Bijgewerkte handleiding mandatenbeheer

Transcriptie

1 Mandatendatabank: mandatenbeheer alle besturen, versie 1.2, bijgewerkt tot 24/02/2014 Bijgewerkte handleiding mandatenbeheer De handleiding werd opgesteld voor gemeente en OCMW. U kan de handleiding naar analogie hanteren voor stadsdistrict en provincie. Voor u begint: - Lees eerst de handleiding aanmelden, registratie, beheer administratieve gegevens en gebruikerstoegang, die voor alle besturen geldt. - Zorg dat de administratieve gegevens voor uw bestuur zijn ingevuld, zoals beschreven staan in de handleiding aanmelden, registratie, beheer administratieve gegevens en gebruikerstoegang die voor alle besturen geldt. - De mandatendatabank bevat de volgende gegevens over de mandatarissen: de voornaam, de achternaam, het geslacht, de geboortedatum, het rijksregisternummer, de naam van de lijst waarop de mandataris als gemeenteraadslid is verkozen, de naam van de fractie waartoe hij behoort of, in voorkomend geval, de melding dat hij als onafhankelijke zetelt, alsook, in voorkomend geval de bevoegdheden die hij toegewezen krijgt, en de begin- en einddatum van zijn mandaat. - Niet alle data is publiek toegankelijk, geboortedata en rijksregisternummers zijn bijvoorbeeld niet raadpleegbaar. Mandatenbeheer U start in volgend scherm: Klik op Beheer mandaten. U krijgt ofwel het scherm administratieve gegevens (punt 1 van dit document) of het scherm fracties definiëren (punt 2) te zien. 1

2 1. Administratieve gegevens Als u, in tegenstelling tot datgene wat in de handleiding aanmelden, registratie, beheer administratieve gegevens en gebruikerstoegang beschreven staat, de administratieve gegevens voor uw bestuur nog niet bewaard hebt, dan krijgt u dit scherm te zien: Volg voor het wijzigen van deze gegevens de instructies uit de handleiding voor aanmelden, registratie, beheer administratieve gegevens en gebruikerstoegang. Als u dat doet, komt u hier terecht. 2. Fracties definiëren Belangrijk: onderstaand voorbeeld is fictief! U kan enkel overgaan tot het vormen van fracties als er voor de verkiezingen een geldige akte van fractievorming werd ingediend! Als u, zoals in de handleiding voor aanmelden, registratie, beheer administratieve gegevens en gebruikerstoegang beschreven staat, de administratieve gegevens voor uw bestuur al aangepast hebt, dan krijgt u meteen volgend scherm te zien: 2

3 Maak hier geen fouten. Niet alle namen die uit twee delen bestaan zijn splitsbaar in fracties. De namen van gewestelijke partijen die uit twee delen bestaan, maar geen splitsbare namen zijn, werden technisch als onsplitsbaar gedefinieerd (Vlaams Belang, sp.a, Open VLD ). Het is wel mogelijk dat een lokale, niet gewestelijke lijst in uw gemeente voorkomt die niet mag opgedeeld worden. Let hiervoor op. Als het splitsen in fracties in uw gemeente NIET mogelijk is, dan kunt u al een stap verder gaan bij het invullen van deze databank. Het systeem zal u vragen of u zeker bent van de ingegeven data: Het splitsen doet u door op de naam van de lijst te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien: 3

4 Klik op het potloodje rechts naast de lijstnaam. U krijgt het volgende scherm te zien: U kunt nu de fractie sp.a aanmaken: 4

5 Als u nu ook de fractie CD&V wil aanmaken, dan zal u zien dat dit niet lukt: u krijgt de foutboodschap dat er slechts twee fracties kunnen bestaan. Als het zo is dat er een fractie sp.a en een fractie CD&V moet bestaan, dan moet u op het rode kruisje klikken naast de naam die u wenst te verwijderen, hier sp.a-cd&v STADSLST. Daarna kan u de fractie CD&V toevoegen, en heeft u twee fracties, sp.a en CD&V. LET OP: de naam die u ingeeft voor de fractie moet letterlijk een onderdeel zijn van de lijstnaam. Kleine letters en hoofdletters zijn hier belangrijk. U kunt cd&v niet toevoegen als fractie, CD&V wel. Klik op bewaar om te bewaren. U komt terug in het scherm fracties definiëren : 5

6 Dat moet u nu bewaren. U krijgt de volgende melding: Eens u dit ingeeft, kunt u dat achteraf niet meer wijzigen 1. Van zodra u op ja klikt, komt u in het derde scherm terecht, het scherm fracties toewijzen. 1 Voor een eventuele volledige reset van de gegevens, kan u contact opnemen met het Agentschap voor Binnenlands Bestuur: mandaten@vlaanderen.be 6

7 3. Fracties toewijzen Hier kunt u twee zaken doen: - De fracties toewijzen aan personen. Dat is enkel mogelijk voor personen die tot een lijst behoren die uit meerdere fracties bestaat. - Aanduiden welke personen afstand doen van hun mandaat, door het vakje naast hun naam aan te vinken. Als u op het pijltje naast kies klikt, dan kunt u kiezen tussen de twee fracties die u net, zoals hierboven beschreven, heeft gedefinieerd. Als u klaar bent, klik op bewaar en volgende. De toepassing vraagt u of u het zeker weet. Eens er mandaten toegewezen zijn, kunt u hier geen wijzigingen meer in aanbrengen! Let goed op, zeker als namen sterk op elkaar lijken: Als u het vakje doet afstand van mandaat aanvinkt, dan verschijnt deze persoon niet in het overzicht in scherm voor toekennen van mandaten (gemeenten: punt 4, OCMW s: punt 5 van dit document). Bijkomende personen kunt u in dat scherm toevoegen. Namen in de databank De namen die getoond worden in het beheer van de databank zijn de officiële namen die werden overgenomen uit het rijksregister. Deze namen zullen in de meeste gevallen afwijken van de naam waarmee deze mensen zich verkiesbaar stelden, vaak omdat de tweede voornaam getoond wordt, of ook omdat mensen een roepnaam gebruiken. 7

8 4. Mandaten toekennen voor gemeentebesturen (OCMW s punt 5) Belangrijk! Voor elk mandaat moet er een volledige periode (legislatuur) ingevuld worden, die altijd begint op 1/1/2013. Als u gedeeltelijke mandaten moet ingeven, moet u rekening houden met de volgende regels: - de periodes van de gedeeltelijke mandaten moeten perfect op mekaar aansluiten en samen de volledige legislatuur beslaan, dus persoon A is schepen-gemeenteraadslid van 1/1/2013 tot 31/12/2016, persoon B neemt het mandaat over van 1/1/2017 tot 31/12/ Persoon A blijft gemeenteraadslid na 31/12/2016. U moet die persoon niet extra toevoegen als gemeenteraadslid voor de periode 1/1/2017 tot 31/12/2018. Dat doet het systeem automatisch. Hier kunt u: 1. Mandaten toewijzen aan personen: kies het mandaat of de combinatie van mandaten uit de keuzelijst. Let op: u moet het balkje rechts in het vakje mandaat naar beneden schuiven om alle combinaties te zien te krijgen. Wees zo specifiek mogelijk. 2. Mandaten wijzigen van personen 3. Voorziene start- en/of einddatum van de mandaten ingeven, bij mandaten voor de volledige legislatuur mogen de vakjes met datums leeg blijven 4. Effectieve datums ingeven, als die afwijken van voorzien (let op: u kunt enkel datums uit het verleden ingeven bij effectieve data ) 5. Een persoon toevoegen die nog niet in het overzicht staat gebeurt via de knop 'Voeg persoon toe', heeft u zich daarbij vergist dan kan de persoon gewist worden door op het rode kruisje aan het einde van de regel te klikken 6. De fractie voor een persoon wijzigen. U kunt de fractie enkel wijzigen naar onafhankelijk. 8

9 Overzicht Standaard krijgt u het scherm voor de volledige legislatuur te zien. In het vakje Totaal mandaten krijgt u een lijstje te zien. Daar wordt bijgehouden hoeveel raadsleden u hebt aangeduid, hoeveel schepenen u heeft aangeduid, of er een burgemeester, voorzitter en OCMW-voorzitter werden aangeduid. Hier kunt u opvolgen of u niets vergeten bent. Als er voor bijvoorbeeld de burgemeester 2 gedeelde mandaten zijn, zal u bij burgemeesters het cijfer 2 zien staan. Bij het intikken van een datum in het vakje Situatie geldig op en na het klikken op OK krijgt u het totaal mandaten op een bepaalde dag te zien. U kan nazien of het aantal raadsleden correct is, daar kan slechts 1 burgemeester staan en het aantal schepenen mag het maximum niet overschrijden. Bij fouten zullen de gegevens niet bewaard worden. U krijgt dan een foutmelding. Bij een verkeerde ingave kunt u gebruik maken van de knop Herstel situatie. Het is belangrijk de ingegeven gegevens goed na te kijken. Na bewaren kan er niets meer gewijzigd worden! Is er iets fout gelopen, neem dan contact op met mandaten@vlaanderen.be 9

10 Bevoegdheden toekennen Van zodra u heeft bewaard, krijgt u volgend scherm: U moet op de T klikken om iemand titelvoerend te maken. Als u op het half-gekleurde rode bolletje klikt, dan kan u de bevoegdheden toewijzen: U kunt één of meerdere bevoegdheden per schepen toekennen door op de bevoegdheid te klikken in de linkse kolom, en dan op het witte pijltje in blauwe achtergrond: > 10

11 U klikt op bewaar wijzigingen als u klaar bent. Als u voor alle schepenen bevoegdheden heeft ingevoerd, klikt u opnieuw op bewaar wijzigingen. Als u alle mandaten, bevoegdheden heeft ingevuld, dan bent u klaar. U verlaat dan de toepassing via de knop sluit af. De gegevens zijn s anderendaags beschikbaar op de publicatiesite. Als er correcties moeten gebeuren waarvoor de knop HERSTEL SITUATIE niet kan gebruikt worden kan u mailen naar mandaten@vlaanderen.be. 5. Mandaten toekennen voor OCMW s Beginscherm Voeg de namen van alle raadsleden (ook opvolgers) toe via knop VOEG PERSOON TOE, heeft u zich daarbij vergist kan de persoon gewist worden door op het rode kruisje aan het einde van de regel te klikken. Kies uit het selectieveld het mandaat OCMW-raadslid met de respectievelijke voorziene termijnen (bij mandaten voor een volledige legislatuur moet de termijn niet ingevuld worden) en druk op knop BEWAAR WIJZIGINGEN. 11

12 Onderstaand scherm krijgen we voor de volledige legislatuur: Als we situatie geldig op (rechts boven) 1/2/2013 kiezen, krijgen we volgend scherm: Nu kunnen we de bijkomende mandaten (leden vast bureau, bijzondere comités en voorzitter/ondervoorzitter) selecteren uit het meerkeuzeveld naast OCMW-raadslid. Als dit gedeelde mandaten zijn passen we ook de termijn aan. We drukken op de knop BEWAAR WIJZIGINGEN. 12

13 U verlaat de toepassing via de knop sluit af. De gegevens zijn s anderendaags beschikbaar op de publicatiesite. Als er correcties moeten gebeuren waarvoor de knop HERSTEL SITUATIE niet kan gebruikt worden kan je mailen naar mandaten@vlaanderen.be. 13