Telling basisonderwijs

Transcriptie

1 Telling basisonderwijs 5 maart 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Leerling Voorbereiding van de tellingen Aanmaken van de telling Inkijken Resultaat en interpreteren van de fouten Mogelijke fouten en oplossingen

3 1 Leerling Inleiding Hieronder vindt u een reeks tips over problemen die kunnen voorkomen worden bij het aanmaken van de telling van 1 oktober. Veld per veld krijgt u een overzicht van de meest voorkomende fouten en waarschuwingen en hoe u deze kan oplossen of negeren. Voor u aan de telling begint controleert u best even dat U met de meest recente versie van Wisa werkt. U kan dit steeds terugvinden in het programma zelf. Daarvoor gaat u boven in de menubalk naar HELP en dan naar INFO. 1.1 Voorbereiding van de tellingen U gaat naar de Module Leerlingen - Edison basis onderwijs - Telling voor het basisonderwijs. Kies de Instelling waarvoor u de telling wil aanmaken. Controleer de Contactpersoon (deze wordt automatisch ingevuld met de edison-contactpersoon als u deze naam heeft ingevuld in de Module Schoolstructuur Instellingen - contactpersonen). Bij Betreft geeft u aan over welke telling het gaat, 1 oktober of 1 februari. Ook de Edison-directory wordt automatisch ingevuld als u de verwijzing naar de juiste mappen heeft ingegeven bij Schoolstructuur - Instellingen - Fiche - tabblad Ministerie/Edison. Meestal zal hier de map C:\Edison.win\tosend ingevuld staan bij Edison verzend. Dit wil zeggen dat het tellingbestand zal bewaard worden in deze map. Deze map is de standaardmap waar het Edison programma gaat zoeken of er bestanden zijn die moeten doorgestuurd worden naar het DO. Indien u de telling probeert te maken op een computer in een netwerk waar Edison niet geinstalleerd is, dan kunt u een melding krijgen van volgende aard: Figuur 1.1: Telling 1 oktober - Fout in Edison pad 2

4 HOOFDSTUK 1. LEERLING 3 Dan moet u bij Edison-directory een map selecteren die wel bestaat. Er zijn nog andere mogelijkheden. Ofwel selecteert u een map op uw eigen harde schijf en kopieert u later het aangemaakte bestand via het netwerk naar de computer waar u de Edison verzendingen doet, ofwel selecteert u uw externe schijf en laat U het bestand daar naartoe wegschrijven, ofwel kiest u een netwerkschijf (als die aangemaakt is) die verwijst naar de computer waarmee de telling verstuurd wordt. Als alles correct is ingevuld klikt u op de knop Voorbereiden. Hiermee worden de leerlingen opgehaald die in de telling opgenomen zullen worden. Hierna krijgt u een overzicht van deze leerlingen met onderaan de vermelding van het aantal. Controleer of het aantal klopt. Indien het aantal niet correct is dient u de in-en uitschrijvingen van de leerlingen te controleren: Wanneer de telling teveel leerlingen vind, moeten er nog leerlingen uitgeschreven worden. (schoolverlaters op 30/06 van vorig schooljaar? Schoolverlaters in september? Leerlingen die ingeschreven werden maar nooit zijn komen opdagen?...), wanneer de telling te weinig leerlingen vind zijn er vermoedelijk leerlingen verkeerdelijk uitgeschreven. Indien het aantal wél klopt gaat u verder. 1.2 Aanmaken van de telling aanmaken Na voorbereiden klikt u op de knop aanmaken. Van de opgenomen leerlingen worden nu de nodige gegevens verzameld en gecontroleerd. U zal een informatievenster krijgen, hieronder worden de mogelijkheden besproken. Figuur 1.2: Telling 1 oktober - Fout in Edison pad Klik op ok en volg de stappen in 1.1 Figuur 1.3: Telling 1 oktober - Fout in leerlinggegevens

5 HOOFDSTUK 1. LEERLING 4 Ga naar het tabblad resultaat. Verbeter de fouten (zie verder bij punt 1.3). Probeer opnieuw vanaf het tabblad opgenomen leerlingen de telling aan te maken. Figuur 1.4: Telling 1 oktober - Telling weggeschreven Dit wil zeggen dat er geen fatale fouten meer gevonden zijn en dat u het bestand kan versturen naar het Departement Onderwijs. U kan voor extra controle natuurlijk nog altijd dit bestand importeren in het controleprogramma van het Departement Onderwijs. In het voorbeeld hierboven zijn er nog wel 6 waarschuwingen die u kan nakijken op het tabblad resultaat. Hierna geven we een overzicht van mogelijke problemen per kolom en hoe deze problemen best op te lossen. In sommige gevallen zal u per leerling de fout moeten verbeteren, in andere gevallen kan dat per klas (via de module leerlingen hulpprogramma s klassikaal gegevens wijzigen) LET OP! Als u ergens een fout heeft opgelost moet u opnieuw de telling aanmaken. Indien u het vorige resultaat nog op uw scherm heeft staan, gaat u terug naar het tabblad opgenomen leerlingen en klikt u opnieuw op aanmaken.

6 HOOFDSTUK 1. LEERLING Inkijken Resultaat en interpreteren van de fouten Wanneer de gegevens goed verwerkt zijn kan je de resultaten bekijken in het volgende scherm: (zie Fig. 1.5 op p. 5) Merk op dat waarschuwingen mogen doorgestuurd worden. De zending zal correct verwerkt worden. Figuur 1.5: Telling 1 oktober - Telling weggeschreven

7 HOOFDSTUK 1. LEERLING 6 Wanneer de zending niet aangemaakt werd zal U een volgend scherm te zien krijgen:(zie Fig. 1.5 op p. 5) U dient de fouten te verbeteren alvorens de telling kan verstuurd worden. U kan de gegevens wijzigen per instelling in hulpprogramma s - tellinggegevens - overzicht tellinggegevens (per school) De gok gegevens kunnen ook per school gewijzigd worden in hulpprogramma s - tellinggegevens - gok indicatoren (per school) Merk op dat aan de linkerzijde U dadelijk de leerlinggegevens kan raadplegen en verbeteren. U gaat als volgt te werk: Selecteer de naam van de leerling waarvoor een rood stopbord staat, onderaan bij fouten kan U de fout raadplegen, naargelang de fout kan U aan de linkerzijde navigeren naar de fiche,loopbaan,inschrijving,adres,... Wanneer alle fouten zijn verbeterd kan U de zending opnieuw aanmaken.?? Figuur 1.6: Telling 1 oktober - Telling weggeschreven Het stamboeknummer mag NOOIT gewijzigd worden voor een leerling in een zending, ten opzichte van een vorige zending! Indien u dit toch doet zal de zending foutief zijn! 1.4 Mogelijke fouten en oplossingen fouten Fout(en) in identificatierecord: Ongeldige landcode: Oplossing: de leerling

8 HOOFDSTUK 1. LEERLING 7 heeft geen adres van het type O of geboortegemeente bevat een foute landcode. U kan dit wijzigen door adres aan de linkerzijde te selecteren. Figuur 1.7: Telling 1 oktober - Fouten Fout op tweede taal Oplossing: De tweede taal die de leerling onderwezen krijgt. In de Vlaamse scholen in Vlaanderen en de 6 randgemeenten is dit verplicht het Frans vanaf het 5e leerjaar; in de taalgrensgemeenten en in Brussel is dit verplicht Frans vanaf het 3e leerjaar. (In te vullen in het vakkenpakket)- Toegelaten waarden: 9: voor geen 1: voor Nederlands 2: voor Frans Zie: (zie Fig. 1.8 op p. 7) Figuur 1.8: Telling 1 oktober - Fouten

9 HOOFDSTUK 1. LEERLING 8 Figuur 1.9: Telling 1 oktober - Fouten Overige mogelijkheden: GESLACHT : mogelijke fout: Het rijksregisternummer komt niet overeen met het geslacht! NAAM : Als de familienaam niet gekend is moet U in de steekkaart ONBEKEND invullen. VOORNAAM : Alleen de eerste voornaam zoals vermeld op de identiteitskaart, het paspoort of de verblijfsvergunning. In geen geval worden afkortingen of roepnamen genoteerd, zelfs al gelijken ze op de naam die voorkomt op het paspoort. Indien het kind geen voornaam heeft moet ONBEKEND ingevuld worden. Door de telling wordt dit vervangen door blancos. STRAAT: Als dit leeg is zijn vermoedelijk de velden NUMMER / BUS / POSTCODE / LAND ook leeg (of opgevuld met 0000 of 00999). U krijgt hiervoor als waarschuwing dat het Officiële Adres ontbreekt. NUMMER: Het nummer mag alleen cijfers bevatten. Letters die vast met het huisnummer verbonden zijn maken geen deel uit van dit veld. Deze tekens worden ondergebracht bij het busnummer. - Slechts één huisnummer wordt vermeld, het gebruik van een koppelteken is uitgesloten Voorbeeld: huisnummer is uitgesloten Het busnummer maakt geen deel uit van het straatnummer 0000 indien er geen huisnummer is, het huisnummer niet gekend is, het huisnummer alleen uit letters bestaat, of het veld straat woonplaats niet is ingevuld nationaliteit: Nationaliteit, dit is de nationaliteit van de Leerling. invullen op de Hoofdfiche van de Steekkaart van de leerling. Dit veld kan u Vestigingsplaats: Elke vestigingsplaats wordt door het departement Onderwijs geïdentificeerd met een uniek volgnummer. Dit nummer is 001ïndien de school slechts 1 vestigingsplaats heeft. Voor de volgende steeds 002, 003,... U kan dit aanpassen via schoolstructuur instellingen vestigingsplaatsen. Administratieve groep: De administratieve groep bepaalt de soort van onderwijs (gewoon of buitengewoon),het niveau (kleuter of lager) en het leerjaar (in het gewoon)

10 HOOFDSTUK 1. LEERLING 9 of type (in het buitengewoon) dat de leerling volgt. Indien u dit moet aanpassen gaat u naar de Module Schoolstructuur organisatie en studieaanbod - vakkenpakketten en u zoekt daar het vakkenpakket waar die leerling in zit. Figuur 1.10: Telling 1 oktober - Fouten Financierbaarheid: De coëfficiënt van de leerling voor de berekening van het lestijdenpakket. (loopbaan tab telling basis) 01: coëfficiënt 1 - de leerling is voor 100% financierbaar 02: coëfficiënt 1,5 - de leerling is voor 150% financierbaar (kan enkel in het gewoon onderwijs) 03: de leerling is niet financierbaar, maar telt wel mee voor de leerplichtcontrole en voor de financieringswet Levensbeschouwing: (loopbaan tab telling basis) NIET op de hoofdfiche!! - VERPLICHT voor leerlingen van het lager onderwijs (hoofdstructuren 211 en 221) - NIET VAN TOEPASSING voor kleuters (hoofdstructuren 111 en 121) Verblijfsregeling: Is die regeling waarbij leerlingen in het buitengewoon onderwijs, in functie van de berekening van het urenpakket voor het paramedisch personeel in het buitengewoon onderwijs, gerangschikt worden. (loopbaan tab telling basis) - Toegelaten waarden: 01: E: externe leerling 02: I-E: interne leerling die gelijkgesteld wordt met een externe leerling 03: SI-E: semi-interne leerling die gelijkgesteld wordt met een externe leerling 04: R-E: leerling die revaliderende behandeling volgt in een andere dan de 4 disciplines 05: I: interne leerling 06 SI: semi-interne leerling 07: R: leerling die revalidatie volgt in één van de 4 disciplines 08: H: leerling volgt permanent onderwijs aan huis 00: niet van toepassing - Bij verblijfsregeling 08 moet de code financierbaarheid ( ) gelijk zijn aan 03 (niet financierbaar). VERPLICHT voor leerlingen in het buitengewoon onderwijs (hoofdstructuren 121 en 221). 00 voor leerlingen uit het gewoon basisonderwijs (hoofdstructuren 111 en 211) Doelgroepleerling: Geeft aan of de leerling voldoet aan de voorwaarden voor OVB in het buitengewoon basisonderwijs. (loopbaan tab telling basis) - Toegelaten waarden: 1: de leerling voldoet aan de criteria voor doelgroepleerling OVB 2: de leerling voldoet niet aan de criteria voor doelgroepleerling OVB 9: niet van toepassing Een school die in het kader van het project OVB voor het volgende schooljaar extra lestijden aanvraagt, vult voor elke leerling 1 of 2 in. Een school die het volgende schooljaar niet deelneemt aan het project OVB vult voor alle leerlingen 9 in. Administratieve groep vorig schooljaar: Het nummer van de administratieve groep die de leerling volgde tijdens het vorig schooljaar. Dit veld slaat op de Administratieve

11 HOOFDSTUK 1. LEERLING 10 Groep van het vorige schooljaar. (wordt ingevuld wanneer de loopbaan van vorig schooljaar gemaakt word. Door de inschrijfwizard, door de vorige school of door een record bij te voegen in de loopbanen) Wanneer een kleuter of peuter vorig schooljaar nog geen school volgde mag u dit allemaal leeg laten (geen vorige inschrijving maken) (zie Fig op p. 9)