Handleiding Sollicitatiebrief

Transcriptie

1 Handleiding Sollicitatiebrief 1. De gerichte sollicitatiebrief Met een gerichte sollicitatiebrief reageer je op een advertentie waarin een werkgever een vacature vermeldt. Voorafgaand aan het schrijven van je brief maak je een vacature-analyse (zie paragraaf 2.4.1). Aan de hand hiervan kun je je brief op de vacature afstemmen. Het schrijven van de brief wordt nog gemakkelijker als je daarbij ook van tevoren hebt gebeld met het bedrijf. Verder heb je natuurlijk alle informatie over jezelf nodig. De inhoud Het doel van een sollicitatiebrief is uitgenodigd worden voor een gesprek. Er zijn twee belangrijke vragen die voor de lezer beantwoord moeten zijn na het lezen van de brief. De eerste is de vraag waarom jij nou juist de sollicitant bent die geschikt is voor de functie. Dit kun je doen door je opleiding, ervaring en persoonlijke eigenschappen te beschrijven die aansluiten bij de functie. De tweede vraag is waarom jij nou juist op deze vacature solliciteert. Dit kun je doen door te beschrijven waarom je gemotiveerd bent voor deze functie bij dit bedrijf. Een sollicitatiebrief is als volgt ingedeeld: Inleiding Vermeld in de kop waar je de advertentie hebt gevonden en op welke functie je solliciteert. Als je van te voren hebt gebeld om informatie over de vacature in te winnen, noem dan dat je een prettig gesprek met de betreffende persoon hebt gehad (deze kan verschillen van de geadresseerde). Kern Hierin maak je duidelijk wie je bent, wat je te bieden hebt en waarom ze jou moeten hebben. Beschrijf waarom je geschikt bent aan de hand van: - opleiding, cursussen, speciale vakken, onderzoek, publicaties, enz. - werkervaring, stages, zomerbaantjes, - ervaring opgedaan in nevenactiviteiten (b.v. vrijwilligerswerk, commissies, etc.) - persoonlijke eigenschappen. Oftewel omschrijf welke kwaliteiten en vaardigheden je in huis hebt en waaruit dit blijkt. Zet de punten uit je vacature-analyse om in goed lopende zinnen. Probeer de punten kort toe te lichten en te onderbouwen: In mijn baan als baliemedewerker heb ik te maken gehad met veel verschillende soorten klanten, die zeer uiteenlopende wensen hadden. Daar heb ik geleerd snel en zelfstandig te werken. Tevens weet ik door deze werkzaamheden dat ik over uitstekende communicatieve vaardigheden beschik. Jaartallen en precieze omschrijving van je activiteiten staan omschreven in je CV en hoeven dus niet in je brief vermeld te worden. Daarnaast geef je aan wat je zo aantrekt in de functie en het bedrijf waar je solliciteert. Leg het verband met de opleiding, ervaring of eigenschappen die je hebt. Voorbeelden van motivatie voor de functie kunnen liggen in:

2 - werkzaamheden (je kent die werkzaamheden, je hebt daar iets in bereikt, je bent daar goed in, je kunt daar iets van je persoonlijke interesse in kwijt, enz.). - opleiding (je hebt over die specifieke werkzaamheden bijvakken gevolgd, je scriptie ging over dat onderwerp, je hebt bijscholing voor die werkzaamheden gevolgd, je hebt stage gelopen, door je opleiding ben je in staat om snel een goed een rapport op te stellen, enz.). - persoonlijke eigenschappen (je herkent jezelf in de gevraagde persoonlijke eigenschappen omdat je bijvoorbeeld altijd met veel enthousiasme het jeugdvoetbalelftal leidt, de persoonlijke eigenschappen, die je bezit kun je goed gebruiken bij de invulling van de functie, dit is gebleken bij bijvoorbeeld het afmaken van een ingewikkeld, moeizaam project, dat dankzij geduld en doorzettingsvermogen toch goed is afgerond, enz.). - het bedrijf (je weet er inmiddels heel wat over). Afsluiting Hierin maak je duidelijk dat je graag wilt worden uitgenodigd voor een gesprek. Vergeet niet je brief te ondertekenen! Uiterlijk Een sollicitatiebrief bestaat uit één A4-tje, nooit meer. Hou je brief kort, jaartallen en omschrijvingen van activiteiten staan in het CV vermeld. Neem wit papier, maak de brief met de computer (tenzij anders wordt gevraagd). Zet het uitlijnen uit, een brief moet rafelen. Maak een nieuwe alinea door een witte regel in te voegen. Gebruik een standaard, passend lettertype in sollicitatiebrieven. Courier is bijvoorbeeld uit en te populaire lettertypes kun je beter ook niet gebruiken. Stuur altijd je Curriculum Vitae mee (zie paragraaf 2.5.1). Zet ook onder de brief: Bijlage: Curriculum Vitae. Type/schrijf de gegevens van het bedrijf (zoals je het bovenaan je brief vermeld) en je eigen gegevens (zoals je het onderaan je brief vermeld) op de envelop. Taalgebruik Formuleer korte en bondige zinnen en durf punten te zetten. Formuleer je zinnen helder en duidelijk en illustreer met voorbeelden. Voorkom negatieve formuleringen, ga uit van wat je wel kunt en durf daar positief over te zijn. Als je aan een eis uit de advertentie niet voldoet, zoek dan naar compensatie. Heb je bijvoorbeeld niet de in de advertentie genoemde opleiding, maar wel veel ervaring met het werkveld in je stage opgedaan, dan noem je deze ervaring in je brief. Gebruik krachtige formuleringen. Schrijf in de ik-vorm. Gebruik geen passieve constructies ( men en worden ) Gebruik geen afkortingen. Controleer de brief na afloop op stijl- en spellingsfouten. Vraag daarna ook nog iemand anders de brief op stijl- en spellingsfouten te controleren, zodat je zeker weet dat er geen fouten instaan. Je kunt er wel vijf keer overheen lezen, sommige dingen zie je gewoon over het hoofd.

3 Laat de brief ook lezen op inhoud: begrijpt de ander wat je schrijft? Sommige formuleringen die voor jou heel helder zijn kunnen bij anderen vragen oproepen. En vindt de ander de brief compleet en aansprekend? Vraag om eerlijke feedback, aan vleierij heb je niets. Als laatste Maak altijd een kopie van je brief, zodat je deze kunt nalezen als je uitgenodigd wordt voor een gesprek. Op de volgende pagina staat de indeling van een brief aangegeven.

4 Indeling brief De kernblokken hoeven niet per definitie in deze volgorde. Ook kunnen elementen van het ene kernblok ondergebracht worden in het andere blok. Het gaat er om dat in ieder geval alle elementen in de brief zitten. Naam bedrijf of organisatie Afdeling t.a.v. contactpersoon straat + nummer postcode + plaatsnaam Plaats, datum Betreft: sollicitatie. Geachte heer/ mevrouw achternaam contactpersoon Functie waarnaar je solliciteert. Waar je de vacature vandaan hebt (krant en datum). Eventueel telefonisch contact met de naam van de contactpersoon. Motivatie voor de Functie Bedrijf Het presenteren van jezelf aan de hand van: Opleiding Ervaring Relevante eigenschappen Afsluiting Hoogachtend, (met vriendelijke groet) (handtekening) Naam + Achternaam Straat + huisnummer Postcode + Woonplaats Bijlage: Curriculum Vitae

5 2. Open sollicitaties Een open sollicitatie heeft een ander karakter dan een gerichte sollicitatie. Je hebt geen informatie uit een advertentie dus deze zul je op een andere manier moeten zien te achterhalen. Hiertoe kun je het betreffende bedrijf opbellen of informatie van je netwerkcontact gebruiken. Je kunt vragen om brochures, een jaarverslag, etc. Als het gaat om een netwerkcontact, vermeld dit dan ook in je brief. Omdat je een open sollicitatie stuurt weet je niet of er ook een vacature is, of in de komende tijd vrijkomt. Je kunt hier ook naar informeren als je telefonisch contact opneemt met de organisatie. Soms krijg je te horen dat er geen belangstelling bestaat. Zo kun je voorkomen dat je veel tijd en energie in een brief steekt waarop je niet zult worden uitgenodigd. Als de brief is verstuurd neem je zelf enkele weken later weer contact op met het bedrijf op. Als ze aangeven momenteel geen vacature te hebben, vraag dan na of ze in de nabije toekomst een vacature verwachten. Een voorbeeld van een open sollicitatie brief vind je op de volgende pagina. Afwijzing Als je op een (gerichte of open) sollicitatiebrief een afwijzing ontvangt, heb je er altijd wat aan als je probeert te achterhalen waarom. Zo voorkom je dat negatieve gedachtes de kop op steken ze willen me toch niet, maar kom je er achter wat je eventueel kunt verbeteren. Sollicitatie via het internet De mogelijkheden om via het internet te solliciteren breiden zich in snel tempo uit. Naast de mogelijkheid om vacatures te vinden op het internet (zie paragraaf ) kun je ook open sollicitaties op het internet zetten. Steeds meer sites bieden de mogelijkheid je curriculum vitae en een beschrijving van het soort functie of soort bedrijf wat je zoekt op het internet te zetten. Werkgevers kunnen deze sites bezoeken om naar geschikt talent te speuren. Anders dan een open sollicitatie per brief heb je nu niet de mogelijkheid je te verdiepen in een functie of een bedrijf en aan de hand hiervan je motivatie te omschrijven. Het is dus, opnieuw, heel belangrijk goed uit te zoeken wat je wilt. Aan de hand van je persoonlijk profiel (paragraaf 2.1), werkveldenonderzoek (paragraaf 2.2), werkplek-/baanoriëntatie (paragraaf 2.3) en arbeidsmarktverkenning (paragraaf 2.4.) moet je inmiddels in staat zijn deze informatie samen te stellen.