HANDLEIDING GEINTEGREERDE REGISTRATIETOOL Versie 1.0

Transcriptie

1 HANDLEIDING GEINTEGREERDE REGISTRATIETOOL Versie 1.0

2 1 Inhoud 2 De Webapplicatie Inloggen Inloggen als beheerder Inloggen als medewerker Medewerkers mandateren Hoofdscherm Beheer medewerkers scherm Medewerker toevoegen Medewerkers volmachten geven Wachtwoord wijzigen De GIR: Beginscherm Bestaande cliënt opzoeken Nieuwe cliënt toevoegen Het cliënt scherm RTH registreren Individueel Meerdere RTH MFC Registreren Begeleidingsovereenkomst Individuele dag op dag registraties Meerdere MFC registraties PVB Voucher registreren... 15

3 2 De Webapplicatie De applicatie is een webapplicatie, wat wil zeggen dat je enkel een browser en internet nodig hebt om in de applicatie te kunnen werken. Het portaal en de toegang tot de GIR is hier te vinden: 3 Inloggen Er zijn twee manieren om in te loggen: als beheerder en als individuele medewerker. 3.1 Inloggen als beheerder Om in te loggen als beheerder heb je het SE nummer (dit is uw gebruikersnaam) en het daarbij horende paswoord nodig. Mocht u het paswoord vergeten zijn kan u steeds een nieuw aanvragen. (voor meer informatie zie punt 5 Een nieuw wachtwoord aanvragen) 3.2 Inloggen als medewerker Om in te loggen als medewerker moet u eerst door uw beheerder gemandateerd zijn om te kunnen werken in de applicatie zie Hfdstk 3 Medewerkers Mandateren. U kan inloggen met de gegevens die u toegestuurd krijgt via mail op het moment dat u door uw beheerder wordt gemandateerd.

4 4 Medewerkers mandateren 4.1 Hoofdscherm Om een medewerker te mandateren of een nieuwe medewerker toe te voegen moet u inloggen met het SE nummer. Onder Mijn acties staat de link naar het Beheer Medewerkers scherm. 4.2 Beheer medewerkers scherm

5 4.3 Medewerker toevoegen Als u op de blauwe knop Medewerker Toevoegen klikt komt u op het medewerker toevoegen scherm. Vul alle velden in voor de nieuwe medewerker. Let erop dat het rijksregisternummer correct is, en dat een bestaand adres wordt gebruikt. De login gegevens van de nieuwe gebruiker worden naar dit adres verstuurd nadat je op Bewaren hebt geklikt.

6 5 Medewerkers volmachten geven Op het Beheer medewerkers scherm klikt u op de groene Rollen Beheren knop. U komt dan op het Beheer medewerkers rollen medewerker scherm. Om een medewerker toegang tot de GIR te geven vinkt u het vakje voor Geintegreerde Registratietool Gebruiker aan Klik op bewaren om de gegevens te bewaren. 6 Wachtwoord wijzigen Klik in de bovenste balk op je persoonsgegevens en vervolgens op mijn profiel.

7 In het linker menu kan u via de knop wachtwoord wijzigen een nieuw wachtwoord instellen. Voer het oude wachtwoord in en twee maal het nieuwe wachtwoord. Als u op bewaren klikt kan u enkel nog met het nieuwe wachtwoord inloggen. 7 De GIR: Beginscherm Via dit scherm kan u een bestaande cliënt opzoeken of een nieuwe cliënt toevoegen.

8 De zoekschermen zij zo gemaakt dat u op elk veld afzonderlijk, op alle drie op een deel van een naam kan zoeken. 7.1 Bestaande cliënt opzoeken Vul eerst enkele zoekgegevens in en klik dan op Individu zoeken. U krijgt dan een overzicht van alle zorgvragers die aan die zoekvoorwaarde voldoen. Klik vervolgens op Overzicht om op de pagina met de persoonsgegevens te komen. 7.2 Nieuwe cliënt toevoegen Indien de cliënt niet gekend is bij het VAPH kan u deze persoon toevoegen. U heeft hiervoor het rijksregisternummer, de familienaam en de voornaam nodig. De geboortedatum wordt automatisch door het systeem ingevuld.

9 8 Het cliënt scherm Vanop het cliënt scherm kan u elke gewenste registratie uitvoeren voor die specifieke zorgvrager. In de tabvelden bovenaan kan u elke registratie aanklikken waarvoor u mag registreren. U kan hier ook steeds nakijken hoeveel RTH punten een zorgvrager al geregistreerd heeft en bij welke voorzieningen deze zorgvrager al ondersteuning heeft.

10 9 RTH registreren 9.1 Individueel Klik in de tabbladenbalk in het scherm van de persoonsgegevens op RTH. U komt dan op het scherm van de RTH registraties voor die individuele cliënt. U kan hier de begeleidingen voor uw cliënt registreren. Als u op registreren klikt wordt de nieuwe begeleiding geregistreerd en komt er bij de registratiegegevens een lijn bij. Mocht u een fout hebben gemaakt dan kan u de registratie steeds verwijderen en opnieuw uitvoeren. 9.2 Meerdere RTH Als u op portaal klikt komt u uit op het beginscherm. Of u kan gaan via het eerste scherm naar meerdere registraties. Op het beginscherm kan u kiezen tussen MFC en RTH registraties.

11 Kies hier voor RTH. U komt dan op het volgende zoekscherm: Met dit zoekscherm kan u een lijst oproepen van al uw cliënten waarvoor er minstens één individuele begeleiding is geregistreerd door uw SE.

12 Hier kan u op één pagina verschillende registraties doen. De kopieer functie vult een ingevulde waarde in voor alle velden in dezelfde kolom. Als u bijvoorbeeld een datum invult bij een cliënt en op kopieer klik dan wordt deze datum bij elke cliënt ingevuld. 10 MFC Registreren 10.1 Begeleidingsovereenkomst Klik in de tabbladenbalk in het scherm van de persoonsgegevens op MFC. U komt dan op het scherm van de MFC registraties voor die individuele cliënt. U kan hier kiezen tussen het registreren van een begeleidingsovereenkomst MFC of een dag op dag registratie. Als u op Begeleidingsovereenkomst toevoegen klikt komt u op het scherm van de BGO registratie.

13 Vul de benodigde gegevens in en klik op Registreren Individuele dag op dag registraties Klik in de tabbladenbalk in het scherm van de persoonsgegevens op MFC. U komt dan op het scherm van de MFC registraties voor die individuele cliënt. U kan hier kiezen tussen het registreren van een begeleidingsovereenkomst MFC of een dag op dag registratie. Als u op dagregistratie toevoegen klikt komt u op het scherm van de dag registratie.

14 Vul de benodigde gegevens in en klik op Registreren Meerdere MFC registraties Als u op portaal klikt komt u uit op het beginscherm. Of u kan gaan via het eerste scherm naar meerdere registraties. Op het beginscherm kan u kiezen tussen MFC en RTH registraties. Kies voor MFC. U komt dan op een zoekscherm.

15 Met dit zoekscherm kan u een lijst oproepen van al uw cliënten waarvoor er minstens één individuele begeleiding is geregistreerd door uw SE. Hier kan u op één pagina verschillende registraties doen. De kopieer functie vult een ingevulde waarde in voor alle velden in dezelfde kolom. Als u bijvoorbeeld een datum invult bij een cliënt en op kopieer klik dan wordt deze datum bij elke cliënt ingevuld.

16 11 PVB Voucher registreren Klik in het cliëntscherm op PVB. Klik daarna op voucher toevoegen. De gegevens kunnen nu ingevuld worden.

17 Algemene gegevens Startdatum: geef de datum waarop de overeenkomst met de budgethouder van start gaat in. Einddatum: geef de datum waarop de overeenkomst met de budgethouder eindigt. Opmerking: een einddatum mag niet groter zijn dan 31 december van het desbetreffende jaar. Gegevens budgethouder Rijksregisternummer: vul het rijksregisternummer van de budgethouder in. Om een geldig rijksregisternummer te kunnen invullen, moet er eerst een budgetlijn voor de budgethouder gemaakt zijn door het VAPH. Het systeem maakt een match aan de hand van het rijksregisternummer tussen de budgetlijn en de voucher. Naam en voornaam: Vul de naam en voornaam van de budgethouder in. Gegevens voucher De gegevens van de voucher kunnen hier ingegeven worden. Het betreft de frequentie van de ondersteuningsfuncties: - Dagondersteuning: Uitgedrukt in halve dage. De ingevulde waarde moet tussen 0 en 7 liggen - Woonondersteuning: De ingevulde waarde moet tussen 0 en 7 liggen - Individuele praktische hulp: De ingevulde waarde moet tussen 0 en 168 liggen - Individuele psychosociale begeleiding: De ingevulde waarde moet tussen 0 en 168 liggen - Globale individuele ondersteuning: De ingevulde waarde moet tussen 0 en 168 liggen Bij oproepbare permanentie kan Ja of Nee aangevinkt worden. Aantal zorggebonden punten bij deze overeenkomst: geef het aantal zorggebonden punten van deze voucher in. Het systeem zorgt voor een saldo check.