Begin schooljaar basisonderwijs

Begin schooljaar basisonderwijs 2 juli 2015 WISA helpdesk

Inhoudsopgave 1 Begin schooljaar basisonderwijs 2 1.1 Voorbereiden schoolstructuur.......................... 2 1.1.1 Klassen overdragen............................ 2 1.1.2 Nieuwe klas toevoegen.......................... 3 1.1.3 Contactpersonen............................. 7 1.2 Leerlingen in klas plaatsen............................ 9 1.2.1 Leerlingen die reeds in de school zaten het voorafgaand schooljaar.. 9 1.2.2 Leerlingen die overkomen uit andere scholen die ook in de databank beheerd worden.............................. 11 1.2.3 Nieuwe leerlingen............................. 12 1.3 Toekennen stamboeknummers.......................... 13 1.4 Toekennen klasnummers............................. 15 1.5 Eventueel toekennen van individuele leerlingfoto s............... 15 2 Voorbereidend werk Schoolware Leerkrachten 16 2.1 Kalenders..................................... 16 2.1.1 Een kalender maken........................... 16 2.1.2 Extra kalenders aanmaken........................ 20 2.1.3 Een kalender toekennen aan klassen.................. 21 2.2 Personeel..................................... 23 2.2.1 Login gegevens.............................. 23 2.2.2 Personeel, toewijzen groepen individueel per instelling........ 23 1

1 Begin schooljaar basisonderwijs 1.1 Voorbereiden schoolstructuur Je kan op elk moment nieuwe leerlingen inschrijven voor het volgend schooljaar. In principe hoef je hiervoor geen voorbereidend werk te doen. Maar als je leerlingen al een nieuwe klas wil geven voor volgend schooljaar, moet je deze klassen wel eerst aanmaken. Dit gebeurt in de Schoolstructuur. 1.1.1 Klassen overdragen De meeste klassen zal je wellicht opnieuw inrichten, net als het schooljaar ervoor. Om deze klassen opnieuw op te nemen, gebruik je het hulpprogramma Schoolstructuur - Hulpschermen - Overdracht klassen/klasgroepen. De bijhorende vakkenpakketten zullen ook overgenomen worden, de contactpersonen niet. Dit hulpprogramma gaat als het ware de klasnamen kopiëren van een vorig schooljaar naar een volgend schooljaar. Kies bij Van jaar het huidige schooljaar, bij Naar jaar, kies je volgend schooljaar. Duid de klassen aan die je wil meenemen naar het nieuwe schooljaar, en klik op Verwerken. 2

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 3 Figuur 1.1: Schoolstructuur - Hulpschermen - Overdracht klassen/klasgroepen 1.1.2 Nieuwe klas toevoegen Soms heb je toch nog enkele nieuwe klassen en bijhorende leerjaren (vakkenpakketten) nodig. Dan stel je eerst de werkdatum in op een datum in het volgend schooljaar. Meestal wordt hiervoor 1 september genomen. Dit is belangrijk opdat je qua structuur in de periode van het NIEUWE schooljaar zou werken. Kijk ook even via Voorkeuren - Administratie instellingen na of Type school ingesteld staat op Basisschool.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 4 Figuur 1.2: Voorkeuren - Administratie instellingen Dan maak je, indien dit nog niet zou bestaan, een nieuw vakkenpakket aan via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten. Indien alle leerjaren reeds voorzien zijn, hoef je hier niets te veranderen of toe te voegen.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 5 Figuur 1.3: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Vakkenpakketten Je moet minstens per administratieve groep die je inricht, 1 vakkenpakket maken. Kies de overeenkomstige administratieve groep. Het veld Afk. stamboek kan je ook best invullen. Het is deze waarde die vermeld wordt bij afdruk van het stamboekregister. Indien je dit veld leeg laat, zal de overeenkomstige kolom in het stamboekregister ook leeg zijn. Bij Tweede taal vul je voor alle klassen waar geen tweede taalvak gegeven wordt, Geen in. In de meeste scholen wordt dus enkel bij 5de en 6de leerjaar, Frans ingevuld. Figuur 1.4: Vermelding afkorting stamboek in het stamboekregister Nadien kan je via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen, de nieuwe klas toevoegen en koppelen aan het juiste vakkenpakket.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 6 Figuur 1.5: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen Wanneer je merkt dat een klas die je tóch had aangemaakt, niet (meer) in deze lijst voorkomt, kijk dan even bij Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - KlasGROEPEN, en sorteer op de kolom Klas. Waarschijnlijk heeft de ontbrekende klas geen klasgroep meer met de code 00. Dit is een vaak voorkomend probleem. Je zal de code van de klasgroep 00 misschien hebben aangepast naar een andere, eigen code. Je mag uiteraard je eigen klasgroepcodes blijven gebruiken, maar intern heeft Wisad echter ook steeds een klasgroep nodig met code 00. Dit mag zelfs een lege groep zijn, er hoeven geen leerlingen in geplaatst te worden. Maak via dit scherm voor de ontbrekende klas een extra klasgroep bij met klasgroepcode 00 en de klas verschijnt terug in het overzicht van de klassen.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 7 Figuur 1.6: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klasgroepen 1.1.3 Contactpersonen Je wenst bijvoorbeeld dat de naam van de klastitularis mee wordt afgedrukt op de (meeste) klaslijsten die standaard in de formulierenbibliotheek voorzien zijn. Dit kan je bekomen door contactpersonen te koppelen aan de klas. Je doet dit via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen - Contactpersonen. Figuur 1.7: Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen - Contactpersonen

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 8 Klik op invoegen om een contactpersoon toe te voegen. Klik op het vergrootglasje bij personeelslid, en kies de juiste persoon in het overzicht. Kies het type contactpersoon. Als het gaat om de titularis, kies je hier voor type TITU. Bewaar via het disketje. Je kan meerdere contactpersonen aan een klas koppelen. Best is echter om slechts 1 titularis toe te wijzen. Indien een 2e titularis nodig is, kan je voor de 2e persoon kiezen voor type HTIT.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 9 1.2 Leerlingen in klas plaatsen 1.2.1 Leerlingen die reeds in de school zaten het voorafgaand schooljaar. Deze leerlingen plaats je in hun klas via het hulpprogramma Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerlingen jaaroverdracht. Figuur 1.8: Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaaroverdracht In dit venster kies je links de oude klasgroep en rechts de nieuwe. Je selecteert de leerling(en) door te klikken op Selectie alles of eventueel de leerlingen aan-/uit te vinken die je niet nodig hebt. Via de knop Selectie omkeren, kan je de selectie omkeren: aangevinkte leerlingen worden uitgevinkt, uitgevinkte leerlingen worden aangevinkt. Daarna klik je op Plaats in klas en kan je het resultaat nakijken in het achterliggend tabblad Extra. Indien het resultaat in orde is, vergeet niet op Verwerken te klikken opdat de loopbanen ook effectief worden aangemaakt. Je kan van meerdere oude klassen naar één nieuwe klas plaatsen of omgekeerd. Pas van zodra je op de knop Verwerken klikt, worden de acties die op het tabblad Extra staan, uitgevoerd en worden de loopbanen aangemaakt. Met andere woorden, bij eventuele fout(en) kan je op het tabblad Extra de foute acties nog verwijderen. Je kan ook altijd een foute situatie, na het klikken op de knop Verwerken, verbeteren door de betreffende leerling(en) opnieuw in een klas te plaatsen. Vermits de nieuwe loopbaan op dezelfde datum begint (01/09/XXXX) zal de vorige, foute loopbaan overschreven worden.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 10 Figuur 1.9: Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaaroverdracht

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 11 1.2.2 Leerlingen die overkomen uit andere scholen die ook in de databank beheerd worden. Deze leerlingen plaats je in hun klas via het hulpprogramma Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaaroverdracht tussen instellingen. Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Leerling jaarover- Figuur 1.10: dracht Dit is praktisch hetzelfde als de vorige methode. Enkel zal je nu links de oude klas moeten kiezen uit de instelling waar de leerling vandaan komt en rechts de nieuwe klas uit de instelling waar de leerling naar toe gaat. Bij het verwerken worden de leerlingen uitgeschreven in hun oude school en ingeschreven in hun nieuwe school. Deze leerlingen worden altijd uitgeschreven op 30/06/XXXX ook al staat de werkdatum op een andere dag. Er wordt ook een loopbaan in hun nieuwe school toegevoegd bij de geselecteerde leerlingen. Ook als de leerlingen reeds zouden uitgeschreven zijn door de school waar ze vandaag komen, kan je dit scherm nog gebruiken. Als je het vinkje Bij verwerken waardes op tabblad telling loopbaan overnemen, aanvinkt, zal bepaalde informatie uit de loopbaan, bv. levensbeschouwing, mee overgenomen worden in de nieuwe loopbaan.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 12 1.2.3 Nieuwe leerlingen Voor de werkwijze bij inschrijving van nieuwe leerlingen, verwijzen we je graag naar onze gedetailleerde handleidingen over de inschrijfwizard en het inschrijvingsregister. Je vindt deze handleidingen in de categorie Leerlingen op onze website http://www.wisa.be/index. php/wisa-ondersteuning/handleidingen. Leerlingen die nieuw werden ingeschreven maar nog geen klas kregen toegewezen, plaats je in hun klas via het hulpprogramma Inschrijvingen/loopbanen - leerlingen in klas plaatsen. Je kiest links voor de leerlingen en rechtsboven een klas. Via de knop Plaats in klas wordt deze actie toegevoegd op het tabblad Extra. Je kan meerdere acties aanmaken of verwijderen (bij eventuele fouten) voor je kiest voor knop Verwerken. Eenmaal hierop geklikt, zal de loopbaan aangemaakt worden voor deze leerlingen. Indien gewenst kan je meerdere leerlingen selecteren door middel van de Ctrl-toets ingedrukt te houden bij het aanklikken van de leerlingen of de eerste leerling selecteren en daarna de shift-toets ingedrukt te houden bij selecteren van de laatste. Figuur 1.11: klas plaatsen Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Leerlingen in Aandachtspunten Je moet hier vooral opletten bij de keuze van de datum, dit is de datum waarop de nieuwe loopbanen zullen starten. Voor het begin van het schooljaar moet dit altijd 01/09/XXXX zijn. Als je de leerlingen reeds in een vakkenpakket had geplaatst is dit een interessant veld om op te sorteren (linkerkant in het scherm, kolom Vakkenpakket) De leerlingen die reeds een klas hebben, zullen onderaan de lijst staan als je sorteert op kolom Klas. Fouten kan je verbeteren door de leerling opnieuw in een klas te plaatsen, de bestaande loopbaan wordt immers overschreven indien de begindatum dezelfde is.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 13 1.3 Toekennen stamboeknummers Het stamboeknummer wordt vanaf Wis@d versie 4.1 in de meeste gevallen automatisch toegekend. Indien er toch nog leerlingen zouden zijn zonder stamboeknummer, kan je deze eenvoudig toekennen via het programma Leerlingen - Stamboekregisters - Toekennen stamboeknummers. Dit programma wordt ook gebruikt om leerlingen op te sporen die nog niet naar Discimus verstuurd werden. Het haalt ook steeds de leerlingen op waarvan de datum Administratief OK voor Discimus nog leeg is. Het kan dus zijn dat hier leerlingen getoond worden die wel al een stamboeknummer hebben, maar die nog niet naar Discimus verstuurd werden. Figuur 1.12: Stamboeknummers toekennen Je kan hier 2 keuzes maken: Inschrijvingen met toekomstige inschrijfdatum: Dit selecteer je bijvoorbeeld indien je half augustus de leerlingen die reeds ingeschreven zijn in het nieuwe schooljaar, wil melden via Discimus. De datum Administratief OK voor Discimus zal in dit geval ingevuld worden met de huidige datum. Indien de leerling nog geen stamboeknummer heeft, zal deze ook toegekend worden als je op de knop Toekennen klikt. Inschrijvingen met verstreken inschrijfdatum: deze keuze maak je om de leerlingen met een inschrijvingsdatum die reeds verstreken is, en die nog geen stamboeknummer en/of Administratief OK voor Discimus hebben, op te halen. De datum Administratief OK voor Discimus zal ingevuld worden met de datum inschrijving.

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 14 Nadat je een keuze gemaakt hebt en op ophalen geklikt hebt, krijg je een overzicht van leerlingen waarvoor de stamboeknummer en/of datum Administratief OK voor Discimus nog niet ingevuld is. Ook leerlingen die al een stamboeknummer hadden in je instelling komen in dit overzicht. Het stamboeknummer zal dan getoond worden in je overzicht. De leerling zal dit nummer ook behouden maar de datum Administratief OK voor Discimus moet nog wel ingevuld worden omdat de leerling anders niet gekend zal zijn in het discimus systeem. Bij acties zal je ter informatie ook kunnen zien dat enkel de datum Administratief OK voor Discimus ingevuld zal worden. Figuur 1.13: Stamboeknummers toekennen Selecteer de leerlingen waarvan je de datum Administratief OK voor Discimus wil invullen en klik op toekennen. Voor leerlingen die nog geen stamboeknummer hadden, zal je het nieuwe stamboeknummer nu kunnen zien. Bij acties wordt informatief getoond wat er voor de inschrijving uitgevoerd is. Voor alle leerlingen die je had aangevinkt, zal nu automatisch alles (Leerling zelf, inschrijving en loopbanen) gemeld worden via Discimus. Het is heel belangrijk dat je achteraf geen stamboeknummers van leerlingen meer wijzigt! Dit om problemen in de Discimuscommunicatie te vermijden. De stamboeknummers worden door het programma AUTOMATISCH correct toegekend op basis van instelling en schooljaar van inschrijving. Dit dient NIET meer in alfabetische volgorde te gebeuren zoals vroeger het geval was. Ondervind je toch ergens een probleem met het stamboeknummer, neem dan contact op met onze helpdesk

HOOFDSTUK 1. BEGIN SCHOOLJAAR BASISONDERWIJS 15 1.4 Toekennen klasnummers Voor de werking van deze stap verwijzen we je graag door naar de handleiding van de leerlingen die je kunt terugvinden op onze website http://www.wisa.be/index.php/wisa-ondersteuning/ handleidingen. 1.5 Eventueel toekennen van individuele leerlingfoto s. Voor de werking van deze stap verwijzen we je graag door naar de handleiding van de foto s toekennen die je kunt terugvinden op onze website http://www.wisa.be/index. php/wisa-ondersteuning/handleidingen.

2 Voorbereidend werk Schoolware Leerkrachten Schoolware is een online toepassing waarmee de leerkrachten oa de afwezigheden van hun leerlingen kunnen beheren. Opdat deze leerkrachten met Schoolware zouden kunnen werken, zijn er een aantal stappen die je telkens in het begin van het schooljaar moet doorlopen. 2.1 Kalenders 2.1.1 Een kalender maken Een kalender bevat alle woensdagnamiddagen, vakanties, pedagogische studiedagen, enz. voor het schooljaar. Het is noodzakelijk om bij de start van het schooljaar zo n kalender in Wisa aan te maken. Deze kalender wordt immers als basis gebruikt voor het samenstellen van de aanwezigheidsregisters en het doorsturen van de aan- en afwezigheden naar Discimus. Vooraleer je een kalender gaat aanmaken of aanpassen, zorg er dan voor dat de werkdatum ingesteld staat op een datum in het schooljaar waarvoor je de kalender wil bewerken. Je kan de kalenders beheren via Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders. 16

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 17 Figuur 2.1: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders Voeg een nieuwe kalender toe via nieuw record. Kies een duidelijke code en omschrijving. Bewaar via het disketje bovenaan. Dan ga je via het menu naar Details of je klikt je dubbel op de kalender om verdere aanpassingen in de kalender te doen. Je gaat eerst via het tabblad Periodisch, de woensdagnamiddagen opvullen. Woensdagnamiddagen opvullen doe je dus NIET via tabblad Details.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 18 Figuur 2.2: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders- tabblad Periodisch Via dit tabblad kan je snel steeds weerkerende afwezigheden ingeven. Zoals woensdagnamiddag. In de meeste basisscholen is woensdagnamiddag steeds een vrije namiddag tijdens het ganse schooljaar. De geldigheid loopt van 1 september tot 31 augustus. Telkens van woensdagnamiddag tot woensdagnamiddag. Je gebruikt code VA. Bewaar via het disketje links bovenaan. De andere vrije dagen vul je aan via het tabblad Details.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 19 Figuur 2.3: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders- tabblad Detail Je zal zien dat de officiële schoolvakanties reeds standaard werden toegevoegd. Kijk even na of deze correct zijn. Je kan hier de overige vakantiedagen, pedagogische studiedagen,... toevoegen. Toevoegen of wijzigen van vakantiedagen kan ook via het tabblad Kalender.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 20 Figuur 2.4: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders- tabblad Kalender Toevoegen of wijzigen doe je door één of meerdere dagdelen te selecteren en met het snelmenu(rechtermuisknop klikken) een code toe te kennen. Weekends hoef je niet in te geven. Dit gebeurt automatisch. Ook de lesdagen geef je niet expliciet in. Een blanko vakje, wordt beschouwd als een lesdag. 2.1.2 Extra kalenders aanmaken De meeste basisscholen werken met 1 kalender vermits de vakantiedagen meestal gelijk zijn voor alle klassen van de school. Als er toch een verschil is in vakantiedagen tussen bv. de kleuterklassen en de lagere schoolklassen, moet je aparte kalenders maken. Je kan vertrekken van de basiskalender en deze overnemen naar de extra kalender.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 21 Figuur 2.5: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders Selecteer de kalender van waaruit je zal vertrekken Gebruik de knop Overnemen en voer de kenmerken van de nieuwe kalender in. Klik OK om te bewaren. Nadien doe je de specifieke wijzigingen aan deze kalender via dubbel klik op de kalender, of via menu Details. 2.1.3 Een kalender toekennen aan klassen Na het definiëren van een kalender koppel je deze aan de klassen. Dit doe je in het scherm Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders - Toekennen aan klas. Je kan de kalenders pas toekennen aan de klassen vanaf 20 augustus. Afwezigheden voor het volgende schooljaar (pedagogische studiedagen, vakantiedagen) mogen immers nog niet naar Discimus gestuurd worden vooraleer de beheersperiode van het desbetreffende schooljaar geopend is bij Discimus.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 22 Figuur 2.6: Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders - Toekennen aan klas Selecteer het schooljaar Selecteer de klas(sen) Wanneer meerdere klassen geselecteerd dienen te worden, maak je hiervoor gebruik van de [Ctrl]-toets (Multiselect) of gebruik je de knop Alle klassen. Selecteer rechts de kalender welke je wenst toe te kennen. Klik tot slot op de knop Toekennen.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 23 2.2 Personeel 2.2.1 Login gegevens Elke leerkracht heeft een gebruikersnaam en wachtwoord (login) nodig om te kunnen aanmelden in Schoolware. Je kan voor deze personeelsleden de login maken of nakijken via Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling - Login informatie. Figuur 2.7: Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling - Login informatie Indien gebruikersnaam en wachtwoord in dit scherm nog leeg zijn, betekent dit dat dit personeelslid nog geen login heeft. Klik op Invoegen, en je zal zien dat een aantal gegevens standaard worden opgevuld. Gebruikersnaam en wachtwoord worden initieel ingevuld met de code van het personeelslid. Je selecteert indien gewenst Gebruiker mag wachtwoord aanpassen en Wachtwoord verplicht aanpassen bij eerstvolgende login. Je duidt het profiel aan dat door de beheerder werd gemaakt voor de leerkrachten. Meestal is dit het profiel Webafw, maar dit kan ook een andere naam hebben. Contacteer in geval van twijfel de beheerder van de databank. Ook als er nog geen profiel werd voorzien voor de leerkrachten, contacteer je de beheerder. Voor meer uitleg omtrent aanmaken van profielen in functie van Schoolware, verwijzen we je graag naar onze handleiding Schoolware - Configuratie website in de categorie Schoolware, op onze website http://www.wisa.be/index.php/wisa-ondersteuning/handleidingen. 2.2.2 Personeel, toewijzen groepen individueel per instelling Zodra de leerkrachten een login hebben gekregen, ga je verder met het toewijzen van de leerlingen aan hun leerkracht.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDEND WERK SCHOOLWARE LEERKRACHTEN 24 Je doet dit via Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - Mijn groepen individueel per instelling. Figuur 2.8: instelling Personeel - Beheer toegewezen leerlingen - Mijn groepen individueel per In dit scherm zie je een overzicht van alle klassen in je school. Bovenaan in het scherm zie je de naam van het personeelslid waar je momenteel op gepositioneerd bent. Duid in de linkerkolom de klas aan die je aan dit personeelslid wil toewijzen. In de rechterkolom kies je op het kleine tabbladje onderaan Rollen bij TOEWIJZING groep, de rol die je wil toekennen. Voor de leerkrachten is dit meestal de rol van Titularis. Klik dan op het ENKELE rode pijltje naar rechts. De klas en het schooljaar worden nu getoond in de rechterkolom. Controleer of het de klassen van het JUISTE schooljaar zijn die hier toegewezen werden. Deze stappen herhaal je voor elk personeelslid dat toegang heeft tot Schoolware. Je selecteert een volgend personeelslid via het tabblad bovenaan Personeel met login, vervolgens ga je terug naar tabblad Toegewezen groepen.