Stagebeheer Versie 22 december 2015

Transcriptie

1 Stagebeheer Versie 22 december 2015

2 Inhoud 1.1 Bedrijven Periodes toekennen Stages Stages Modulair Werklijst Werklijst met tijdstippen Etiketten Contracten Afdrukken Brieven Disciplines Stagedatabank Beknopte werkwijze stagedatabank Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 1

3 Vooraf De in kleur gemarkeerde tekstpassages zijn wijzigingen t.o.v. de vorige versie van deze handleiding: - wijzigingen d.d Nieuwe functionaliteiten worden ook altijd meegedeeld via het updatenieuws. Vergeet dus niet na iedere update de releasenotes te checken! Er is trouwens een zoekfunctie voorzien zodat u gericht kunt zoeken in de updatehistoriek: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 2

4 1.1 Bedrijven Hier vindt u de gegevens van alle bedrijven die aan uw eigen school gekoppeld werden. Via de opties bovenaan de lijst kunt u de lijst verder uitfilteren. U kunt filteren op actieve of niet actieve bedrijven. Een stageplaats kan immers niet altijd geschrapt worden omdat die nog gekoppeld is met stage-inschrijvingen uit het verleden. Scholen die zowel HBO5- als NIET-HBO5-opleidingen hebben kunnen hier eveneens op filteren Er is ook een zoekfunctie om een bedrijf snel op te sporen: gewoon (een deel van de) naam van het bedrijf ingeven en op het vergrootglas klikken. Om een nieuw bedrijf toe te voegen klikt u op de knop. De nieuwe stageplaats wordt dan automatisch gekoppeld aan de school waar u bent ingelogd. Om gegevens van een bestaand bedrijf te wijzigen klikt u op de knop. De meeste velden spreken voor zich en behoeven bijgevolg geen bijkomende uitleg. Minstens één van volgende drie velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat: - Paritair Comité; - RSZ-werkgeverskengetal; - NACE-code. Bij PC 999 (lokale besturen) is bijkomend ook de NACE-code verplicht in te vullen. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 3

5 Via het icoontje kunt u meerdere vestigingen of afdelingen aan een stageplaats koppelen. Dit kunt u dus niet enkel gebruiken voor bedrijven met meerdere vestigingen: Maar ook voor bedrijven met meerdere afdelingen (bv. een ziekenhuis waar leerlingen stage kunnen lopen als verpleegkundige, in de keuken, op de boekhouding of als onderhoudspersoneel): Op de stagefiche (menu Stages Stages ) kunt u dan een vestiging en/of een afdeling aan de stage koppelen (dit is niet verplicht). Indien een vestiging of afdeling niet meer van toepassing is, dan vinkt u het veld Actief af. Dergelijke vestiging/afdeling wordt dan niet meer getoond in de stagefiche. Via het icoontje kunt u één of meerdere contactpersonen aan de stageplaats koppelen. Klik op de plusknop om een contactpersoon toe te voegen en selecteer de gewenste persoon uit de aangeboden lijst. Facultatief kunt u de functie van deze persoon binnen het bedrijf (bvb. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 4

6 personeelsmanager) invullen. U kunt eveneens aanduiden of deze persoon mentor en/of vertegenwoordiger is. Vergeet niet op het groene vinkje te klikken om op te slaan. Contactpersonen die niet voorkomen in de lijst kunt u toevoegen door op dit icoontje te klikken. U komt dan in menu Extra Contactpersonen terecht. Is deze menukeuze niet opgelicht, dan moet u hiervoor uw beheerder contacteren. Naam, voornaam en geslacht volstaan, maar het is uiteraard niet verboden andere gegevens ook in te vullen. Telefoon- en GSM-nummers bv. moet u invullen op tabblad 'Communicatienummers' om die op de stageovereenkomst vermeld te zien. Via het icoontje kunt u één of meerdere afdelingsjaren koppelen aan het bedrijf. Als u daar gebruik van maakt wordt bij de input van stages de lijst met bedrijven gefilterd en zal u dit bedrijf enkel aangeboden krijgen bij leerlingen die ingeschreven zijn in (één van) de gekoppelde afdelingsjaren. Indien aan bedrijf "X" de administratieve groepen , , , , worden gekoppeld, dan zal dit bedrijf "X" niet meer gekozen kunnen worden bij leerlingen die in een andere administratieve groep zijn ingeschreven. Als u hier geen gebruik van maakt verandert er niets voor de stage-invoer. Bij het verwijderen van een bedrijf wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen gekoppeld zijn aan deze stageplaats (dus over de scholen/schooljaren heen). Via het printericoontje bovenaan kunt u een gegevensfiche en een lijst van leerlingen die stage lopen aan dit bedrijf afprinten. Via het Excelicoontje bovenaan de lijst met bedrijven kunt u een lijst exporteren van de stageplaatsen. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 5

7 1.2 Periodes toekennen Langs deze menukeuze kunt u aan één of meerdere klas- of subgroepen een stageperiode toekennen en een aantal gemeenschappelijke gegevens invullen. Indien één of meerdere klassen tijdens dezelfde periode op dezelfde dag(en) stage lopen met dezelfde stagebegeleider of in dezelfde sector hoeft u dit dus niet bij iedere leerling in te vullen, maar kan dit in één keer. Daarna kunnen de gegevens verder individueel aangevuld worden. Bovenaan selecteert u de gewenste klas- of subgroepen (met het plus- of minteken kunt u die allemaal aan- of afvinken). Eerst en vooral vult u de periode in. Indien sector, Nacecode, te presteren uren, stagebegeleider en/of gezondheidstoezicht identiek zijn voor alle leerlingen van bepaalde klas(sen), kunt u die zaken hier invullen. Voor HBO5-scholen worden nog twee extra velden aangeboden: Introductie en Totaalzorg. Indien er een introductiedag is voor een stageperiode kunt u het veld Introductie aanvinken. Op de stagefiche komt dan een extra veld voor de introductiedatum tevoorschijn. Vergeet niet de tijdstippen aan te vinken waarop de leerlingen stage hebben. Dit is nodig voor het automatisch toekennen van code W bij de afwezigheden. Loopt de stage door tijdens de vakantie, dan vinkt u het gelijknamige veld aan. Een foutief toegekende periode kunt u collectief verwijderen via de prullenbak bovenaan, op voorwaarde dat er nog geen enkele stageplaats gekoppeld is aan deze periode. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 6

8 1.3 Stages Langs deze menukeuze kunt u per leerling de detailgegevens ingeven van de stage(s) die hij/zij gedaan heeft of verder aanvullen indien u stages hebt toegekend via periodes toekennen. Links selecteert u eerst de klas. Indien een klas ontbreekt, dan controleert u best eens of het studiejaar van deze klas wel correct is (menu 'Organisatie' - 'Klas'). Daarna selecteert u de gewenste leerling. Indien u via 'Periodes toekennen' hebt gewerkt, zal u hier al één of meerdere stages terugvinden die u kunt aanvullen via de knop 'Wijzigen'. In het andere geval moet u een nieuwe stage toevoegen via de plusknop. De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de stagedatabank. Minstens één van drie volgende velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat Paritair Comité, RSZ-werkgeverskengetal (wordt uit de algemene gegevens van het bedrijf gehaald en kan hier dus niet ingevuld worden) en/of NACE-code. Eén uitzondering: bij Paritair Comité 999 (lokale besturen) móet ook de NACE-code meegestuurd worden. Voor HBO5-scholen worden een aantal extra velden getoond (Totaalzorg, Weekenddienst, Nachtdienst). Vanaf schooljaar moet niet langer het aantal aanwezige halve dagen meegestuurd worden met de databank, maar het aantal voorziene halve dagen stage. Dit aantal wordt berekend op basis van de opgegeven periode en de aangevinkte tijdstippen. Er wordt dus niet meer gekeken naar het aantal W-codes. Voor wie de afwezigheden bijhoudt in Informat worden de W-codes uiteraard nog Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 7

9 steeds automatisch toegekend op basis van deze gegevens. Bij de tijdstippen kunt u ook aanvinken of de stage doorloopt tijdens vakantieperiode(s) en/of evaluatiedagen. Mocht het aantal voorziene halve dagen stage om een of andere reden niet correct zijn, dan kunt u dit aantal overrulen door het juiste aantal in te vullen in het veld Eigen telling. Dit aantal krijgt altijd voorrang op het aantal voorziene halve dagen stage dat wordt berekend op basis van de opgegeven periode en de aangevinkte tijdstippen. In geval een alternerende stage niet iedere week op dezelfde dag doorgaat, kan er niet via de tijdstippen gewerkt worden, en moet u ofwel de alternerende stage uitsplitsen, ofwel het aantal halve dagen invullen in het veld Eigen telling. Het aanduiden van de tijdstippen is sowieso nodig voor het automatisch toekennen van code W in het aanwezigheidsregister, dus ook bij blokstages! Wie dit niet gedaan had en de W-codes alsnog met terugwerkende kracht wil doorvoeren in het aanwezigheidsregister (voor die ene stageperiode van betreffende leerling) kan dit door het veld Code W doorvoeren tot en met vandaag of de einddatum van de stage aan te vinken. Codes W kunnen per dag ook collectief doorgevoerd worden voor alle leerlingen vanuit de vestigingskalender (menu Aanwezigheden Kalender opbouwen ). Bij het verwijderen van een stage worden alle W-codes gewist. Dat gebeurt ook bij het invullen van het veld Stopgezet voor alle W-codes tussen de stopzettingsdatum en de einddatum van de stage. Indien de einddatum van de stage wordt aangepast, dan worden W-codes geschrapt (bij vervroegde einddatum) of toegevoegd (bij verlengde einddatum) indien het veld Codes W doorvoeren naar de afwezigheden voor deze stage wordt aangevinkt. Via kunt u een overzicht oproepen van alle afwezigheden van de leerling. Via kunt een overzicht van de W-codes oproepen en die desgevallend verwijderen door achteraan op de prullenbak te klikken: De overige velden zijn enkel ter info voor de school en/of voor de afprint van het stagecontract. Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van uw input bij de bedrijven. De lijst met disciplines stelt u zelf samen langs menu Stages Disciplines (zie 1.11). Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 8

10 Er kunnen meerdere functiepersonen (mentor, stagebegeleider, vertegenwoordiger) gekoppeld worden aan een stage. Klik hiervoor op : U selecteert de functie en krijgt een lijst met bovenaan de contactpersonen gekoppeld aan deze stageplaats, gevolgd door de leerkrachten van uw school. Indien er slechts één mentor en/of vertegenwoordiger gekoppeld is aan het bedrijf, dan worden deze automatisch toegevoegd bij het selecteren van dit bedrijf. Indien de stagebegeleider permanent aanwezig is tijdens de ganse duur van de stage moet dit veld aangevinkt worden. Indien er een introductiedag is, dan vinkt u het gelijknamige veld aan. Er komen dan drie bijkomende velden tevoorschijn waar u datum, start- en einduur kunt ingeven. Via het printericoontje bovenaan kunt u een individuele steekkaart en de standaard stageovereenkomst afprinten. Op het tweede tabblad Historiek vindt u een overzicht van alle stages die de leerling over de schooljaren heen gedaan heeft: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 9

11 Op het derde tabblad Voorkeursbedrijven kunt u de bedrijven selecteren waar de leerling het liefst stage zou lopen. Dit doet u door het betreffende bedrijf met de pijltjestoets over te zetten van de linker- naar de rechterkolom: 1.4 Stages Modulair Werkwijze is identiek aan het voltijds onderwijs, met dat verschil dat je eerst een module moet selecteren. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 10

12 1.5 Werklijst Langs deze menukeuze kunt u zelf lijsten samenstellen die u dan kunt exporteren naar Excel of Word. U doet dit door de kolom(men) waarop u wenst te groeperen te slepen naar de hoofding van dit scherm: Een andere (en betere) mogelijkheid om eigen lijsten samen te stellen is via het afdrukken (zie 1.9). 1.6 Werklijst met tijdstippen Idem als 1.5, maar dan met mogelijkheid om te groeperen op één of meerdere tijdstippen: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 11

13 1.7 Etiketten Langs deze menukeuze kunt u stage-etiketten afprinten aan de hand van een wizard die u moet doorlopen. Wenst u eigen etiketten te ontwerpen, dan moet u werken via Excel en Word (zie afzonderlijke handleidingen op de supportsite). Op de eerste pagina kunt u een aantal parameters opgeven: In de volgende stappen kunt u dan één of meerdere scholen/vestigingen of klassen/subgroepen/ afdelingsjaren selecteren, of zelfs één of meerdere leerlingen. U kunt telkens vanuit het betreffende niveau afprinten via het printericoontje bovenaan links: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 12

14 1.8 Contracten Langs deze menukeuze ontwerpt u zelf uw stageovereenkomst(en). De definiëring van de 3 partijen gebeurt door Informat. De opsomming van de artikelpunten kan door de school zelf bepaald worden. Klik op het plusteken om een nieuwe overeenkomst toe te voegen. Vul een naam in voor de stageovereenkomst en geef het ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens (naam en voornaam van de leerling, stageplaats,...) definieert u aan de hand van de voorgestelde parameters (dus door die veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken! Het is aangeraden om de overeenkomst volledig zelf in te voeren, en niet te kopiëren vanuit Word of Excel omdat er dan vaak problemen zijn met de opmaak. Onder het ontwerp kunt u aanvinken dat deze overeenkomst als standaard stageovereenkomst gebruikt moet worden. Dit model wordt dan genomen wanneer u een stageovereenkomst afprint vanuit de stagefiche. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 13

15 1.9 Afdrukken Langs deze menukeuze kunt u een aantal stagedocumenten afprinten. Eerst en vooral zijn er de standaardlijsten. Links selecteert u het gewenste document. Rechts selecteert u school en vestiging waarvoor u dit document wil afprinten. Duid aan of u een afdruk voor bepaalde klassen of afdelingsjaren wenst en vink de gewenste klassen/afdelingsjaren aan. Met de knoppen Alle of Geen kunt u alle klassen/afdelingsjaren respectievelijk aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document krijgt u onderaan andere parameters te zien. Bij de stageovereenkomsten zijn dat bv. de verschillende modellen die u zelf hebt ontworpen. Als deze zijn ingevuld klikt u op het printericoontje bovenaan links om af te drukken. U kunt ondermeer raam- en deelovereenkomsten afprinten. Een raamcontract is een contract tussen de school en het bedrijf met alle leerlingen die naar dit bedrijf op stage gaan met vermelding van alle stageperiodes. Er kunnen raamovereenkomsten afgedrukt worden zonder dat leerlingen een reeds stageperiode hebben. Op die manier kunnen er aan het begin van het schooljaar reeds raamovereenkomsten gemaakt worden tussen school en bedrijf. De leerlingen zelf kunnen dan later via een lijst aan die bedrijven worden bezorgd. Een deelcontract is een overeenkomst tussen de school en de leerling zelf. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 14

16 Daarnaast kunt u een onbeperkt aantal eigen lijsten aanmaken. Kies hiervoor bovenaan de lijst aan de linkerkant voor 'Eigen lijsten': Samenstelling van de kolommen kan gekozen worden. Er kan gegroepeerd worden op 3 niveaus (geen verplichting; u kunt er voor opteren om niet te groeperen). Er kan op samenstelling van meerdere velden gegroepeerd worden. Kolomtitels kunnen aangepast worden. Er kunnen staande/liggende lijsten gemaakt worden. Er kan een kolomtitel ingevuld worden zonder dat het gekoppeld is aan een veld. Dit is bv. van toepassing wanneer een lijst wordt doorgestuurd naar een stageplaats die door de stagegever zelf nog moet worden aangevuld. Er wordt gesorteerd op de volgorde van de kolommen. Er is sortering in de groepering. Titel kan gekozen worden en bij het afdrukken zelf kan die titel nog aangepast worden. Opmerking onderaan kan gekozen worden. Bv. lijsten per periode, per klas, per stageplaats, per mentor, per afdeling, etc. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 15

17 1.10 Brieven Langs deze menukeuze kunt u eigen brieven en lijsten ontwerpen, zowel voor de stagiair als voor het stagebedrijf. Klik op het plusteken om een nieuwe brief toe te voegen. Vul een naam in voor de brief en geef het ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens (naam en voornaam van de leerling, stageplaats,...) definieert u aan de hand van de voorgestelde parameters (dus door die veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken! U kunt onder meer de foto als parameter selecteren. Wilt u de foto centraal of aan de rechterkant van de pagina positioneren, dan moet u gebruik maken van een tabel (zie pijl 2 in onderstaande schermafdruk): Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 16

18 Het is aangeraden om de brief volledig zelf in te voeren, en niet te kopiëren vanuit Word of Excel omdat er dan vaak problemen zijn met de opmaak. Via het printericoontje kunt een voorbeeldbrief afprinten zodat u het ontwerp kunt controleren. Via de knop kunnen brieven gedeeld worden met andere gebruikers van de eigen school of gekopieerd naar een andere school zodat die ontwerpen niet volledig opnieuw moeten ingebracht worden. Als u hierop klikt, kunt u een school en gebruiker kiezen: Kiest u een andere gebruiker van dezelfde school, dan wordt de brief/sjabloon gedeeld zodat beide gebruikers hetzelfde ontwerp kunnen aanpassen. Kiest u een andere school, dan wordt de brief/sjabloon gekopieerd voor de geselecteerde gebruiker Disciplines Langs deze menukeuzes kunt u eigen disciplines toevoegen die u dan kunt invullen in de stagefiches (zie 1.3). Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 17

19 1.12 Stagedatabank Alle voltijdse scholen waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen, moeten tussen 15 mei en 31 augustus via een zending een aantal gegevens over de gevolgde stages meedelen. Het betreft: * voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van: - de 2 e en de 3 e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd; - het modulair; - de 4 e graad BSO; - HBO Verpleegkunde; - Se-n-Se TSO en KSO. * voor het BUSO, de leerlingen van : - OV1: enkel de stages met een productief karakter moeten worden meegedeeld. Sociaalmaatschappelijke trainingen met een niet-productief karakter moeten niet worden meegedeeld; - OV2: - leerlingen uit de tweede fase; - leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage; - OV3: - leerlingen uit de kwalificatiefase (1 e en 2 e leerjaar en modulair onderwijs) en uit de integratiefase (alternerende beroepsopleiding); - leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage; - OV4: leerlingen van de 2 e en de 3 e graad KSO, TSO of BSO. Het tekstbestand kan niet aangemaakt worden vóór 15 mei, maar u kunt uiteraard wel al de berichten controleren en de fouten verbeteren. De databank zelf wordt aangemaakt langs menu Edison. Stap 1: Berichten controleren U komt in de leerlingenlijst terecht en moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Het programma voert dan een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 18

20 U krijgt een lijst met leerlingen bij wie nog fouten werden vastgesteld: Stap 2: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie: Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. Stap 3: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 19

21 Stap 4: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen: U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de databank en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kan u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 5: Bestand controleren Klik op de knop EDISON-bestand aanmaken!. Eerst moet u het controlebestand aanmaken door op de knop Bestand controleren te klikken. Er wordt dan een leesbare afdruk gemaakt van wat er zal worden doorgestuurd (u moet het bestand dus niet meer eerst aanmaken alvorens het te controleren langs menu Edison Controlebestand ). Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 20

22 Stap 6: Bestand downloaden Als de databank inhoudelijk correct is, mag u het bestand downloaden. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslagen worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. Stap 7: Databank versturen Nu kunt u de databank doorsturen met het EDISON-pakket. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 21

23 1.13 Beknopte werkwijze stagedatabank Alle stageplaatsen van de eigen school vindt u terug onder menu 'Stages' Bedrijven. Als hier een stageplaats ontbreekt, controleert u eerst of die nog niet voorkomt bij de niet-actieve bedrijven. Is dat het geval, dan vinkt u het veld Actief aan bij het betrokken bedrijf. Is dat niet het geval, dan moet u de stageplaats alsnog zelf toevoegen langs menu Bedrijven. Deze wordt dan automatisch gekoppeld aan uw eigen school. Langs menu 'Stages' - Periodes toekennen kunt u voor alle leerlingen van één of meerdere klassen ineens een stageperiode toevoegen. Specifieke gegevens i.v.m. deze stage moeten dan verder aangevuld worden langs menu Stages - Stages. Uiteraard kunt u hier ook per leerling een stage toevoegen. Vergeet niet de tijdstippen aan te vinken, want dit is zowel van belang voor het aanwezigheidsregister (code W) als de stagedatabank (aantal geplande halve dagen stage per periode wordt hieruit afgeleid). De databank zelf wordt aangemaakt langs menu Edison. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 22