Functiebeschrijving Niveau C1-C3

Transcriptie

1 Admin. medewerker milieudienst Functiebeschrijving Niveau C1-C3 Niet-Leidinggevend 1. IDENTIFICATIEGEGEVENS AFDELING TERRITORIUM DIENST MILIEUDIENST SUBDIENST FUNCTIE GENERIEKE FUNCTIETITEL Medewerker SPECIFIEKE WERKTITEL GRAAD C1-C3 CATEGORIE Administratief STATUUT Contractueel 2. POSITIONERING EN ORGANOGRAM Hiërarchisch directe chef (eerste beoordelaar) Hiërarchisch één na hogere chef (tweede beoordelaar) Andere, operationeel leidinggevende (beoordelaar met adviserende bevoegdheid) Diensthoofd milieudienst Afdelingshoofd territorium Secretaris versie: januari

2 3. DOEL VAN DE FUNCTIE Verwerken van milieuvergunningsaanvragen, natuurvergunningsaanvragen, klachten inzake hinder, met als doel de kwaliteit van het leefmilieu in Bilzen te helpen waarborgen. 4. KERNRESULTAATSGEBIEDEN 1. Zelfstandig behandelen van alle administratieve taken i.v.m. de milieuvergunningen binnen het kader van de VLAREM-wetgeving, met als doel de aanvrager binnen de wettelijke termijn een vergunning of aktename te bezorgen. - registratie van de aanvraag in daartoe bestemde databases - opmaak documenten die kaderen in in de VLAREM-wetgeving rond hinder (oa erkenning muziekactiviteit) - opvragen van de nodige adviezen - starten van openbaar onderzoek en verzamelen van bezwaarschriften - dossier met voorstel aan College voorleggen - opvolgen van dossiers in beroep 2. Zelfstandig behandelen van alle administratieve taken i.v.m. de natuurvergunningen, met als doel de aanvrager binnen de wettelijke termijn een vergunning of aktename te bezorgen. - registratie van de aanvraag - opvragen van de nodige adviezen - dossier met voorstel aan College voorleggen - opvolgen van dossiers in beroep 3. Administratieve afhandeling van adviezen in verband met rioleringsaansluitingen en bouwvergunningsaanvragen, zodat de vergunningsdossiers vervolledigd kunnen worden en terug bezorgd kunnen worden aan de aanvrager. - administratief verwerken van adviezen tot een gemotiveerde vergunning - opmaken van brieven met advies - samenstellen collegedossier via digitaal college 4. Uitvoeren van taken in het kader van formulierenbeheer meer bepaald het opmaken van erkenningen, reglementen en attesten, met als doel te komen tot correct ingevulde formulieren en dit binnen een redelijke termijn. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken, het correct invullen van deze formulieren: - verwerken aanvragen subsidiereglementen, opmaken besluiten, controle binnengekomen formulieren - controle regenwaterputten - opmaak slachtpassen ihkv het Islamitisch offerfeest versie: januari

3 5. Instaan voor het klachtenonderzoek met betrekking tot hinder, afvalsysteem Diftar en de afhandeling van deze klachten. - registreren van klachten op de webtoepassing MKROS - verwerking van de klachten; onder de vorm van opdrachten voor de milieubeheersploeg - bijhouden aanvragen bestrijding schadelijke dieren (zwerfkatten, ratten en vogels) - loslopende honden controle gegevens Heynenhof politie en financiële dienst 6. Aan de balie te woord staan van individuele burgers en professionelen, ten einde hen juiste informatie te verschaffen, en achteraf de administratieve verwerking van de aanvragen. - verkoop compostvaten, -bakken en wormenbakken - uitleg ivm incontinentiettoelage; - Diftar uitleg afvalsysteem, betalingsuitnodigingen, registratie klachten, problemen oplossen, - uitleg kapmachtigingen natuurvergunning - uitleg ivm diverse subsidiereglementen (ook van andere instellingen/overheden) 7. Meewerken aan de integratie en coördinatie van alle taken en aspecten met betrekking tot de dienst zodat de (wissel) werking van de verschillende cellen binnen de milieudienst efficiënt georganiseerd is, met als doel de efficiëntie van de dienst te verbeteren. - meewerken aan de organisatie van de Nacht van de duisternis - secretariaat milieuraad, versturen uitnodigingen - toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening - kwaliteitszorg implementeren en opvolgen binnen de dienst - opvolging van wetgeving en reglementering; aanwenden en verder ontwikkelen van eigen expertise met betrekking tot de diverse deelopdrachten binnen de dienst 8. Actief meewerken aan het verder optimaliseren van de dienstverlening van de milieudienst, met als doel het uitbouwen van een pro-actieve milieudienst. - meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de milieudienst - voorstellen doen rond het uitwerken van procedures binnen de milieudienst die de transparantie van het werk moeten vergroten - actief participeren aan het wekelijkse dienstoverleg, voorstellen die de hele dienst aanbelangen hier ter bespreking voorleggen - meewerken aan en waken over een optimale communicatie met het diensthoofd 9. Meewerken aan een actief communicatiebeleid waarbij de milieudienst het initiatief neemt om de burgers en de personeelsleden van de Stad Bilzen actief te informeren in verband met het op een duurzame manier omgaan met het leefmilieu. - verzorgen van de informatieflow van de milieudienst naar de dienst communicatie (artikels voor de dertien, intranet, Bilzen van dichtbij, info voor website, mails, tip van de week in infoflits, folders en brochures, pers ) 10. Meewerken aan de centrale balie van de dienst territorium (beurtrol maandagavondopening). - verzorgen van de informatieflow van de milieudienst naar de dienst communicatie (artikels voor de dertien, intranet, Bilzen van dichtbij, info voor website, mails, tip van de week in infoflits, folders en brochures, pers ) 5. COMPETENTIEPROFIEL versie: januari

4 FUNCTIEGROEP: ADMINISTRATIEVE MEDEWERKERS C1-C3 & D1-D3 KERNCOMPETENTIES AANVULLENDE COMPETENTIES Beleidsgerelateerde competenties 1/ Klantgericht werken Inspelen op vragen en behoeften van collega s (intern), andere diensten, burgers, externe klanten Klantgericht werken Goed luisteren Geduld Inlevingsvermogen Vriendelijk en beleefd blijven in alle omstandigheden 2/ Kwaliteitsvol werken Zorgvuldig werken Wetgeving en regels naleven Zorg dragen voor materiaal Administratie correct en nauwgezet verrichten Zelfstandig werken Spontaan initiatieven nemen ter realisatie van de organisatiedoelstellingen Verantwoordelijkheidszin Taken naar best vermogen uitvoeren werktempo en resultaatgerichtheid Discreet en correct omgaan met informatie Veiligheids-, gezondheids- en beleidsregels toepassen Afspraken naleven Initiatief nemen om opdrachten zelf uit te zoeken en uit te voeren Consequent en objectief werken 3/ Omgevingsgericht handelen Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen in het eigen vakgebied Inspelen op maatschappelijke tendensen & opportuniteiten Resultaatgerichtheid Werken in overeenstemming met doelen en deadlines Plannen en organiseren Met verschillende zaken tegelijk bezig zijn, onthouden Het eigen werk plannen in functie van deadlines Prioriteiten stellen Verbanden zien consequenties inschatten en hierop inspelen (vooruit denken en werken) versie: januari

5 Interactiegerelateerde competenties 4/ Organisatiebetrokkenheid Organisatiegerichtheid Zaken in hun ruimere context plaatsen Objectiviteit Correct uitvoeren van besluitvorming Flexibiliteit Inspringen voor collega s waar nodig Ook buiten strikte eigen taakafbakening gaan 5/ Goed communiceren Goed communiceren Boodschappen correct en duidelijk overbrengen Helder, bonding en onderbouwd rapporteren Actief deelnemen aan overlegmomenten Op een correcte manier feedback geven/ontvangen 6/ Respectvol samenwerken Samenwerken Verdraagzaamheid Behulpzaamheid naar collega s, naar andere Respect voor andere meningen diensten en afdelingen, naar externe klanten Kunnen omgaan met diversiteit (karakters, Gemaakte afspraken nakomen en/of tijdig leeftijden, culturen ) bijstellen Overleggen met collega s, team en andere diensten Loyaal optreden tov je medewerkers en je leidinggevenden Persoonsgerelateerde competenties 7/Houding Positieve ingesteldheid Enthousiasme Motivatie Empathisch vermogen 8/ Zichzelf ontwikkelen (leergierigheid, leerbereidheid) Doorzettingsvermogen Kennis van de eigen sterktes en zwaktes Durven opkomen voor jezelf en voor eigen Stappen ondernemen tot verdere mening competentieontwikkeling Durven opkomen voor je zaak/ideeën en blijven opvolgen 9/ Flexibiliteit Verschillende zaken tegelijk kunnen opvolgen Omgaan met onvoorziene omstandigheden en veranderingen in planning Bereidheid tot avond- en weekendwerk Kernresultaatgebieden en competentieprofiel kunnen steeds worden aangepast aan nieuwe, tijdelijke of permanente ontwikkelingen. versie: januari