Een zakelijke relatie wordt aangemaakt als: - een bedrijf klant gaat worden, bijvoorbeeld een eenmanszaak van een klant of het bedrijf van een klant die DGA is van het bedrijf; - met een bedrijf zaken wordt gedaan als uitvloeisel van het advieswerk. Bijv. notarissen, taxateurs, makelaars etc. - Je de werkgever van een klant wilt invoeren en dat bedrijf nog geen zakelijke relatie is; - een bedrijf waarmee het kantoor zaken doet of mee wilt communiceren. Om te voorkomen dat een bedrijf dubbel wordt ingevoerd kan je bij navigatie snel kijken of het bedrijf al in Invice is ingevoerd. Indien niet, dan klik je dit veld aan en vervolgens selecteer je zakelijke relatie. Je komt dan in het scherm Nieuwe zzakelijke Relatie Voer de bedrijfsnaam in en druk vervolgens op de tabknop van je toetsenbord. Blijkt toch dat het bedrijf al is ingevoerd in Invice, dat zie je hier, dan kan je de procedure stoppen door annuleren aan te klikken. Indien het bedrijf niet voorkomt kan je met de tabtoets door de velden wandelen en deze invullen. Als je deze knop aanklikt, dan wordt de website van de Kamer van Koophandel bezocht en kan je meer gegevens van het bedrijf opzoeken (niet meer dan twee namen invoeren, anders werkt het niet). Zodra de bedrijfsgegevens zijn ingevuld en het adres is gekoppeld, dan maak je de zakelijke relatie aan door hier te klikken. Je komt daarna in het scherm van de zakelijke relatie. Daar kan je alle relevante gegevens van het bedrijf invullen en de daar werkzame personeelsleden. 1
Onderstaand het overzichtscherm van de zakelijke relatie. Hier kan je o.a. de informatie kwijt die het kantoor gebruikt voor de communicatie met het bedrijf. Je komt in het Algemene gedeelte. Hierin worden de algemene communicatie gegevens van de hoofdvestiging ingevoerd. Het onderdeel Algemeen is de basis. In het algemene gedeelte kunnen ook de contactpersonen worden toegevoed, indien deze gebruik maken van de algemene contactgegevens. Los hiervan kan een bedrijf afdelingen hebben die elk weer de eigen contactgegevens hebben en ook weer de eigen contactpersonen die op die afdeling werken en gebruik maken van de contactgegevens van die afdeling. Het is mogelijk om één contactpersoon aan zowel het algemene gedeelte te koppelen, als aan één of meerdere vestigingen afdelingen. In dit voorbeeld zien jullie een zakelijke relatie met het algemene gedeelte en twee afdelingen. Je ziet de gegevens van het algemene gedeelte. De geel gekleurde tab geeft aan, als extra indicatie, in welk gedeelte je zit. Indien er andere vestigingen zijn, met een ander Kvk nummer en/of ander adres, dan kan je ervoor kiezen deze apart, als zakelijke relatie, in te voeren. Indien het een maatschappij is, dus een zakelijke relatie die door Consoft is ingevoerd, dan heeft Consoft al gekeken of die maatschappij meerdere hoofdvestigingen heeft per soort. Dus een aparte hypotheek- of verzekeringsbedrijf. Uitgangspunt is dat een hoofdvestiging een eigen KvK nummer heeft en/of afwijkende producten. Voorbeeld: Bij banken is in principe alleen de hoofdvestiging ingevoerd. Indien gewerkt wordt met een regionale vestiging, die dus afwijkende correspondentie gegevens heeft, en deze heeft dezelfde producten als de hoofdvestiging, dan kan je kiezen om die vestiging als aparte zakelijke relatie in te voeren, of als een afdeling. Dus alleen als productverstrekker. Indien het als afdeling wordt ingevoerd is het niet mogelijk de Kvk gegevens voor die vestiging in te voeren. Beoordeel zelf wat van belang is en wat praktischer werkt. 2
Allereerst wordt toegelicht het algemene scherm en hoe je de deze kan bewerken. Wij leggen stap voor stap uit hoe je: - een adres aanmaakt vestigingsadres, postadres en antwoordnummer - een telefoon- en faxnummer toevoegt - een e-mailadres toevoegt - een webadres toevoegt - een contactpersoon toevoegt. Hierna leggen wij uit hoe je een afdeling kan aanmaken. Zodra een afdeling is aangemaakt dan kan je aan die afdeling ook eigen communicatiegegevens en contactpersonen toevoegen. De werkwijze om die gegevens toe te voegen is gelijk aan de wijze zoals deze hieronder worden toegelicht voor het algemene gedeelte. Het algemene scherm Het bovenste gedeelte is een vast gedeelte dat je altijd ziet, ook als je in een tabblad van een afdeling zit. Wil je een zakelijke relatie verwijderen, dan klik je hier. Wil je via internet meer gegevens opzoeken van de zakelijke relatie dan klik je hier om dat te doen via Google of hier om de gegevens via het handelsregister van de KvK te zoeken. Bij de KvK wordt gezocht op de bedrijfsnaam met maximaal twee namen. Klik je hier, dan zie je een overzicht van ingevoerde personen die bij de zakelijke relatie werken. Is de persoon contactpersoon klik dan hier. Is de persoon bevoegd om de zakelijke relatie te vertegenwoordigen, klik dan hier. Bevoegd wil zeggen dat deze persoon het bedrijf kan binden aan zakelijke afspraken. Dus bijvoorbeeld een hypotheek aanvragen. Klik je geen van beiden aan, dan is het een gewone medewerker. Als je een medewerker wilt verwijderen, klik dan hier. Hier verwijder je een medewerker. Wil je de medewerker archiveren, doe dat dan in de kaart van de contactpersoon. Op pagina 5 van deze handleiding wordt de status van een medewerker en hoe je deze invoert verder toegelicht. Indien de zakelijke relatie een speciale status heeft dan zie je dat hier. 3
Communicatie met een zakelijke relatie Om communicatie mogelijk te maken moet bij de zakelijke relatie die gegevens worden ingevoerd. Communicatie per post Via de post kan in het algemene gedeelte naar drie adressen worden gestuurd. Het invoeren van die adressen gaat op dezelfde wijze als elders in Invice. Klik hier en het welkbekende invoerscherm voor een adres wordt geopend. Wil je rechtstreeks aan de zakelijke relatie een brief sturen naar bijvoorbeeld de postbus, klik dan hier. Hiermee wordt de brievenmodule geopend en wordt het aangeklikte adres in de brief gezet. Voor alle soorten adressen werkt de systematiek gelijk. Communicatie via Telefonie Als je een telefoonnummer wilt invoeren dan klik je hier en wordt er een lege regel toegevoegd. Je klikt hier en dit schermpje zie je. Hieruit kan je een keuze maken. Indien je een eigen omschrijving wilt geven, dan klik je weer in het zelfde veld. Je kunt dan in het veld zelf een eigen naam invoeren die bij het nummer hoort. Vervolgens klik je hier en wordt een pop-up scherm geopend waarin je het nummer kan invoeren. Communicatie via Fax Heb je een faxnummer ingevoerd en je wilt een fax versturen, klik dan hier. Hiermee wordt de faxmodule geopend en wordt o.a. de naam van het bedrijf en het faxnummer in de fax gezet. Communicatie via E-mail. Het aanmaken van een e-mail gaat qua systematiek gelijk als bij telefonie. Om een e-mail te versturen klik je hier. Hiermee wordt de mailmodule geopend en wordt o.a. het e-mailadres in de e-mail gezet. Communicatie via Internet. Het aanmaken van een webadres gaat qua systematiek gelijk als bij telefonie. Om het webadres te bezoeken klik je hier. Hiermee wordt de webpagina geopend. Het is mogelijk om bij elk webadres een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. De beheerder kan deze wachtwoorden beschikbaar maken voor elke gebruiker of deze beveiligen, Als je dit Icoon aanklikt verschijnt er een pop-up scherm waarin je dat kan invoeren. De kleur rood wil zeggen dat het beveiligd is en bij groen kan iedereen er gebruik van kan maken. 4
Communicatie via contactpersonen Normaliter zal de meeste communicatie via contactpersonen verlopen. Daarbij zal dan een van de communicatiemiddelen gebruikt worden. De in het algemene overzichtscherm getoonde informatie hoort direct bij het bedrijf. Bel je een telefoonnummer dan bel je een algemeen nummer en kan je vragen naar de contactpersoon. Dus in het algemenene overzichtscherm worden alle algemene informatie getoond. Het algemene website, of extranet, het bezoek- of postadres etc. Alle medewerkers van het bedrijf kunnen worden ingevoerd. Wij onderscheiden drie soorten medewerkers. _ bevoegde personen Een bevoegd persoon is een persoon die het bedrijf naar buiten, als tekeningsbevoegd, mag vertegenwoordigen. Dat is met name van belang als de zakelijke relatie ook een zakelijke klant is en de directeur e/o eigenaar van het bedrijf de contracten namens het bedrijf tekent. Het kantoor kan zelf bepalen tot welk niveau een bevoegd persoon wordt ingevoerd. Bij grote bedrijven of de maatschappijen kunnen meerdere personen geheel of gedeeltelijk bevoegd zijn. - contactpersonen Een contactpersoon is een persoon waarmee men communiceert over zaken waarvoor die persoon is aangesteld. Bijvoorbeeld een acceptant van een hypotheekmaatschappij, een notaris, een makelaar etc. - overige medewerkers. De overige medewerkers zijn ingevoerd als bijvoorbeeld deelnemers in een bedrijfspolis Hoe voer je een contactpersoon in. Met het aanklikken van deze knop wordt het wel bekende scherm geopend om een persoon, een nieuwe medewerker, aan te maken of te selecteren. Het kan zijn dat de persoon al in Invice is ingevoerd en hoeft deze alleen aan het bedrijf gekoppeld te worden. Als je op de naam klikt, dan wordt een pop-up scherm geopend waarin je de specifieke communicatiegegevens van die contactpersoon ingevoerd kunnen worden. In dit voorbeeld is de contactpersoon gekoppeld aan het algemene gedeelte. 5
In dit persoonlijke scherm van de contactpersoon kan je alle communicatiegegevens invoeren die de contactpersoon bij die zakelijke relatie heeft. De persoonsgegevens, de gegevens van het privé e-mailadres en de privé telefoon worden primair bijgehouden in het persoonsregister. Aanpassingen in dit scherm worden ook doorgevoerd in het persoonsregister. Klik je hier, dan kom je rechtstreeks in het persoonsregister van de medewerker. Daar kan je eventueel meer informatie kwijt, bijv. de burgerlijke staat, burgerservicenummer etc. Hoe meer gegevens je invult hoe gemakkelijker de communicatie zal verlopen. De contactpersoon kan beschikken over eigen communicatiegegevens. Bijvoorbeeld een eigen telefoonnummer, e-mailadres, postadres etc. Of de contactpersoon werkt bij een afdeling die over eigen communicatiegegevens beschikt. Communicatie via afdeling Bij grotere bedrijven zullen de contactpersonen veelal op een afdeling werken en een eigen direct telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres of postadres hebben. Het kan natuurlijk ook een nummer zijn van de afdeling waar men werkt of het webadres van een afdeling. Het kan ook zijn dat je alleen met de afdeling wil communiceren, omdat je niet weet wie het gecommuniceerde gaat behandelen of beantwoorden. In de persoonlijke kaart van de Contactpersoon zie je welke afdelingen er zijn. Telkens als er een afdeling wordt aangemaakt wordt dat zichtbaar bij alle contactpersonen. Om de persoon aan de afdeling te koppelen klik je de afdeling aan. Een contactpersoon kan aan meerdere afdelingen gekoppeld zijn.
Het aanmaken van een afdeling. Dat gaat heel simpel. Klik hier en een afdeling wordt toegevoed en de tab van die afdeling wordt geopend. De inhoud is gelijk als die van het onderdeel algemeen. Indien de afdeling ook geheel of gedeeltelijk de algemene adresgegevens gebruikt, dan dien je deze hier in te vullen. Is bijvoorbeeld het postadres ingevoerd, dan zal je zien dat bij de brief automatisch dat adres wordt ingevoerd. Wil je het naar het antwoordnummer sturen, dan kan je dat heel gemakkelijk bij het maken van de brief aangeven. Dat werkt natuurlijk alleen maar als er in dit scherm ook een antwoordnummer is ingevuld. Om de naam van een afdeling te wijzigen, klik dan hier op de naam. Samenvattend: - Heeft de zakelijke relatie alleen maar algemene communicatiegegevens, dan alleen het onderdeel algemeen invoeren; - Wil je alleen communiceren met afdelingen, afdeling(en) aanmaken en dan daar alle communicatie invoeren; - wil je alleen communiceren met contactpersonen, dan alleen de contactpersonen invoeren bij het onderdeel algemeen en bij die contactpersonen ook alle communicatie invoeren; - wil je communiceren met contactpersonen bij een afdeling, dan de contactpersoon koppelen aan de afdeling en bij die contactpersoon alle communicatie invoeren. Combinatie van de mogelijkheden is natuurlijk ook mogelijk. Via het Dashboard kan worden aangegeven of de zakelijke relatie productverstrekker is of een dienstverlener. Hoe je deze kan aanmaken zie daarvoor de aparte handleidingen: - Productverstrekker, de handleiding =Zakelijke relatie - Productverstrekker= - Dienstverlener, de handleiding =Zakelijke relatie - Dienstverlener= 7