Projectmedewerker Dienst cultuur Functiebeschrijving Niveau B Niet-leidinggevend 1. IDENTIFICATIEGEGEVENS AFDELING VRIJE TIJD DIENST FUNCTIE CULTUUR GENERIEKE FUNCTIETITEL Administratief medewerker/ dossierbeheerder? SPECIFIEKE WERKTITEL GRAAD Bv CATEGORIE B1-B3 Administratief personeel STATUUT Statutair 2. POSITIONERING EN ORGANOGRAM Hiërarchisch directe chef (eerste beoordelaar) Hiërarchisch één na hogere chef (tweede beoordelaar) Andere, operationeel leidinggevende (beoordelaar met adviserende bevoegdheid) Cultuurbeleidscoördinator Afdelingscoördinator vrije tijd Versie: december 2015 1
3. DOEL VAN DE FUNCTIE Inhoudelijke en administratieve ondersteuning voor de projecten en activiteiten georganiseerd door de dienst cultuur. Daarnaast ondersteunen van de verenigingen die het culturele werkveld vormen, het ondersteunen van de cultuurraad en de projectmatige opvolging van culturele erfgoedprojecten. 4. KERNRESULTAATSGEBIEDEN 1. Zelfstandig behandelen van alle administratieve taken, ten einde te komen tot een goede werking van de dienst. - briefwisseling, telefoon, e-mail beantwoorden - archieven van de dienst op gestructureerde wijze bijhouden - opvolgen en samenstellen van dossiers aan het College - opvragen van de nodige adviezen 2. Zelfstandig behandelen van inhoudelijke en administratieve taken i.v.m. projecten en activiteiten georganiseerd of gesteund vanuit de dienst cultuur. - inhoudelijk verdiepen, uitwerken en zelfstandig opvolgen van culturele projecten en activiteiten - het opstarten, het coördineren en het begeleiden van culturele activiteiten, inclusief het opvolgen van het budget ervan - het opnemen van administratieve taken voor wat betreft de projectwerking 3. Ondersteuning van de cultuurraad - het waarnemen van secretaris -opdrachten, verslaggeving en briefwisseling - bijwonen van agendacommissie, algemene vergadering, dagelijks bestuur en eventuele werkgroepen - financiële opvolging van budgetten cultuurraad - ondersteuning van activiteiten van de cultuurraad - leveren van informatie over het zeer brede scala van onderwerpen betreffende het cultuurbeleid 4. Ondersteunen van de verenigingen die samen het culturele werkveld vormen. - optreden als contactpersoon tussen de verenigingen en de stad - informatie uitwisselen met het culturele werkveld - adviseren van de verenigingen - administratieve afhandeling van de aanvragen voor subsidies en toelagen voor zowel de werking, de infrastructuur, de projecten, podium, pop en vieringen 5. Het adviseren van het gemeentebestuur en administratie bij dossiers met betrekking tot archeologisch, bouwkundig en cultureel erfgoed i.h.k.v. de samenwerking met ZOLAD+ en Erfgoed Haspengouw - in overleg met R.O. advies geven inzake erfgoedbeleid - opvolgen van een overlegplatform met betrokken actoren die met archeologisch, bouwkundig en cultureel erfgoed in aanraking komen - opvolging van de projecten rond archeologisch en bouwkundig erfgoed en oog voor de ontsluiting van onderzoek en de resultaten ervan met regelmatige terugkoppeling aan het college, de secretaris, het managementteam - coördineren van culturele erfgoedprojecten: inhoudelijke en administratieve opvolging van culturele erfgoedprojecten. Versie: december 2015 2
6. Inhoudelijk meewerken aan een actief communicatiebeleid waarbij de dienst cultuur het initiatief neemt om de burgers van de Stad Bilzen actief te informeren rond de projecten en activiteiten die georganiseerd of ondersteund worden door de dienst cultuur. - verzorgen van de informatieflow van de dienst cultuur naar de verantwoordelijke voor de communicatie (artikels voor de dertien, info voor website, folders en brochures, pers, nieuwsbrief ) - individuele burgers en professionelen te woord staan, hen de juiste informatie bezorgen 7. Meewerken aan de integratie en coördinatie van alle taken en aspecten met betrekking tot de dienst zodat de werking van de dienst cultuur efficiënt georganiseerd is. - administratieve opvolging van de dossiers ivm toelagen, subsidies en tussenkomsten allerhande dit coördineren met de dienst financiën - toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening - kwaliteitszorg implementeren en opvolgen binnen de dienst - opvolging van wetgeving en reglementering; aanwenden en verder ontwikkelen van eigen expertise met betrekking tot de opdrachten binnen de dienst 8. Actief meewerken aan het verder optimaliseren van de dienstverlening van de dienst cultuur, met als doel het uitbouwen van een pro-actieve dienst cultuur. - meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst cultuur - voorstellen doen rond het uitwerken van procedures binnen de dienst die het werk vergemakkelijken - actief participeren aan het werkoverleg, voorstellen die de hele dienst aanbelangen hier ter bespreking voorleggen - meewerken aan en waken over een optimale communicatie met de leidinggevende Versie: december 2015 3
5.COMPETENTIEPROFIEL FUNCTIEGROEP: NIVEAU C4-C5 EN B1-B3 KERNCOMPETENTIES AANVULLENDE COMPETENTIES Beleidsgerelateerde competenties 1/ Klantgericht werken Inspelen op vragen en behoeften van collega s (intern), andere diensten, burgers, externe klanten Klantgericht werken Goed kunnen luisteren Geduld Inlevingsvermogen Samenwerken met diverse afdelingen Aan eenzelfde touw trekken, collegialiteit Eigenbelang afstemmen op dat van andere afdelingen 2/ Kwaliteitsvol werken Zorgvuldig werken Wetgeving en regels naleven Zorg dragen voor materiaal Werkplaats ordelijk achterlaten Correct de nodige administratie verrichten Zelfstandig kunnen werken o Beslissingen kunnen nemen o Spontaan initiatieven nemen ter realisatie van organisatiedoelstellingen Verantwoordelijkheidszin Taken naar best vermogen uitvoeren werktempo en resultaatgerichtheid Veiligheids-, gezondheids- en beleidsregels toepassen Afspraken (doen) naleven Discreet omgaan met informatie Eigen verantwoordelijkheid nemen, niet afschuiven op anderen Initiatief nemen om zaken zelf uit te voeren of uit te zoeken Consequent en objectief werken Resultaatgerichtheid Efficiënt en consequent handelen met het oog op het bereiken van de (langere termijn) organisatie doelstellingen. Medewerkers aansturen in de richting van doelen en deadlines 1 Efficiënte communicatiekanalen kiezen Plannen en organiseren Zorgen voor een efficiënte werkverdeling 1 Prioriteiten stellen Verbanden zien consequenties inschatten en hierop inspelen (vooruit denken en werken) Planning continu kunnen bijsturen 3/ Omgevingsgericht handelen Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen in het eigen vakgebied Inspelen op maatschappelijke tendensen & opportuniteiten 1 Van toepassing op de medewerkers van dit niveau die een leidinggevende functie hebben Versie: december 2015 4
Interactiegerelateerde competenties 4/ Organisatiebetrokkenheid Organisatiegerichtheid Zaken in hun ruimere context plaatsen Kijken door de organisatiebril Objectiviteit Loyaal ten aan zien van besluitvorming Beleidsondersteunend werken, beleidsopvolging Afstand kunnen nemen van het dagdagelijkse 5/ Goed communiceren Goed communiceren Boodschappen correct en duidelijk overbrengen Helder, bonding en onderbouwd rapporteren Tijdig overleggen met collega s, team, andere diensten Interne communicatiekanalen kennen en benutten Communicatie voor leidinggevenden 1 Duidelijke opdrachten kunnen geven op een aanvaardbare manier Conflicthaarden of misverstanden snel herkennen en uitpraten Communicatie aanpassen aan verschillende niveaus Confrontaties durven aangaan 6/ Respectvol samenwerken Samenwerken Verdraagzaamheid Behulpzaamheid en collegialiteit Respect voor andere meningen Teamgericht overleggen met collega s en Kunnen omgaan met diversiteit (karakters, andere diensten leeftijden, culturen ) Duidelijke afspraken maken en nakomen Loyaal optreden tov je medewerkers en je leidinggevenden Leidinggeven/coachen 1 Medewerkers helpen en motiveren Competenties van medewerkers goed kunnen inschatten Oog hebben voor competentieverhoging van medewerkers Delegeren, opvolgen en bijsturen Constructieve feedback geven Persoonsgerelateerde competenties 7/ Houding Positieve ingesteldheid Enthousiasme Motivatie Empathisch vermogen 8/ Zichzelf ontwikkelen (leergierigheid, leerbereidheid) Doorzettingsvermogen Kennis van de eigen sterktes en zwaktes Ook bij niet-optimale omstandigheden efficiënt Stappen ondernemen tot verdere blijven werken competentieontwikkeling Zaken consequent blijven opvolgen 9/ Flexibiliteit Zich kunnen aanpassen aan omstandigheden Efficiënt kunnen werken onder druk (tijd, en veranderingen politiek ) Bereidheid tot werken op flexibele tijdstippen avond en weekendwerk Verschillende zaken gelijktijdig kunnen opvolgen Kernresultaatgebieden en competentieprofiel kunnen steeds worden aangepast aan nieuwe, tijdelijke of permanente ontwikkelingen. 1 Van toepassing op de medewerkers van dit niveau die een leidinggevende functie hebben Versie: december 2015 5