Zending stages. 7 april WISA helpdesk

Transcriptie

1 Zending stages 7 april 2015 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Zending stages Inleiding Op wie heeft de zending betrekking Wanneer moet de zending verstuurd worden Waar kan je de gegevens, nodig voor de zending, ingeven Ingave bedrijven Ingave contracten Waar stagecontracten ingeven? Stagecontracten Andere verplichte velden in de zending (Secundair onderwijs) Aanmaken van de zending Bijkomende informatie Secundair Onderwijs

3 1 Zending stages 1.1 Inleiding Vanaf het schooljaar moeten de KSO-TSO-BSO-scholen en de BUSO-scholen via een zending een aantal gegevens over de door de leerlingen gevolgde stages meedelen. Vanaf het schooljaar moeten de CVO s via een zending een aantal gegevens over de door de cursisten gevolgde stages meedelen. 1.2 Op wie heeft de zending betrekking Alle voltijdse scholen (hoofdstructuren 311 en 321) waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen, moeten via een zending een aantal gegevens over de gevolgde stages meedelen. Het betreft: * voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van: de 2e en 3e graad KSO, TSO (inclusief Se-n-Se) of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd het modulair onderwijs de 4e graad BSO HBO5 opleiding verpleegkunde * voor het BUSO, de leerlingen van: OV1: enkel de stages met een productief karakter moeten worden meegedeeld. Sociaalmaatschappelijke trainingen met een niet productief karakter moeten niet worden meegedeeld OV2: OV3: leerlingen uit de tweede fase die stage doen leerlingen die reeds 16 jaar zijn en in de tweede fase zitten, en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage 2

4 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 3 leerlingen uit de kwalificatiefase (4e en 5e leerjaar en modulair onderwijs) en uit de integratiefase (alternerende beroepsopleiding) leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage OV4: leerlingen van de 2e en de 3e graad KSO, TSO of BSO. het secundair onderwijs kent alternerende stages en blokstages; in beide gevallen meldt de school het aantal HALVE dagen stage! Alle centra (hoofdstructuren 317 en 417) waarvan de cursisten in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen, moeten via een zending een aantal gegevens over de gevolgde stages meedelen. 1.3 Wanneer moet de zending verstuurd worden Voor het secundair onderwijs : De zending moet opgestuurd worden tussen 1 mei en 31 augustus, en moet ALLE in de loop van het schooljaar gevolgde stages bevatten! Dit betekent dat ook van de leerlingen die in de loop van het schooljaar de school verlaten hebben, en werden uitgeschreven met een zending van een vroege uitschrijving, de stagegegevens moeten verstuurd worden. Voor het volwassenenonderwijs: De zending moet opgestuurd worden van zodra alle stages van het schooljaar gekend zijn, en ten laatste op 31 oktober van het volgende schooljaar, en moet ALLE in de loop van het schooljaar gevolgde stages bevatten! Dit betekent dat ook van de cursisten die in de loop van het schooljaar de school verlaten hebben, en werden uitgeschreven, de stagegegevens moeten verstuurd worden. 1.4 Waar kan je de gegevens, nodig voor de zending, ingeven Voordat de zending van de stages aangemaakt kan worden, dienen de nodige gegevens ingevuld te worden. Dit bestaat enerzijds uit de ingave van de bedrijven 1.4.1, anderzijds uit de ingave van de stage (contracten) Voor het secundair onderwijs geef je deze contractgegevens in bij de loopbaan van de leerling of via de optie Leerlingen - Stages. Voor de cursisten geef je de contractgegevens in bij Stages/Contracten van een geselecteerde cursist Ingave bedrijven Via de module Schoolstructuur - Keuzelijsten - Bedrijven(leerlingcontract) kunnen de bedrijven ingegeven worden. De velden die nodig zijn voor de zending van de stage worden hieronder besproken.

5 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 4 Figuur 1.1: Lijst bedrijven Je kan een bedrijfsfiche van het geselecteerde bedrijf selecteren. Dit doe je door te dubbelklikken op de lijn van het bedrijf in de voorgestelde lijst. Je kan ook de bedrijfsfiche openen door het bedrijf te selecteren en daarna in het lokaal menu te klikken op Fiche bedrijf. Figuur 1.2: Fiche Bedrijf ALGEMEEN Hier kunnen de algemene gegevens van het bedrijf ingegeven worden. De velden

6 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 5 naam en gemeente zijn verplicht in te geven. Postcode stagegever: VERPLICHT als de landcode van de stagegever België of een van de buurlanden is. Het gebruik van een koppelteken is voor de Nederlandse postnummers niet toegestaan; het Nederlandse postnummer bestaat uit 4 cijfers - spatie - twee letters. Structuur: Belgïe: 4 cijfers Nederland: 4 cijfers spatie 2 letters. Frankrijk en Duitsland: 5 cijfers Luxemburg: 4 cijfers Indien het vinkje Publiek maken aangevinkt wordt, zullen gebruikers die behoren tot een andere instelling dit bedrijf kunnen selecteren bij ingave van de stage bij de leerling/cursist. Toch zien zij het bedrijf niet staan in dit scherm met het overzicht van de bedrijven. Enkel als het vinkje Actief geselecteerd is, kan je het bedrijf selecteren bij ingave van de stage bij de leerling/cursist! IDENTIFICATIES: Hier kunnen extra gegevens ingegeven worden m.b.t. het bedrijf. Enkel de velden die opgenomen worden in de zending worden besproken. Paritair comité-nummer, RSZ-werkgeverskengetal, NACE-code: Deze drie velden bepalen in welke sector de leerling/cursist wordt tewerkgesteld. Minstens één van de drie velden moet worden ingevuld. In volgorde van belangrijkheid wordt gevraagd: het paritair comité-nummer indien mogelijk aangevuld met: het RSZ-werkgeverskengetal (code werkgeverscategorie) de NACE-code als geen van bovenstaande kan worden ingevuld Als code 999 (lokale besturen) wordt ingevuld bij paritair comité-nummer, dan moet aanvullend ook de NACE-code worden ingevuld. Std paritair nr: Nummer van het paritair (sub)comité van de stagegever, rekening houdend met de stageactiviteiten van de leerling/cursist. Bedrijven met personeel hebben 1 of meerdere paritair comité-nummers. Het nummer hangt af van de functie van de werknemer. Elke werknemer valt maar onder 1 paritair comité-nummer. Dit zal automatisch overgenomen worden wanneer een stage wordt ingegeven voor een leerling/cursist in dit bedrijf. RSZ-werkgeverskengetal (of code werkgeverscategorie): Keuzelijst met de beschikbare werkgeverskengetallen. Indien het paritair comiténummer niet gekend is, dien je dit in te vullen indien gekend. Het RSZ-kengetal van de werkgever is een code van 3 cijfers waarmee werkgevers volgens hun activiteit worden ingedeeld in werkgeverscategorieën.

7 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 6 Std Nace code: Als de stagegever geen paritair comité-nummer en geen RSZwerkgeverskengetal heeft, moet de NACE-code van het bedrijf ingegeven worden. Deze zal dan gebruikt worden wanneer een stage wordt ingegeven voor een leerling/cursist in dit bedrijf. Ondernemingsnummer: is optioneel in te geven. Het ondernemingsnummer is het nummer toegekend aan de onderneming door de KBO (kruisbank van ondernemingen), en kan opgezocht worden via onderstaande link: De officiële codes kan je raadplegen via volgende link: http: // www. ond. vlaanderen. be/ edison/ Wie/ Schoolauto/ Download/ Stages_ codes_ xls De nace-codes 2008 zijn tot op heden geldig. BEGELEIDERS/MENTOR: Hier kan je de naam, het telefoonnummer en de van 5 begeleiders en een mentor binnen het bedrijf invoeren Bij het bedrijf kan je ook vrije velden ingeven. Figuur 1.3: Vrije velden bedrijf De omschrijving van de vrije velden kan je aanpassen via Extra - Systeemgegevens - Parameters (type BDVVC). Deze omschrijvingen zijn geldig voor ALLE instellingen in de databank. Figuur 1.4: Benamingen vrije velden bedrijf

8 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES Ingave contracten Waar stagecontracten ingeven? De stages van de leerling (secundair) kunnen op twee verschillende manieren ingevoerd worden: Via Leerlingen - steekkaarten - contracten kunnen de stagegegevens per leerling ingevoerd worden. Dit is uitgelegd in Via Leerlingen - Stages kan je alle stages ophalen waarvoor je zelf een coördinator of een begeleider bent. Je kan aanduiden of een personeelslid een stage coördinator of een stage begeleider is bij het Dienstverband van het personeelslid. Figuur 1.5: Menu stages Via Leerlingen - Stages - Mijn stages kan je alle leerlingen ophalen waarvoor je een stage coördinator of een stage begeleider bent. Je kan de lijst van deze leerlingen beperken door een aantal filtervelden in te geven en de gegevens op te halen. Figuur 1.6: Mijn stages Na het selecteren van een leerling krijg je via Mijn contracten een overzicht van al zijn/haar stagecontracten. De gegevens van de stagecontracten kan je verder invullen zoals uitgelegd in

9 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 8 via Leerling contactgegevens een scherm met de contactgegevens van de leerling. Deze contactgegevens kan je hier enkel maar raadplegen. Figuur 1.7: Leerling - Contactgegevens Via Leerlingen - Stages - Nieuwe stages moet je eerst de leerling selecteren om een stagecontract te kunnen toevoegen. Automatisch worden de begeleiders van het stagecontract toegekend. De gegevens van de stagecontracten kan je verder invullen zoals uitgelegd in Stagecontracten Op de tabbladen Contract-algemeen en Stage kunnen de gegevens die nodig zijn voor de zending ingegeven worden. Figuur 1.8: Leerling Contract - Algemeen

10 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 9 Figuur 1.9: Leerling Contract - Stage De stages van de cursist (volwassenenonderwijs) kunnen ingegeven worden via VWO - Ingeschreven cursisten - Stages/contracten. Op de tabbladen Contract-algemeen en Stage kunnen de gegevens die nodig zijn voor de zending ingegeven worden. Figuur 1.10: Cursist Contract - Algemeen

11 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 10 Figuur 1.11: Cursist Contract - Stage Van: Datum waarop volgens het contract de stage aanvangt. De datum moet liggen in het lopende schooljaar (van 1/9 tot 31/8) en de leerling/cursist moet ingeschreven zijn op de begindatum van de stage. Tot: Datum waarop volgens het contract de stage eindigt. De datum moet vallen na de begindatum van het stagecontract en binnen het lopende schooljaar (van 1/9 tot 31/8). Adm.groep: (Volwassenenonderwijs) Administratieve groep waarin de cursist les volgt op de begindatum van de stage. Bedrijf: Selecteer hier het bedrijf waar de leerling/cursist een stageplaats heeft. Je krijgt in de selectie alle Actieve bedrijven te zien die aangemaakt zijn voor uw instelling en al de bedrijven die het kenmerk publiek maken hebben. Zie punt voor meer info over bedrijven. Project: Als de stage gebeurt in het kader van een project, kan je hier een project selecteren. Een project moet je definiëren in het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Projecten(leerlingcontract) Figuur 1.12: Projecten

12 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 11 Paritair comité: Nummer van het paritair comité waarin de leerling/cursist tewerkgesteld wordt. Indien dit reeds ingegeven is op de fiche van het bedrijf (zie punt 1.4.1), wordt dit nummer overgenomen. Dit kan hier nog gewijzigd worden. Je kan de lijst met paritaire comité nummers openen met de knop Lijst en hieruit je selectie maken. RSZ-werkgeverskengetal: Selecteer hier het RSZ-werkgeverskengetal uit de lijst. NACE Code: Indien er geen paritair comiténummer en RSZ-werkgeverskengetal kan worden toegekend, moet de NACE code waarin de leerling/cursist tewerkgesteld wordt, ingevuld worden. Indien dit reeds ingegeven is op de fiche van het bedrijf, wordt deze code overgenomen. Dit kan hier nog gewijzigd worden. Halve dagen per week: Hier wordt het totaal aantal halve dagen ingevuld dat de leerling tijdens deze stage werkt. Bij een blokstage en bij een niet-overlappende alternerende stage, is dit het aantal W-codes in het aanwezigheidsregister tussen de begin- en de einddatum van de stage. Bij twee of meer overlappende alternerende stages moet het aantal W-codes per stage doorgegeven worden. Merk ook op dat het aantal W-codes het hele schooljaar moet beslaan (tot 31 augustus). Toegelaten waarden liggen tussen 1 en 400. Het aantal halve dagen mag niet groter zijn dan de (einddatum - de begindatum + 1) x 2 Gezondheidstoezicht: Geeft aan of, en door wie, het gezondheidstoezicht werd uitgevoerd: G: er was geen gezondheidstoezicht voorafgaand aan de stage vereist A: gezondheidstoezicht uitgevoerd door de Arbeidsgeneeskundige dienst van de stagegever P: gezondheidstoezicht uitgevoerd door de externe dienst voor Preventie en bescherming op het werk van de school Het gezondheidstoezicht dient normaal te gebeuren voor de aanvang van de eerste stage. Bij volgende stages is het uitvoeren van het gezondheidstoezicht afhankelijk van een risico-analyse. Voortijdig einde: Als de leerling/cursist het contract niet voleindigt, moet hier de datum waarop de leerling/cursist de stage stopzet, worden ingevuld. Opnemen in zending: Vink dit aan indien de stage dient opgenomen te worden in de zending. 1.5 Andere verplichte velden in de zending (Secundair onderwijs) Hierna volgt een opsomming van de velden, die opgenomen worden in de zending en zeker ingevuld moeten zijn bij de leerling om een correcte zending te kunnen aanmaken. Nummer administratieve groep: Het nummer van de administratieve groep van de leerling op de startdatum van de stage. Je kan dit controleren op de loopbaan van de leerling. Financierbaarheid: Is enkel verplicht voor hoofdstructuren 311 en 321 (Secundair), dus niet voor volwassenenonderwijs. De financierbaarheidscode van de leerling op de startdatum van de stage kan je invullen / aanpassen bij de Historiekelementen van de loopbaan van de leerling.

13 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES Aanmaken van de zending Het zendingsbestand (HS 311 en 321) kan je aanmaken via Leerlingen - Edison - Secundair onderwijs - Telling stages. Figuur 1.13: Secundair onderwijs - Telling Stages Voor HS 317 en 417 is dit via Cursisten - Edison tellingen - Telling stages aanmaken. Figuur 1.14: Cursisten - Telling Stages Kies de Instelling waarvoor je de telling wil aanmaken. Controleer de contactpersoon (deze wordt automatisch ingevuld met de edison-contactpersoon als je deze naam (type EDIS) hebt ingevuld in de Module Schoolstructuur - Instellingen -

14 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 13 contactpersonen). Ook de Edison-directory wordt automatisch ingevuld als je de verwijzing naar de juiste mappen hebt ingegeven bij Schoolstructuur - Instellingen - Fiche - tabblad Ministerie/Edison. Meestal zal hier de map C:\Edison.win\tosend ingevuld staan. Dit wil zeggen dat het zendingsbestand zal bewaard worden in deze map. Deze map is de standaardmap waar het Edison programma zoekt of er bestanden zijn die moeten doorgestuurd worden naar het Departement Onderwijs. Kies het correcte Schooljaar De tellingdatum zelf kan je niet wijzigen. Dit is steeds 31/08 van het schooljaar dat je kiest. Als alles correct ingevuld is, kan je op de knop aanmaken klikken. Indien alles correct verlopen is, krijg je de boodschap dat de zending werd weggeschreven. Indien de zending niet kon worden aangemaakt, krijg je een foutmelding. Op het tabblad resultaat vind je een overzicht van de fouten.

15 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES 14 Verbeter deze fouten. Merk op dat je aan de linkerzijde dadelijk de leerlinggegevens/cursistgegevens kan raadplegen en verbeteren. Je gaat als volgt te werk: Selecteer de naam van de leerling/cursist waarvoor een rood stopbord staat. Onderaan bij fouten kan je de fout raadplegen. Naargelang de fout kan je aan de linkerzijde navigeren naar de Leerling, inschrijving, loopbaan, contracten of Cursist, bezochte scholen, curricula, stages Zodra alle fouten zijn verbeterd kan je de zending opnieuw aanmaken. LET OP! Als je ergens een fout hebt opgelost moet je de telling opnieuw aanmaken. Indien het vorige resultaat nog op het scherm staat, ga je terug naar het tabblad Zending en klik je opnieuw op aanmaken.

16 HOOFDSTUK 1. ZENDING STAGES Bijkomende informatie Secundair Onderwijs In de bibliotheek zijn een aantal standaardformulieren voorzien waarmee je overzichten kan afdrukken in verband met de leerlingcontracten die in uw databank werden ingegeven. Je vindt deze formulieren in de standaardcategorie LEERLINGEN - stages. Figuur 1.15: Bibliotheek Afdruk Stages Aan het scherm Leerlingen - Contracten, is een standaardformulier voor afdruk van een stageovereenkomst (stageovereenkomst.arf) gekoppeld. In de map C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms\Wisa zijn echter ook de formulieren voorzien om een stageovereenkomst af te drukken met de vroegere Deal -layout (StageovereenkomstDeal.arf) en de layout VVKSO (StageovereenkomstVVKSO.arf). Als je deze layout wil gebruiken, kan je deze formulieren koppelen aan het scherm (Via Voorkeuren - Formulieren).