Handleiding QuoVadis beheermodule EH

Transcriptie

1 Handleiding QuoVadis beheermodule EH Bedrijf: QuoVadis Trustlink B.V. Datum: februari 2016 Versie: 1.1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Inleiding QuoVadis beheermodule eherkenning Inloggen Home Bedrijfsgegevens Medewerkers Detailscherm Medewerkers Machtiging bewerken Machtiging registreren Detail machtiging registreren Middelen Machtigingen Praktische info

3 Inleiding De QuoVadis beheermodule eherkenning biedt u de mogelijkheid machtigingen van medewerkers binnen uw bedrijf eenvoudig en overzichtelijk te beheren. Hoe werkt het Een door de wettelijk vertegenwoordiger van uw organisatie aangewezen beheerder dient ten minste te beschikken over een QuoVadis EH middel op betrouwbaarheidsniveau 2+. Wanneer de QuoVadis beheermodule eherkenning is geactiveerd, ziet de beheerder in zijn dashboard automatisch alle geactiveerde middelen. Alle KvK-nummers waarvoor u een overeenkomst bent aangegaan met de bijbehorende machtigingen en uitgegeven middelen worden in de QuoVadis beheermodule eherkenning getoond. Alle middelen die in de toekomst worden aangevraagd, worden na activering automatisch in de QuoVadis beheermodule eherkenning getoond. Let wel; alleen QuoVadis EH middelen worden in de QuoVadis beheermodule eherkenning opgenomen. Mogelijkheden In de QuoVadis beheermodule eherkenning kan de beheerder bestaande machtigingen wijzigen; beëindigen, schorsen, activeren of verlengen. Ook kunnen er nieuwe machtigingen bij een medewerker worden toegevoegd. Bijvoorbeeld: een medewerker die nu alleen subsidies mag regelen bij RVO, kunt u machtigen om in het vervolg ook Verklaringen Omtrent Gedrag te regelen (VOG) bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 2 -

4 1 QuoVadis beheermodule eherkenning 1.1 Inloggen Voor het inloggen op de QuoVadis beheermodule eherkenning gaat u naar: Klik rechts bovenin op inloggen Log in met uw QuoVadis gebruikersnaam en wachtwoord Inloggegevens vergeten Bent u uw wachtwoord of uw gebruikersnaam vergeten? Dan kunt u deze 24 uur per dag, 7 dagen in de week eenvoudig online opvragen via -> Wachtwoord vergeten of door in onderstaand scherm uw gegevens in te vullen en op Verstuur mijn wachtwoord te klikken. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 3 -

5 Authenticatie Voor het inloggen op de Beheer Module dient u te beschikken over een QuoVadis EH middel op betrouwbaarheidsniveau 2+ of betrouwbaarheidsniveau 3. Het inloggen vindt plaats via een twee-factor inlogsysteem: QuoVadis gebruikersnaam en wachtwoord + Unieke code OTP code of SMS code Na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord dient u een unieke code in te vullen. Afhankelijk van het middel dat u gekozen heeft (OTP responder of SMS) ontvangt u deze unieke code via een SMS bericht of u genereert deze code zelf via een druk op de knop van uw OTP responder. Na invullen van de unieke code komt u direct uit in uw QuoVadis beheermodule eherkenning. QuoVadis account Gebruikersnaam+ Wachtwoord QuoVadis EH Middel: OTP of SMS Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 4 -

6 1.2. Home De QuoVadis beheermodule eherkenning bestaat uit een aantal vaste onderdelen (tabbladen). Tabbladen voor navigatie binnen de QuoVadis beheermodule eherkenning Bedrijfsgegevens Medewerkers Middelen Machtigingen Nieuws: laatste nieuws QuoVadis Trustlink B.V. getoond Ingelogd als: naam beheerder getoond Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 5 -

7 1.3 Bedrijfsgegevens Bedrijfsgegevens getoond zoals geregistreerd voor QuoVadis Trustlink B.V. Wijzigingen kunnen doorgegeven worden middels een downloadformulier wijziging doorgeven. Voor het wijzigen van bedrijfsgegevens zal de klantenservice indien nodig contact opnemen met het contactpersoon om de procedure af te stemmen omtrent wijzigen van gegevens. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 6 -

8 1.4 Medewerkers - Alleen medewerkers van het geselecteerde bedrijf worden getoond - Alleen medewerkers die hun QuoVadis EH middel hebben geactiveerd worden getoond Hier kunt van iedere medewerker zien voor welk niveau men kan inloggen en of zij een beheerder of gemachtigde zijn. U kunt hier een formulier downloaden om een nieuwe medewerker toe te voegen door te klikken op Medewerker toevoegen. Via details kunt u per medewerker wijzigingen doorvoeren. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 7 -

9 1.4.1 Detailscherm Medewerkers Door te klikken op bewerken kunt u per direct wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld bij een medewerker de rechten verwijderen bij status wanneer men bijv. niet meer werkzaam is bij uw bedrijf zodat hij/zij niet meer kan inloggen. Ook kunt u hier weer via de knop wijzigingen doorgeven een formulier downloaden waarmee u wijzigingen kunt doorgeven aan QuoVadis. Via de knop machtigingen registreren kunt u de medewerker extra machtigingen geven of ontnemen. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 8 -

10 1.4.2 Machtiging bewerken Via detailscherm medewerker kan elke specifieke machtiging ingezien en gewijzigd worden. De status van elke machtiging kan gewijzigd worden in: schorsen of activeren. De beheerder kan datum en tijd instellen voor doorvoeren wijziging Directe wijzigingen worden na goedkeuring beheerder na 5 minuten doorgevoerd. Elke machtiging kan verlengd of beëindigd worden. Een machtiging wordt standaard voor 5 jaar verlengd. Na goedkeuring van de beheerder worden machtigingen die beëindigd moeten worden na 5 minuten doorgevoerd. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning - 9 -

11 1.4.3 Machtiging registreren Via detailscherm medewerker kan op persoonsniveau een nieuwe machtiging geregistreerd worden. Bij het registreren van een nieuwe machtiging beschikt de beheerder over de gegevens: persoon, bedrijf en niveau. De beheerder heeft de mogelijkheid om via een vrij zoekveld een machtiging te zoeken. De beheerder ziet in het overzicht alleen de machtigingen die m.b.t. het betrouwbaarheidsniveau van de medewerker van toepassing zijn. De beheerder beschikt over de mogelijkheid om één enkele machtiging toe te kennen of een algemene bevoegdheid voor alle dienstverleners voor alle diensten toe te kennen. Machtigingen alle dienstverleners: Deze algemene bevoegdheid betreft een machtiging om namens uw organisatie te handelen voor alle diensten van dienstverlener tot en met het aangegeven betrouwbaarheidsniveau. Ook toekomstige diensten vallen onder deze machtiging. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning

12 1.4.5 Detail machtiging registreren Bij elke machtiging die geregistreerd wordt kan de beheerder een begin- en einddatum en tijdstip invoeren. Machtigingen die ingepland worden voor de toekomst komen op status in behandeling te staan. De beheerder kan een niveau selecteren van een machtiging. De hoogte van dit niveau is afhankelijk van het EH middel van de medewerker als die van de beheerder. Er kan nooit een hoger niveau geselecteerd worden. Status in behandeling wordt getoond wanneer er taken ingepland staan. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning

13 Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning

14 1.5 Middelen Op dit overzicht ziet u alle middelen die namens het bedrijf uitgegeven en geactiveerd zijn. Het overzicht kan gesorteerd worden op: naam, niveau, status, middel en rol U kunt hier zoeken in een vrij zoekveld en / of op status actief of inactief detail verwijst door naar Detailscherm van de betreffende medewerker Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning

15 1.6 Machtigingen Overzicht met alle machtigingen die namens het bedrijf uitgegeven zijn. De machtigingen kunnen gesorteerd worden op: dienstverlener, dienst, naam, niveau en status. Via bewerken kunt u de machtiging bewerken op persoonsniveau (medewerkers) Voor bewerken en registreren machtigingen zie verder paragraaf t/m Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning

16 1.7 Praktische info Rubriek Praktische info verwijst door naar de supportpagina van QuoVadis waar u antwoorden op diverse vragen kunt opzoeken. Handleiding QuoVadis beheermodule eherkenning