1 Hoe selecteer ik een bemiddelingsbureau?

Transcriptie

1

2 Personeelswerving Vraag en antwoord 1 Hoe selecteer ik een bemiddelingsbureau? Ongeveer de helft van de bemiddelingsbureaus richt zich op bepaalde disciplines, deelmarkten of functieniveaus of een combinatie hiervan. Zo zijn er gespecialiseerde bureaus voor verplegend personeel, financieel-specialisten of werknemers voor de landbouw. De helft van de bemiddelingsbureaus bemiddelen bij meerdere soorten vacatures in verschillende disciplines en markten. Uitzendbureaus zijn vaak sterk regionaal gebonden en over het algemeen sterk in lager en middelbaar personeel. Meestal leveren zij snel een kandidaat of helemaal niet. Executive search-bureaus richten zich op de hogere functies en werven bijvoorbeeld ook internationaal. Zoekopdrachten via dit type bureaus nemen meestal meer tijd in beslag. Bij de selectie van een extern bureau zal dus goed gekeken moeten worden naar de doelgroep waaruit de toekomstige werknemer moet komen. Bij de keuze voor een bemiddelingsbureau zijn verder van belang: de kosten voor de werving en selectie, de snelheid waarmee een vacature vervuld moet worden en en de vraag of het om een tijdelijke of een vaste baan gaat. Ook kan het van belang zijn of een extern bureau landelijk of internationaal kan werven dan wel dat het bureau sterk gericht is op de lokale arbeidsmarkt. Bij de selectie van een bemiddelingsbureau zijn ervaringen van collega s in de eigen of een andere organisatie vaak goed bruikbaar. Ook is het verstandig om het bemiddelingsbureau zelf te vragen naar referenties of het krijgen van meer inzicht in de behaalde wervings- en selectieresultaten. Andere selectiecriteria zijn de werkwijze van het bureau, de totale kosten en de wijze waarop de kosten voor de bemiddeling tot stand komen. Ook is het van belang om te weten wat een bemiddelingsbureau aan nazorg doet. Welke acties onderneemt het bureau als blijkt dat de geselecteerde kandidaat na een poosje toch niet de ware blijkt te zijn voor de opdracht- 13

3 personeelswerving gever. Het allerbelangrijkste naast de harde selectiecriteria is het gegeven dat de samenwerking mensenwerk is en blijft. Het moet dus klikken tussen de opdrachtgever en het bemiddelingsbureau. Elk mens heeft daar weer zijn eigen criteria voor. Het onderscheid tussen bemiddelingsbureaus is vaak te vinden in de verschillende normen die zij hanteren. Dat kan bijvoorbeeld de NVP-sollicitatiecode zijn, maar ook de OAWS-Gedragscode of de OAWS-Privacycode. De laatste twee zijn opgesteld door de brancheorganisatie voor wervings- en selectiebureaus, de OAWS. 2 Hoe ziet de taakverdeling bij een wervings- en selectietraject eruit? In een wervings- en selectietraject moet een diversiteit aan taken worden uitgevoerd waarbij over het algemeen meerdere mensen zijn betrokken die ieder een bepaald facet voor hun rekening nemen. Hoe de exacte taakverdeling eruit ziet hangt af van de organisatie, de aard van de functie en de vraag of de organisatie zelf het wervings- en selectietraject uitvoert of dit uitbesteedt aan externen. Dit alles bepaalt het verloop en inhoud van het wervings- en selectietraject. De eerste verantwoordelijkheid ligt veelal bij de lijnfunctionarissen. De leiding van de organisatie bepaalt of de ontstane vacature ingevuld moet worden, waarna de direct-leidinggevenden van de toekomstige werknemer een grote rol spelen bij het opstellen van de functieomschrijving en persoonsspecificatie. Zij zullen ook een grote stem hebben bij de uiteindelijke keuze van de nieuwe collega. De uitvoering van onderdelen van het wervings- en selectietraject kunnen aan meer gespecialiseerde functionarissen worden overgelaten. Zij hebben meer ervaring met dergelijke trajecten en kunnen waken voor enige uniformiteit in de verschillende wervings- en selectietrajecten bij de organisatie. Veelal zal de afdeling Personeelszaken verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het traject. Zij adviseren of er intern of extern gezocht moet worden. Zij stellen verder de personeelsadvertentie op, maken afspraken met externe deskundigen voor een eventuele uitvoering van een assessment of psychologische test. Personeelszaken heeft eveneens vaak een belangrijke rol bij de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden. Daarnaast kan de personeelsfunctionaris een onafhankelijke rol bij de selectie van een kandidaat spelen omdat hij veelal minder betrok- 14

4 vraag en antwoord ken is bij de werknemer die de functie moet gaan uitvoeren dan bijvoorbeeld een direct-leidinggevende. Hij kan dikwijls een objectievere rol spelen. Daarom zal een personeelsfunctionaris vaak de aangewezen persoon zijn om het sollicitatiegesprek te leiden. 3 Uit welke fasen bestaat een wervings- en selectietraject? Werving is het geheel aan activiteiten dat erop is gericht om de juiste persoon te omschrijven en te vinden en om ermee in contact te komen en ermee te praten over de vervulling van een vacature. Het selectietraject omvat alle activiteiten die te maken hebben met de keuze van de juiste persoon voor de beschikbare functie. Het gehele wervings- en selectietraject bestaat uit een viertal fasen: de voorbereidende fase, de wervingsfase, de sollicitatiefase en de selectiefase. In de voorbereidende fase wordt gekeken naar de functieomschrijving van de vacature en het profiel van de kandidaat. In de wervingsfase wordt gekeken hoe het bedrijf de juiste personen die voor de functie in aanmerking komen, zal gaan benaderen en vervolgens uitnodigen om te solliciteren. Het gaat hierbij dus om de definitie van de doelgroep, de keuze van een geschikt medium om de doelgroep te bereiken en het zodanig opstellen van de boodschap dat de personen uit de doelgroep uitgenodigd worden om op de oproep tot sollicitatie te reageren. De sollicitatiefase staat vervolgens in het teken van uitwisseling van informatie tussen de kandidaten voor de vacature en de organisatie. Beide partijen moeten in dit stadium een dusdanig helder beeld van elkaar en elkaars mogelijkheden krijgen dat zij beiden kunnen vaststellen of zij bij elkaar kunnen passen. In de selectiefase wordt vervolgens bepaald welke kandidaat het meest geschikt is voor de functie. Met behulp van diverse methoden wordt geprobeerd om het functioneren van een kandidaat te voorspellen. Uiteindelijk wordt bepaald of een kandidaat geschikt is voor de functie en, indien gekozen moet worden uit meerdere kandidaten, bezien welke kandidaat het meest geschikt lijkt te zijn. Zodra de uiteindelijke kandidaat is uitgekozen, is het zaak de aanstelling te regelen en een introductie- en inwerkingstraject vast te stellen. 15

5 personeelswerving 4 Waar moet een personeelsadvertentie aan voldoen? De personeelsadvertentie is allereerst bedoeld voor het overdragen van informatie aan personen die tot de doelgroep behoren en die informatie is dusdanig weergegeven dat deze personen ingaan op de uitnodiging om te solliciteren. De personeelsadvertentie moet dus allereerst opvallen bij personen uit de doelgroep. Dat kan op verschillende manieren. In de meeste gevallen zal de functienaam als eerste de aandacht trekken. Een lezer ziet hieraan direct of de aangeboden functie in zijn straatje past. Daarnaast kunnen ook de naam en het logo van de organisatie aandachttrekkers zijn. De organisatie moet bekend zijn en in trek bij de doelgroep. De doelgroep is dan primair geïnteresseerd in de organisatie en wil daarover informatie hebben, de functie zelf is in eerste instantie wat minder van belang. Zo maken organisaties als de Marine en de Landmacht maar ook grote multinationals als Unilever en Philips gebruik van hun naam en image om bijvoorbeeld jonge mensen aan te trekken. Een beeld of een bepaalde slogan kan ook de juiste mensen prikkelen. Het beeld en de tekst moeten dan een bepaald gevoel van herkenning bij de doelgroep oproepen zodat zij geïnteresseerd raken om de verdere advertentie te lezen en tot solliciteren overgaan. Het loont zeer de moeite om, voordat een dure advertentie wordt geplaatst, na te gaan waardoor de doelgroep nu getriggerd wordt. Het zal zeker niet de eerste keer zijn dat een advertentiecampagne volledig de mist ingaat omdat de opsteller van de advertentie een geheel ander beeld van de functie en organisatie heeft dan de doelgroep zelf. Het is bijvoorbeeld niet efficiënt om in de advertentie uitgebreid in te gaan op de karakteristieken van de organisatie als de doelgroep uit professionals bestaat die allereerst in hun professie geïnteresseerd zijn. Het heeft ook weinig zin om voor een doelgroep als bijvoorbeeld schoolverlaters, erg diep op de functie-inhoud in te gaan. 5 Waar plaats ik een personeelsadvertentie? De personeelsadvertentie in de gedrukte media is toch nog steeds een veel gebruikt wervingsmedium. Dit ondanks de concurrentie van allerlei nieuwe media zoals het genoemde internet. Het lijkt er zelfs op dat de personeelsadvertentie in de gedrukte media weer aan een comeback bezig is. 16

6 vraag en antwoord Bij het plaatsen van een personeelsadvertentie bestaat de keuze voor een geografische of directe en louter op een specifieke doelgroep gerichte benadering. Bij de geografische benadering wordt van tevoren ingeschat in welke straal rond de organisatie geschikt personeel te vinden is. Naarmate een functie lager is, zal dichter bij huis geworven moeten worden. Met de zwaarte van de functie neemt de mobiliteit van de kandidaten toe en kan ook in een grotere regio, landelijk of zelfs internationaal geworven worden. Hoe moeilijker een functie te vervullen is, hoe groter het zoekgebied. Daarnaast moet terdege rekening gehouden worden met het verspreidingsgebied van de verschillende landelijke dagbladen en hun eigen lezerspubliek. Vakbladen zijn met name geschikt als het gaat om een duidelijke en nauw te omschrijven doelgroep. Door in deze bladen te adverteren worden immers precies de juiste mensen bereikt. De laatste jaren is het aantal personeelsadvertenties in vakbladen wel erg afgenomen! 6 Welke media staan mij ter beschikking voor de werving van personeel? Voor de werving van personeel zijn diverse zeer uiteenlopende middelen te gebruiken. Voor de werving binnen de eigen organisatie komen het personeelsblad, het intranet, de publicatieborden, en eventueel een intern mobiliteitsbureau in aanmerking. Voor de externe werving van personeel bestaat een veelheid van wervingsmiddelen. Belangrijk daarbij is de personeelsadvertentie in de gedrukte media zoals lokale en landelijke dagbladen, vakbladen, vacaturekranten, internet en specifieke bladen voor bepaalde doelgroepen zoals studenten. 7 Welke websites kunnen gebruikt worden voor de werving van kandidaten? Werving via internet heeft in de vaart van de verbreiding van internet een grote vlucht genomen. Grotere organisaties als Philips, DSM, ABN-Amro of het ABP koppelen aan hun site een aantal pagina s met informatie over solliciteren bij de betreffende organisatie of bieden via hun site concrete vacatures aan. Grote bedrijven hebben als voordeel dat sollicitanten direct op de sites van deze bedrijven gaan zoeken naar vacatures. Bij kleinere bedrijven met minder klinkende namen zal dit helemaal niet of 17

7 personeelswerving minder snel het geval zijn. Deze bedrijven kunnen, naast het plaatsen van een vacature op de eigen site, ook gebruik maken van de speciale vacaturesites op internet. Deze sites worden beheerd door uitgevers, uitzendbureaus en werving- en selectiebureaus. Op deze sites kunnen bedrijven tegen betaling hun vacatures voor een bepaalde periode plaatsen. Voorbeelden van bekende vacaturesites zijn: Via de Startpaginadochter zijn vele andere vacaturesites te vinden. Potentiële kandidaten kunnen ook via de zoekmachines zoals Google of Ilse vacatures zoeken. Het is daarom van belang dat de advertentie woorden bevat die als de doelgroep via de zoekmachines gaat zoeken ook hits opleveren. Een belangrijk zoekcriterium zal de functiebenaming zijn. Deze moet dus zo omschreven dat het zeer aannemelijk is dat de doelgroep deze als zoekcriterium zal gaan gebruiken. Andere trefwoorden kunnen betrekking hebben op benodigde opleidingen of de branche waarin de organisatie werkzaam is. 8 Werving uitbesteden of zelf doen? Een organisatie dient allereerst de benodigde deskundigheid en capaciteit in huis te hebben om zelf een wervingscampagne uit te voeren. Grotere organisaties die een regelmatige instroom van een zekere omvang hebben, zullen over de juiste faciliteiten beschikken om de werving zelf uit te voeren. Maar voor kleinere organisaties zal dit in de praktijk vaak lastiger zijn. Naarmate de functie waarvoor een kandidaat gezocht wordt eenvoudiger is en het personeelsaanbod groter, zal een bedrijf sneller zelf gaan werven. Bij complexere functies of bij een schaarste aan geschikte kandidaten is het aan te bevelen om gespecialiseerde bureaus in te schakelen. Specialistische bureaus zoals het CWI, gespecialiseerde detacheringbureaus, uitzendbureaus, headhunters en dergelijke kunnen een organisatie ondersteunen bij de werving en eventueel bij de se- 18

8 vraag en antwoord lectie van personeel. Het voordeel van dergelijke bureaus is de grote deskundigheid waarover zij beschikken. Zij hebben doorgaans geschikte kandidaten in hun bestanden of zij kennen weten snel potentiële sollicitanten te bereiken. Uiteraard zit aan deze professionaliteit veelal een stevig prijskaartje. Behalve de keuze voor het uitbesteden van het gehele wervings- en selectieproces, is het ook mogelijk om slechts gedeelten uit te besteden en de overige zaken zelf te doen. In de wervingsfase kunnen bijvoorbeeld uitzendbureaus, het CWI et cetera ingeschakeld worden. In de selectiefase kan vervolgens een psychologisch adviesbureau worden ingehuurd om kandidaten te testen, waarna het bedrijf weer zelf de uiteindelijke sollicitatiegesprekken voert en de uiteindelijke keuze maakt. 19