance; Vastlegging in het accounting manual; Onderdeel van de planning & control cyclus.
Financial Control Framework Uitgangspunt is dat alle lagen in de organisatie sturen op dezelfde doelstellingen zodat de gehele organisatie dezelfde kant op beweegt, echter de frequentie en mate van detaillering verschilt.
Financial Control Framework
Financial Control Framework Controls Operationele controles op processen rondom O2C, P2P, F2F, R2R en C2C Controles op data-integriteit en uniformiteit van definities belangrijk. Hoge mate van detailrapportage. Report, Scorecard en Dashboard zijn minder relevant op dit niveau.
Financial Control Framework Controls Met name checklists om de kwaliteit van de operationele processen te toetsen. Operationele controles m.b.t. DSO, DPO en DIO etc. Verloopoverzichten MVA, IVA etc. Reports Met name gericht op P&C cyclus met focus op maandafsluiting inclusief P&L rapportages m.b.t. performance van de business en meer kwalitatieve informatie zoals bezetting, verzuim en FTE rapportages. Focus ligt op afdelingsrapportages met hoge mate van detail. Scorecard en Dashboard zijn minder relevant op dit niveau.
Financial Control Framework Controls Meer high level P&L, Cash Flow en Balans items met actual vs budget en LE/Forecast. Reports Met name gericht op P&C cyclus met focus op maandrapportage met daarin zowel kwantitatieve als kwalitatieve data op bedrijfsniveau gericht op verschillende stakeholders. Scorecard Met name gericht op een gebalanceerde weergave van de bedrijfsperformance met niet alleen focus op kwantitatieve aspecten, maar ook kwalitatieve aspecten. Een vorm kan zijn de Balanced Business Scorecard. Relatief hoog verdichtingsniveau. Dashboard is minder relevant op dit niveau.
Financial Control Framework Controls Met name high level controls m.b.t compliance en management rapportage. Reports Met name high level rapportage t.b.v. stakeholders met daarin zowel kwantitatieve als kwalitatieve data op high level bedrijfsniveau en jaarrekening. Corporate Governance rapportage. Scorecard Met name gericht op een high level gebalanceerde weergave van de bedrijfsperformance met niet alleen focus op kwantitatieve aspecten, maar ook kwalitatieve aspecten. Dashboard High level rapportage gericht op de belangrijkste KPI s.
Voorwaarden goed werkend Financial Control Framework Betrouwbare en consistente informatie beschikbaar toegespitst op alle gewenste niveaus van de organisatie! Hoe realiseren we dat? 1. Bepaal de strategie, doelstellingen en KPI s (stuurinformatie) 2. Datadefinitie (wat willen we meten en hoe definiëren we dat?) 3. Procesdefinitie (inrichting primaire en ondersteunende processen) 4. Juistheid, tijdigheid en volledigheid van de primaire registratie (inrichting en controle) 5. Planning & Control cyclus. 6. Management informatie (operationele en financiële informatie) 7. Scorecard en Dashboard ontwikkeling. 8. Plan, do, check, act cyclus opzetten.
Voordelen goed werkend Financial Control Framework 1. De hele organisatie stuurt op dezelfde doelstellingen; aggregatie- niveau verschilt, maar richting is hetzelfde; 2. Hoge mate van betrouwbaarheid van de gerapporteerde informatie; 3. Geen verrassingen in de P&C cyclus: juiste rapportage aan de juiste stakeholder op juiste moment; 4. Vereenvoudiging van stakeholder management, dus meer aandacht voor werkelijke business ontwikkelingen en sturing daarop.
Stellingen Het implementeren van het FCF is een project
Stellingen Het FCF is geen doel op zich
Stellingen Een QuickScan op de informatievoorziening en projecten is aan te raden
Stellingen Draagvlak is noodzaak
Stellingen Operationele processen zo veel mogelijk standaardiseren en automatiseren
Stellingen Tooling is ondergeschikt
Stellingen FCF is onderdeel van het accounting manual
Stellingen De kunst van het weglaten zorgt voor effectieve sturing
Bedankt voor uw aandacht Vragen?
Contact Remco Koopman Managing Partner M. 06 10 51 12 89 Marco Stegeman Managing Partner M. 06 50 68 06 67 Frans de Ruiter Managing Partner M. 06 81 82 20 85
References