Praktisch Personeelsbeleid in de Bouw en Infra. 28 januari 2009

Praktisch Personeelsbeleid in de Bouw en Infra 28 januari 2009 Binden en Boeien Medewerkers De kunst vanvanrisicomanagement in de bouw Cover_2012.indd 1 19-09-12 10:33

Inhoudsopgave Deel 1 Instroom 100 1 Personeelsplanning 103 1.1 Personeelsplannen in stappen 103 1.1.1 Samenstelling personeel naar leeftijd en ervaring 103 1.2 Personeelsplanning 103 2 Werving 105 2.1 Functieomschrijving 105 2.1.1 Checklist onderdelen functieomschrijving 105 2.1.2 Voorbeeld functieomschrijving UTA 106 2.2 Functieprofiel 107 2.3 Intern werven 107 2.4 Extern werven 107 2.4.1 Overzicht voor- en nadelen methodes van werven 108 2.4.2 Advertentiemedium kiezen 109 2.4.3 Kandidaten zoeken via internet 109 2.4.4 Bureau inschakelen voor werving en selectie 109 2.4.5 Doe het eens anders 109 2.5 Opstellen van de personeelsadvertentie 110 2.5.1 Overzicht opbouw en onderdelen advertentie 111 2.6 Overzicht sollicitatievormen 112 2.6.1 Voorbeeld sollicitatieformulier 113 3 Selectie 114 3.1 Planning van het selectieproces 114 3.2 Voorselectie 114 3.2.1 Beoordelingsformulier voorselectie 114 3.3 Sollicitatiegesprek 115 3.3.1 Voorbereiding en valkuilen 115 3.3.2 Introductie 116 3.3.3 Agenda/procedure 116 3.3.4 Het gesprek zelf 116 3.3.4.1 Beoordelingsformulier sollicitatiegesprek 116 3.3.4.2 Vragen checklist 117 3.3.5 Afronding 117 3.3.6 Vastlegging 117 3.3.7 Keuze bepalen 117 3.4 Meer selectiemiddelen 117 3.4.1 Criteriumgericht selectiegesprek en STARR-methodiek 117 3.4.2 Psychologische test 118 3.4.3 Assessment 118 3.5 Voorbeeldbrieven 119 3.5.1 Voorbeeld tekst geen uitnodiging gesprek 119 3.5.2 Voorbeeld tekst (uitnodiging) 119 3.5.3 Voorbeeld tekst afwijzing na gesprek 119 3.6 NVP Sollicitatiecode 120 3.7 Acties bij indiensttreding 123 3.8 Voorbeeld Personeelsregistratieformulier 124 4 Arbeidsovereenkomst en Arbeidsvoorwaarden 127 4.1 Inleiding 127 4.2 Arbeidsovereenkomst algemeen 127 4.3 Personeelshandboek 127 4.4 Arbeidsvoorwaarden 128 4.5 Soorten Arbeidsovereenkomsten 128 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl 8

4.5.1 Model arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd 129 4.5.2 Model arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 132 4.5.3 Model arbeidsovereenkomst i.v.m. een bepaalde gebeurtenis 136 4.5.4 Model arbeidsovereenkomst voor de duur van een project 139 4.5.5 Model arbeidsovereenkomst vakantiewerker 143 5 Introductie 144 5.1 Het introductieprogramma 144 5.1.1 Checklist introduceren 144 5.1.2 Checklist nieuwe medewerker 144 5.1.3 Opzet introductieboek en/of personeelshandboek 146 5.1.3.1 Checklist onderwerpen/inhoud 146 6 Personeelsdossier 147 6.1 Waarom een personeelsdossier? 147 6.2 Wat moet een personeelsdossier bevatten? 147 6.3 Inhoud individueel personeelsdossier 147 6.4 Inhoud salarisdossier 147 Deel 2 Doorstroom 200 1 Motivatie en ontwikkeling 204 2 Stappen voor personeelsontwikkeling 205 2.1 Ontwikkelingsinstrumenten 205 3 Ontwikkelen, functioneren en beoordelen 206 3.1 Belang van functionerings- en beoordelingsgesprekken 207 3.1.1 Verschillen beoordelings- en functioneringsgesprekken 207 3.2 Het functioneringsgesprek 207 3.2.1 Kenmerken 207 3.2.2 Procedure functioneringsgesprekken 207 3.2.3 Uitvoering functioneringsgesprek 208 3.2.3.1 Model verslag functioneringsgesprek. 208 3.3 Beoordelingssysteem opzetten 208 3.4 Beoordelingsgesprek/combinatiegesprek 209 3.4.1 Voorbeeld beoordelingsformulier UTA 210 3.4.2 Voorbeeld beoordelingsformulier Bouwplaatspersoneel 213 4 Opleidingen 215 4.1 Stappen voor opleidingsplannen 215 4.1.1 Formulier individueel opleidingsplan 216 4.1.2 Voorbeeld VAK/profiel 217 4.1.3 Studieovereenkomst 219 4.1.3.1 Voorbeeld studieovereenkomst 219 5 Duurzame inzetbaarheid 220 5.1 Nut & noodzaak duurzame inzetbaarheid 220 5.1.1 Duurzame inzetbaarheid 220 5.1.2 Aandacht voor duurzame inzetbaarheid 220 5.1.3 Wat levert duurzame inzetbaarheid op 220 5.2. Bouwstenen duurzame inzetbaarheid 221 5.2.1 Bouwsteen 1: Bedrijfscultuur 221 5.2.2. Bouwsteen 2: Vitaliteit 221 9 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl

5.2.3. Bouwsteen 3: Organiseren van het werk 222 5.2.4. Bouwsteen 4: Opleiding & ontwikkeling 222 5.2.4. Bouwsteen 5: Arbeidsvoorwaarden 222 5.3 Duurzame inzetbaarheid in de praktijk (voorbeeld checklist) 223 5.4 Verandering van functie 227 5.4.1 Demotie 227 6 Doorwerken na de AOW gerechtigde leeftijd 228 6.1 Beëindiging arbeidsovereenkomst met een medewerker die de AOW gerechtigde leeftijd heeft bereikt 228 6.2 Voortzetting arbeidsovereenkomst met een medewerker die de AOW gerechtigde leeftijd heeft bereikt (of reeds eerder gepensioneerde medewerker) 228 6.2.1 Risico s voor de werkgever 228 6.3 Sociale verzekeringen en belastingen 229 6.3.1 Volksverzekeringen 229 6.3.2 Werknemersverzekeringen 229 6.3.3 Zorgverzekeringen 229 Deel 3 Uitstroom 300 1 Externe herplaatsing 303 1.1 Aandachtspunten 303 2 Ontslag 304 2.1 Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd loopt af 304 2.2 Beëindiging met wederzijds goedvinden 305 2.2.1 Modelovereenkomst einde arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden 305 2.3 Beëindiging door opzegging 306 2.3.1 Opzegsituaties 307 2.3.2 Opzegverboden 307 2.3.3 Afspiegelingsbeginsel 308 2.3.4 Op staande voet ontslag/schorsing 308 2.4 UWV Werkbedrijf versus kantonrechter 309 2.4.1 Ontslagprocedure bij UWV Werkbedrijf 310 2.4.1.1 Hoor en wederhoor 311 2.4.1.2 Termijnen 311 2.5 Beëindiging door uitspraak kantonrechter 311 2.6 Collectief ontslag 312 2.7 Faillissement/surseance van betaling 313 3 Afwikkeling van de arbeidsovereenkomst 314 3.1 Model getuigschrift 314 4 Exitgesprek 315 4.1 Checklist exitgesprek 315 4.2 Tips exitgesprek 315 4.3 Voorbeeldvragen 316 4.3.1 Model exit formulier 316 5 Pensionering 318 5.1 Procedure (vervroegd) pensioen 318 5.1.1 Model ontslagbrief bij (vervroegd) pensionering 319 5.2 Werken naast vroegpensioen 319 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl 10

6 Uitstroom bij arbeidsongeschiktheid/ziekte 320 6.1 Verplichtingen volgens cao 320 6.2 Wettelijke re-integratieverplichtingen 320 6.3 Opzegverbod tijdens ziekte 320 6.3.1 Uitzondering bouwplaatsmedewerkers 320 6.4 Langdurige arbeidsongeschiktheid en ontslag 320 7 Overlijden van de werknemer 322 8 Overlijden van de werkgever 323 Deel 4 Organisatie en Beheer 400 1 Organogram en functies 403 2 Kengetallen 404 2.1 Nut & noodzaak kengetallen 404 2.1.1 Inleiding 404 2.1.2 Belangrijke kengetallen in de bouw en infra 404 2.2 Kengetallen in de praktijk 404 2.2.1 Bouwmaatlat 404 2.2.2 AWVN-beloningsmonitor 405 2.2.3 Kengetallen personeelsbeleid 405 3 Vakantie en verlof 406 3.1 Regels voor opnemen vakantiedagen en roostervrije dagen 407 3.1.1 Tijdspaarfonds 407 3.1.2 Registratieformulier verlof en verzuim 407 3.1.3 Vierdaagse werkweek 55+'ers 408 3.1.4 Voorbeeld aanvraagformulier verlof 409 3.2 Wettelijke verlofregelingen 409 3.2.1 Overzicht Wet Arbeid en Zorg (WAZO) en overige verlofvormen 410 4 Overwerk 411 4.1 Overwerk bouwplaatsmedewerkers 411 4.2 Bereikbaarheidsdienst bouwplaatswerknemer 411 4.3 Overwerk UTA-medewerkers 411 5 Arbobeleid 408 5.1 Arboregelgeving 412 5.2 Inspectie SZW 412 5.3 Arbobeleid 412 5.4 Risico inventarisatie en -evaluatie (RI&E) 412 5.4.1 Toetsing van de RI&E 413 5.5 Preventiemedewerker 413 5.6 PAGO en intredekeuring 413 5.7 Arbodeskundigheid 414 5.7.1 Arbeidsomstandighedenspreekuur (preventie spreekuur) 414 5.8 Voorlichting 414 5.9 Bedrijfshulpverlening 414 5.10 Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) 414 5.11 Ongevallenregistratie 415 5.12 Werkdrukmaatregelen UTA-medewerkers 415 5.13 VCA 415 11 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl

6 Verzuim (beleid) 412 6.1 Inleiding en doel verzuimbeleid 416 6.2 Wettelijke regelingen en verzuim 416 6.2.1 Loondoorbetaling bij ziekte en cao Bouwnijverheid 416 6.2.2 Ziektewet 416 6.2.3 Wet Verbetering Poortwachter 416 6.2.4 Sancties 417 6.2.5 Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) 417 6.2.5.1 Overzicht financiële gevolgen WIA 418 6.3 Verzuimregistratie 418 6.4 Verzuimreglement 418 6.5 Re-integratie 419 6.5.1 Geen passend werk 419 6.5.2 Rol UWV 419 6.5.3 Re-integratiebonus 419 6.6 Stappenplan verzuimbegeleiding Wet Verbetering Poortwachter (WVP) 420 6.7 Verzuimbegeleidingsgesprekken 421 6.7.1 Richtlijnen gesprek ziekmelding 421 6.7.2 Richtlijnen gesprek tijdens ziekte 422 6.7.3 Richtlijnen gesprek bij werkhervatting 422 6.7.4 Richtlijnen frequent verzuimgesprek 422 6.8 Rapportagemodellen verzuimgesprekken 423 6.8.1 Ziektemelding 423 6.8.2 Contact tijdens ziekte 423 6.8.3 Hersteldmelding 424 6.9 Model verzuimreglement 424 6.10 Verhalen (loon)schade en re-integratiekosten (regres) 426 6.10.1 Model aansprakelijkstelling regres 6:107a BW 426 7 Medezeggenschap 428 7.1 Inleiding 428 7.2 Vormen 428 7.3 Wat is wettelijk verplicht? 428 7.4 Personeelsvergadering 428 7.4.1 Checklist personeelsvergadering 428 7.5 Personeelsvertegenwoordiging 429 7.6 Ondernemingsraad 429 7.7 Stappenplan organiseren van een OR/PVT 430 7.8 Meer informatie 431 8 Het Nieuwe Werken 432 8.1 Het Nieuwe Werken als nieuwe manier van werken 432 8.1 1 Inleiding en doel van Het Nieuwe Werken 432 8.1.2 Voordelen van Het Nieuwe Werken 433 8.2 Het Nieuwe Werken ontrafeld 433 8.3. Het Nieuwe Werken en de wet: juridisch, arbo en fiscaal 434 8.3.1 Juridisch 434 8.3.2 ARBO 435 8.3.3 Fiscale faciliteiten thuiswerkplek 436 8.4 Het Nieuwe Werken in de praktijk (voorbeeld checklist) 438 8.4.1 Realiseren van Het Nieuwe Werken in uw bedrijf (uw aanpak) 438 8.4.2 Fasen invoeren Het Nieuwe Werken 439 8.4.3 Het Nieuwe Werken - regeling en overeenkomst medewerker (voorbeeldformulier) 440 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl 12

Deel 5 Protocollen overige hulpmiddelen 500 1 Voorbeeld teksten introductieboek 503 1.1 Voorwoord (voor een VCA-gecertificeerd bedrijf) 503 1.2 Voorwoord (voor een NIET-VCA-gecertificeerd bedrijf) 503 1.3 (VGM-)Beleidsverklaring directie 503 1.4 Algemene bedrijfsinformatie 504 1.4.1 Arbeidsovereenkomst 504 1.4.2 Belangrijke telefoonnummers 504 1.4.3 Persoonlijke gegevens 504 1.4.4 Werktijden 504 1.4.5 Tijdstip en wijze van betaling salaris 504 1.4.6 Pensioenregeling 504 1.4.7 Arbeidsongeschiktheid en verzekeringen (WIA, WGA) 504 1.4.8 Algemene nabestaandenwet (ANW) 504 1.4.9 Studietoelage 505 1.4.10 Vakantie- of roostervrije dagen en kort verzuim dagen 505 1.4.11 Kort verzuim en ander doorbetaald verzuim 505 1.4.12 Vakantietoeslag 505 1.4.13 Functioneringsgesprek 505 1.4.14 Wet Identificatieplicht 505 1.4.15 Personeelsvereniging 505 1.4.16 Autoregeling 506 1.4.17 Collectieve autoverzekering 506 1.4.18 Verhuizen in verband met het werk 506 1.4.19 Reiskostenvergoeding 506 1.4.20 Medezeggenschap 506 1.4.21 Vorstverlet 507 1.4.22 Bedrijfsgezondheidszorg/model verzuimreglement 507 1.5 Veiligheids- gezondheids- en milieuregels 509 1.5.1 Inleiding VGM 509 1.5.2 Wat is VCA 509 1.5.3 Algemene VGM-regels en voorschriften op de bouwplaats 509 1.5.4 Persoonlijke beschermingsmiddelen 509 1.5.5 Melding en registratie van ongevallen en incidenten 511 1.5.6 EHBO- en brandblusmiddelen 511 1.5.7 Instructie eerste hulp bij ongevallen 511 1.5.8 Instructie brandpreventie en bestrijding 512 1.5.9 De zorg voor het milieu 512 1.5.10 Werken met gevaarlijke stoffen/materialen 512 1.5.11 Orde en netheid/hygiëne 512 1.5.12 Materieel 512 1.5.13 Voorlichting, instructies en overleg 513 1.5.14 Overige onderwerpen 513 2 Bouwplaatsregels 514 3 Regels voor gebruik schaft en toiletruimtes 515 4 Voorbeeld kledingregeling 516 5 Regels voor het gebruik van internet 517 6 Model PBM verklaring 518 7 Gedragskenmerken/competenties 519 7.1 A Individuele gedragskenmerken 519 7.2 B Relationele gedragskenmerken 519 7.3 C Bestuurlijke gedragskenmerken 519 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl 13

7.4 D Intelligente gedragskenmerken 520 7.5 E Motivatie gedragskenmerken 520 8 Model gedragscode 521 9 Model bedrijfscode 523 10 Voorbeeld leaseregeling 525 10.1.1 Model gebruikersovereenkomst auto van de zaak 529 11 Handige internetadressen 530 Index 601 Klankbordgroep 603 14 Voor actuele informatie zie www.bouwendnederland.nl

Instroom Deel 1 Instroom Dit deel gaat over het bereiken van een juiste personeelsbezetting, niet alleen in aantallen maar ook in kwaliteit. Eerst wordt aandacht besteed aan personeelsplanning. Factoren die een rol spelen bij de keuze voor de termijn van personeelsplanning worden aangegeven. Vervolgens wordt aandacht besteed aan werving. Als ondersteuning zijn checklists opgenomen. Hier wordt tevens aandacht besteed aan het opstellen van functieomschrijvingen en -profielen. Daarna komen het selectieproces, arbeidsovereenkomsten en aansluitend de introductie van nieuwe medewerkers aan de orde. Uiteraard moeten al bij instroom van medewerkers zaken vastgelegd worden in personeelsdossiers. Het opzetten en beheren van personeelsdossiers wordt in dit deel beschreven. Veel informatie over het opzetten van de personeelsplanning is te vinden op www.bouwendnederland.nl/cao. Bedrijfsplannen Personeelsdoelen Bedrijfsdoelen Instroom 1 Planning 2 Werving 3 Selectie 4 Arbeidsvoorwaarden 5 Introductie 6 Personeelsdossiers Doorstroom 1 Motivatie & ontwikkeling 2 Leeftijdsbewust personeelsbeleid 3 Personeelsontwikkeling 4 Ontwikkelen functioneren en beoordelen 5 Opleiden Personeelsplannen Effectief Personeelsmanagement Bedrijfsontwikkeling Organisatie en beheer 1 Organisatie 2 Vakantie en Verlof 3 Overwerk 4 ARBO beleid 5 Verzuim 6 Medezeggenschap Uitstroom 1 Herplaatsing 2 Ontslag 3 Afwikkeling arbeidsovereenkomst 4 Pensioen 5 Arbeidsongeschiktheid 6 Overlijden Individuele plannen Individuele ontwikkeling Deel 1 Instroom 102

Personeelsplanning Deel 1 Instroom 1 Personeelsplanning Personeelsplanning is belangrijk. Een goede personeelsplanning is onder andere nodig voor: werving Hoeveel mensen moeten er worden aangenomen? Welke mensen moeten er worden aangenomen en wanneer? opleiding Welke mensen hebben welke (interne/externe) opleiding nodig? Hoeveel gaat het kosten en wanneer is training nodig; voor of tijdens de periode waarin men het werk moet verrichten? promotie Hoeveel mensen zijn er nodig voor welke leidinggevende functies? Hoe moeten we toekomstige leiders vinden, trainen en vasthouden? Wie komen er in aanmerking voor promotie? organisatieontwikkeling Voor groeiende en krimpende organisaties is het belangrijk om te weten hoeveel (vast) personeel u nodig zult hebben en hoe het (natuurlijk) verloop is. Tevens is hierbij leeftijdsopbouw belangrijk. Zie ook Duurzame inzetbaarheid in Deel 2 over Doorstroom. 1.1 Personeelsplannen in stappen 1 Bepaal de huidige positie van uw bedrijf. 2 Bepaal de gewenste positie van uw bedrijf. Vragen die u hiervoor kunt beantwoorden zijn de v o l g e n d e : m a r k t : w o n i n g, u t i l i t e i t, i n f r a, p ro j e c t o n t w i k - keling etc.; soort bedrijf, specialistisch vs. allround; soort projecten (in percentage van totaal werken); soorten werkzaamheden of diensten: renovatie, nieuwbouw, afwerking, onderhoud e.d.; eigen personeel of uitbesteden; specialisme (aanwezige specifieke kennis en ervaring). 3 Bepaal de verschillen tussen huidige en gewenste positie. De belangrijke vraag die u zich dan moet stellen is: Heeft ons bedrijf het personeel om zich in de gewenste richting te kunnen ontwikkelen? Hiertoe maakt u een analyse van uw personeel. 4 Bepaal huidige samenstelling personeel. 5 Bepaal de gewenste samenstelling personeel. Vragen die u hiervoor kunt beantwoorden zijn de volgende: leeftijdsopbouw; functies; ervaring; kennis en kunde; tekorten, hoeveel vaklieden en UTA nu en in de toekomst? 6 Bepaal de verschillen tussen huidige en gewenste samenstelling. 7 Kan dit door ontwikkeling van het eigen personeel opgelost worden? Willen medewerkers het en hebben ze de capaciteiten om het te leren? Zo ja, maak persoonlijke ontwikkel-/opleidingsp l a n n e n. Zo nee, houd hiermee rekening met werving en uitstroom. 1.1.1 Samenstelling personeel naar leeftijd en ervaring Een goede verdeling van jong en oud personeel is belangrijk. Als de leeftijdsopbouw te eenzijdig is, bestaat de kans dat het hele bedrijf tegelijk vergrijst. Er komen geen nieuwe ideeën binnen. Iedereen is oud en denkt op dezelfde traditio nele manier. Of er is geen ervaring in huis, want iedereen is nieuw. Een goede leeftijdsopbouw kan zijn: jonger dan vijfentwintig jaar: ongeveer een kwart van het personeel zou jonger dan vijfentwintig jaar moeten zijn. tussen de vijfentwintig en vijftig jaar: ongeveer de helft van het personeel zou tussen de vijfentwintig en vijftig jaar moeten zijn: deze categorie van 25-50 jaar kunt u verder onderverdelen in 2 groepen van ruim 10 jaar: 25 35 jaar en 35 50 jaar. ouder dan vijftig jaar: ongeveer een kwart van het personeel zou ouder dan vijftig moeten zijn. Zie ook het hoofdstuk over Duurzame inzetbaarheid in het deel over Doorstroom. 1.2 Personeelsplanning Het bepalen van de soort personeelsplanning die u gebruikt in uw bedrijf is van belang om tot de planning van uw eigen wervingsactiviteiten te komen. Bij personeelsplanning spelen verschillende factoren en overwegingen een rol. De duur van de planning speelt een belangrijke rol en is afhankelijk van diverse factoren. Lange termijnplanning bestrijkt minimaal zes maanden en vaak een termijn van twee tot vijf jaar. Middellange termijnplanning bestrijkt minimaal drie maanden. Korte termijnplanning bestrijkt één tot drie maanden. Om te bepalen welke soort planning voor u van belang is, kunt u onderstaand hulpmiddel gebruiken. Het schema hiernaast is een hulpmiddel bij het bepalen van de aard van de planning. 103 Personeelsplanning Deel 1 Instroom

Het kan zijn dat sommige factoren bij uw organisatie zwaarder wegen dan andere. Hier toe kunt u een wegingsfactor (1,2 of 3) toekennen. Dit geldt met name wanneer u in meerdere kolommen een gelijk aantal kruisjes heeft. Overweging nee gem* ja weging Vacatures zijn makkelijk te vervullen Voor de langere termijn is het handig om een overzicht te maken van uw personeelsbezetting naar functie en naar leeftijd. Zet dit af tegen de verwachte personeelsbehoefte voor zover u dat kunt voorzien. Zie ook het deel over Doorstroom. Zo kunt u een planning maken van uw benodigde wervingsactiviteiten. Zie ook het overzicht van voor en nadelen van methodes van werven, paragraaf 2.4.1. Meer dan 50% van de projecten lopen korter dan een maand Minder dan 30% van het bestand werkt op 1 project Tussen vraag en opdracht zit normaal minder dan 4 weken Productie is meestal minder dan drie maanden vooruit bekend Weinig allround vakmensen in dienst Weinig arbeidscontracten met lange opzegtermijn Informatie personeelsplanningen projecten traag beschikbaar? Leeftijdsopbouw goed? Loonontwikkelingen voorspelbaar? Totaal Meeste antwoorden in kolom "nee" pleit voor lange termijn X Meeste antwoorde kolom "gem" pleit voor middellange termijn X Meeste antwoorden kolom "ja" pleit voor korte termijn X * gem = gemiddeld/normaal Deel 1 Instroom Personeelsplanning 104

Werving Deel 1 Instroom 2 Werving Werving en selectie vormt een aparte discipline binnen het personeelswerk. Het is één van de meest opvallende onderdelen van het vak. Uw bedrijf treedt met wervingsadvertenties naar buiten en deze bepalen daarmee voor een deel het gezicht van de organisatie. Om goede respons te krijgen, is het belangrijk om op de juiste wijze via het juiste medium te werven en de juiste doelgroep aan te spreken. De Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP) heeft een Sollicitatiecode opgesteld die algemeen als standaard wordt gehanteerd. Het doel van deze code is een norm te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure. In de Code staat onder meer hoe het contact met kandidaten verloopt, hoe de werkgever met privé-gegevens omgaat en welke eisen aan een sollicitatiegesprek mogen worden gesteld. De Sollicitatiecode sluit aan bij de huidige wetgeving, bijvoorbeeld waar het gaat om discriminatie en privacy. De Sollicitatiecode is in 2009 voor het laatst gewijzigd. U kunt deze vinden in paragraaf 3.6. Werven in 9 stappen: 1. functieomschrijving; 2. functieprofiel/eisen vaststellen; 3. keuze tussen interne en externe werving; 4. vacaturepublicatie opstellen; 5. keuze tussen formele en informele informatiekanalen; 6. sollicitatieprocedure; 7. selectie; 8. aanstelling; 9. introductie. 2.1 Functieomschrijving Zodra een vacature ontstaat, zal eerst de inhoud van de functie beschreven moeten worden. Hiervoor is de functieomschrijving de basis. Deze heeft een relatie met uw organisatie en de cao voor de Bouwnijverheid. Hierbij is het van belang (vanwege de daaraan gekoppelde beloning) het verband te leggen met de functieniveaumatrix in de cao voor de Bouwnijverheid. Zie ook www.bouwendnederland.nl. Een functieomschrijving maakt duidelijk wat een werkgever verwacht van de medewerker en wat de medewerker mag verwachten van de werkgever. Het is tevens een hulpmiddel bij het omschrijven van de organisatie (plek in de organisatie, taken en bevoegdheden). Daarnaast handig bij certificeringstrajecten als ISO en VCA en bij het opstellen van taak-risicoanalyses. Bij het opstellen van een functieomschrijving kunt u ook gebruikmaken van de beschrijvingen van beroepen die ten grondslag liggen aan de RI&E van de Stichting Arbouw www.arbouw.nl. Let wel: dit zijn geen functieomschrijvingen! Zie ook Deel 4 Arbobeleid. Ook is de functieomschrijving samen met het functieprofiel een hulpmiddel bij het beoordelen en bij functioneringsgesprekken. De omschrijving kan per onderneming verschillen. 2.1.1 Checklist onderdelen functieomschrijving Inhoud: taken (hoofd en bijtaken); verantwoordelijkheden en bevoegdheden; functieniveau. Plaats in de organisatie: afdeling; legt verantwoording af aan; geeft leiding aan; in- en externe contacten. Werkomstandigheden: omgeving; risico's; materiaal en hulpmiddelen. Arbeidsvoorwaarden: primair; secundair. 105 Werving Deel 1 Instroom

2.1.2 Voorbeeld functieomschrijving UTA Aankomend Werkvoorbereider Hoofdtaken Incidentele taken Verantwoordelijkheid Stelt voor een klein of middelgroot bouwproject een stroken-planningschema op volgens aanwijzingen van zijn chef en/of de bouwplaatsleiding. Codeert urenbriefjes voor computerverwerking. Stelt termijnbetalingschema s op aan de hand van gegevens. Maakt detailtekeningen en kozijnenstaat op aanwijzingen. Assisteert bij grotere projecten en bij projectbewaking. Accurate en tijdige aanlevering van opgedragen werk aan werkvoor bereiding, uitvoering en/of administratie Functieladder/niveau 3/3 Opleiding Plaats in de organisatie Leidinggeven Werkomstandigheden Risico's MBO Bouwkunde Afdeling werkvoorbereiding Rapporteert aan <functie> n.v.t. Kantoor en incidenteel bouwplaats Beeldschermwerkzaamheden Zithouding Werkdruk Arbeidsvoorwaarden primair Volgens cao Secundair Deel 1 Instroom Werving 106

2.2 Functieprofiel Wat is de ideale kandidaat voor de opengevallen of nieuwe functie? Om dit vast te stellen, is een functie profiel een goed hulpmiddel. In het functieprofiel staan verschillende kenmerken bij elkaar, waaraan de ideale kandidaat moet voldoen. Het gaat dan om vakinhoudelijke eisen, de achtergrond van de kandidaat en de persoonlijkheidskenmerken. Deze gegevens heeft u nodig voor de teksten voor de werving. Uiteraard verschilt dit per functie en niveau en de aard van de werkzaamheden. Groeifunctie of opstapfunctie? Een groeifunctie houdt in dat in de toekomst binnen de functie sprake zal zijn van een toename en/of verzwaring van taken en verantwoordelijkheden. Een opstapfunctie houdt in dat een medewerker in de toekomst een volgende functie gaat vervullen. Bijvoorbeeld beginnen als uitvoerder en doorgroeien naar projectleider. Ook deze zaken moeten in de advertentie of werving naar voren komen. Een functieprofiel is ook een goede basis bij het opzetten van eventuele assessments of testen tijdens selectieprocedures of bij het bepalen van capaciteiten bij mogelijke doorontwikkeling van een medewerker. Voorbeeld functieprofiel Aankomend Werkvoorbereider Functie eisen M B O B o u w k u n d e ; Rijbewijs? Aanvullende opleidingen functie gericht? Planning, kosten, organisatie e.d.? Beheersing van Word, Excel, Auto(CAD)? Ervaring Persoonlijke eigenschappen/ competenties? j a a r Detailtekeningen Wapening Computer Inlevingsvermogen Stressbestendig Accuraat Relationeel vaardig in de omgang. In het deel Doorstroom in de paragraaf over opleidingen vindt u als voorbeeld een uitgebreid overzicht in de vorm van een voorbeeldmatrix met de eisen die aan een uitvoerder gesteld kunnen worden. U kunt de matrix gebruiken voor een uitgebreid functieprofiel. Dit functieprofiel kan per bedrijf verschillen. De matrix geeft een overzicht van Vaardigheden, Attitude (houding en gedragscompetenties) en Kennis, het VAK-profiel. Een dergelijk overzicht kunt u voor elke functiesoort opzetten en dan per functieniveau zaken weglaten of toevoegen. Dit is ook handig bij het opstellen van opleidingsplannen en bepalen van meetpunten bij selectie en ontwikkelingsvraagstukken. Voor het omschrijven of benoemen van gedragskenmerken/competenties is in deel 5 over protocollen en hulpmiddelen een lijst toegevoegd. N.B. Noem niet meer dan 7 competenties. Een mens kan er gemiddeld niet meer dan 7 echt goed in de vingers hebben. Selecteer de belangrijkste en houd daar bij de selectie rekening mee. 2.3 Intern werven Bij de keuze voor interne en/of externe werving zijn een aantal overwegingen van belang. Uiteraard kan ook gekozen worden voor gelijktijdig intern en extern werven. POSITIEF: motivatie in verband met doorgroeimogelijkheden; bij voldoende potentieel in de onderneming; bekendheid met het bedrijf (minder inwerken dus snelle inzetbaarheid); bekendheid met opdrachtgevers. NEGATIEF: geen nieuw bloed/kennis in het bedrijf; mogelijke demotivatie bij afgewezen interne kandidaten; de andere functie moet opgevuld worden. Mogelijkheden intern werven: A l g e m e e n b e k e n d m a k e n i n h e t b e d r i j f. Nadeel hiervan kan zijn dat meerdere reacties kunnen volgen en dat kost meer tijd. Bovendien kan het zo zijn dat medewerkers worden afgewezen, wat demotiverend kan werken. Kandidaten rechtstreeks benaderen. Dit kan een geschikte methode zijn indien medewerkers hebben aangeven het te kunnen en/of te willen via informele gesprekken of bijvoorbeeld functioneringsgesprekken. Afhandeling Zorg ervoor dat er een formele procedure gevolgd wordt. De interne afhandeling moet gelijk zijn aan de externe afhandeling. 2.4 Extern werven Bij extern werven zijn er verschillende mogelijkheden. De volgende tabel geeft een overzicht met voor- en nadelen. 107 Werving Deel 1 Instroom

2.4.1 Overzicht voor- en nadelen methodes van werven Methode Voordeel Nadeel Eigen medewerkers als netwerk Kosten Ongestructureerd (in tijd) Referenties Beperkt aanbod Weinig inspanning Netwerk collega bedrijven Kosten Ongestructureerd (in tijd) Referenties Soms niet het beste personeel Weinig inspanning Samenwerkingsverband Kosten Werkervaring Ontwikkelingsmogelijkheden Weinig invloed op selectie en kwaliteit Geen vaste aanstelling Terugplaatsgarantie UWV WERKbedrijf Toegang tot bestanden Beperkte selectie Gerichte selecties "Verplichte" sollicitaties Maken eerste selectie Beperkte invloed eerste schifting Relatief goedkoop Uitzendbureaus "Proef" mogelijkheid Hogere kosten Toegang tot bestanden Beperkte invloed eerste schifting Maken eerste selectie Ervaring met selectie Advertentie Groot bereik Kosten Veel invloed op selectie Minder gericht op doelgroep afhankelijk van medium Internet + Social Media Zeer groot bereik Mensen zonder internettoegang Veel invloed op selectie worden niet bereikt Kan goed gericht worden op doelgroep Werving en selectiebureaus Werk uitbesteed Kosten Ervaring met selectie Duur van de procedure Beperkte invloed eerste schifting Uitingen op bedrijfswagens Groot bereik Kosten Veel invloed op selectie Minder gericht op doelgroep Met de functieomschrijving en het overzicht van functie-eisen is het relatief eenvoudig om een wervings advertentie op te stellen. Een goede wervingsadvertentie verleidt werkzoekenden om te solliciteren. Daarom moet u de doelgroep op de juiste wijze aanspreken via het medium dat de doelgroep gebruikt. Deel 1 Instroom Werving 108

2.4.2 Advertentiemedium kiezen Waar plaatst u de advertentie? Bepaal welke bladen veel gelezen worden door de doelgroep waaruit u wilt werven. U heeft de volgende mogelijkheden: vakbladen; regionale huis-aan-huisbladen; regionale dagbladen; landelijke dagbladen; andere bladen; Bijvoorbeeld speciale vacaturekranten, Cobouw, e.d.); Huis-aan-huisbladen zijn vaak het goedkoopst. Daarna volgen de vakbladen. Regionale dagbladen zijn meestal duurder en het allerduurst zijn landelijke dagbladen. Vaak wordt aangeraden om voor hogere functies (vanaf HBO-niveau) in een landelijk blad of vakblad adverteren. Dit geldt ook voor functies waarvoor u heel moeilijk mensen kunt vinden. Voor lagere functies (MBO of lager) is een regionaal blad of een huis-aan-huisblad vaak geschikt. Wanneer u vaker personeelsadvertenties plaatst, houd dan bij hoeveel respons u krijgt. Handig voor als u weer een advertentie wilt plaatsen. 2.4.3 Kandidaten zoeken via internet Inmiddels maken miljoenen Nederlanders gebruik van internet. Solliciteren via internet is één van de meest succesvolle toepassingen van dit medium. Internet biedt verschillende mogelijkheden om kandidaten te vinden voor een vacature. De NVP Sollicitatiecode is op dit punt flink aangescherpt. Ook is er een nieuwe Telecommunicatiewet. Wanneer u actief een potentiële kandidaat benadert die bijvoorbeeld zijn CV en contactgegevens heeft vermeld op een banensite, doet u er verstandig aan eerst het bel-me-niet register te raadplegen. Wanneer de kandidaat daar is ingeschreven mag u deze niet benaderen zonder toestemming. Doet u dit wel, dan kan dat leiden tot oplegging van een boete. Een mogelijke oplossing is de kandidaat per e-mail te benaderen. In uw e-mail geeft u aan dat u hebt gezien dat hij in het bel-me-niet register staat. U verzoekt hem alsnog toestemming om telefonisch contact te leggen.: Vacature plaatsen op uw eigen bedrijfssite. Een goedkope en goede mogelijkheid. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de werkzoekenden zich oriënteert op een nieuwe functie aan de hand van bedrijfspagina s. Daarom is het voor personeelswerving belangrijk om uw website op orde te hebben. Het is essentieel dat de vacatures op uw website echt actueel zijn. Als dat niet het geval is, geven werkzoekenden uw bedrijf een dikke min. Maar hoe vinden werkzoekenden uw bedrijfswebsite? Om deze beter bekend te maken, kunt u een link naar uw site plaatsen op websites waar potentiële sollicitanten komen. Bijvoorbeeld bij sites die vacaturelinks verzamelen en aantrekkelijk presenteren, zoals een startpagina. Vacature plaatsen bij een internetvacaturebank. Voorbeelden zijn Cobouw, JobNews, New Monday, Monsterboard, Bouwend Nederland. (www.bouwendnederland.nl), www.werk.nl (UWV WERKbedrijf), www.werkenopdebouw. nl, www.komindebouw.nl met ledenvoordeel Bouwend Nederland. Actief zoeken bij sites die cv s van werkzoekenden aanbieden. 2.4.4 Bureau inschakelen voor werving en selectie Voor moeilijk vervulbare vacatures zijn er bureaus die gespecialiseerd zijn in werven en selecteren van personeel. Er zijn bureaus met eigen bestanden met cv s van kandidaten. Zij doen op verzoek een file search. Andere bureaus plaatsen advertenties en boren hun netwerk aan om geschikte kandidaten te vinden. De bureaus zijn vaak gespecialiseerd in één of meer branches. Bij de Organisatie van Adviesbureaus voor Werving en Selectie www.summum.nu is een overzicht verkrijgbaar van bij hen aangesloten bedrijven. 2.4.5 Doe het eens anders Met uitsluitend adverteren lukt het soms niet voldoende personeel aan te trekken. Wees creatief en probeer ook eens andere mogelijkheden uit. Hieronder vindt u een aantal ideeën: Neem contact op met decanen van middelbare scholen en bied een rondleiding aan. Neem deel aan een banenmarkt (bijvoorbeeld samen met andere ondernemers). Adverteer in schoolkranten, verenigingskranten, krantjes van sportclubs enz. Vaak erg goedkoop. Het levert waarschijnlijk niet veel reacties op, maar als er één goede sollicitant tussen zit, bent u alweer geholpen en u werkt aan uw naamsbekendheid! Maak een poster en verspreid deze bij UWVvestigingen, bibliotheken, gemeenten, scholen enz. Wanneer er meerdere kandidaten op een vacature solliciteren, vraag dan of u hun gegevens in portefeuille mag bewaren. Zodra u weer een vacature heeft, belt u ze op. Reclame op uw bedrijfsauto(s): Gezocht: nieuwe collega. Bied stagiaires een opleidingsplek. Goede stagiaires kunt u een baan aanbieden. Reclame in de bioscoop, de kabelkrant, openbaar vervoer enz. 109 Werving Deel 1 Instroom

Werk aan uw naamsbekendheid: verstuur regelmatig een persbericht naar de regionale kranten en huis-aan-huisbladen. Verspreid huis-aanhuis een folder van uw bedrijf. Neem contact op met oud-medewerkers. Misschien zijn ze weer aan een nieuwe stap toe. Hoe bijdetijds bent u als werkgever? Tegenwoordig willen meer medewerkers een parttime baan. Veel mensen zijn op zoek naar een baan waarin ze zich kunnen ontwikkelen. Biedt u die mogelijkheden? Maak er dan reclame voor! Let op de achterdeur! Zorg ervoor dat uw huidige medewerkers tevreden blijven. Tevreden medewerkers zijn de ambassadeurs van uw bedrijf! Informatie over de selectieprocedure (selectieteam, welke selectiemiddelen zullen worden toegepast). Richtlijnen voor het indienen van een sollicitatie (mondeling/telefonisch of schriftelijk; al of niet met een Curriculum Vitae; aan wie moet de sollicitatie gericht zijn en hoe moet deze geadresseerd worden; kan een sollicitatie formulier worden aangevraagd; binnen welke termijn moet de sollicitatie binnen zijn, houd hierbij rekening met de verschijningsfrequentie van de gekozen media). Een praktisch punt is om de termijn aan te geven waarbinnen elke sollicitant bericht krijgt van de resultaten van de voorselectie en het verloop van de verdere procedure. Hierdoor vervalt de noodzaak om ontvangstbevestigingen te sturen. 2.5 Opstellen van de personeelsadvertentie Om een goede personeelsadvertentie op te stellen is het belangrijk om na te denken over de eisen en wensen die u heeft omtrent de invulling van de vacature. De personeelsadvertentie moet een aantal punten bevatten: Informatie over de organisatie (naam en adres, doelstelling en werkterrein, omvang en standplaats), de telefoonnummers van één of meerdere contactpersonen met de functie die zij vervullen. Informatie over de afdeling (omvang, gemiddelde leeftijd en de verhouding mannen/ vrouwen), eventueel een duidelijke functiebenaming. Hierbij dient duidelijk naar voren te komen dat de vacature zowel voor mannen als voor vrouwen is bestemd (Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen). Informatie over de functie (takenpakket, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en reële (!) doorgroeimogelijkheden). Functie-eisen; hierbij willen wij erop wijzen, dat, indien hierbij persoonseigenschappen worden vermeld, terdege zal moeten worden afgevraagd, hoe deze in de verdere procedure zullen worden gemeten. Arbeidsvoorwaarden; het is geen algemeen gebruik het salaris te vermelden. Indien hiertegen géén zwaarwegende bezwaren bestaan, is het verstandig dit toch te doen, vanwege de selecterende werking die hiervan uitgaat. Andere voorwaarden in de secundaire sfeer kunnen worden vermeld, indien deze uitstijgen boven de gebruikelijke in de cao vermelde voorwaarden. Deel 1 Instroom Werving 110

2.5.1 Overzicht opbouw en onderdelen advertentie Onderdeel Inhoud Aandachtspunten Voorbeeld Titel/Kop Functiebenaming Motiverende aspecten Werkvoorbereider m/v met zoals opstap of doorgroei- ambitie en passie voor ondermogelijkheden, veelzijdig- houd en renovatie. heid e.d. Bedrijfsnaam Omschrijving Logo Bij ons sterk groeiende bedrijf bedrijf Cultuur/sfeer met informele sfeer werken Markt wij gestructureerd aan kleinere Aard van de renovatie-projecten. Onze vaste werkzaamheden opdrachtgevers zijn veelal Groeiend woningbouwverenigingen. Wij besteden veel aandacht aan de ontwikkeling van onze medewerkers. Functieomschrijving Taken Duidelijk beeld van Verricht (soms bijgestaan door taken en verantwoorde- een enkele assistent) de werklijkheden v o o r b e r e i d i n g v a n g r o t e p r o j e c t e n. Is daartoe gedetacheerd op het werk. Verzorgt de planning en de voortgangssignalering of de kostenbewaking. Stelt voor kleine projecten planningen en manurenbegrotingen op. Rapporteert aan de leiding de stand van het werk en de toeleveringen. Verzorgt soms een deel van de materiaalbestellingen en de calculatie of de werkenadministratie. Functieprofiel Opleidingen MBO Bouwkunde Ervaring Aangevuld met opleiding als werkorganisator Rijbewijs A of B VCA Beheersing van Word, Excel, CAD Minimaal twee jaar aantoonbare ervaring Inlevingsvermogen Stressbestendig Accuraat Relationeel vaardig. Plaats in de organisatie Afdeling Aantal medewerkers Afdeling werkvoorbereiding. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur en werkt nauw samen met onze uitvoerder(s). Bij verdere groei bestaat de mogelijkheid om leiding aan de afdeling te gaan geven. 111 Werving Deel 1 Instroom

Contact Gegevens Geef aan hoe extra inforcontactpersoon matie opgevraagd kan worden. Sollicitatieprocedure Hoe kan men solliciteren. Benut indien aanwezig de eigen website Gegevens bedrijf N.A.W. (naam, adres, woonplaats) 2.6 Overzicht sollicitatievormen Aandachtspunten: - Welke informatie stelt u de sollicitant ter beschikking: Bijvoorbeeld: brochure bedrijf, jaarverslag, personeelsblad, internet? Welke manieren van solliciteren kiest u? Vorm Voordelen Nadelen Direct gesprek Snelheid Risico op onvolledigheid (veelal via netwerk) Risico beslissing eerste indruk Veel feiten moeten in het gesprek geïnventariseerd worden. Gesprek met informatie vooraf Meer achtergrondinformatie Risico gekleurde of onvolledige (uitzendbureau, UWV WERKbedrijf informatie of wervingsbureau) Sollicitatieformulier Gewenste informatie Weinig eigen inbreng sollicitant Makkelijke vergelijking Minder onderscheidend vermogen Gevaar voor wenselijke antwoorden Sollicitatiebrief Veel eigen inbreng sollicitant Lastiger te structureren Eerste gevoelsmatige indruk Onvolledige info Combinatie(s) Snelheid Dubbele informatie Vergelijkbaarheid Deel 1 Instroom Werving 112