3 Selectie en selectiemiddelen

Transcriptie

1 3 Selectie en selectiemiddelen Het werven van personeel is één, het selecteren ervan is een ander verhaal. Er zullen over het algemeen immers meer kandidaten zijn dan functies, en daarom moet er selectie plaatsvinden. Een deel van de selectie vindt al plaats door de wijze waarop de personeelsadvertentie is opgesteld. Hoe specifieker de eisen zijn die de werkgever stelt aan mogelijke sollicitanten, hoe kleiner het aantal reacties. Maar ook uit de overgebleven kandidaten zal de werkgever een keuze moeten maken. Hij zal de brieven en de cv's nauwkeurig moeten bestuderen en op basis daarvan een eerste grove selectie maken. Vervolgens zullen er een of meerdere interviews met de kandidaten moeten worden gevoerd. Want een persoonlijk gesprek levert nog altijd de meest waardevolle informatie op. In dit hoofdstuk worden de volgende vragen beantwoord: - Waaruit bestaat een selectieprocedure? Welke selectiemiddelen zijn er? - Hoe ziet een sollicitatieformulier eruit? Wat staat er in een curriculum vitae (cv)? - Waar moet een sollicitatie-interview aan voldoen? Wat zijn referenties? 3.1 Selectieprocedure Om tot de juiste keuze te komen van kandidaten hanteren veel organisaties een strikte selectieprocedure. Door sollicitanten op een gelijke manier te behandelen, kan de werkgever tot een goed en objectief oordeel komen. De selectieprocedure kan per bedrijf en per vacature verschillen en is afhankelijk van de zwaarte van de functie en de omvang van het aantal goede kandidaten. De meeste selectieprocedures kennen echter de volgende stappen: Stap 1: Maak een eerste grove selectie uit het aanbod van brieven, cv s en eventuele sollicitatieformulieren. Deze selecte vindt plaats door biografische gegevens als opleiding, leeftijd en werkervaring te vergelijken met het profiel van de vacature. Stap 2: Laat ongeschikte kandidaten weten dat ze niet in aanmerking komen voor de functie. Stap 3: Nodig een eerste groep van maximaal tien kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek. Stap 4: Selecteer op basis van de sollicitatiegesprekken ongeveer drie kandidaten die voor verdere tests in aanmerking komen. Dat kan in de vorm van een

2 vervolggesprek, maar ook met behulp van andere selectiemiddelen zoals een psychologische test of een assessment center. Stap 5: Maak de definitieve selectie. Indien de kandidaten weinig voor elkaar onderdoen kan de werkgever in deze fase besluiten om alsnog een gesprek te houden met de kandidaten. Hierin worden vaak ook de arbeidsvoorwaarden nader besproken. Stap 6: bevestig de aanname. Laat de kandidaat weten dat de keuze op hem is gevallen en schrijf de overgebleven kandidaten af. Stap 7: Stel het arbeidscontract op met de desbetreffende kandidaat en informeer de rest van de medewerkers over het aannemen van de nieuwe kandidaat. 3.2 Soorten selectiemiddelen Er zijn vele selectiemiddelen, maar niet alle selectiemiddelen hoeven in een en dezelfde sollicitatieprocedure worden aangewend. Het is aan de werkgever om per vacature te bepalen welke selectiemiddelen het beste zijn om in te zetten. De keuze hiervan is onder andere afhankelijk van de fase waarin de sollicitatieprocedure zich bevindt, het aantal kandidaten dat getest moet worden, en de kosten die de diverse tests met zich meebrengen. De meest voorkomende selectiemiddelen zijn: - sollicitatiebrieven en cv's - sollicitatieformulieren - het sollicitatie-interview - referenties - tests Sollicitatiebrieven en cv's De sollicitatiebrief met daaraan gekoppeld het curriculum vitae (cv) is een van de meest voorkomende selectiemiddelen. Veel sollicitanten besluiten immers om een bedrijf schriftelijk te benaderen door middel van een sollicitatiebrief. Dit soort brieven en cv's geeft een belangrijke eerste indruk van een kandidaat. Zo geeft het cv informatie over de leeftijd, woonplaats, opleiding, werkervaring en interesses van de kandidaat. Het cv is een document van een tot maximaal drie A4'tjes. Een cv is doorgaans onderverdeeld in de volgende categorieën: 1. personalia 2. opleidingen 3. werkervaring 4. overig 5. referenties. Ad 1 Personalia Onder personalia vallen onder andere: - naam - geslacht - geboortedatum - geboorteplaats - adres - telefoonnummer - burgerlijke staat - nationaliteit. Ad 2 Opleidingen Onder dit kopje staan alle gevolgde opleidingen opgesomd. Afhankelijk van het niveau van de functie wordt ook het middelbare schoolniveau genoemd. Bij hogere functies wordt dit vaak achterwege gelaten.

3 Ad 3 Werkervaring De werkervaring is een van de belangrijkste graadmeters voor de geschiktheid van de kandidaat voor de functie. Interessant is ook de lengte van de dienstverbanden. Betreft het een kandidaat die zich gedurende lange tijd aan bepaalde bedrijven heeft verbonden, of is het iemand die vaak van baan en werkgever is gewisseld? Ad 4 Overig Op deze plaats kan de kandidaat alle andere relevante zaken vermelden die in de andere categorieën niet aan de orde zijn geweest. Zo kan hier bijvoorbeeld de talenkennis worden vermeld, interesses, enzovoort. Ad 5 Referenties Sommige organisaties zijn geïnteresseerd in referenties, ofwel bedrijven of personen waar ze navraag kunnen doen over het functioneren van de sollicitanten. Het is aan de werkgever zelf om vervolgens contact op te nemen met de referenten. In de brief staat vaak vermeld wat de motivatie is van de sollicitant om juist bij deze organisatie te solliciteren. Zowel de brief als het cv vormen een belangrijk eerste selectiemiddel. Immers, als blijkt dat werkervaring en opleiding aansluiten bij de functieeisen van de vacature, en als de motivatie in overeenstemming is met de wensen van de organisatie, zijn dit redenen om deze kandidaat serieus in overweging te nemen. Het sollicitatieformulier Een sollicitatieformulier is een belangrijke bron van informatie over de kandidaat. Eenmaal ingevuld, kan het worden opgenomen in de personeelsadministratie van de werkgever, maar het biedt ook voldoende informatie om deel uit te maken van de selectieprocedure. Hierna volgt een voorbeeld van een sollicitatieformulier dat bedrijven aan sollicitanten kunnen sturen om in te vullen. Voorbeeld Sollicitatieformulier Persoonlijke gegevens Naam: Voornamen: Geboortedatum: Geboorteplaats: Nationaliteit: Burgerlijke staat: Banknummer: ID-nummer: Adres: Telefoon: adres: Faxnummer: Wensen en beweegredenen Naar welke functie solliciteert u? Waarom solliciteert u juist naar deze functie? Waarom bent u geïnteresseerd in ons bedrijf? Hoeveel uur per week wilt u werken? Heeft u eigen vervoer?

4 Wat verwacht u van de arbeidsvoorwaarden? (salaris, vakantiedagen, spaarregelingen, enz.) Opleidingen Welke opleidingen heeft u gevolgd? Na de lagere school: Soort opleiding/cursus van/tot diploma Volgt u op dit moment ook nog een opleiding of cursus? ja nee Zo ja, welke opleiding/ cursus?. Wanneer denkt u deze af te ronden? Werkervaring Bij welke bedrijven heeft u hiervoor gewerkt? Naam bedrijf of organisatie Functie Werkzaamheden Van/tot Wat zijn uw sterke vaardigheden? Kruis ze aan. communicatie leidinggeven analyseren nauwkeurigheid creativiteit anders, nl... Met welke besturingsprogramma's en software bent u bekend? (bv. Windows en Word) Vervult u op dit moment nog nevenfuncties? Zo ja, welke? Wie kunt u als referentie opgeven? Naam: Functie: Bedrijf: Tel.nr.

5 Het sollicitatiegesprek Het sollicitatiegesprek is een van de belangrijkste selectiemiddelen. Er wordt immers zelden of nooit een nieuwe medewerker aangenomen zonder dat hier een gesprek mee is gevoerd. Uit diverse onderzoeken blijkt dat werkgevers tijdens een sollicitatiegesprek hun keuze vaak al gedurende de eerste paar minuten maken. Uitstraling, kleding en voorkomen spelen daarbij een belangrijke rol. Dit wil uiteraard niet zeggen dat het gesprek zelf van ondergeschikt belang is. Integendeel. Tijdens het gesprek kan de werkgever zich een beeld vormen van de persoonlijkheid en uitstraling van de kandidaat en kan hij gericht vragen stellen over het functioneren van de persoon in kwestie. Ook kan de sollicitant informatie inwinnen over wat het bedrijf hem - te bieden heeft. Een sollicitatiegesprek is niet langer eenrichtingsverkeer waarbij de werkgever voornamelijk de spelregels bepaalt en zoveel mogelijk informatie over de kandidaat probeert in te winnen. Het gesprek is evenzeer voor de sollicitant een middel om erachter te komen of deze organisatie en deze functie de uitdaging vormen waarnaar hij op zoek is. Een eerste gesprek neemt meestal een uur in beslag en is met name bedoeld om informatie uit te wisselen. Het tweede gesprek wordt doorgaans met de directe leidinggevende gevoerd. Hierin wordt de toekomst van de loopbaan besproken en wordt beoordeeld of de sollicitant voldoende kennis in huis heeft om bepaalde vraagstukken en problemen te kunnen oplossen. Ook de arbeidsvoorwaarden komen in dit gesprek aan de orde. Soms ook vindt er een derde gesprek plaats, waar voornamelijk de persoonlijkheid van de kandidaat centraal staat en nadere details worden uitgewerkt. Meer dan drie gesprekken is niet gebruikelijk. Vragen tijdens een sollicitatiegesprek Elk sollicitatiegesprek is anders en ook de vragen en antwoorden verschillen. Toch zijn er ook overeenkomsten. Vragen die de werkgever aan de sollicitant kan stellen, zijn: - Waarom heeft u op deze functie gesolliciteerd? - Waarom heeft u gekozen voor juist deze opleiding? - Uw opleiding sluit niet helemaal aan bij deze functie. Hoe gaat u de hiaten invullen? - Wat zijn uw sterke en zwakke punten? Waaruit blijkt dat u stressbestendig bent? - Wat vindt u belangrijk in een functie en in een organisatie? Wat zijn uw toekomstverwachtingen? Vragen die de sollicitant aan de werkgever kan stellen, zijn: - Hoe typeert u de werksfeer binnen deze organisatie? - Wat zijn de doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie? Waarom is degene die deze functie eerst vervulde vertrokken? - Kunt u een dag uit het leven van de werknemer die deze functie gaat vervullen, beschrijven? - Met wie krijg ik te maken in mijn nieuwe baan? Wat voor opleidingsfaciliteiten biedt de organisatie? Wat wordt er precies van mij verwacht? Referenties Sommige werkgevers kiezen ervoor informatie in te winnen over de kandidaat bij door de kandidaat zelf opgegeven referenties. Meestal zijn dit ex-werkgevers, ex-collega's of klanten die uit eerste hand informatie kunnen geven over het functioneren van de kandidaat. Referenties vormen uiteraard nooit het enige selectiemiddel, maar kunnen een nuttige aanvulling zijn op bijvoorbeeld het sollicitatiegesprek. In het gesprek is het immers uitsluitend de kandidaat zelf die vertelt over zijn kennis en vaardigheden. Wie referenties raadpleegt krijgt daarnaast ook nog een indruk van persoonlijke ervaringen met de kandidaat.